Oorzaken en gevolgen
Een universele economische wet
In bijna elke training timemanagement krijg ik de vraag of er niet zoiets bestaat als een basisprincipe waarmee je veel tijd kunt besparen. Ja zoiets bestaat: De 20 80 regel! Maar daarmee los je niet alles op. Het is echter wel één van de vele instrumenten die je in kunt zetten om prioriteiten te stellen. Denk vanuit het volgende principe: 20% van je inspanningen leveren 80% van het gewenste resultaat op en 80% van je inspanningen leveren 20% van het gewenste resultaat op.
Is het 20 80 regel of 80 20 regel?
Of Paretoprincipe?
20/80 regel, 80/20 regel en Pareto principe worden allemaal door elkaar heen gebruikt en dat is helemaal niet erg. Ze komen namelijk op hetzelfde neer. Deze regel, bedacht door de Italiaanse econoom Vilfredo Pareto, beschrijft de verhouding tussen oorzaak en gevolgen. Het principe kan breder worden beschreven. In zijn algemeenheid kunt je ook stellen dat 80% van de uitkomsten voortkomt uit 20% van de oorzaken. Pareto kwam tot deze verhouding in een tijd dat 80% van alle bezittingen in Italië in handen was van slechts 20% van de Italiaanse bevolking.
20 80 regel en timemanagement
Het Pareto principe in je werk
Als 20% van je inspanningen bijdragen aan 80% van je resultaten, is van belang dat je je op deze 20% richt. Ken deze inspanningen een hoge prioriteit toe. Net als de cirkel van invloed en de prioriteitenmatrix is de 20 80 regel een hulpmiddel om prioriteiten te stellen. Je gebruikt het in combinatie met andere methodes. Eerst bepaal je wat je verantwoordelijkheden zijn met de cirkel van betrokkenheid. Dan bepaal je jouw cirkel van invloed. Vervolgens werk je met de prioriteitenmatrix. Als je nog steeds tijd tekort komt om, zonder werkdruk, je taken te voltooien kun je de 20 80 regel toepassen. Stem samen met je leidinggevende af wat die 20% is.
Leestip: Het 80/20 principe
Het 80/20-principe klinkt als een aardige vuistregel, maar het is meer dan dat: het is een wetenschappelijk bewezen principe. Richard Koch toont in dit boek aan dat het 80/20-principe voor organisaties te gebruiken is als analyse-instrument (met welke producten behalen we de hoogste winst?), en op persoonlijk vlak als denkmethode (op welke thema’s moet ik focussen, wat zijn de beste oplossingen?). In beide gevallen is het resultaat: betere beslissingen, minder gedoe, meer effectiviteit. Op strategisch niveau, maar ook in je dagelijkse werk. Iedereen, van de CEO tot de professional, kan met dit boek zijn voordeel doen.
Voorbeelden uit het privéleven
Het is nooit exact 20% en 80%
± 20% van je kleren draag je ± 80% van de tijd;
± 20% van je vrienden zie je ±80% van de tijd;
± 20% van je playlist beluister je ±80% van de tijd.
Maatschappelijk voorbeeld
Demografisch voorbeeld
20% van de bevolking maakt aanspraak op 80% van de zorgkosten;
20% van de burgers is verantwoordelijk voor 80% van belastingfraude;
20 80 regel in je werk
Weinig oorzaken, grote gevolgen
20% van de klanten zorgt voor 80% van de omzet;
20% van je e-mails draagt voor 80% bij aan taken;
20% van jouw acties draagt 80% bij aan je doelen;
20% van je collega’s verzet 80% van het werk.
Liever een training volgen?
Wil je leren hoe je effectief en efficiënt werkt. De cursus Timemanagement kun je voor jezelf volgen maar kan ook voor jouw organisatie, incompany en op maat worden aangeboden.
