Gebrek aan focus is destructief
Veel mensen die effectief en efficiënt willen leren werken klagen over interrupties en gebrek aan focus. Geconcentreerd werken is een voorwaarde om moeilijke taken snel en goed te voltooien: na elke interruptie duurt het namelijk 15 tot 25 minuten voordat je weer geconcentreerd werkt.
Als je vaak wordt onderbroken neemt de kans toe dat je jouw taken niet op tijd af krijgt. Voor veel mensen is niet de grote hoeveelheid werk de reden dat ze moeten overwerken. De meest voorkomende oorzaak is dat ze moeite hebben om geconcentreerd te werken.
Onder de mensen die momenteel vanwege een burn out zijn uitgevallen, is een aanzienlijk deel die moeite heeft met gefocust en geconcentreerd werken. Door van geconcentreerd werken een elementaire gewoonte te maken kan overwerk en gebrek aan overzicht worden voorkomen.
Geconcentreerd werken: 11 tips
Principes van ‘deep work’
Geconcentreerd werken aan taken en projecten maakt je gelukkig en productief. Wanneer je uren achter elkaar gefocust werkt bereik je meer. Omdat we steeds vaker worden afgeleid wordt geconcentreerd werken ook wel de superkracht van de 21e eeuw genoemd. Veel onderbrekingen zijn te voorkomen. Toch zijn veel mensen niet meer in staat om afleidingen te weerstaan. Ze geven toe aan oppervlakkige impulsen. Wil je liever geconcentreerd werken in plaats van oppervlakkig werken? ik raad je dan aan de onderstaande tips toe te passen in je eigen werk. Deze tips zijn in lijn met bevindingen van Dr. Cal Newport (Universiteit van Georgetown) die onderzoek deed naar geconcentreerd werken en hierover het boek Diep Werk heeft geschreven.
1. Focus op wat belangrijk is
Productief zijn in plaats van bezig zijn
Hiermee wordt bedoeld dat je jezelf uitsluitend richt op datgene wat bijdraagt aan je doelstellingen. Het is belangrijk dat je prioriteiten stelt! Richt je alleen op acties die je moet uitvoeren, informatie die je moet verwerken en mensen die bijdragen aan je doelstellingen.
2. Slim pauzeren leidt tot meer focus
Je kunt niet de hele dag werken!
Te lang achter elkaar doorwerken is niet productief en gaat op den duur ten koste van productiviteit en focus. Gefragmenteerd werken is ook niet effectief. Het duurt 15 tot 25 minuten om na een interruptie weer geconcentreerd te kunnen werken. In de praktijk blijken blokken van minstens anderhalf tot twee uur goed te werken. Onderzoek bij jezelf wat voor jou de ideale tijdsduur is om achter elkaar te werken. Maak een onderscheid tussen moeilijke en makkelijke taken.
De vuistregel is dat bij moeilijke taken blokken van tenminste anderhalf tot twee uren het effectiefst zijn. Blokken van een half uur zijn ideaal voor eenvoudige taken. Verder: slaap voldoende, neem elke dag een lunchpauze van tenminste een half uur en in de ochtend en middag een pauze van minimaal 10 minuten.
3. Productiviteitsremmers
Los praktische problemen op!
Werk je ook vanuit huis? Heb je een verkeerde stoel? Koop een andere. Moet je vaak zoeken naar documenten? Ga je huis opruimen! Bovendien heeft wetenschappelijk onderzoek aangetoond dat een opgeruimde omgeving ervoor zorgt voor dat je beter slaapt. Weet je niet hoe en waar te beginnen met opruimen? Het boek Opgeruimd van Marie Kondo helpt je praktisch op weg!
Is je thuiswerkplek te warm, koud of luidruchtig? Los het op! Verlies je teveel tijd aan reizen voor je werk? Heb je moeite met ‘nee’ zeggen tegen je baas? Ga het gesprek aan met je leidinggevende om dat te veranderen. Los praktische problemen die leiden tot een gebrek aan focus op. Je hebt minder last van werkdruk en je concentreert je beter zonder productiviteitsremmers.
