Er zijn verschillende vaardigheden, gewoontes en gedragingen die je met behulp van een training of cursus kunt ontwikkelen waardoor je effectiever en efficiënter met je tijd om gaat. De onderstaande timemanagement tips worden het vaakst benoemd en kunnen worden beschouwd als evergreens. Als je een paar van deze timemanagement tips toepast zal je merken dat je meer uit jezelf en je tijd haalt.
01. Werk met SMART doelen
Eens in de zoveel tijd wordt beweerd dat SMART doelen onzin zijn en niet werken. De SMART methode blijkt echter nog steeds ideaal om samen af te stemmen welke resultaten moeten worden bereikt. Effectief en efficiënt werken begint namelijk allemaal bij de vraag wat je wilt bereiken. Een doel is een concreet resultaat of een situatie waar je jezelf uiteindelijk in wilt bevinden. Wanneer je dat heel concreet kunt benoemen wordt het makkelijker om samen te werken en te plannen. De SMART methode helpt daarbij.
02. Heel de tijd brandjes aan het blussen? Stel prioriteiten!
Dit is een van de belangrijkste timemanagement tips! Ben jij heel de dag bezig met brandjes blussen? Het kan zijn dat het deel van je werk is. Als je op een helpdesk werkt, management ondersteuner bent of inderdaad bij de brandweer werkt speel je in op ad hoc gebeurtenissen. ‘Part of the job’, zeggen we dan. Veel uitdagingen die op je pad komen zijn ad hoc. Het zijn taken en acties die niet zijn gepland. De vraag die altijd ter sprake komt is of je die moeten uitvoeren of niet.
Voor de korte termijn is het devies: los ad hoc problemen op. Daarna ga je nadenken hoe je er in de toekomst mee om moet gaan. Als brandjes blussen voor jou niet ‘part of the job’ is, zal je in samenspraak moeten gaan bepalen hoe om te gaan met ad hoc issues.
Het bepalen welke acties je uit moet voeren en wanneer je dat doet is het stellen van prioriteiten. Gebruik de prioriteitenmatrix. Het is een doeltreffend systeem.
03. Ken uzelve: zelfkennis brengt je verder
Timemanagement is eigenlijk zelfmanagement. Zelfkennis is een vereiste. Benut je sterke eigenschappen en investeer in persoonlijke ontwikkeling om jezelf te verbeteren. Bijvoorbeeld: ben je een ochtendmens: doe moeilijke taken in de ochtend.
Heb je moeite om geconcentreerd te werken? Zorg voor een prikkelarme omgeving.Denk ook na over praktische dingen in je leven. Zijn er bijvoorbeeld vaste momenten waarop je het beste kunt werken aan complexe taken? Pas je dagplanning daarop aan!
Als jij jezelf kent kun je vaardigheden en methodes naar je eigen hand zetten. Je kunt niet in alles goed zijn en dat hoeft ook niet. Het is gebleken dat wanneer je 5 timemanagement vaardigheden excellent beheerst je tot 10% van de meest effectieve en efficiënte mensen behoort.
Als je alle timemanagement vaardigheden op een gemiddeld niveau beheerst, zal je ook heel gemiddeld presteren. Kies uit deze lijst met 19 timemanagement tips hooguit 5 die het beste bij jou aansluiten. Je zal dan bovengemiddeld gaan presteren.
Vraag je ook af of je wel de juiste rollen vervult in je werk. Als je samenwerkt in een team kan het zo zijn dat je werkt aan taken die niet bij jou als persoon passen. De gratis Belbin test kan jou meer inzicht geven in jouw kwaliteiten.
04. Wees proactief en niet reactief
Werk je het liefst aan andermans successen of aan die van jezelf? Bepalen de omstandigheden jou of zet jij de omstandigheden naar je hand? Het credo van timemanagement is: Start vanuit jezelf! Begin dus eerst met het stellen van doelen (die je echt wil bereiken, anders bereik je ze toch niet) en begin.
