De beste planning zorgt ervoor dat je zowel op de korte als op de lange termijn de doelen bereikt die er voor jou werkelijk toe doen. Bij het maken van een ambitieuze en haalbare planning ben je doelstellingen aan het vertalen naar actiepunten die je dag na dag voltooit. Hoe maak je een goede planning? Als je dit vanuit onderstaand stappenplan doet kun jij elke dag op een prettige en ontspannen manier werken aan jouw toekomstige succes.
1. Bepaal eerst je doelen
Voordat je een planning maakt moet je weten welke ambitieuze resultaten je op welke momenten wil bereiken. Er is een goede reden om hiermee te beginnen: ambitieuze doelstellingen vragen bijna altijd dagelijks veel tijd en aandacht en kunnen worden ondergesneeuwd door de waan van de dag.
Een behulpzame methode is om voor elk afzonderlijk resultaat de SMART methode toe te passen. Deze methode dwingt je om het eindresultaat helder te formuleren en – heel belangrijk – op welke datum (en soms zelfs tijdstip) dit moet zijn bereikt. Zonder datum kun je immers geen planning maken.
2. Betrek heel je leven in je planning
De perfecte planning houdt rekening met alle aspecten van je leven. Als je een planning maakt betrek je jouw verantwoordelijkheden voor je werk, je studie (als je studeert) en je privéleven. Plan ook de activiteiten die deel uitmaken van je privéleven en die bijdragen aan jouw welzijn.
Plan dus ook vrije tijd in die je door kunt brengen met familie of vrienden. Plan ook voldoende nachtrust, tijd om (samen) te eten, voldoende lichaamsbeweging, tijd voor hobby’s en tijd voor huishoudelijke klussen zoals opruimen, boodschappen doen en koken. Hou rekening met onverwachte werkzaamheden.
3. Plan serieel in plaats van parallel
Probeer complexe taken en projecten zoveel mogelijk serieel in plaats van parallel te plannen. Het principe is simpel: als je 10 weken de tijd hebt voor 10 taken, kun je beter twee taken per twee weken plannen dan 10 taken gelijktijdig gedurende 10 weken uitvoeren.
Een seriële planning is makkelijker te vertalen naar een week- en dagplanning en is cognitief minder belastend. Het voordeel van een lagere cognitieve belasting is dat de kans op uitstelgedrag kleiner wordt. Daarnaast zorgt een seriële planning ervoor dat je meer tijd hebt om te focussen en kunt werken vanuit flow.
4. Een planning moet je bij kunnen stellen
Een goede planning houdt rekening met onvoorspelbaarheid en afhankelijkheid. Een inschatting van de tijd die je nodig hebt om een taak te voltooien is geen wiskundige vergelijking. Beschouw onverwacht extra werk als een gegeven. Een vuistregel is dat minstens een kwart van je werktijd besteed wordt aan ad hoc werkzaamheden.
Hou ook rekening met afhankelijkheid van anderen. Als je samenwerkt of taken en acties hebt gedelegeerd is het heel normaal dat iemand jou later aanlevert dan oorspronkelijk de bedoeling was. Het is daarom belangrijk dat je planning tot op zekere hoogte flexibel is.
5. Een goede planning kent verschillende horizons
Weet jij al hoe jouw dag er over precies 217 dagen uitziet? Er zijn een beperkt aantal activiteiten die je wel het hele jaar door kunt plannen. Denk hierbij aan activiteiten waar regelmaat uit spreekt zoals: sporten, vakantie, vrije tijd, colleges, tijd om (met familie) te eten, et cetera. Plan voor een jaar, kwartaal, maand, week en dag.
Jaar- en kwartaalplanning
In de jaar- en kwartaalplanning zijn een aantal (belangrijke) tijdgebonden gebeurtenissen opgenomen waarvan het niet de bedoeling is dat de datum wordt verplaatst. Denk aan examens, bezoek aan een arts, vakanties, et cetera. Verder bepaal je op welke momenten welke resultaten c.q. doelen moeten zijn behaald. Maak dit SMART.
Maandplanning
Net als in de kwartaalplanning is sprake van tijdgebonden gebeurtenissen. Grote doelstellingen deel je op in logische taken die je over de weken in de maand verdeeld. Hierbij probeer je zoveel mogelijk uit te gaan van een seriële planning en hou je rekening met onverwachte werkzaamheden en afhankelijkheid van anderen.
Weekplanning
In de weekplanning staan tijdgebonden afspraken vast en reserveer je minstens 25% tijd als buffer moet voor onverwachte werkzaamheden en uitloop als gevolg van afhankelijkheid van anderen. Zorg ervoor dat je dagdelen zoveel mogelijk thematisch zijn en begin de week met taken die impact maken. Bekijk het voorbeeld.
Dagplanning
Naast vaste afspraken is een dag zoveel mogelijk opgebouwd uit thematische dagdelen. Gebruik de pauzes als logische momenten om de aandacht te verleggen naar andere taken. Op deze manier zorgt je dagplanning ervoor dat je langer geconcentreerd kunt werken en kost het minder moeite om complexe taken te voltooien. Bekijk het voorbeeld.
6. Gebruikt voor je planning één systeem
Gebruik één systeem. Verschillende systemen zorgen voor minder overzicht. Gebruik als planning software bijvoorbeeld Outlook of Google Workspace. Het voordeel van deze systemen is dat ze ook op een smartphone werken, communiceren met apps en dat je tijdgebonden gebeurtenissen en taken in één overzicht ziet. Een planning in Excel is voor dagelijks gebruik minder geschikt.
7. Creëer voorspelbaarheid en regelmaat
Probeer in je planning zoveel mogelijk uit te gaan van gewoontes, regelmaat en voorspelbaarheid. Denk aan: een vaste dagindeling, vaste momenten dat je bereikbaar bent, vaste dagen dat je aan bepaalde taken en projecten werkt, et cetera. Naast gewenning zorgt voorspelbaarheid ervoor dat je door anderen als betrouwbaar wordt beschouwd.
Evalueer
Het is normaal dat deze manier van plannen om gewenning vraagt. Evalueer daarom in het begin regelmatig je planning en vraag jezelf af wat je nog kunt verbeteren. Je zal merken dat na verloop van tijd een ambitieuze en haalbare planning maken steeds makkelijker wordt. Let ook op onderstaande symptomen; daar kun je met een goede planning rekening mee houden..
Uitstelgedrag
Het kan voorkomen dat je bepaalde taken blijft uitstellen. Uitstel wordt vaak veroorzaakt door een te hoge cognitieve belasting. Meer regelmaat en meer serieel plannen hebben onmiddellijk positief effect: Het is zelfs zo dat als je dit alleen al toepast in je privéleven, je daarvan op je werk of in je studie al de vruchten van plukt.
Te veel ad hoc
In het geval dat je niet uitkomt in je tijd kan het helpen om meer tijd in te bouwen voor uitloop. In plaats van 25% hou je rekening met 33% van de tijd. Besef goed dat tijd voor uitloop geen verspilling van tijd is. Je bent immers bezig met het voltooien van taken die horen bij jouw verantwoordelijkheden.
Te weinig focus
Als je merkt dat je moeite hebt om geconcentreerd te werken, kun je op drie manieren invloed uitoefenen in je planning: zorg voor nog meer regelmaat, zorg ervoor dat je nog meer serieel plant en maak nog meer gebruik van een thematisch geplande weekplanning.
Liever een training volgen?
Wil je leren hoe je effectief en efficiënt werkt. De cursus Timemanagement kun je voor jezelf volgen maar kan ook voor jouw organisatie, incompany en op maat worden aangeboden.
