Als steeds meer mensen hybride werken zijn er minder werkplekken nodig op kantoor. Op de thuiswerkplek na gaan vaste werkplekken tot het verleden behoren. Dit betekent dat een clean desk policy belangrijker dan ooit is! Het draagt bij aan veiligheid en zonder dat mensen een cursus time management hoeven volgen, zorgt een opgeruimde omgeving voor meer productiviteit.
Inhoud
Waarom een clean desk policy?
Het echte doel van een clean desk policy is niet een schone werkplek. Dat is een middel. Het namelijk gaat bij een clean desk policy om veel belangrijkere doelstellingen die horen bij een professionele en gezonde bedrijfsvoering. Veiligheid en een productieve werkwijze worden gestimuleerd.
Wetenschappelijk onderzoek heeft aangetoond dat een rommelige omgeving zorgt voor een gebrek aan concentratie en focus. Daarnaast hebben mensen die in een rommelige omgeving werken en leven vaker last van slaaplatentie (moeite met in slaap vallen) en zijn ze vatbaarder voor somberheid en depressie.
Een clean desk policy vormt de mindset van medewerkers omdat het is gericht op het bevorderen van de veiligheid in de organisatie en de informatie waarmee de organisatie werkt. Daarnaast wordt ook het welzijn van de medewerkers bevorderd door een clean desk policy.
In dit artikel wordt dieper ingegaan op wat een clean desk policy is. Welke voor- en nadelen eraan kleven en hoe een clean desk policy kan worden geïmplementeerd.
Wat is een Clean Desk Policy?
Heel letterlijk komt een clean desk policy neer op een schoon bureau. In de praktijk moet je dan dus denken aan het veilig opbergen van belangrijke bedrijfsinformatie. Dit zijn niet alleen maar digitale bestanden.
Vergeet ook niet de kladjes, krabbels, sticky notes, gebruikte vellen op flipovers, visitekaartjes, et cetera. Ook hoort de discipline om nooit wachtwoorden op papier te noteren deel uit te maken van de clean desk policy (wachtwoord-hygiëne is de term die daarvoor wordt gebruikt).
Aan het einde van elke werkdag hoort alle informatie (in de breedste zin van het woord) te zijn opgeruimd. Dit mag dus niet meer op bureaus en vergadertafels aanwezig te zijn. Zelfs beschreven flipovervellen moeten zijn weggegooid. Uiteraard is het ook de bedoeling dat bij computers is uitgelogd.
Wat is het doel van een Clean Desk Policy?
Naast veiligheid draagt een clean desk policy ook bij aan efficiency op het werk. Een opgeruimde en schone werkomgeving werkt prettiger. Het is ook bewezen dat mensen veel productiever zijn als hun werkplek en het kantoor waar ze werken netjes, schoon en op orde zijn.
Het is ook aangetoond dat als de algemene netheid op kantoor niet op orde is, onnodig veel kantoorartikelen worden besteld. Een schoon en opgeruimd kantoor levert gemiddeld een besparing van 20% op bij de aanschaf van kantoorartikelen.
Daarnaast is het zo dat bedrijfsgevoelige informatie is opgeruimd en daarmee niet meer toegankelijk is voor mensen buiten en binnen de organisatie. Dit laatste mag niet worden onderschat. Veel fraudegevallen en informatielekken worden namelijk veroorzaakt door mensen binnen de eigen organisatie.
Als er sprake blijkt te zijn van mensen die niet het beste voorhebben met de organisatie kan dit zelfs leiden tot een situatie die in strijd is met de wet op gegevensbescherming (AVG). De AVG heeft namelijk niet alleen betrekking op digitale informatie. Ook een notitie op een sticky note kan ertoe leiden dat deze wet wordt overtreden.
Een slordig bureau doet dus niet alleen afbreuk aan efficiency. Het kan zelfs leiden tot het lekken van gegevens wat kan leiden tot boetes van de Autoriteit Persoonsgegevens. Deze boetes zijn fors!
Voordelen van een Clean Desk Policy
Veiligheid
Gevoelige bedrijfsgegevens worden veilig beheerd. Een clean desk policy zorgt er dus voor dat compliant met de wet bescherming persoonsgegevens wordt omgegaan en dat bijvoorbeeld de concurrent niet achter waardevolle informatie komt.
Milieuvriendelijk
Doordat informatie op papier niet mag rondslingeren worden medewerkers gestimuleerd om informatie waarmee ze werken digitaal op te slaan en uiteindelijk digitaal te verwerken. Dit is beter voor het milieu.
Professionaliteit
Een kantoor dat er slordig uitziet straalt geen professionaliteit uit. Dit geldt ook voor werkplekken van medewerkers. Vertrouw jij een medewerker een complexe taak toe als diezelfde medewerker niet in staat is om een simpele taak uit te voeren zoals het opruimen van zijn eigen bureau?
Cognitief minder belastend
Een opgeruimde omgeving is cognitief minder belastend. Daardoor zijn medewerkers minder snel afgeleid en ervaren ze meer werkplezier. Dit komt de productiviteit ten goede.
Kostenbesparend
Zoals eerder aangegeven: een opgeruimd kantoor zorgt ervoor dat minder vaak onnodig kantoorartikelen worden besteld. Een clean desk policy draagt daarmee meteen bij aan kostenreductie.