Als je niets doet bereik je niets. Ontwikkel proactief gedrag en vermijd reactief gedrag. Wat helpt is dat je voor jezelf (in lijn met de opvattingen in het boek ‘Nooit meer te druk‘ van Tony Crabbe) helder hebt wat er echt toe doet. Je zal merken dat je daardoor ook sneller en makkelijker kunt inspringen op kansen die zich aandienen en bijdragen aan jouw doelen.
05. Werk ongestoord met focus
Iedere afleiding zorgt ervoor dat het 15 tot 25 minuten duurt voordat je weer optimaal productief bent. Timemanagement met de Pomodoro techniek blijkt met name voor kenniswerk niet geschikt. Deep work (meer dan een uur en mogelijk zelfs enkele uren achtereen) blijkt voor professionals die aan complexe taken werken meer resultaat op te leveren. Ze zijn productiever en, als mooie bijkomstigheid, gelukkiger. Prof. Dr. Theo Compernolle heeft onderzoek gedaan naar stress en productiviteit. Volgens hem zijn twee adviezen zijn in deze tijd belangrijk:
1. Ga niet multitasken maar werk serieel aan je taken en acties.
2. Zorg voor een prikkelarme omgeving en vermijd de kantoortuin.
06. Word besluitvaardig
Besluitvaardigheid is een belangrijke kerncompetentie die je nodig hebt voor je time management. Als je geen keuzes maakt gebeurt er namelijk niets. Beslissingen neem je op basis van informatie. Soms is deze informatie incompleet. De vraag is of niets doen dan een optie is. Als er een besluit genomen moet worden nemen zijn twee dingen belangrijk:
1. Zorg dat je jouw doelen en te bereiken resultaten helder hebt geformuleerd.
2. Beeld-, oordeel- en besluitvorming (overweeg een cursus snellezen).
07. Je moet kunnen plannen
Een betrekkelijk klein maar wel belangrijk onderdeel van time management is planning. Als je gaat plannen ga je er bij voorbaat van uit dat je niet overwerkt. Plan niet teveel (stel prioriteiten) en pas beproefde planningsprincipes toe. Waar gaat het vaak mis?
Veel mensen plannen de lange termijn en de dag. Het probleem waar ze desalniettemin tegenaan lopen is dat de som van afzonderlijke dagen niet leidt tot de gewenste resultaten op lange termijn. Vaak komt dat tijdens de gesprekken-cyclus ter sprake, ook al is de leidinggevende erg tevreden.
Om de korte termijn en de lange termijn te verbinden zal je op een andere manier moeten leren plannen. Dit moet ook deel worden van je systeem. Je kunt nu al een drie simpele stappen zetten:
1. Ga om te beginnen uit van de vuistregel dat je maar een kwart van je werktijd naar eigen hand kunt zetten. Dat is per week 8 à 10 uren op basis van 1,0 fte.
2. Maak gebruik van de 20 – 80 regel. Met deze regel ga je bepalen welke taken en projecten de meeste impact maken. Daar ga je de tijd die je zelf kunt indelen aan besteden.
3. Maak een week- en dagplanning die thematisch is ingedeeld. Dit is cognitief minder belastend dan wanneer je at random een takenlijst door de dag heen afwerkt.
08. Communiceer helder & assertief
Timemanagement gaat ook over je kostbare tijd en grenzen bewaken. Interrupties en ‘kun-je-me-even-helpen?’ halen jou uit je koers. Richt je zoveel mogelijk op je eigen werk! Leer om vriendelijk ‘nee’ te zeggen, te delegeren en te onderhandelen met bijvoorbeeld leidinggevenden. Leer ook om ‘nee’ te zeggen tegen je baas. Een assertieve houding helpt daarbij.
