De beste dagplanning maken met deze 7 tips

Hoe maak je een dagplanning? Met deze 7 slimme tips zorg jij ervoor dat elke dag bijdraagt aan jouw succes!
Door: Bas Hoorn

Een goed georganiseerde dag kan het verschil maken tussen stress en succes. Maar hoe plan je je dag zo dat je alles gedaan krijgt en ook nog tijd overhoudt voor jezelf? In dit artikel duiken we diep in de kunst van effectieve dagplanning. Lees hoe je jouw productiviteit kunt verhogen en meer tijd voor jezelf overhoudt.

Waarom is een dagplanning belangrijk?

Een dag heeft maar 24 uren. Daarvan slaap je er, als het goed is, 7 tot 9 en je wilt ook nog tijd besteden aan jezelf, je gezin, je hobby’s of een studie. En als het goed is heb je in je dagplanning ook nog tijd te reserveren voor voldoende lichaamsbeweging. Past dit wel allemaal in een dag? Ja, als de methode die wij gebruiken in onze cursus time management toepast gaat je dit zeker lukken!

Als je echt te veel taken op je bord hebt dan zul je vaker ‘nee’ moeten zeggen. Ook is het van belang dat je weet waar je wel of niet betrokken bij hoort te zijn en waar je invloed op hebt. Trekken aan een dood paard is immers een verspilling van tijd.

Om succesvol te zijn zul je doelen moeten bereiken. Je zal in staat moeten zijn om doelen SMART te formuleren. Wat echter echt belangrijk is, is dat je taken snel en goed voltooid. Een taak is een optelsom van de juiste acties en die zul je van dag tot dag zo efficiënt moeten uitvoeren. Een optimale dagplanning helpt je daarbij en hoort onderdeel uit te maken van jouw timemanagement!

Hoe maak je de beste dagplanning?

Het maken van een dagplanning gaat verder dan alleen maar een agenda tussen 9 en 5 indelen. Er komt meer bij kijken en maakt deel uit van je totale planning. Het is een verdere verfijning en aanpassing binnen je weekplanning. Het maken van een dagplanning vraagt ook om het organiseren van de context waarin je werkt. Denk daarbij aan je werkomgeving en de processen die je rond je werk hebt ingericht.

1. Haal frictie uit je werkproces en workflow

Elke vorm van frictie is cognitief belastend. Het vraagt onnodig energie van je brein. Dit kun je beter inzetten voor echt denkwerk of complexe taken. Een simpele manier om frictie te reduceren is het gebruik van regels in Outlook of filters in Gmail.
Vraag jezelf ook af of je in de juiste volgorde aan je taken werkt. We kopiëren vaak gedrag van anderen omdat we denken dat het zo hoort. De vraag is of een gekopiëerde werkwijze efficiënt is. Door je werkproces te optimaliseren, optimaliseer je ook je dagplanning waardoor je efficiënt kunt werken.

2. Zet meldingen uit en voorkom afleiding

De beste dagplanning is er een waar je jezelf aan houdt. Dit betekent dus dat je proactief bepaalt op welk moment je aan welke taken werkt. Je laat je dus niet door de slechte gewoonte leiden om reactief te handelen elke keer als een melding of e-mail binnenkomt. Sowieso gaat goed timemanagement ervan uit dat niet de omstandigheden jouw werk bepalen maar dat jij probeert om zoveel mogelijk invloed uit te oefenen.

Uitzondering op deze regel is van toepassing op functies of rollen die per definitie reactief zijn. Denk daarbij aan helpdeksmedewerker, medewerker bij de klantenservice, arts op de spoedeisende hulp, et cetera. Heb je niet een reactieve verantwoordelijkheid? Schakel dan je meldingen uit. Hiermee vergroot je de kans dat je jezelf ook echt aan je dagplanning houdt. Bovendien voorkomt het ook afleiding. Elke afleiding zorgt ervoor dat je 15 tot 25 minuten nodig hebt om weer geconcentreerd te werken.

3. Deel in je dagplanning dagdelen thematisch in

Werk jij van de hak op de tak en wissel je veel tussen verschillende soorten taken en acties? Je bent niet de enige. Het kan misschien aan het einde van de dag een gevoel van voldoening geven dat je lekker druk bent geweest en je dag voorbij is gevlogen maar slim is het niet. Je brein vindt het veel te belastend om vaak te schakelen.

dagplanning veel afwisseling

De beste dagplanning zorgt ervoor dat je jezelf optimaal kunt concentreren. Wat daarbij helpt is dat elke dag of elk dagdeel is ingericht rond een thema. Daarmee voorkom je dat je te vaak moet afwisselen tussen verschillende soorten werkzaamheden. Net als bij interrupties heeft het brein 15 tot 25 minuten nodig om optimaal te kunnen werken aan een ander soort taak dan waar je eerder mee bezig was. Door binnen een thema te blijven werken ervaart het brein geen grote overstap.

dagplanning weinig afwisseling


Wat onder thema’s wordt verstaan is niet vast omlijnt. Waar het om gaat is dat het voor jezelf voelt als een thema. Denk hierbij aan: dinsdag richt ik me uitsluitend op administratief werk (administratieve verantwoordelijkheid is dan een thema), donderdag heb ik telefonisch contact met leveranciers en bel ik klanten (contact met mensen is een thema) en vrijdag werk ik aan de open eindjes (kleine taken vanuit verschillende verantwoordelijkheden zijn een thema).

