Geconcentreerd werken: 14 tips

Je hebt vast wel eens gemerkt dat je focus soms ver te zoeken is. Je bent niet de enige! Veel mensen worstelen met interrupties en een gebrek aan focus. Maar weet je wat? Geconcentreerd werken is de sleutel om moeilijke taken snel en goed te voltooien en draagt bij aan effectief timemanagement. Elke keer dat je wordt onderbroken, kost het je 15 tot 25 minuten om weer geconcentreerd te werken.

Als je vaak wordt onderbroken, loop je het risico dat je je taken niet op tijd af krijgt. En het is niet de grote hoeveelheid werk die ervoor zorgt dat je moet overwerken. Nee, de meest voorkomende oorzaak is dat je moeite hebt om geconcentreerd te werken.

Er zijn zelfs mensen die momenteel uitgevallen zijn vanwege een burn-out, omdat ze moeite hebben met gefocust en geconcentreerd werken. Maar je kunt dit voorkomen! Maak van geconcentreerd werken een basisgewoonte en voorkom overwerk en een gebrek aan overzicht. Hoe je de voorwaarden hiervoor creëert leer je in de cursus timemanagement. Maar hier zijn een aantal tips die je meteen kunt toepassen.

1. Ontdek de principes van ‘Deep Work’

Geconcentreerd werken aan taken en projecten maakt je gelukkig en productief. Als je uren achter elkaar gefocust werkt, bereik je meer. En omdat we steeds vaker worden afgeleid, wordt geconcentreerd werken ook wel de superkracht van de 21e eeuw genoemd.

Veel onderbrekingen zijn te voorkomen. Toch zijn veel mensen niet meer in staat om afleidingen te weerstaan. Ze geven toe aan oppervlakkige impulsen. Wil je liever geconcentreerd werken in plaats van oppervlakkig werken? Pas dan de onderstaande tips toe in je eigen werk. Deze tips zijn in lijn met bevindingen van Dr. Cal Newport (Universiteit van Georgetown) die onderzoek deed naar geconcentreerd werken en hierover het boek Diep Werk heeft geschreven.

2. Focus op wat belangrijk is

Productief zijn in plaats van bezig zijn

Wees productief in plaats van alleen maar bezig. Richt je uitsluitend op datgene wat bijdraagt aan je doelstellingen. Het is belangrijk dat je prioriteiten stelt! Richt je alleen op acties die je moet uitvoeren, informatie die je moet verwerken en mensen die bijdragen aan je doelstellingen. Wil je leren hoe je dit in de praktijk doet? In onze cursus timemanagement leer je hoe je snel overzicht krijgt over taken die bijdragen aan jouw doelen.

3. Slim pauzeren leidt tot meer focus

Je kunt niet de hele dag werken! Te lang achter elkaar doorwerken is niet productief en gaat op den duur ten koste van productiviteit en focus. Gefragmenteerd werken is ook niet effectief. Het duurt 15 tot 25 minuten om na een interruptie weer geconcentreerd te kunnen werken. In de praktijk blijken blokken van minstens anderhalf tot twee uur goed te werken. Onderzoek bij jezelf wat voor jou de ideale tijdsduur is om achter elkaar te werken. Maak een onderscheid tussen moeilijke en makkelijke taken.

4. Blokkeer als je werkt bepaalde websites en social media

Gebruik handige apps om afleidingen te blokkeren. Ik gebruik de Freedom app. Deze app helpt me om afleidende websites en apps te blokkeren, zodat ik me volledig kan focussen op een taak. Met slechts één klik kan ik zelfs het hele internet blokkeren. Het resultaat? Een ononderbroken focus en een betere concentratie gedurende de dag. Op deze manier hou ik, ondanks de vele taken die ik heb, toch veel vrije tijd over.

5. Los praktische problemen praktisch op

Werk je ook vanuit huis? Ga je thuiswerkplek inrichten op een manier die bij je past. Heb je een verkeerde stoel? Koop een andere. Moet je vaak zoeken naar documenten? Ga je huis opruimen! Bovendien heeft wetenschappelijk onderzoek aangetoond dat een opgeruimde omgeving ervoor zorgt voor dat je beter slaapt. Weet je niet hoe en waar te beginnen met opruimen? Het boek Opgeruimd van Marie Kondo helpt je praktisch op weg!

