Een praktische mappenstructuur opzetten in 3 stappen met voorbeelden

Een mappenstructuur zorgt ervoor dat je efficiënt werkt en tijd bespaart. Voorkom onnodig zoekwerk en raak nooit meer bestanden kwijt!
mappenstructuur-opzetten-files-en-folders

Onderzoek van McKinsey heeft aangetoond dat kenniswerkers gemiddeld 19% van de werktijd besteden aan het zoeken naar informatie die ze nodig hebben om hun taken te kunnen voltooien. Een groot deel van die tijd wordt besteed aan het zoeken naar informatie die ze zelf ooit hebben opgeslagen. Als je informatie in een overzichtelijke mappenstructuur archiveert, werk je efficiënt en bespaar je veel tijd. Overzicht begint echter tussen je oren: als je rekening houdt met de belasting die je brein aankan en dit vertaalt naar een mappenstructuur, haal je veel meer rendement uit een productiviteitstraining. In deze instructie leg ik je uit hoe je dat in drie stappen doet.

Stap 1: Ga een mappenstructuur opzetten met clusters

mappenstructuur-opzetten-ladekast-1

Verdeel je werkende bestaan en priveleven samen in 7 tot 9 clusters

Verdeel alle aspecten van je leven en werk over 7 tot 9 clusters. Omdat het brein geen onderscheid maakt tussen werk en privé betrek je dus inderdaad je privéleven erbij; je maakt dus een opzet die heel je leven omspant. Een aantal van je mappen gebruik je op je werk en een aantal thuis. En als je van je werkgever met je eigen apparatuur mag werken kun je jouw complete mappenstructuur opzetten in je verkenner of finder en e-mailclient. Denk niet dat maximaal 9 clusters te weinig is. In de volgende paragraaf leg ik uit hoe je te werk gaat.

Hoe beperk je jezelf tot maximaal 9 clusters?

Schrijf alle onderwerpen, thema’s en verantwoordelijkheden die er voor jou toe doen op als steekwoorden. Je kunt daarbij uitgaan van de cirkel van betrokkenheid van Stephen R. Covey: je schrijft alle steekwoorden waar jij je echt bij betrokken voelt. Dit mogen veel meer steekwoorden dan 9 zijn. Ik had er in het begin 24, ik ken zelfs mensen die er bijna 60 hadden. Je merkt dat een aantal van die steekwoorden goed bij elkaar passen. Cluster die totdat je eindigt met maximaal 9 clusters.

Gebruik in je mappenstructuur nooit “divers”, “overig”, “allerlei” of variaties hierop

Opruimen is in feite “omgekeerd zoeken”. Dit geldt ook voor informatie. Geef daarom alle clusters een beschrijvende naam. Termen als “Divers”, “Overig”, “Allerlei”, et cetera gebruiken we niet. Dit worden namelijk rommelige clusters die uitpuilen en waar je informatie niet makkelijk kunt vinden omdat je daar in feite alles onder kunt scharen.

Maak bij het opzetten van je mappenstructuur gebruik van onderstaande vuistregels

Gebruik 2 à 3 clusters voor je privéleven en 5 tot 7 voor je werk. Overschrijdt het totaal van 9 niet. Beschrijf thema’s door middel van steekwoorden; dus geen acties of taken. Voor acties en taken heb je namelijk ‘to do lijsten’ of takenlijsten in Outlook, Google Workspace en die kun je toonbaar maken in je dagplanning.

Voorbeelden van een mappenstructuur

Een trainer efficiënt werken:

1.         Opdrachtgevers, cursisten
2.         Personeel, inhuur, leveranciers
3.         Officemanagement, facilitair, inkoop
4.         Marketing, communicatie, sales, targets
5.         Didactiek, leermiddelen, trainingsmateriaal
6.         Administratie, belastingdienst, budgetten
7.         Eigen opleidingen, hobby’s, sport
8.         Privé, familie, vrienden

In bovenstaand voorbeeld zie je hoe 24 onderwerpen zijn verdeeld over 8 logische clusters.

Een boswachter die ook leidinggevende is:

1.         Taakstrafdelinquenten, vrijwilligers
2.         Stakeholders, maneges, omwonenden
3.         Leveranciers, aannemers, projectontwikkelaars
4.         Team, tijdelijke formatie
5.         Projecten
6.         Inkoop, locatie, onderhoud
7.         Kerk, ouderling, klussen
8.         Hobby, sport, cursussen
9.         Gezin, familie, vrienden

In bovenstaand voorbeeld zie je hoe meerdere onderwerpen zijn verdeeld over 8 logische clusters. Een van de clusters is de kerk. Dit is vrijwilligerswerk dat ook behoort tot de verantwoordelijkheden van deze persoon.

Een salesmanager van een groot recruitmentbureau:

1.         Klanten supply chain management
2.         Klanten engineering
3.         Kandidaten supply chain management
4.         Kandidaten engineering
5.         Prospects, suspects, tenders
6.         Team, management
7.         Mantelzorg ouders
8.         Hobby, sport, cursussen, vakantie
9.         Familie, vrienden, thuis

In bovenstaand voorbeeld zie je hoe meerdere onderwerpen zijn verdeeld over 9 logische clusters. Een van de clusters is mantelzorg. Dit maakt deel uit van de verantwoordelijkheden van deze persoon.