Als je jouw dagplanning thematisch gaat indelen zul je naar je weekplanning moeten kijken. En zul je met leidinggevenden en collega’s moeten afspreken hoe je werkt. Hiermee zorg je voor minder interrupties op momenten dat je geconcentreerd moet werken én je wordt heel voorspelbaar. Voorspelbaarheid wekt een betrouwbare indruk bij leidinggevenden en collega’s.

4. Begin je dagplanning met moeilijke taken

Ga in je dagplanning uit van het principe dat je van moeilijk naar makkelijk werkt. Voor de meeste mensen geldt dat ze aan het begin van de week en aan het begin van de dag de meeste energie hebben. Houd daar dus rekening mee. Om dit principe daadwerkelijk door te voeren is het belangrijk dat je uitstelgedrag voorkomt. Wat je daarbij kan helpen is dat je jouw taken en de informatie die je voor de uitvoering van je taken nodig hebt al goed hebt georganiseerd.

Dagplanning

Je kunt bijvoorbeeld denken aan het maken van taken in Outlook of Gmail. Er is veel wetenschappelijk onderzoek gedaan naar uitstelgedrag. Het is wetenschappelijk bewezen dat wanneer je beschrijft wat je precies moet doen en wanneer (op welke dag) je dit doet de kans op uitstel aanzienlijk afneemt. De term die hiervoor wordt gebruikt is ‘implementatie-intentie’. Je dagplanning is in feite een verzameling van implementatie-intenties. Een dagplanning is in feite de rode loper die je voor jezelf uitrolt voordat je begint aan een complexe taak.

5. Plan in je dagplanning waar je werkt

Wat een implementatie-intentie versterkt is ook vermelden waar je een taak uitvoert. Wat je daarmee in feite doet is de drempel om aan een taak te beginnen nog verder verlagen. Voor een deel kun je niet kiezen waar je werkt. Als je bijvoorbeeld een klant bezoekt spreek je af bij de klant. Echter, als je hybride werkt kun je wel bepalen waar je werkt. Zorg voor een opgeruimde werkomgeving en zorg voor zoveel mogelijk natuurlijk licht.

Een gebrek aan natuurlijk licht en een rommelige omgeving maken je vatbaarder voor somberheid. Dit betekent dus dat als je zelf je dagplanning kunt indelen, dat het verstandig is om zoveel mogelijk overdag te werken en niet je werk uit te stellen tot in de avonduren. Voor de donkere wintermaanden of als het vaak voorkomt dat je toch in de avonduren moet werken geldt het advies om te zorgen voor goede verlichting.

6. Maak een scheiding tussen werk en privé

Als je vaak vanuit huis werkt, is het belangrijk om een scheiding te maken tussen werk en privé. Werk dus niet aan de eettafel of op de bank maar zorg voor een eigen bureau met opbergruimte (liefst niet in de woon- en slaapkamer). Een afgezonderde en goed ingerichte thuiswerkplek draagt niet alleen maar bij aan het principe dat je het beste thematisch kunt werken. Het zorgt er ook voor dat je op tijd kunt afschakelen en uitrusten.

In je dagplanning bepaal je wanneer je begint en stopt met werken. Tijdens werktijd hou je jezelf niet bezig met privétaken. Dit doe je na je werk. Als je namelijk continu werk en privé door elkaar heen laat lopen ontstaat er een monocultuur waardoor je niet meer tot rust komt én het gevoel hebt dat je altijd maar bezig bent.

7. Leg je week- en dagplanning vast

Zorg ervoor dat je jouw dagplanning vastlegt. Op je werk maak je hoogstwaarschijnlijk gebruik van Outlook of Google Workspace. Gebruik deze toepassingen niet alleen voor het efficiënt afhandelen van e-mail en het vastleggen van overleggen. Blok ook tijd die je nodig hebt om aan taken te werken. Werk je liever op papier? Dat kan! Hou er dan wel rekening mee dat het voor aan ander niet inzichtelijk is hoe jij jouw tijd besteedt. Er zijn allerlei soorten week- en dagplanners te koop. Schaf er een aan die je makkelijk mee kunt nemen.

