Een mappenstructuur opzetten volgens 3 slimme tips

Een overzichtelijke mappenstructuur is belangrijk als je efficiënt wil werken en tijd wil besparen. In deze instructie, die we ook gebruiken in onze cursus time management, leg ik je uit hoe je in drie stappen de perfecte mappenstructuur opzet waarmee je makkelijk bestanden terugvindt, optimaal je e-mail kunt managen en je timemanagement op orde houdt.

Waarom is een goede mappenstructuur belangrijk?

Een efficiënte mappenstructuur zorgt ervoor dat je informatie snel kunt opbergen en snel kunt terugvinden. Hierdoor bespaar je tijd en voorkom je dat je informatie uit het oog verliest of kwijt raakt. Volgens Mc Kinsey verdoet een kenniswerker gemiddeld 19% van de werktijd aan het zoeken naar informatie om een taak te voltooien.

In je mappenstructuur berg je informatie op die je nodig hebt om een taak te voltooien en informatie die je (misschien) later nog nodig hebt. Als je twijfelt over de vraag of je informatie nog nodig hebt impliceert dit dat je het moet opslaan.

Wat is een goede mappenstructuur?

Informatie opbergen en ophalen moet gepaard gaan met zo min mogelijk denkwerk. Als je jezelf regelmatig te lang moet afvragen in welke map je informatie moet opbergen of uit welke map je informatie moet ophalen, zal je jouw mappenstructuur verder moeten verbeteren. Check in dat geval of je mappenstructuur aan onderstaande eisen voldoet:

Een mappenstructuur functioneert als een bewegwijzering

Een goede mappenstructuur werkt als een bewegwijzering. Je bepaalt eerst de hoofdrichting. Nadat voor een hoofdrichting is gekozen worden de volgende richtingen aangeboden. Teveel opties ineens aanbieden kost teveel tijd en moeite voor het brein om te verwerken. Dit is wat je wil voorkomen.

Als ik van Arnhem naar Utrecht rij zie ik op de A12 ‘Utrecht’ op de borden staan en niet ‘Station Utrecht CS’. Dit zie ik pas als ik eenmaal bij Utrecht ben. Een goede mappenstructuur werkt net zo. Ik zie eerst een hoofdmap, bijvoorbeeld ’06. Team, management’ en als ik eenmaal in die map ben zie ik bijvoorbeeld ‘06.02. Eddy Janssen’. Daarbinnen zie ik vervolgens informatie over Eddy Janssen.

Een mappenstructuur gebruikt duidelijke namen

Gebruik voor je mappen benamingen die voor jou in een fractie van een seconde duidelijk maken welke informatie je in de map kunt opbergen en ophalen. Je mag gerust codes of dossiernummers gebruiken maar zorg er wel voor dat die worden gecombineerd met een beschrijvende naam. Overigens: gebruik voor je bestanden ook duidelijke namen!

Hou rekening met de spanwijdte van je brein

Ondanks het gebruik van heldere namen beklagen veel mensen zich erover dat ze informatie niet meer kunnen terugvinden omdat ze niet meer weten in welke map ze dit hebben opgeslagen. Als jij dit herkent heb je mogelijk teveel mappen in gebruik. Ons brein kan de aandacht over maximaal 9 onderwerpen verdelen.

Dit gegeven is ook bekend als Miller’s Law. Deze wet wordt ook gebruikt bij het ontwikkelen van user interfaces. Je verkenner (of Apple’s Finder), Google Drive, Outlook en Gmail zijn ook user interfaces. Een goede mappenstructuur maakt het gebruik ervan makkelijk. Gebruik daarom 7 tot maximaal 9 hoofdmappen waarbinnen je met submappen werkt.