Als dat allemaal niet helpt kun je ook een zogenaamde Over Ear Noise Cancelling Hoofdtelefoon overwegen. Met de komst van kantoortuinen en open werkplekken zijn er veel werkgevers die dit naast een laptop en telefoon van de zaak aan hun werknemers geven. Een mooi overzicht met actueel aanbod tref je aan op de website van Bol.com.
4. Maak gebruik van je inspiratie
Reserveer vrije tijd voor ontspanning
Ken je dat gevoel dat je grandioze ingevingen krijgt wanneer je thuis ontspant, net in slaap valt, op de fiets zit of lekker aan het badderen bent? Juist op die momenten ontspant je brein en heb je toegang tot je innerlijke muze. Die bevindt zich in je onderbewustzijn. Benut dat: leg je ideeën vast! Reserveer dus tijd voor ontspanning. Je brein heeft het nodig om af en toe af te kunnen dwalen. Maak er echt tijd voor vrij want als je in beslag genomen wordt door een moeilijke taak krijg je minder makkelijk toegang tot je onderbewuste.
5. Wees af en toe onbereikbaar
Check af en toe je voicemail
Herken je het volgende:”Ik ben druk geweest maar wat heb ik eigenlijk gedaan!?”. De oorzaak is vaak reactief gedrag: je laat je leiden door invloeden van buitenaf. Besef je wel eens na een hele dag werken, dat je in feite alleen maar telefoontjes, e-mails en appjes hebt beantwoord? Merk je geregeld dat je te veel drop-in bezoekjes hebt gehad van collega’s of mensen die ‘even 5 minuutjes’ iets van je moeten?
Zet je voicemail en autoreply aan en ga een andere werkplek opzoeken of lekker thuis werken. Zet meteen alle rinkeltjes, piepjes en bliepjes van jouw e-mail client uit. Verleid je ook niet tot social media want dit gaat niet samen met geconcentreerd werken. Het is het beste dat je jezelf een paar uren afsluit en bijvoorbeeld je telefoon in een andere ruimte bewaart.
6. Gebruik heel bewust je tijd met een takenlijst
Doe niet meer dan 1 ding tegelijk en gebruik een to do lijst!
Er is altijd wel een actie die bijdraagt aan jouw doelstellingen. Dat kunnen grote of kleine acties zijn. Vul gaatjes van 5 of 10 minuten met een kleine actie. Leg nog te verrichten acties wel vast. Zorg er voor dat je jezelf richt op jouw doelstellingen. Ga actiepunten niet onthouden; maak gebruik van een takenlijst. Door een takenlijst wordt het makkelijker om je beter te concentreren op moeilijke taken. Je hoeft je brein namelijk niet inefficiënt te gebruiken om taken te onthouden.
7. Werk ‘smart’ met deadlines!
Gebruik altijd een datum
Maak taken tijdgebonden en ga SMART doelen formuleren. Dat is dus niet een formulering als “medio volgend jaar” of “eind van de maand”. Ga écht een datum bepalen. Wanneer je een datum bepaalt word je gedwongen om je acties goed te plannen. Op basis van “medio volgend jaar” of “eind van de maand” valt niet te plannen. Een voordeel van de SMART methode is dat je beter beseft wat je echt wilt bereiken en wat je echt moet doen. Daardoor werk je ook geconcentreerd en gemotiveerd aan taken die je minder leuk vindt maar die wel nodig zijn om je doelen te bereiken.
8. Focus op slim werk
Automatiseer dom werk!
Sommige acties kun je makkelijk uitbesteden en delegeren. Vaak gaan veel kleine taken, die weinig impact maken, ten koste van focus. Zo heb ik een secretaresse op afstand die elke dag voor mij de telefoon beantwoordt en bepaalt welke telefoontjes voor mij wel en niet belangrijk zijn. Als ik aan het einde van de maand van haar een factuur krijg wordt die automatisch geïncasseerd. Ook dat bespaart veel tijd. Kortom: betalingen vooral automatiseren. Simpele taken uitbesteden of delegeren. En onderzoek ook eens If This Then That IFTTT.