6. Maak gebruik van je inspiratie

Reserveer vrije tijd voor ontspanning. Ken je dat gevoel dat je grandioze ingevingen krijgt wanneer je thuis ontspant, net in slaap valt, op de fiets zit of lekker aan het badderen bent? Juist op die momenten ontspant je brein en heb je toegang tot je innerlijke muze. Die bevindt zich in je onderbewustzijn. Benut dat: leg je ideeën vast! Reserveer dus tijd voor ontspanning. Je brein heeft het nodig om af en toe af te kunnen dwalen. Maak er echt tijd voor vrij want als je in beslag genomen wordt door een moeilijke taak krijg je minder makkelijk toegang tot je onderbewuste.

7. Wees af en toe onbereikbaar

Check af en toe je voicemail. Herken je het volgende:”Ik ben druk geweest maar wat heb ik eigenlijk gedaan!?”. De oorzaak is vaak reactief gedrag: je laat je leiden door invloeden van buitenaf. Besef je wel eens na een hele dag werken, dat je in feite alleen maar telefoontjes, e-mails en appjes hebt beantwoord? Merk je geregeld dat je te veel drop-in bezoekjes hebt gehad van collega’s of mensen die ‘even 5 minuutjes’ iets van je moeten?

8. Gebruik heel bewust je tijd met een takenlijst

Doe niet meer dan 1 ding tegelijk en gebruik een to do lijst! Er is altijd wel een actie die bijdraagt aan jouw doelstellingen. Dat kunnen grote of kleine acties zijn. Vul gaatjes van 5 of 10 minuten met een kleine actie. Voer die niet gelijktijdig uit want multitasken werkt niet. Leg nog te verrichten acties vast in een takenlijst. Zorg er voor dat je jezelf richt op jouw doelstellingen. Ga actiepunten niet onthouden; maak gebruik van een takenlijst. Door een takenlijst wordt het makkelijker om je beter te concentreren op moeilijke taken. Je hoeft je brein namelijk niet inefficiënt te gebruiken om taken te onthouden.

9. Werk ‘smart’ met deadlines!

Gebruik altijd een datum. Maak taken tijdgebonden en ga SMART doelen formuleren. Dat is dus niet een formulering als “medio volgend jaar” of “eind van de maand”. Ga écht een datum bepalen. Wanneer je een datum bepaalt word je gedwongen om je acties goed te plannen. Op basis van “medio volgend jaar” of “eind van de maand” valt niet te plannen. Een voordeel van de SMART methode is dat je beter beseft wat je echt wilt bereiken en wat je echt moet doen. Daardoor werk je ook geconcentreerd en gemotiveerd aan taken die je minder leuk vindt maar die wel nodig zijn om je doelen te bereiken. 

10. Focus op slim werk

Automatiseer dom werk! Sommige acties kun je makkelijk uitbesteden en delegeren. Vaak gaan veel kleine taken, die weinig impact maken, ten koste van focus. Zo heb ik een secretaresse op afstand die elke dag voor mij de telefoon beantwoordt en bepaalt welke telefoontjes voor mij wel en niet belangrijk zijn. Als ik aan het einde van de maand van haar een factuur krijg wordt die automatisch geïncasseerd. Ook dat bespaart veel tijd. Kortom: betalingen vooral automatiseren. Simpele taken uitbesteden of delegeren. En onderzoek ook eens If This Then That IFTTT.

11. Leer effectieve routines en gewoontes aan

Wees spaarzaam met brainpower. Jezelf verplaatsen met 25 kilometer per uur op twee wielen is niet natuurlijk. Toch kun je, zonder erbij na te denken, fietsen. Je bent in staat om ‘onnatuurlijke’ maar wel heel effectieve gewoontes en routines aan te leren. Maak daar gebruik van. Je zal merken dat je daardoor makkelijker kunt werken.

12. Geconcentreerd werken en ‘switchen’ gaan niet samen

Deel dagen of dagdelen in aan de hand van thema’s. Het brein vind het lastig om af te wisselen tussen verschillende soorten taken; hou daar rekening mee en stel een goede dagplanning op. Denk aan bijvoorbeeld: Geconcentreerd werken aan een beleidsdocument afwisselen met urenadministratie. Dit soort veranderingen vindt het brein lastig. Wat helpt is om dagen (of dagdelen als het niet anders kan) in te delen volgens thema’s. Denk aan een thematische weekindeling.