Waar het om gaat is dat je opkomt voor jouw belangen maar de relatie met de ander goed houdt. Assertief zijn is wat anders dan bot gedrag. Wat ook niet helpt in het goed houden van de relatie met de ander is een houding waarbij je vindt dat alles gezegd kan en moet worden. Assertief zijn sluit prettige omgangsvormen niet uit. Sterker nog: de kunst is om dit samen te laten gaan! Wees duidelijk en aardig.
09. Bezint eer ge begint
To do or not to do, that’s the question. Timemanagement kan niet zonder prioriteiten stellen en dat doe je voordat je aan een taak begint. Keuzes maken voordat je overgaat tot actie. Zeg nooit zomaar ‘ja’ tegen een klus. Ontwikkel een gewoonte: Vraag jezelf altijd af of je acties bijdragen aan de gestelde doelen. Past de klus niet in het eerste of tweede kwadrant van je prioriteitenmatrix? Dan kun je het verzoek teruggeven of een ander de taak laten uitvoeren.
10. Leer delegeren & uitbesteden
Probeer zoveel mogelijk de dingen te doen waar jij goed in bent, waar jij meerwaarde levert en die niet door een ander kunnen worden gedaan. Je hoeft niet alles zelf te doen. Simpele taken laat je door een ander uitvoeren. Voorkom onnodig veel overleg door specifiek het eindresultaat te formuleren.
Wat helpt is om het gewenste resultaat op te schrijven. Je zal merken dat je, tijdens het schrijven, veel beter na gaat denken over het specifieke doel. Delegeren wordt daardoor makkelijker én de kans dat werkzaamheden opnieuw moeten worden gedaan wordt veel kleiner. Het voorkomen van onnodig werk is een onderschat aandachtspunt binnen time management!
11. Leer van je fouten en ga door
Wanneer je een onherstelbare fout hebt gemaakt is het normaal dat je er de balen van hebt. Negatieve emoties leiden tot lagere productiviteit. Het heeft geen zin om te lang stil te blijven staan bij ‘wat als ik…’. Gedane zaken nemen geen keer. Het maken van fouten en die, wanneer dat kan, verbeteren hoort bij werken. Er sowieso van leren is een normale cyclus. Dat je van een gemaakte fout baalt is normaal. Zorg er wel voor dat je jezelf op tijd herpakt. Met een positieve gemoedstoestand gaat timemanagement je makkelijker af!
12. Ontwikkel veerkracht
Herken interne en externe stressfactoren en doe daar wat tegen. Dat sluit niet uit dat zich alsnog stress kan aandienen. Bepaal op welke stressfactoren je de meeste invloed hebt en los het op. Dat zorgt meteen voor minder stress. Stressmanagement is om kunnen gaan met stressvolle situaties. Toch zal je daarmee niet kunnen uitsluiten dat je wordt geconfronteerd met tegenvaller. Dat hoort bij het leven.
Veerkracht kun je stimuleren door tijdig rust te nemen, met de juiste mensen om je heen, gezonde voeding en voldoende lichaamsbeweging. Met name de impact van voldoende lichaamsbeweging is heel groot. Maak van sporten een gewoonte! ‘Hou de zaag scherp’ is niet voor niets is de 7e eigenschap uit Covey’s ‘De zeven eigenschappen van effectief leiderschap‘
Timemanagement is net als machine-onderhoud. Door 20% van de tijd goed te zorgen voor de machine zal 80% van de tijd optimaal geproduceerd worden. En dat zal meer zijn dan wanneer 0% van de tijd aan onderhoud wordt besteed.
13. Werk samen met de juiste mensen
Samen gestelde doelen behalen gaat makkelijker als taken en rollen effectief en efficiënt zijn verdeeld en open en integer met elkaar wordt gecommuniceerd. Werk met duidelijke werkafspraken en met collega’s die ieder hun verantwoordelijkheid nemen voor een goede en prettige samenwerking.