Een mappenstructuur heeft betrekking op alle aspecten van je werk en leven

De spanwijdte van je brein is beperkt. Een deel van de maximaal 9 hoofdmappen (de vuistregel is 2 à 3 hoofdmappen) moet daarom betrekking hebben op je privéleven. Je kunt er altijd voor kiezen om de privémappen niet op je werk te gebruiken en thuis niet de werkgerelateerde mappen te gebruiken. Dit besluit neem je nadat je jouw mappenstructuur hebt opgezet.

Het is niet de bedoeling dat je bijvoorbeeld vakantiekiekjes op je werk bewaart. Omgekeerd is het ook niet de bedoeling dat je tijdens je vakantie met je werk wordt geconfronteerd. Je mappenstructuur thuis en op je werk zijn complementair aan elkaar. Beperkte overlap is prima. Denk bijvoorbeeld aan informatie over je pensioen; dit hangt samen met je werk en privéleven.

Gebruik geen ‘divers’, ‘allerlei’, et cetera

Termen als “Divers”, “Overig”, “Allerlei”, et cetera zijn uit den boze! Dit worden namelijk rommelige mappen die uitpuilen en waar je informatie niet snel kunt vinden omdat je daar in feite alles onder kunt scharen. Rommel leidt tot stress. Door dergelijke benamingen uit te sluiten voorkom je uitstelgedrag als je informatie moet opbergen: je moet nu kiezen waar je de informatie opslaat en niet later.

De eerste twee niveaus dienen als bewegwijzering

Op het hoogste niveau heb je 7 tot 9 hoofdmappen. Binnen elke hoofdmap passen een onbeperkt aantal mappen. Als hoofdmap heb je bijvoorbeeld ’09. Leveranciers’ en als submap heb je bijvoorbeeld ‘09.02. Desko kantoorinrichting’. Binnen deze submap mag je gerust nog mappen maken met namen als ‘Stoelen’, ‘Tafels’, enzovoort. Het eerste en tweede niveau wijzen jou de weg naar informatie.

Je mappenstructuur moet breed toepasbaar zijn

Ga uit van een universele mappenstructuur. Maak dus niet een ‘mappenstructuur outlook’, ‘mappenstructuur digitaal’ of ‘mappenstructuur thuis’. Dit leidt tot verwarring. Een universele mappenstructuur die je overal kunt toepassen is veel effectiever. Dit zorgt ervoor dat je snel went aan de opzet van je mappenstructuur (en zo ontwikkel je een effectieve gewoonte).

Maak een heel duidelijk onderscheid tussen een takenlijst en een archief

Een archief is bedoeld om informatie, kennis en bestanden op te slaan. Sommige mensen gebruiken ook mappen om e-mails waar actie op moet volgen in op te slaan. Daar is prima zolang deze mappen zich duidelijk onderscheiden van de mappenstructuur die je gebruikt om informatie in op te bergen. Mappen met to-do’s en dergelijke worden niet gerekend tot de maximaal 9 mappen.

Stap 1: Bepaal eerst de hoofdmappen

Verdeel je werkende bestaan en privéleven samen in 7 tot 9 mappen

Schrijf alle onderwerpen, thema’s en verantwoordelijkheden die er voor jou toe doen op als steekwoorden. Dit mogen veel meer steekwoorden dan 9 zijn. Ik had er in het begin 24, ik ken zelfs mensen die er bijna 60 hadden. Je merkt vanzelf dat een aantal van die steekwoorden goed bij elkaar passen. Groepeer die totdat je eindigt met maximaal 9 clusters.

Gebruik 2 à 3 clusters voor mappen voor je privéleven en 5 tot 7 voor mappen voor je werk. Overschrijd het totaal van 9 niet. Beschrijf de namen van je hoofdmappen door middel van steekwoorden; dus geen acties of taken. Voor acties en taken heb je namelijk ‘to do lijsten’ of takenlijsten in Outlook, Google Workspace en die kun je ook toonbaar maken in je dagplanning.

