Een weekplanning maken is wat anders dan een takenlijst opstellen in bijvoorbeeld Excel. Een weekplanning beschrijft op welke momenten in de week acties worden uitgevoerd. Toch hebben veel mensen moeite om een weekplanning te maken waar ze zich aan houden. In dit artikel wordt uitgelegd hoe je proactief een haalbare weekplanning maakt met veel ruimte voor high value taken.
De ideale weekplanning combineert 3 bewezen principes
1. De onvoorspelbare realiteit
De meeste mensen plannen te optimistisch omdat ze geen rekening houden met interrupties en ad hoc verzoeken. Ad hoc is niet te plannen maar je kunt er wel rekening mee houden. Reactief gedrag is dus nooit uit te sluiten maar kan wel worden teruggedrongen. Hoe je dat doet is verderop beschreven.
2. Cognitief niet te belastend
Als je gefocust werkt bereik je meer met minder moeite. Het is dus zaak dat je tijd reserveert om een lange periode achter elkaar geconcentreerd te werken. Bovendien zorgt een planning voor rust in je hoofd. Het is bewezen dat door een lagere cognitieve belasting uitstelgedrag afneemt.
3. Gericht op impact
Besteed je tijd zoveel mogelijk aan taken die impact maken. Niet alle taken leveren evenveel resultaat op. Vaak zijn taken die bijdragen aan ambitieuze doelen, de taken die veel tijd kosten. Door deze taken goed te plannen merk je dat je meer resultaten bereikt.
1. Een weekplanning houdt rekening met de onvoorspelbare realiteit
Een analyse van de hoeveelheid tijd die kenniswerkers, op basis van een 40-urige werkweek, per week besteden aan uiteenlopende taken leidde tot de volgende inzichten:
- Gemiddeld wordt 11 à 13 uur besteed aan ad hoc acties en taken die door uitstel urgent zijn geworden;
- Gemiddeld wordt 12 uur besteed aan vergaderingen, trainingen en bijeenkomsten;
- Gemiddeld wordt 2 tot 3 uur besteed aan afstemmen of een taak wel of niet wordt opgepakt;
- Gemiddeld blijft ongeveer 13 uur over die vrij besteed kan worden aan high value taken.
Een kenniswerker kan eigenlijk maar een derde van de week vrij indelen om te werken aan taken die veel impact maken. Dit is in lijn met wat wij horen van cursisten die bij ons een cursus time management volgen. De kust is om dit optimaal te plannen zodat de tijd die ervoor beschikbaar is ook optimaal kan worden benut.
Stap 1: Plan eerst afspraken en bijeenkomsten waar je niet onderuit kunt
Omdat je voor deze afspraken afhankelijk bent van anderen is het lastig om deze te verschuiven. Zorg er dus voor dat je deze afspraken in je weekplanning opneemt en beschouw ze als een gegeven.
Stap 2: Hou rekening met ad hoc acties en onverwachte taken
Onverwachte taken kun je niet plannen. Je kunt er echter wel rekening mee houden. Dit doe je door een buffer te maken door vanaf het einde van je weekplanning terug te redeneren. Uitgangspunt is wel dat je weet hoe je prioriteiten stelt met de prioriteitenmatrix van Eisenhower.
Stel dat je uitgaat van 12 uren aan onverwachte taken, dan reken je vanaf het einde van de vrijdagmiddag terug. Als eerder in de week zich een ad hoc gebeurtenis aandient dan mag je de tijd die je eraan hebt besteed aftrekken van je buffer. Er ontstaat dan ruimte aan het einde van de week om te werken aan taken die niet ad hoc zijn.
Dit is dus een andere manier van werken dan in een dagplanning ruimte inbouwen voor ad hoc werkzaamheden. Dat is een opvatting die namelijk niet meer opgaat in onze huidige kenniseconomie. We houden ons steeds meer bezig met kenniswerk dat zich kenmerkt door taken die bijna altijd langer dan een dag duren.
Stap 3: Hou rekening met de tijd die je nodig hebt om af te stemmen
Ook al heb je een helder beeld van je verantwoordelijkheden en de doelen die je wil bereiken. Dan nog kan het voorkomen dat je weleens twijfelt of je een taak wel of niet op moet pakken. Vaak moet je dan met een leidinggevende, klant of collega overleggen.
Hou er rekening meer dat je 2 à 3 uren per week nodig hebt om af te stemmen of diplomatiek ‘nee’ te zeggen. Als je elke dag in de ochtend en in de middag er een kwartier aan besteedt zit je zo aan de 2,5 uren per week. Het als tijd voor onverwachte werkzaamheden plan je dit in je weekplanning achterin als een buffer.
