In een wereld waarin technologie en werk steeds meer met elkaar verweven zijn, wordt multitasken vaak gezien als de ultieme manier om productief te blijven. Veel mensen geloven dat je met multitasken meer kunt doen in minder tijd, omdat je meerdere dingen tegelijk doet. Uit onderzoek van Rubinstein, Meyer en Evans (2001) blijkt echter dat multitasking de hersenen aanzienlijk vertraagt en inefficiëntie veroorzaakt.
In dit artikel leer je wat multitasken precies is, waarom het niet werkt en wat de gevaren zijn van het voortdurend proberen om meerdere taken tegelijk uit te voeren. Ook ontdek je alternatieven, zoals monotasking, die je helpen om met meer focus en rust te werken.
Inhoud
Wat is multitasken en waarom werkt het niet?
Multitasken houdt in dat je twee of meer taken tegelijkertijd probeert uit te voeren. Het idee achter multitasken is dat je tijd bespaart door niet te wachten met de ene taak totdat de andere is afgerond. Dit lijkt logisch, maar in werkelijkheid blijkt uit onderzoek dat mensen helemaal niet in staat zijn om écht te multitasken. Wat we eigenlijk doen, is snel schakelen tussen verschillende taken. Dit wordt ook wel “task-switching” genoemd.
Voorbeeld uit het dagelijkse leven: Stel je voor dat je een e-mail aan het schrijven bent voor je werk, terwijl je tegelijkertijd een telefoongesprek voert met een collega. Je denkt misschien dat je efficiënt bezig bent, maar in werkelijkheid verlies je focus op beide taken. Het resultaat? Je maakt fouten in je e-mail en vergeet belangrijke punten tijdens je telefoongesprek.
De beperkingen van je brein
Je hersenen zijn simpelweg niet gebouwd om meerdere complexe taken tegelijkertijd uit te voeren. Ze kunnen slechts een beperkte hoeveelheid informatie verwerken. Miller’s Law, een bekende theorie uit de cognitieve psychologie, stelt dat mensen slechts zeven (plus of min twee) informatie-eenheden tegelijk kunnen onthouden en verwerken. Dit betekent dat als je twee taken tegelijk probeert te doen, je waarschijnlijk op beide taken minder goed presteert.
Voorbeeld uit het werkveld: Stel dat je projectmanager bent en je probeert een ingewikkelde spreadsheet te analyseren terwijl je tegelijkertijd een Zoom-vergadering bijwoont. Je brein kan slechts een beperkt aantal gegevens verwerken, dus je prestaties zullen op beide fronten lijden. Je bent waarschijnlijk niet in staat om volledig te volgen wat er in de vergadering wordt besproken en maakt mogelijk fouten in de spreadsheetanalyse.
De illusie van efficiëntie
Multitasken voelt misschien productief, omdat je meerdere dingen tegelijk doet. Maar de realiteit is dat je hersenen bij elke taakwisseling even moeten “resetten.” Dit kost tijd en energie. Hierdoor ben je uiteindelijk langer bezig met elke taak dan wanneer je ze achter elkaar zou uitvoeren. Een studie van de Universiteit van Stanford toonde aan dat mensen die vaak multitasken minder efficiënt zijn, meer fouten maken en meer tijd nodig hebben om hun werk te voltooien.
Volgens een studie van Ophir, Nass, Wagner (2009) is gebleken dat mensen die veel multitasken minder goed zijn in het filteren van irrelevante informatie, wat leidt tot meer fouten en lagere productiviteit.
Zware multitaskers bleken minder efficiënt te werken, maakten meer fouten en hadden meer tijd nodig om hun taken af te ronden. Dit bewijst dat multitasken een illusie van efficiëntie creëert, terwijl het in werkelijkheid je productiviteit schaadt. Dit is ook de reden dat in onze cursus time management andere strategieën worden aangeleerd om de productiviteit te verhogen.
