Waarom is een dagplanning belangrijk?

Een dag heeft maar 24 uren. Daarvan slaap je er, als het goed is, 7 tot 9 en je wilt ook nog tijd besteden aan jezelf, je gezin, je hobby’s of een studie. En als het goed is heb je in je dagplanning ook nog tijd te reserveren voor voldoende lichaamsbeweging. Past dit wel allemaal in een dag? Ja, als de de methodiek die wij onze cursisten uitleggen toepast gaat je dit zeker lukken!

Als je echt te veel taken op je bord hebt dan zul je vaker ‘nee’ moeten zeggen. Ook is het van belang dat je weet waar je wel of niet betrokken bij hoort te zijn en waar je invloed op hebt. Trekken aan een dood paard is immers een verspilling van tijd.

Om succesvol te zijn zul je doelen moeten bereiken. Je zal in staat moeten zijn om doelen SMART te formuleren. Wat echter echt belangrijk is, is dat je taken snel en goed voltooid. Een taak is een optelsom van de juiste acties en die zul je van dag tot dag zo efficiënt moeten uitvoeren. Een optimale dagplanning helpt je daarbij!

Hoe maak je de beste dagplanning?

Het maken van een dagplanning gaat verder dan alleen maar een agenda tussen 9 en 5 indelen. Er komt meer bij kijken. Het maken van een dagplanning vraagt ook om het organiseren van de context waarin je werkt. Denk daarbij aan je werkomgeving en de processen die je rond je werk hebt ingericht.

1. Haal eerst zoveel mogelijk frictie uit je werkproces en workflow

Elke vorm van frictie is cognitief belastend. Het vraagt onnodig energie van je brein. Dit kun je beter inzetten voor echt denkwerk of complexe taken. Een simpele manier om frictie te reduceren is het gebruik van regels in Outlook of filters in Gmail.
Vraag jezelf ook af of je in de juiste volgorde aan je taken werkt. We kopiëren vaak gedrag van anderen omdat we denken dat het zo hoort. De vraag is of een gekopiëerde werkwijze efficiënt is. Door je werkproces te optimaliseren, optimaliseer je ook je dagplanning waardoor je efficiënt kunt werken.

2. Zet meldingen uit om te voorkomen dat je wordt afgeleid

De beste dagplanning is er een waar je jezelf aan houdt. Dit betekent dus dat je proactief bepaalt op welk moment je aan welke taken werkt. Je laat je dus niet door de slechte gewoonte leiden om reactief te handelen elke keer als een melding of e-mail binnenkomt. Sowieso gaat goed timemanagement ervan uit dat niet de omstandigheden jouw werk bepalen maar dat jij probeert om zoveel mogelijk invloed uit te oefenen.

Uitzondering op deze regel is van toepassing op functies of rollen die per definitie reactief zijn. Denk daarbij aan helpdeksmedewerker, medewerker bij de klantenservice, arts op de spoedeisende hulp, et cetera. Heb je niet een reactieve verantwoordelijkheid? Schakel dan je meldingen uit. Hiermee vergroot je de kans dat je jezelf ook echt aan je dagplanning houdt. Bovendien voorkomt het ook afleiding. Elke afleiding zorgt ervoor dat je 15 tot 25 minuten nodig hebt om weer geconcentreerd te werken.

3. Deel in je dagplanning dagen en/of dagdelen thematisch in

Werk jij van de hak op de tak en wissel je veel tussen verschillende soorten taken en acties? Je bent niet de enige. Het kan misschien aan het einde van de dag een gevoel van voldoening geven dat je lekker druk bent geweest en je dag voorbij is gevlogen maar slim is het niet. Je brein vindt het veel te belastend om vaak te schakelen.

De beste dagplanning zorgt ervoor dat je jezelf optimaal kunt concentreren. Wat daarbij helpt is dat elke dag of elk dagdeel is ingericht rond een thema. Daarmee voorkom je dat je te vaak moet afwisselen tussen verschillende soorten werkzaamheden. Net als bij interrupties heeft het brein 15 tot 25 minuten nodig om optimaal te kunnen werken aan een ander soort taak dan waar je eerder mee bezig was. Door binnen een thema te blijven werken ervaart het brein geen grote overstap.

Wat onder thema’s wordt verstaan is niet vast omlijnt. Waar het om gaat is dat het voor jezelf voelt als een thema. Denk hierbij aan: dinsdag richt ik me uitsluitend op administratief werk (administratieve verantwoordelijkheid is dan een thema), donderdag heb ik telefonisch contact met leveranciers en bel ik klanten (contact met mensen is een thema) en vrijdag werk ik aan de open eindjes (kleine taken vanuit verschillende verantwoordelijkheden zijn een thema).