Stap 4: de tijd die overblijft kun je vrij indelen
Als je stappen 1 tot en met 3 in je weekplanning hebt verwerkt is de tijd die overblijft de tijd die je vrij kunt indelen. Veel mensen merken dat dit minder is dan dat ze zelf hadden ingeschat. Het is belangrijk om die tijd optimaal te benutten. Dit brengt ons naar het volgende principe: een planning die cognitief niet te belastend is.
2. Een weekplanning is cognitief niet te belastend
De meeste mensen laten zich leiden door de waan van de dag. Dat is voor het brein onnodig belastend. De term die daarvoor wordt gebruikt is dat de “cognitieve belasting” onnodig hoog wordt. Elke keer als je van taak verandert doet het brein er 15 tot 25 minuten over om weer in flow te zijn. Als kenniswerker hoor je in staat te zijn om je cognitieve belasting te managen.
In plaats van frequent geschakel tussen verschillende taken is het slimmer om dagen en dagdelen thematisch in te delen. Natuurlijke momenten zoals pauzes kunnen dan worden benut als een schakelmoment. Hiermee zorg je ervoor dat je langer geconcentreerd aan een taak kunt werken wat minder vermoeiend is dan continu afwisselen.
Ga uit van een thematische indeling van je weekplanning. Wat verstaan we onder een thema. Het antwoord is simpel: wat voor jou als een thema voelt. Vaak is langdurig aan een taak werken een thema. Maar op vrijdag de losse eindjes van allerlei taken en klusjes fixen kan ook een thema zijn. Namelijk het thema “losse eindjes”.
In de ochtend gesprekken voeren met klanten en in de middag met leveranciers kun je opvatten als twee thema’s. Maar voor iemand anders kan het als een thema aanvoelen, namelijk het thema: “sociaal doen”. Bepaal voor jezelf logische thema’s en ga uit van eerste ingevingen. Vervolgens deel je jouw weekplanning thematisch in.
Probeer zoveel mogelijk serieel te werken. Als je 10 weken hebt om 10 taken te voltooien, is het beter om per 2 weken aan 2 taken te werken in plaats van 10 weken lang aan 10 taken te werken. Stem dit ook af met je omgeving zoals klanten, collega’s en leidinggevenden.
Als je werkt met Outlook kun je taken onderaan in de weekplanning tonen en voorzien van kleurcategorieën. Daarmee maak je een thematische weekplanning ook visueel duidelijk. Als je werkt met de agenda van Google Workspace kun je niet je taken van een kleur voorzien meer deze wel boven de dagen van de week toonbaar maken.
3. Maak een weekplanning die gericht is op impact
Naast het Pareto-principe kun je ook op een andere manier bepalen welke taken impact maken: Als je een glazen bak wil vullen met keien, kiezels en zand, is het slim om te beginnen met keien, vervolgens kiezels toe te voegen en de kieren die overblijven te vullen met zand. Als je de volgorde omkeert is er namelijk heen ruimte meer over voor de keien.
Het principe van keien, kiezels en zand is een analogie die nog steeds opgaat als je een weekplanning maakt. Keien staan voor taken die veel impact maken en samenhangen met verantwoordelijkheden waarvoor je een hoge mate van betrokkenheid voelt. Dit geldt niet alleen voor je werk maar ook in je privéleven.
Kiezels zijn een analogie op taken die wel moeten gebeuren maar bij lange na niet zo’n grote impact hebben als keien. Zand zijn vaak de acties en taken die bijna geen impact maken. Ze moeten wel worden uitgevoerd maar er is geen man overboord als zo’n taak een keer wordt vertraagd omdat er voorrang wordt gegeven aan een kei.
Vaak is het zo dat keien meer tijd en aandacht van ons vragen dan kiezels of zand. Ook is het vaak zo dat keien veel meer betrekking hebben op lange termijn beloningen en zand vooral op korte termijn voldoening biedt. Keien zijn vaak complexe taken die veel energie van ons vragen. Plan ze daarom in het begin van je weekplanning.
Tot slot: maak een weekplanning die de 3 principes combineert
Het is de bedoeling dat je voornoemde 3 principes met elkaar combineert. Ga er niet dogmatisch mee om maar zet het naar je hand. Om een voorbeeld te geven: als het voor jou prettig is om op vrijdag aan keien te werken omdat het dan lekker stil is op kantoor, dan moet je dat vooral doen. Wees vooral streetwise!
Liever een training volgen?
Wil je leren hoe je effectief en efficiënt werkt. De cursus Timemanagement kun je voor jezelf volgen maar kan ook voor jouw organisatie, incompany en op maat worden aangeboden.