Ervaringen van cursisten

Na het volgen van de cursus time management zijn deze oud-cursisten hun dag bewust en gestructureerd gaan plannen. Hun verhalen laten zien hoe een heldere dagindeling op basis van prioriteiten, dagdelen en ruimte voor flexibiliteit kan leiden tot meer grip, rust en resultaat. De namen zijn gefingeerd om hun privacy te waarborgen.

Martin – Belastinginspecteurexpand_more

Wat was het probleem?
Martin begon zijn dagen vaak met het wegwerken van e-mails en vergat daardoor belangrijke dossiers. Zijn werk voelde reactief en hij was aan het eind van de dag vaak ontevreden.

Hoe ziet de dagplanning er nu uit?
Hij begint elke werkdag met het benoemen van zijn drie belangrijkste prioriteiten. Daarna blokt hij het eerste dagdeel – zijn scherpste uren – voor het analyseren van complexe dossiers. De middag is verdeeld in een blok voor e-mailverwerking, overleg en afsluitende administratie. Hij houdt bewust dagelijks een uur vrij voor onverwachte zaken, zodat hij flexibel blijft.

Wat is de opbrengst?
Martin houdt nu overzicht en ervaart meer voldoening. Hij werkt vanuit wat belangrijk is, voelt zich minder opgejaagd en sluit zijn dagen af met meer rust in zijn hoofd.

Rikkert – Strafrechtadvocaatexpand_more

Wat was het probleem?
Rikkert werd opgeslokt door spoedzaken en zat vaak ’s avonds laat nog pleitnota’s te schrijven.

Hoe ziet de dagplanning er nu uit?
Hij werkt nu met vaste dagdelen die afgestemd zijn op zijn verantwoordelijkheden. Maandagochtend is voor cliëntgesprekken, dinsdagmiddag voor jurisprudentie, woensdagen zijn zittingsdagen en donderdagochtend is zijn denkblok. Elke ochtend start hij met een korte check-in op zijn weekprioriteiten. Hij laat bewust ruimte tussen dagdelen om te schakelen en onverwachte spoedzaken op te vangen.

Wat is de opbrengst?
Hij voelt zich minder geleefd door de waan van de dag, krijgt meer gedaan en heeft zijn avonden weer terug voor zijn gezin en sport.

Marije – Documentairemakerexpand_more

Wat was het probleem?
Marije werkte op inspiratie en had daardoor last van onregelmatigheid en stress richting deadlines.

Hoe ziet de dagplanning er nu uit?
Ze begint haar werkdag met het noteren van één creatieve en één praktische prioriteit. De ochtenden zijn heilig voor creatie – schrijven, monteren of conceptontwikkeling – en worden als blok gepland. De middagen gebruikt ze voor afspraken, interviews of administratie. Vrijdag reserveert ze voor reflectie en planning. Elke dag blijft er één leeg blok staan om ruimte te houden voor het onverwachte of creatieve flow.

Wat is de opbrengst?
Ze is nog steeds flexibel, maar haar productiviteit is verdubbeld. Ze voelt zich rustiger, creatiever en haalt deadlines zonder stress.

Reggie – Kwaliteitsmanagerexpand_more

Wat was het probleem?
Reggie had het gevoel constant brandjes te blussen. Zijn agenda stond vol met overleggen en er was geen ruimte om diep te werken.

Hoe ziet de dagplanning er nu uit?
Reggie start zijn week met het formuleren van drie kernprioriteiten en verdeelt zijn dagen in logische blokken. Elke ochtend staat in het teken van inhoudelijk werk – zoals kwaliteitsanalyses en rapportages – zonder onderbrekingen. De middag is gereserveerd voor overleg, afstemming en mails. Hij houdt standaard een buffer van 30 tot 60 minuten per dag vrij om ad hoc-zaken op te vangen en te voorkomen dat de planning vastloopt.

Wat is de opbrengst?
Hij voelt zich proactief in plaats van reactief. Problemen worden eerder gesignaleerd en opgelost, en hij heeft weer grip op zijn werkweek.

Audrey – Persrechterexpand_more

Wat was het probleem?
Audrey combineerde urgente verzoeken van media met inhoudelijke dossiers, waardoor haar werk versnipperd aanvoelde.

Hoe ziet de dagplanning er nu uit?
Audrey start haar dag met een kort moment om de prioriteiten van de dag te benoemen. Vervolgens plant ze per dagdeel: de ochtend is voor schrijfwerk en het verwerken van juridische stukken, de middag is verdeeld in een blok voor persvragen en een blok voor overleg. Tussen dagdelen zit bewust tijd om te schakelen. Ze plant nooit meer dan 70% van haar tijd in, zodat er altijd ruimte is voor spoedvragen of onverwachte situaties.

