Wat is time management?

Wat is time management en wat zijn de beste 19 time management tips?

Time management is een systeem

Meer dan plannen en organiseren


In een timemanagement training leer je een proces waarbij heel bewust wordt bepaald wanneer tijd wordt besteedt aan specifieke activiteiten.

De uitvoering is erop gericht om de effectiviteit, efficiëntie en productiviteit te verhogen zonder dat het meer tijd, geld en energie vergt.

Het komt erop neer dat je met zo min mogelijk moeite zoveel mogelijk gedaan krijgt. Per dag, per week, per maand en per jaar!

 

Je managet geen tijd!

Het is zelfmanagement


Timemanagement beperkt zich niet alleen tot het werk. Ook het sociaal leven, vrijwilligerswerk, familie en persoonlijke interesses worden erin betrokken.

Omdat tijd een niet rekbaar gegeven is gaat time management vooral over jezelf managen. Het maken van keuzes is een belangrijk onderdeel.

Time management gaat dus niet alleen over taken en rotklussen. Het gaat ook om de leuke dingen in het leven en daar ruimte en vrije tijd voor creëren.

 

Wat is time management?

Effectiviteit, efficiency en zelfkennis


Timemanagement is in feite een meta-systeem van processen, hulpmiddelen, technieken, methoden en vaardigheden. Je gaat jezelf vooral sturen.

Het wordt tegenwoordig toegepast op alle aspecten van het leven (en dus niet uitsluitend het werk!). We betrekken alle verantwoordelijkheden in dit systeem.

 

Hoe werkt time management?

Gebruik zoveel mogelijk je invloed


Er is niet een one size fits all manier. Er zijn wel vaardigheden die bijna altijd belangrijk blijken te zijn. Daarover later meer.

Time management is in de kern erop gericht om zoveel mogelijk voordeel te halen uit de uitvoering van activiteiten binnen een beperkte tijd.

Zoveel mogelijk invloed uitoefenen op factoren die bijdragen aan het bereiken van je doelen staat centraal. Dat vraagt om een proactieve mindset.

 

De 19 beste time management tips

Vaardigheden, gewoontes en gedrag


Er zijn verschillende vaardigheden, gewoontes en gedragingen die je met behulp van een cursus timemanagement kunt ontwikkelen.

De onderstaande 17 vaardigheden en gedragingen worden het vaakst benoemd. Als je al een paar beheerst zal je merken dat je meer uit jezelf en je tijd haalt.

 

01. Ga doelen SMART formuleren


Het begint allemaal bij de vraag wat je wilt bereiken. Een doel is een concreet resultaat of een situatie waar je jezelf uiteindelijk in wilt bevinden.

Wanneer je dat heel concreet kunt benoemen wordt het makkelijker om samen te werken en te plannen. De SMART methode helpt daarbij.

 

02. Stel de juiste prioriteiten


Veel uitdagingen die op je pad komen zijn ad hoc. Vaak taken en acties die niet zijn gepland. De vraag die altijd ter sprake komt is of je die moeten uitvoeren of niet.

Het bepalen welke acties je uit moet voeren en wanneer je dat doet is het stellen van prioriteiten. Gebruik de prioriteitenmatrix. Het is een doeltreffend systeem.

 

03. Ken uzelve


Timemanagement is ook zelfmanagement. Benut je sterke eigenschappen en investeer in persoonlijke ontwikkeling om jezelf te verbeteren.

Bijvoorbeeld: ben je een ochtendmens: doe moeilijke taken in de ochtend. Ben je snel afgeleid: werk in een prikkelarme omgeving.

 

04. Wees proactief en niet reactief


Start vanuit jezelf. Begin eerst met het stellen van doelen die je echt wil bereiken (anders bereik je ze toch niet) en begin.

Werk je het liefst voor andermans successen of aan die van jezelf? Als je niets doet bereik je niets. Ontwikkel proactief gedrag en vermijd reactief gedrag.

 

05. Werk ongestoord met focus


Iedere afleiding zorgt ervoor dat het 15 tot 25 minuten duurt voordat je weer optimaal productief bent. Twee adviezen zijn in deze tijd belangrijk:

1. Ga niet multitasken maar werk serieel aan je taken en acties.

2. Zorg voor een prikkelarme omgeving en vermijd de kantoortuin.

 

06. Besluitvormend vermogen


Als je geen keuzes maakt gebeurt er niets. Om besluiten makkelijker en sneller te kunnen nemen zijn twee dingen belangrijk:

1. Zorg dat je jouw doelen en te bereiken resultaten helder hebt geformuleerd.

2. Zorg ervoor dat je goed geïnformeerd bent (overweeg een cursus snellezen).

 

07. Je moet kunnen plannen


Als je gaat plannen ga je er bij voorbaat van uit dat je niet overwerkt. Plan niet teveel (stel prioriteiten) en pas beproefde planningsprincipes toe.

Ga om te beginnen uit van de vuistregel dat je maar een kwart van je werktijd naar eigen hand kunt zetten. Maak gebruik van de 20 – 80 regel.

 

08. Communiceer helder & assertief


Timemanagement gaat ook over je tijd bewaken. Interrupties en ‘kun-je-me-even-helpen?’ halen jou uit je koers.

Leer om vriendelijk ‘nee’ te zeggen, te delegeren en te onderhandelen met bijvoorbeeld leidinggevenden. Leer ook om ‘nee’ te zeggen tegen je baas.

 

09. Bezint eer ge begint


To do or not to do, that’s the queation. Prioriteiten stellen doe je voordat je aan een taak begint. Keuzes maken voordat je overgaat tot actie.

Zeg nooit zomaar ‘ja’ tegen een klus. Ontwikkel een gewoonte. vraag jezelf altijd af of je acties bijdragen aan de gestelde doelen.