13. Slaap voldoende

Een goede nachtrust draagt bij aan je succes. Een goede nachtrust is nog belangrijker dan een gezond dieet en voldoende lichaamsbeweging. Naast de enorme gezondheidswinst die je boekt met 7 tot 9 uren slaap per nacht is aangetoond dat mensen die goed slapen zich veel beter kunnen concentreren. In plaats van tot in de nachtelijke uren doorwerken kun je beter op tijd naar bed gaan!

14. Werk met een Noise Cancelling koptelefoon

De Sony WH-1000XM4 over-ear koptelefoon biedt verbeterde Noise Cancelling, verbeterde geluidskwaliteit en nog slimmere functies. Dit maakt geconcentreerd werken mogelijk in een open en rumoerige kantoorruimte. Deze draadloze bluetooth koptelefoon heeft een totale batterijduur van 30 uur en na slechtst 10 minuten in de oplader kan de koptelefoon weer 5 uur mee. Met een multipoint-verbinding kan de Sony-hoofdtelefoon tegelijkertijd met twee Bluetooth-apparaten worden gekoppeld. Bovendien beschikt de Sony WH-1000XM4 koptelefoon over een ingebouwde microfoon, waardoor deze ideaal is om mee te bellen. De koptelefoon is verkrijgbaar bij Bol.com.

De wetenschap over geconcentreerd werken

Hieronder vind je een paragraaf die wetenschappelijke inzichten over geconcentreerd werken koppelt aan timemanagement. De tekst is geschreven op taalniveau B1, in actieve vorm, gericht op de tweede persoon enkelvoud. Elke alinea telt ongeveer 40–50 woorden. Inclusief wetenschappelijke bronnen met URL’s.

Je brein kan zich maar op één ding tegelijk richten. Als jij veel taken door elkaar doet, verlies je focus. Onderzoek laat zien dat multitasken je productiviteit verlaagt en fouten verhoogt. Psycholoog Clifford Nass toonde dit aan in zijn studie over cognitieve overbelasting.

Je prefrontale cortex helpt je plannen, keuzes maken en aandacht vasthouden. Als je te veel prikkels krijgt, raakt dit deel snel uitgeput. Neurowetenschapper John Medina beschrijft dit in Brain Rules. Werk dus in korte blokken en bouw pauzes in.

Volgens Cal Newport, auteur van Deep Work, bereik je meer in minder tijd als je geconcentreerd werkt zonder afleiding. Zijn werk sluit aan op timemanagement: je werkt niet langer, maar slimmer. Hij noemt dit “diep werk” en onderbouwt dit met veel onderzoek.

Ook psycholoog Daniel Kahneman toont aan dat je mentale energie beperkt is. In Thinking, Fast and Slow legt hij uit dat geconcentreerd denken veel inspanning kost. Plan daarom je belangrijkste taken op momenten waarop jij het meest scherp bent.

Ervaringen van cursisten

De namen van de oud-cursisten zijn gefingeerd om hn privacy te waarborgen.

Wil je het maximale uit je tijd halen?

Je weet nu hoe je geconcentreerd kunt werken met de waardevolle tips op deze pagina. Maar wil je nog een stap verder gaan? Overweeg dan onze training timemanagement. Hierin duik je dieper in de technieken en strategieën om je tijd optimaal te benutten. En als je op zoek bent naar praktische adviezen om je dag efficiënter in te delen, bekijk dan ons overzicht met strategieën voor effectief timemanagement. Door deze kennis te combineren, zul je niet alleen productiever zijn, maar ook meer voldoening halen uit je werk. Denk aan de voordelen: minder stress, meer vrije tijd en het gevoel écht grip te hebben op je dag.

Over de auteur

Bas Hoorn is de oprichter van Timension, een bureau dat zich richt op het toegankelijk maken van complexe vaardigheden en het bieden van trainingen met hoog leerrendement voor zowel profit- als non-profitorganisaties.

Veelgestelde vragen