Stap 2: maak vertakkingen in je mappenstructuur

mappenstructuur-opzetten-archiefkast

Een mappenstructuur met takken en twijgen

In de vorige stap heb je clusters gemaakt. Als het goed is zijn dit er maximaal 9. Nu gaan we per cluster een onderverdeling maken. We noemen dit een taxonomie. Dit is een ander woord voor takken met daaronder twijgen en naalden. Een cluster in je mappenstructuur is een tak.

Het principe van takken en twijgen in je mappenstructuur

Een taxonomie helpt je om informatie op een logische manier op te ruimen en terug te vinden. Jouw e-mails of losse bestanden zijn  de naalden die je onder een twijg kunt terugvinden en een twijg zit altijd vast aan een tak (cluster) in je mappenstrcutuur. Elke tak in je mappenstructuur heeft dus de naam van een cluster. Het aantal twijgen onder een tak is onbeperkt. Het kunnen er zelfs meer dan honderd zijn.

Gebruik nummers in je mappenstructuur

Gebruikt ook nummers. Nummers zorgen ervoor dat je makkelijk kunt herkennen welke twijg onder welke tak hoort. Bovendien wordt informatie in Outlook en Gmail (en ook in de Windows Verkenner en Finder van Apple) eerst op numerieke volgorde en daarna pas op alfabetische volgorde gesorteerd. Door te werken met nummers bepaal je de volgorde van de takken en vervolgens de twijgen in je mappenstructuur.

De mappenstructuur van de salesmanager als voorbeeld

De salesmanager met een leidinggevende rol bij een groot recruitmentbureau uit stap 1 heeft in haar mappenstructuur een tak met de naam “06. Team, management”. Zij kan al haar vaste medewerkers de nummers 06.01. toekennen, haar tijdelijke medewerkers kan ze 06.02. toekennen en stagiairs kan ze 06.03. toekennen. Kijk maar:

06. Team, management
06.01. Annie van der Tas
06.01. Bert Haverkamp
06.01. Jan Zoetemelk
06.01. Samuel Dorrestein
06.02. Eddy Janssen
06.02. Hatice Dinç
06.02. Shirley Lenselink
06.03. Ingrid Noevermans
06.03. Quentin Correa

Zoals je ziet zijn de twijgen eerst op numerieke volgorde gesorteerd en vervolgens op alfabetische. Wat handig is bij het maken van een mappenstructuur is dat je Google Sheets of Excel gebruikt. Gebruik in ieder geval niet Google Documents of Word omdat die programma’s de neiging hebben om door te nummeren.  

Stap 3: Ga je mappenstructuur opzetten in een spreadsheet

mappenstructuur-opzetten-fysiek-archief

Werk nauwgezet bij het opzetten van een mappenstructuur

Het is de bedoeling dat jij een mappenstructuur maakt die perfect aansluit op jouw situatie. Let op het correcte en consequente gebruik van cijfers, punten en spaties. Je zal merken dat als je heel secuur werkt jouw mappenstructuur optimaal wordt getoond in de Verkenner, Finder, Outlook en/of Gmail.

Maak een complete mappenstructuur

Het is de bedoeling dat jouw spreadsheet een complete mappenstructuur weerspiegelt. Werk niet een schets uit met algemene termen zoals bijvoorbeeld “klant A”, “klant B”, “klant C”, et cetera. Zorg ervoor dat je een definitieve versie uitwerkt. Door alle twijgen te benoemen zorg je voor overzicht en kun je met het gebruik van nummers bepaalde twijgen bij elkaar plaatsen in de juiste volgorde.

Je mappenstructuur evolueert

Het is de bedoeling dat jouw spreadsheet bewaart. Je zal merken dat je mappenstructuur de eerste 6 weken nog veel veranderingen ondergaat. De meeste mensen merken dat er nog een aantal twijgen in hun mappenstructuur ontbreken. Na ongeveer 6 weken dienen zich sporadisch aanpassingen aan door veranderingen in je werk of privéleven. Denk aan bijvoorbeeld een nieuwe collega in je team, nieuwe klanten voor wie je ook twijgen maakt of in je privéleven een studie die je op wil pakken en waarvoor je zelfs op het niveau van takken je mappenstructuur wil aanpassen.

Voer je mappenstructuur overal door

Zorg ervoor dat je mappenstructuur in je verkenner – of als je Applegebruiker bent, je finder – Outlook, Gmail, Google Drive en zelfs in je papieren archiveringssysteem is doorgevoerd. Hiermee zorg je ervoor dat snel gewenning ontstaat en dat je moeiteloos weet hoe je informatie opbergt en terugvindt.

Contactformulier

Wil je meer uit jezelf halen?

Wil je meer uit jezelf halen?

Meld je aan voor de nieuwsbrief!

Je bent aangemeld voor de nieuwsbrief!

Share This