Hoort de klus niet in het eerste of tweede kwadrant van je prioriteitenmatrix thuis? Dan kun je het verzoek teruggeven of een ander de taak laten uitvoeren.

 

10. Leer delegeren & uitbesteden


Probeer zoveel mogelijk de dingen te doen waar jij goed in bent, waar jij meerwaarde levert en die niet door een ander kunnen worden gedaan.

Je hoeft niet alles zelf te doen. Simpele taken laat je door een ander uitvoeren. Voorkom onnodig veel overleg door specifiek het eindresultaat te formuleren.

 

11. Leer van je fouten en ga door


Wanneer je een onherstelbare fout hebt gemaakt is het normaal dat je er de balen van hebt. Negatieve emoties leiden tot lagere productiviteit.

Het heeft geen zin om te lang stil te blijven staan bij ‘wat als ik…’. Gedane zaken nemen geen keer. Probeer altijd een positieve gemoedstoestand na te streven.

 

12. Word veerkrachtig


Herken interne en externe stressfactoren en doe daar wat tegen. Dat sluit niet uit dat zich alsnog stress kan aandienen.

Bepaal op werlke stressfactoren je de meeste invloed hebt en doe daar meteen wat aan. Dat zorgt meteen voor minder stress.

Stressmanagement is om kunnen gaan met stressvolle situaties. Veerkracht helpt daarbij en bevorder je door tijdig rust te nemen en voldoende beweging.

 

13. Werk goed samen


Samen gestelde doelen behalen gaat makkelijker als taken en rollen effectief en efficiënt zijn verdeeld en open en integer met elkaar wordt gecommuniceerd.

Werk met duidelijke werkafspraken en met teamleden ieder hun eigen verantwoordelijkheid nemen voor de samenwerking.

Als medewerkers het goed met elkaar kunnen vinden draagt dit bij aan de productiviteit. Zorg ervoor dat onderling mensen elkaar kunnen vertrouwen.

Ga collega’s uit de weg die individueel heel productief zijn maar…

  1. Prima donna gedrag vertonen
  2. Zich als intrigant opstellen
  3. Respectloos gedragen

 

14. Hou een logboek bij


Het is altijd goed om te weten welke acties de meeste impact hebben gehad. Door deze ervaringen vast te leggen leer je van jezelf. Je verbetert jezelf.

Een logboek heeft ook een ander voordeel: je kunt beter inschatten hoeveel tijd je bezig bent met bepaalde taken. Je kunt daardoor steeds beter plannen.

Anderen kunnen hier ook van leren. Bovendien kun jij ook van anderen leren hoeveel tijd je nodig hebt voor een bepaalde taak als zij ook een logboek bijhouden.

 

15. Zorg voor overzicht: ruim op!

Wetenschappelijk onderzoek heeft aangetoond dat rommel leidt tot slaapproblemen, stress en depressie. Bovendien vraagt rommel in je omgeving om aandacht.

Wat ook is aangetoond is dat kenniswerkers 19% van hun werktijd bezig zijn met het zoeken naar informatie om hun taken uit te kunnen voeren.

Zorg dus voor overzicht en ga opruimen! Het is zonde om je te laten afleiden door rommel op je bureau of in je werkomgeving.

 

16. Niet alles kan ineens af komen


Er zijn grote projecten en taken waarvan de voortgang moeilijk waarneembaar is. Voor velen werkt dat demotiverend.

Sommige taken kun je nou eenmaal niet versnellen. Denk bijvoorbeeld aan het leren van een taal of het leren bespelen van een muziekinstrument.

WAt helpt is om grote taken in kleine stukje op te delen. Een grote taak wordt daardoor behapbaar en het reduceert uitstelgedrag.

 

17. Beheers je emoties


Negatief denken leidt tot een somber gemoed (negatief affect zoals psychologen zeggen). Dat gaat ten koste van je productiviteit.

Iemand vergeven heeft niets te maken met ‘soft’ zijn. Het is gewoon in jouw belang. De relatie tot die persoon hoeft sowieso niet meer als vanouds te zijn.

 

18. Slaap voldoende


Een tekort aan nachtrust is niet alleen ongezond het maakt het ook moeilijker om effectiever en efficiënter te werken.

Het nemen van beslissingen is lastig én slaapgebrek ondermijnt je emotionele stabiliteit. Doe de online test en onderzoek jouw slaaphygiëne.

 

19. Beheers de juiste software


Een papieren agenda zoals de Time Manager heeft zijn langste tijd gehad. Tegenwoordig wordt software gebruikt om te plannen en te organiseren.

De reden daarvoor is dat e-mail management en het verwerken van taken kan worden gecombineerd met plannen in de agenda.

De meest gebruikte toepassingen zijn: MS Outlook, IBM Notes en G Suite. Als je slim met deze software werkt krijg je grip op je werk en rust in je hoofd.

Werk als een PRO!


Werk effectiever en efficiënter na de cursus time management. Krijg grip op je werk en rust in je hoofd. Bereik meer met minder moeite.

Gerelateerde trainingen

Veel bezoekers zijn geïnteresseerd in een van onderstaande cursussen:

Cursus time management met Outlook | 2-daagse training

Leer effectief en efficient werken in combinatie met MS Outlook. Vraag informatie aan voor de cursus time management met Outlook.

Open training time management | 2-daagse training

In de cursus time management leer je effectief en efficiënt werken. Je bereikt meer resultaten met minder moeite en je voorkomt onnodige werkdruk.

Open training
Incompanytraining

Gratis training timemanagement | E-learning

In de gratis cursus time management leer via een app op je smartphone. Leer doelen formuleren, prioriteiten stellen en breinvriendelijk werken.