Hieronder zijn een aantal voorbeelden met hoofdmappen uitgewerkt

Stap 2: Maak daarna submappen in je mappenstructuur

In de vorige stap heb je maximaal 9 hoofdmappen gemaakt. Maak vervolgens binnen elke hoofdmap een onderverdeling. Deze onderverdeling is niet gebonden aan het maximum van 9. Het mogen tientallen (of zelfs meer) mappen zijn. Gebruik ook nummers zodat je makkelijk kunt herkennen welke submap onder welke hoofdmap hoort.

Door te werken met nummers bepaal je bovendien de volgorde van de hoofdmappen en vervolgens de submappen in je mappenstructuur. In het onderstaande voorbeeld zie je dat de hoofdmappen zijn genummerd en dat de submappen allemaal beginnen met 06. Daarmee wordt duidelijk dat bijvoorbeeld de map 06.02. Eddy Jansen hoort bij 06. Team, management.

Stap 3: Werk je mappenstructuur eerst uit in een spreadsheet

Werk nauwgezet bij het opzetten van een mappenstructuur

Het is de bedoeling dat jij een mappenstructuur maakt die perfect aansluit op jouw situatie. Let op het correcte en consequente gebruik van cijfers, punten en spaties. Je zal merken dat als je heel secuur werkt jouw mappenstructuur optimaal wordt getoond in de Verkenner, Finder, Outlook en/of Gmail.

Maak een complete mappenstructuur

Het is de bedoeling dat jouw spreadsheet jouw gehele en complete mappenstructuur weerspiegelt. Werk niet met algemene termen zoals bijvoorbeeld “klanten beginnend met de letter A”, “klanten beginnend met de letter B”, “klanten beginnend met de letter C”, et cetera. Zorg ervoor dat je een definitieve versie uitwerkt. Door alle hoofd- en submappen in je mappenstructuur specifiek te benoemen zorg je voor overzicht en kun je met het gebruik van nummers bepaalde submappen bij elkaar plaatsen in de juiste volgorde.

De mappenstructuur van de salesmanager als voorbeeld: De salesmanager uit stap 1 heeft in haar mappenstructuur een tak met de naam “06. Team, management”. Zij kan al haar vaste medewerkers de nummers 06.01. toekennen, haar tijdelijke medewerkers kan ze 06.02. toekennen en stagiairs kan ze 06.03. toekennen.

Je mappenstructuur evolueert in de loop van de tijd

Je zal merken dat je mappenstructuur de eerste 6 weken nog veel veranderingen ondergaat. De meeste mensen merken dat er nog een aantal submappen in hun mappenstructuur ontbreken. De kans is groot dat dit ook bij jou het geval is. Daarom is het belangrijk dat je jouw mappenstructuur in een spreadsheet bewaart.

Na ongeveer 6 weken dienen zich sporadisch aanpassingen aan door veranderingen in je werk of privéleven. Denk aan bijvoorbeeld een nieuwe collega in je team, nieuwe klanten voor wie je ook twijgen maakt of in je privéleven een studie die je op wil pakken en waarvoor je zelfs op het niveau van takken je mappenstructuur wil aanpassen.

Voer je mappenstructuur overal door

Zorg ervoor dat je mappenstructuur in je verkenner – of als je Applegebruiker bent, je finder – Outlook, Gmail, Google Drive en zelfs in je archiefkast, als je die gebruikt, is doorgevoerd. Hiermee zorg je ervoor dat snel gewenning ontstaat en dat je moeiteloos weet hoe je informatie opbergt en terugvindt.

Wil je nog meer overzicht?

Wil je je tijd beter beheren en meer overzicht? Onze cursus timemanagement helpt je om effectief om te gaan met structuur, overzicht, en tijdgebrek. Leer hoe je prioriteiten stelt, tijdrovers aanpakt en je dag optimaal plant. Met onze cursus krijg je grip op je werk en privéleven, en bereik je je doelen met minder stress.