9. Leer effectieve routines en gewoontes aan
Wees spaarzaam met brainpower
Jezelf verplaatsen met 25 kilometer per uur op twee wielen is niet natuurlijk. Toch kun je, zonder erbij na te denken, fietsen. Je bent in staat om ‘onnatuurlijke’ maar wel heel effectieve gewoontes en routines aan te leren. Maak daar gebruik van. Je zal merken dat je daardoor makkelijker kunt werken.
Denk bijvoorbeeld aan de gewoonte van een vaste dag- en weekindeling. Of het aanleren van een vaardigheid die je tijd bespaart zoals typen. Het aanleren van een gewoonte duurt ongeveer een maand tot 8 weken. Je kunt per jaar dus 8 tot 12 goede gewoontes aanleren. Daag jezelf uit!
Een effectieve gewoonte of routine ontwikkel je door herhaling. Hoe meer gewoontes en routines je hebt; hoe minder je over bepaalde acties hoeft na te denken. Met de energie de overblijft zorg je ervoor dat je meer complexe taken aankunt! Een aanrader is het boek Elementaire Gewoontes van James Clear.
10. Geconcentreerd werken en ‘switchen’ gaan niet samen
Deel dagen of dagdelen in aan de hand van thema’s
Het brein vind het lastig om af te wisselen tussen verschillende soorten taken. Denk aan bijvoorbeeld: Geconcentreerd werken aan een beleidsdocument afwisselen met urenadministratie. Dit soort veranderingen vindt het brein lastig. Wat helpt is om dagen (of dagdelen als het niet anders kan) in te delen volgens thema’s. Denk aan een thematische weekindeling:
– Er is een dag waarbij je alleen maar bezig bent met administratieve taken.
– Er zijn twee dagen dat je bezig bent met ontwikkeling van beleid.
– Er is een dag dat je bezig bent met externe contacten en verkoop.
– Er is een dag die je besteed aan plannen en organiseren.
Wat je zal merken is dat je dagplanning minder hectisch wordt en dat je daardoor meer gedaan krijgt op een dag. Bekijk het artikel met een voorbeeld van hoe je een effectieve week- en dagplanning maakt.
Stem dit ook af met de mensen met wie je samenwerkt of als je vanuit huis werkt met je partner en kinderen (als die oud genoeg zijn). Je zal merken dat je minder wordt gestoord en dat je geconcentreerd werken veel makkelijker wordt.
11. Slaap voldoende
Een goede nachtrust draagt bij aan je succes
Een goede nachtrust is nog belangrijker dan een gezond dieet en voldoende lichaamsbeweging. Naast de enorme gezondheidswinst die je boekt met 7 tot 9 uren slaap per nacht is aangetoond dat mensen die goed slapen zich veel beter kunnen concentreren. In plaats van tot in de nachtelijke uren doorwerken kun je beter op tijd naar bed gaan!
Tip: Werk met een Noise Cancelling koptelefoon
De Sony WH-1000XM4 over-ear koptelefoon biedt verbeterde Noise Cancelling, verbeterde geluidskwaliteit en nog slimmere functies. Dit maakt geconcentreerd werken mogelijk in een open en rumoerige kantoorruimte. Deze draadloze bluetooth koptelefoon heeft een totale batterijduur van 30 uur en na slechtst 10 minuten in de oplader kan de koptelefoon weer 5 uur mee. Met een multipoint-verbinding kan de Sony-hoofdtelefoon tegelijkertijd met twee Bluetooth-apparaten worden gekoppeld. Bovendien beschikt de Sony WH-1000XM4 koptelefoon over een ingebouwde microfoon, waardoor deze ideaal is om mee te bellen. De koptelefoon is verkrijgbaar bij Bol.com.