De invloed van multitasken op je hersenen
De effecten van multitasken op cognitieve prestaties
Multitasken vraagt veel van je hersenen. Elke keer dat je van de ene taak naar de andere schakelt, kost het je hersenen tijd en energie om zich opnieuw te concentreren. Dit heeft invloed op je cognitieve prestaties. Je onthoudt minder, maakt meer fouten en het kost je langer om je werk af te ronden.
Voorbeeld uit het onderwijs: Als je tijdens het studeren regelmatig je smartphone controleert voor berichten of sociale media-updates, schakelt je brein telkens van de ene naar de andere taak. Dit leidt ertoe dat je de leerstof minder goed onthoudt en meer tijd nodig hebt om je studietaken af te ronden. Studenten die multitasken, halen vaak lagere cijfers omdat ze minder efficiënt leren.
Mentale vermoeidheid
Omdat multitasken je hersenen constant dwingt om te schakelen tussen verschillende taken, raakt je brein sneller uitgeput. Dit kan leiden tot mentale vermoeidheid en concentratieproblemen. Mensen die vaak multitasken, hebben vaak moeite om zich langere tijd te concentreren op één taak, omdat ze gewend zijn om constant hun aandacht te verdelen.
Voorbeeld van vermoeidheid op het werk: Denk aan een secretaresse die voortdurend e-mails beantwoordt, terwijl ze vergaderingen plant en tussendoor telefoontjes opneemt. Tegen het einde van de dag voelt ze zich mentaal uitgeput en heeft ze moeite om zich te concentreren op belangrijke taken die eigenlijk meer aandacht verdienen.
Langetermijneffecten op je geheugen
Uit onderzoek blijkt ook dat multitasken schadelijk kan zijn voor je geheugen. Wanneer je constant je aandacht verdeelt, is je brein minder goed in staat om informatie op te slaan en te onthouden. Dit komt doordat je hersenen bij multitasken minder tijd hebben om nieuwe informatie te verwerken en op te slaan in je langetermijngeheugen.
Voorbeeld uit een professionele context: Stel dat je als marketeer een presentatie moet voorbereiden voor een belangrijke klant. Terwijl je aan de presentatie werkt, ben je ook bezig met het controleren van je e-mails en social media-accounts. Door al dat schakelen ben je minder in staat om de details van de presentatie goed te onthouden, waardoor je tijdens de vergadering belangrijke punten vergeet te noemen.
De gevaren van multitasken op je gezondheid
Stress en burn-out
Multitasken kan niet alleen je productiviteit beïnvloeden, maar ook je mentale gezondheid. Omdat multitasken vaak gepaard gaat met het gevoel dat je nooit genoeg tijd hebt, leidt het vaak tot verhoogde stress. Uit neuropsychologisch onderzoek van Meyer en Kieras (1997) blijkt dat de hersenen niet zijn ontworpen om meerdere complexe taken tegelijkertijd uit te voeren, waardoor het switchen tussen taken extra energie vergt.. Wanneer je constant schakelt tussen taken, komt je brein nooit tot rust. Dit kan leiden tot chronische stress, vermoeidheid en uiteindelijk zelfs burn-out.
Voorbeeld uit de zorg: Verpleegkundigen moeten vaak multitasken, zoals het tegelijkertijd bijhouden van patiëntendossiers, medicijnen uitdelen en patiënten helpen. Dit constante schakelen tussen taken verhoogt hun stressniveau, waardoor het risico op fouten toeneemt en ze uiteindelijk opgebrand kunnen raken.
Fysieke gevolgen van multitasken
Naarmate multitasken meer stress oplevert, heeft het ook fysieke gevolgen. Langdurige stress door multitasken kan bijvoorbeeld leiden tot verhoogde bloeddruk, spierspanning en hoofdpijn. Het lichaam reageert op de constante mentale druk door stresshormonen aan te maken, wat je gezondheid op de lange termijn kan beïnvloeden.
Voorbeeld: Veronderstel dat je een kantoormedewerker bent die voortdurend bezig is met het verwerken van cijfers, terwijl je telefoontjes opneemt en e-mails beantwoordt. Deze constant hoge werkdruk kan leiden tot chronische spanning in je nek en schouders, wat vaak voorkomt bij mensen die multitasken.