Nadelen van een Clean Desk Policy
Ook dat nog…
Medewerkers kunnen een clean desk policy als een onnodige werkdruk ervaren. Dat ze worden verplicht om aan het einde van elke werkdag hun bureau op te ruimen kan weerstand oproepen. Uitgerekend op het moment dat ze eindelijk naar huis willen ervaren ze deze verplichte taak als een extra belasting. Dit sentiment zal altijd blijven spelen bij een aantal medewerkers, ook al levert een schoon bureau tijdwinst op.
Het wordt ervaren als ‘overdreven gedoe’
Medewerkers die taakvolwassen zijn kunnen een clean desk policy als kinderachtig, overdreven of betuttelend ervaren. Dit geldt zeker voor hooggekwalificeerde en/of zeer ervaren medewerkers die hun sporen al verdiend hebben. Zij staan niet te wachten op een leidinggevende die hen herinnert aan de clean desk policy. Toch is het belangrijk dat iedereen binnen de organisatie begrijpt waarom een clean desk policy belangrijk is en waarom dit zonder aanzien des persoons voor iedereen in de organisatie geldt.
Hekel aan kantoorruimte
Als medewerkers meer vrijheid ervaren in hun werk, voelen zij zich over het algemeen gelukkiger met hun werk. Een Clean Desk Policy legt medewerkers strikt genomen beperkingen op. Ze hebben immers niet meer de vrijheid om te bepalen wat ze wel en niet op hun bureau laten liggen. Onderzoek heeft aangetoond dat dit ertoe kan leiden dat medewerkers een hekel krijgen aan de kantoorruimte waar ze werken, wat er vervolgens toe leidt dat ze een hekel krijgen aan het bedrijf waarvoor ze werken en de taken die ze op de werkplek uitvoeren.
De Clean Desk Policy succesvol implementeren: 7 tips
1. Zorg voor een checklist
Laat medewerkers niet zelf nadenken over de clean desk policy. Elke medewerker vult dit namelijk op zijn of haar eigen manier – met de beste bedoelingen – in. Bovendien is het voor medewerkers onnodig cognitief belastend om elke dag na te denken hoe hun bureau opgeruimd moet worden. Het eenvoudigst is een checklist. Die kan tot stand komen nadat medewerkers uitvoerig zijn geconsulteerd. Dit zorgt voor draagvlak en levert altijd goede suggesties op!
2. Afsluitbare opslag
Alle fysieke informatiedragers zoals papier, usb sticks, sticky notes, kladjes, iPads, tablets, laptops, et cetera moeten worden opgeborgen in afsluitbare opslag. Denk hierbij aan dichte kasten of lockers of afsluitbare ladekasten onder het bureau. Sowieso hebben medewerkers eigen ruimte nodig om hun spullen op te bergen.
3. Digitaliseer informatie
Bewaar zoveel mogelijk informatie digitaal zodat het niet kan rondslingeren. Aantekeningen kunnen worden gemaakt op de computer, brieven kunnen worden gescand en daarna door de shredder en van flipovervellen kunnen foto’s worden gemaakt. Laat mensen een typcursus volgen als ze het moeilijk vinden om aantekeningen te maken op de computer.
4. Maak van de clean desk policy een collectieve gewoonte
Mensen zijn in staat om onnatuurlijke gewoontes aan te leren. Dit kost echter tijd en het gaat niet vanzelf. Wat helpt bij de invoering van een clean desk policy is het stimuleren van deze ontwikkeling. In het begin kan dit door middel van reminders per e-mail.
Hou er rekening mee dat mensen de grootste invloed op elkaar hebben bij het aan- en afleren van gewoontes. Zorg er dus voor dat medewerkers die de grootste moeite hebben met het aanleren van deze gewoonte worden omringd door collega’s die hun werkdag eindigen met een opgeruimd en schoon bureau.
5. Gebruik wachtwoordmanagers
Zorg ervoor dat wachtwoordmanagers door medewerkers worden gebruikt. Daarmee wordt voorkomen dat op kladjes en Post It notes wachtwoorden worden genoteerd en rondslingeren. Bovendien zorgt een wachtwoordmanager ervoor dat bij juist gebruik wachtwoorden ook niet onversleuteld als file ergens worden bewaard. Tegenwoordig zijn er wachtwoordmanagers waarvan het gebruik in combinatie met veilige wachtwoorden kan worden afgedwongen.
6. De spelende mens overwint
Mensen houden van spelen dus maak van de clean desk policy een spel. Beloon medewerkers als ze bijvoorbeeld ononderbroken 100 dagen lang een onberispelijk schoon en opgeruimd bureau hebben. Dit werkt beter dan iemand bestraffend toespreken bij een onopgeruimde werkplek. Dit kan makkelijk worden bekostigd uit de besparing die een clean desk policy oplevert.
7. Voorbeeld doet volgen
Zorg ervoor dat de clean desk policy van bovenaf wordt opgelegd en dat vanuit het management ook het goede voorbeeld wordt gegeven en de clean desk policy goed faciliteert door middelen beschikbaar te stellen. Dit betekent ook dat het management een schone en opgeruimde werkplek moet hebben en dus ook dat zonder aanzien des persoons kan worden aangesproken als ze zichzelf niet aan de clean desk policy houdt.