Wat is de opbrengst?
Ze werkt geconcentreerder, houdt overzicht en ervaart minder druk. Daardoor kan ze met meer rust uitleg geven over complexe rechtszaken.

De wetenschap over het plannen van je dag

Steeds meer onderzoek bevestigt dat dagplanning een krachtige methode is om productiever te werken, stress te verminderen en meer voldoening uit je dag te halen. Wie zijn dag bewust indeelt op basis van prioriteiten, tijdsblokken en flexibiliteit, presteert beter en voelt zich mentaal sterker. Hieronder drie wetenschappelijke bronnen die dit onderbouwen:​

Planning verhoogt dagelijkse werkprestaties
Uit onderzoek gepubliceerd in het Journal of Applied Psychology blijkt dat werknemers die hun dag plannen op taak- of tijdniveau beter presteren. Vooral in combinatie met zelfdiscipline heeft planning een significant effect op productiviteit.​

Dagplanning bevordert efficiënt tijdgebruik
Deze studie op ResearchGate laat zien dat dagelijkse planning leidt tot betere tijdsbesteding, doordat mensen zich bewuster worden van prioriteiten en minder geneigd zijn af te wijken van hun planning.​

Planning vermindert stress en verhoogt welzijn
Een artikel in Harvard Business Review wijst erop dat dagelijkse planning het gevoel van controle versterkt, waardoor stress daalt en het mentale welzijn toeneemt. Werknemers die hun dag plannen ervaren meer grip en focus.

Conclusie: geen succes zonder goede dagplanning

Succes is uiteindelijk de optelsom van alle acties die bijdragen aan de doelen die je wil bereiken. De praktijk leert dat het filosoferen over strategische vergezichten, een visie en een missie effect heeft als het wordt gevolgd door de optelsom van effectief en efficiënt ingedeelde dagen. Een goede dagplanning is daarbij van doorslaggevend belang!

Wil jij dit ook leren toepassen in jouw werkweek? Honderden professionals gingen je al voor en ontdekten hoe ze met meer rust en minder moeite méér resultaat konden boeken. In de cursus time management leer je precies hoe je dat doet – praktisch, bewezen effectief en direct toepasbaar.

Over de auteur

Bas Hoorn is oprichter van Timension en specialist in persoonlijke effectiviteit. Hij leert professionals hoe ze meer kunnen bereiken met minder moeite door slimmer te werken. Met een praktische en breinvriendelijke aanpak maakt hij complexe vaardigheden toegankelijk voor zowel profit- als non-profitorganisaties. Bas ontwikkelt en verzorgt trainingen en e-learnings op het gebied van time management, snellezen, mindmappen en hybride werken. Zijn missie is om mensen te helpen hun doelen effectiever te realiseren en meer grip te krijgen op hun werkdag.

Veelgestelde vragen

Wat is een goede dagplanning?expand_more

Een goede dagplanning bevat een mix van geplande blokken voor belangrijke taken, buffertijd voor onderbrekingen, en ruimte voor pauzes. Je begint met je prioriteiten en plant van daaruit verder, bij voorkeur op basis van je energie en concentratie door de dag heen.

Hoe plan je realistisch zonder te veel in te plannen?expand_more

Gebruik de 60%-regel: plan maximaal 60% van je dag vol. Zo houd je ruimte over voor onverwachte zaken. Werk met tijdsblokken en zorg dat je schat hoeveel tijd een taak écht kost. Gebruik ervaringen uit eerdere dagen om je planning te verbeteren.

Wanneer maak je het beste je dagplanning?expand_more

De meeste mensen plannen hun dag het beste aan het einde van de werkdag of ’s ochtends vroeg. Zo start je met een helder overzicht en weet je wat belangrijk is. Gebruik een vast moment en zorg dat je dag start met focus in plaats van reactief werken.

Hoe combineer je vaste afspraken met flexibele taken?expand_more

Plan vaste afspraken eerst in je dag. Vul daarna de open blokken met flexibele taken. Houd rekening met je concentratiecurve en plan bijvoorbeeld denkwerk in de ochtend. Gebruik een timeboxing-aanpak voor structuur.

Wat als je planning niet lukt zoals gedacht?expand_more

Zie je planning als richtinggevend, niet als keurslijf. Herplan als iets tegenvalt en leer van de oorzaak. Noteer wat je niet afkreeg en geef het een plek op een later moment. Evalueer kort aan het einde van de dag wat goed ging en wat je morgen anders wil doen.

Abonneer je op onze kennisbank

Naam(Vereist)

Cursus Time Management
Cursus Time Management
Cursus Time Management
Bereik meer met minder moeite.
Bereik meer met minder moeite.
Ook incompany en maatwerk.
Ook incompany en maatwerk.