De rol van technologie
Een belangrijke reden waarom multitasken zo populair blijft, is de rol van technologie in ons dagelijks leven. Smartphones, laptops en tablets zijn allemaal ontworpen om onze aandacht voortdurend te trekken. Elk bericht, elke melding en elke e-mail maakt het moeilijk om je volledig te concentreren op één taak.
Voorbeeld van technologische afleiding: Tijdens een vergadering op je werk, krijg je voortdurend meldingen op je telefoon. Hoewel je denkt dat je even snel een bericht kunt beantwoorden, zorgt het steeds schakelen ervoor dat je belangrijke informatie in de vergadering mist.
Monotasking: Meer resultaat door minder te doen
Wat is monotasking?
Monotasking betekent dat je je volledig richt op één taak en je niet laat afleiden door andere dingen. Dit zorgt ervoor dat je je volledige aandacht op je werk kunt richten, zonder dat je voortdurend schakelt tussen verschillende taken.
Betere focus
Monotasking helpt je om je beter te concentreren op wat je doet. Dit zorgt ervoor dat je sneller in een flow komt, waarbij je dieper in je werk duikt en efficiënter werkt.
Voorbeeld uit de praktijk: Stel dat je een artikel moet schrijven voor je werk. In plaats van je e-mails en sociale media bij te houden, besteed je 90 minuten volledig aan het schrijven. Hierdoor kom je in een creatieve flow en werk je efficiënter dan wanneer je zou multitasken.
Hoe bevorder je monotasken en voorkom je multitasken?
Uit onderzoek van Mark, Gudith en Klocke (2008) blijkt dat multitasken een negatief effect heeft op zowel productiviteit als stressniveaus, omdat de onderbrekingen in het werk zorgen voor een langer herstel van focus. Door je te richten op één taak tegelijk, werk je efficiënter en bereik je meer. Hier zijn 10 praktische tips om monotasken te bevorderen en multitasken te vermijden.
1. Plan je dag in blokken
Begin je dag door taken in tijdsblokken te plannen. Dit zorgt ervoor dat je je volledig kunt focussen op één taak zonder afleidingen. Kies voor blokken van 60 tot 90 minuten en neem daarna een korte pauze.
2. Zet meldingen op stil
Multitasken wordt vaak veroorzaakt door meldingen van je telefoon, e-mail of sociale media. Zet deze meldingen uit tijdens je werk. Zo houd je je aandacht bij je taak en vermijd je onnodige afleiding.
3. Maak een takenlijst
Schrijf aan het begin van je dag een duidelijke takenlijst. Prioriteer je taken op basis van belangrijkheid en volgorde. Hierdoor voorkom je dat je tussen verschillende taken gaat schakelen en behoud je je focus.
4. Gebruik de Pomodoro-techniek
Werk in intervallen van 25 minuten (iets langer mag ook als je geconcentreerd blijft), gevolgd door een korte pauze van 5 minuten. De Pomodoro techniek helpt je om je volledig te concentreren op één taak en vermindert de verleiding om te multitasken.
5. Creëer een rustige werkomgeving
Zorg ervoor dat je werkplek vrij is van afleidingen. Vermijd rommel en houd alleen de spullen bij de hand die je nodig hebt voor de taak waar je aan werkt. Een opgeruimde ruimte bevordert je concentratie.
6. Sluit onnodige vensters en tabbladen
Tijdens het werken op je computer kan het verleidelijk zijn om meerdere vensters of tabbladen open te hebben staan. Sluit alles wat je niet direct nodig hebt om je beter te kunnen focussen. Wat er niet is kanje ook niet afleiden!
7. Focus op één project tegelijk
Probeer je te richten op één project in plaats van meerdere projecten door elkaar te doen. Dit zorgt ervoor dat je efficiënter werkt en sneller resultaten behaalt. Hiermee voorkom je tijdens het werken aan een taak dat je gedachten ook afdwalen naar taken van een ander project.