Als je jouw dagplanning thematisch gaat indelen zul je naar je weekplanning moeten kijken. En zul je met leidinggevenden en collega’s moeten afspreken hoe je werkt. Hiermee zorg je voor minder interrupties op momenten dat je geconcentreerd moet werken én je wordt heel voorspelbaar. Voorspelbaarheid wekt een betrouwbare indruk bij leidinggevenden en collega’s.

4. Begin je dagplanning met moeilijke taken

Ga in je dagplanning uit van het principe dat je van moeilijk naar makkelijk werkt. Voor de meeste mensen geldt dat ze aan het begin van de week en aan het begin van de dag de meeste energie hebben. Houd daar dus rekening mee. Om dit principe daadwerkelijk door te voeren is het belangrijk dat je uitstelgedrag voorkomt. Wat je daarbij kan helpen is dat je jouw taken en de informatie die je voor de uitvoering van je taken nodig hebt al goed hebt georganiseerd.

Je kunt bijvoorbeeld denken aan het maken van taken in Outlook of Gmail. Er is veel wetenschappelijk onderzoek gedaan naar uitstelgedrag. Het is wetenschappelijk bewezen dat wanneer je beschrijft wat je precies moet doen en wanneer (op welke dag) je dit doet de kans op uitstel aanzienlijk afneemt. De term die hiervoor wordt gebruikt is ‘implementatie-intentie’. Je dagplanning is in feite een verzameling van implementatie-intenties. Een dagplanning is in feite de rode loper die je voor jezelf uitrolt voordat je begint aan een complexe taak.

5. Plan in je dagplanning ook waar je overdag werkt

Wat een implementatie-intentie versterkt is ook vermelden waar je een taak uitvoert. Wat je daarmee in feite doet is de drempel om aan een taak te beginnen nog verder verlagen. Voor een deel kun je niet kiezen waar je werkt. Als je bijvoorbeeld een klant bezoekt spreek je af bij de klant. Echter, als je hybride werkt kun je wel bepalen waar je werkt. Zorg voor een opgeruimde werkomgeving en zorg voor zoveel mogelijk natuurlijk licht. Heb je veel rotzooi? Laat je dan inspireren door het boek Opgeruimd van Marie Kondo.

Een gebrek aan natuurlijk licht en een rommelige omgeving maken je vatbaarder voor somberheid. Dit betekent dus dat als je zelf je dagplanning kunt indelen, dat het verstandig is om zoveel mogelijk overdag te werken en niet je werk uit te stellen tot in de avonduren. Voor de donkere wintermaanden of als het vaak voorkomt dat je toch in de avonduren moet werken geldt het advies om te zorgen voor goede verlichting. Het Philips Hue assortiment is hiervoor uitermate geschikt omdat je daarmee de kleurtemperatuur van het licht optimaal kunt instellen!

6. Maak in je dagplanning een scheiding tussen werk en privé

Als je vaak vanuit huis werkt, is het belangrijk om een scheiding te maken tussen werk en privé. Werk dus niet aan de eettafel of op de bank maar zorg voor een eigen bureau met opbergruimte (liefst niet in de woon- en slaapkamer). Een afgezonderde en goed ingerichte thuiswerkplek draagt niet alleen maar bij aan het principe dat je het beste thematisch kunt werken. Het zorgt er ook voor dat je op tijd kunt afschakelen en uitrusten.

In je dagplanning bepaal je wanneer je begint en stopt met werken. Tijdens werktijd hou je jezelf niet bezig met privétaken. Dit doe je na je werk. Als je namelijk continu werk en privé door elkaar heen laat lopen ontstaat er een monocultuur waardoor je niet meer tot rust komt én het gevoel hebt dat je altijd maar bezig bent.

7. Leg je week- en dagplanning vast

Zorg ervoor dat je jouw dagplanning vastlegt. Op je werk maak je hoogstwaarschijnlijk gebruik van Outlook of Google Workspace. Gebruik deze toepassingen niet alleen voor het efficiënt afhandelen van e-mail en het vastleggen van overleggen. Blok ook tijd die je nodig hebt om aan taken te werken. Werk je liever op papier? Dat kan! Hou er dan wel rekening mee dat het voor aan ander niet inzichtelijk is hoe jij jouw tijd besteedt. Er zijn allerlei soorten week- en dagplanners te koop. Schaf er een aan die je makkelijk mee kunt nemen.

Conclusie: geen succes zonder goede dagplanning

Succes is uiteindelijk de optelsom van alle acties die bijdragen aan de doelen die je wil bereiken. De praktijk leert dat het filosoferen over strategische vergezichten, een visie en een missie effect heeft als het wordt gevolgd door de optelsom van effectief en efficiënt ingedeelde dagen. Een goede dagplanning is daarbij van doorslaggevend belang!

Leestip! Diep Werk van Cal Newport

Diep Werk van Cal Newport legt de relatie tussen geconcentreerd werken, productiviteit en een optimale dag- en weekplanning. Om die reden is dit boek écht het lezen waard!