8. Neem voldoende pauzes
Door regelmatig pauzes te nemen, voorkom je mentale vermoeidheid. Plan elke 115 à 120 minuten (is ongeveer gelijk aan 4 pomodoro blokken van 25 minuten) een langere pauze van 15 tot 30 minuten om je hersenen rust te geven en je concentratie te behouden.
9. Gebruik focus-apps
Er zijn verschillende apps die je kunnen helpen om gefocust te blijven en multitasken te vermijden. Apps zoals Forest en Focus@Will blokkeren afleidingen en helpen je om je te concentreren op één taak.
10. Heb geduld!
Monotasken vraagt om geduld en discipline. Forceer jezelf om niet te multitasken en blijf bij je taak, ook al voel je de verleiding om snel iets anders te doen. Hoe vaker je oefent, hoe gemakkelijker het wordt.
Door deze tips toe te passen, verbeter je je focus, vermijd je multitasken en verhoog je je productiviteit. Monotasken helpt je om meer te bereiken met minder moeite en minder stress.
Conclusie
Multitasken lijkt misschien productief, maar uit onderzoek blijkt dat het juist je productiviteit verlaagt en meer stress veroorzaakt. Door je te richten op één taak tegelijk met monotasking, kun je efficiënter werken en tegelijkertijd je stressniveau verlagen. Probeer het zelf.
Bronnen
1. Cognitive control in media multitaskers
Deze studie van Ophir, Nass, en Wagner (2009) toont aan dat mensen die veel multitasken slechter presteren op cognitieve tests, omdat ze moeite hebben met het onderdrukken van irrelevante informatie en het wisselen tussen taken. Lees hier het onderzoek.
2. Why Is It So Hard to Do My Work? The Challenge of Task Switching
Rubinstein, Meyer en Evans (2001) beschrijven dat multitasken leidt tot tijdverlies door de mentale kosten van taakwisselingen. Multitaskers ervaren een tragere uitvoering van taken en een afname van productiviteit. Lees hier het onderzoek.
3. The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress
In dit onderzoek van Mark, Gudith en Klocke (2008) wordt aangetoond dat multitasken en onderbrekingen leiden tot meer fouten en een verhoogd stressniveau, terwijl de algehele efficiëntie afneemt. Lees hier het onderzoek.
4. The brain’s response to task switching
Monsell (2003) beschrijft hoe frequent schakelen tussen taken een negatieve invloed heeft op het werkgeheugen en cognitieve prestaties, waardoor multitaskers langzamer en minder accuraat worden in hun werk. Lees hier het onderzoek.
5. Is Multitasking Bad for You? The Mental Health Implications of Multitasking
Reinecke et al. (2017) onderzochten de psychologische effecten van multitasken, waaronder verhoogde stress en een negatieve invloed op het welzijn en de mentale gezondheid van individuen. Lees hier het onderzoek.
Bas Hoorn
trainer en oprichter van Timension
Bas Hoorn is de oprichter van Timension en heeft meer dan 20 jaar ervaring als trainer op het gebied van persoonlijke effectiviteit en efficiënter werken. Hij heeft bijgedragen aan programma’s op BNR en voor Het Advocatenblad tips gedeeld voor juristen, en over hem is gepubliceerd in MT/Sprout. Zijn expertise wordt erkend door zowel profit als non-profit organisaties, waaronder multinationals en de Rijksoverheid.
Als specialist in time management, snellezen, en het gebruik van technieken zoals de Kanban-methode, behandelt Bas tijdens zijn time management training ook het onderwerp multitasken. Hij laat deelnemers zien hoe ze hun focus kunnen verbeteren en multitasken kunnen vermijden om productiever te werken. Bas baseert zijn aanpak op psychologische en neurologische onderzoeken die aantonen dat multitasken leidt tot verminderde productiviteit.
Met zijn praktische en wetenschappelijk onderbouwde aanpak is Bas een veelgevraagd trainer voor organisaties die betere resultaten willen behalen met minder inspanning. Deelnemers van zijn trainingen melden aanzienlijke verbeteringen in productiviteit en een lagere werkdruk dankzij direct toepasbare oplossingen.