Het is gebleken dat geniale medewerkers die zich vervelend richting hun collega’s gedragen zorgen voor een lagere productiviteit van een heel team. Collega’s die individueel geen topprestaties leveren maar wel goed met elkaar kunnen omgaan blijken als team wel productief. Mensen kunnen door het leren van vaardigheden en vakkennis beter worden in hun vak. Karaktereigenschappen zijn in de praktijk niet of nauwelijks te veranderen.
Lang verhaal kort: Als medewerkers het goed met elkaar kunnen vinden draagt dit bij aan de productiviteit. Een geniale maar vervelende collega zorgt voor ondermaatse resultaten van de hele groep. Zorg ervoor dat mensen elkaar kunnen vertrouwen. Dat is de kers op de taart naast een training timemanagement. Maak een lijst met mensen met wie je prettig kunt samenwerken. Ga collega’s uit de weg die individueel heel productief zijn maar zich gedragen als een ‘asshole’. Zie ook de ‘No asshole rule’ van Bob Sutton (Stanford University).
14. Hou een dagboek bij en leer van je ervaringen
Je hoeft echt niet elke dag te beginnen met de aanhef ‘Lief dagboek’. Je kunt in korte zinnen aangeven wat je voor je werk hebt gedaan en hoe het werken aan taken is verlopen. Dat kun je heel feitelijk opschrijven. Het is altijd goed om te weten welke acties de meeste impact hebben gehad. Door deze ervaringen vast te leggen leer je van jezelf. Je kunt namelijk terugkijken op wat goed en fout ging.
Een dagboek heeft ook een ander voordeel: je kunt na verloop van tijd beter inschatten hoeveel tijd je bezig bent met bepaalde taken. Dit komt natuurlijk jouw time management ten goede: Je kunt daardoor steeds beter plannen. Anderen kunnen hier ook van leren. Bovendien kun jij ook van anderen leren hoeveel tijd je nodig hebt voor een bepaalde taak als zij ook een dagboek bijhouden.
15. Ga opruimen en schoonmaken
Wetenschappelijk onderzoek heeft aangetoond dat rommel leidt tot slaapproblemen, stress en depressie. Daarbij maakt het niet uit of het op je werkplek of thuis rommelig is. Bovendien vraagt rommel in je omgeving om aandacht. Wat ook is aangetoond is dat kenniswerkers 19% van hun werktijd bezig zijn met het zoeken naar informatie om hun taken uit te kunnen voeren. Zorg dus voor overzicht en ga schoonmaken en opruimen! Het is zonde om je te laten afleiden door rommel op je bureau of in je werkomgeving.
Naast een goede nachtrust en voldoende lichaamsbeweging is opruimen een van de meest effectieve en makkelijke timemanagement tips. Je omgeving opruimen draagt bij aan een opgeruimde geest en zorgt ervoor dat je jezelf lekker voelt.
16. Deel complexe vraagstukken op in kleine taken
Probeer eens, als je de trap neemt, bij elke stap een trede over te slaan. Je bent snel, je komt boven maar je bent vermoeider dan wanneer je geen tredes zou hebben overgeslagen. Probeer daarna eens elke keer twee tredes over te slaan. Je kunt het maar het is moeilijker, je bent nog vermoeider en er is een grotere kans dat het mis gaat (met alle gevolgen van dien). Met het aanleren van effectief timemanagement of het werken aan een complexe en belangrijke taak is het net zo.
Versnellen en te grote stappen maken kunnen tot fouten leiden. Er zijn grote projecten en taken waarvan de voortgang moeilijk waarneembaar is. Voor velen werkt dat demotiverend. Sommige taken kun je nou eenmaal niet versnellen. Denk bijvoorbeeld aan het leren van een taal of het leren bespelen van een muziekinstrument. Wat helpt is om grote taken in kleine stukje op te delen. Een grote taak wordt daardoor behapbaar en het reduceert uitstelgedrag.
17. Beheers je emoties en blijf kalm
Negatief denken leidt tot een somber gemoed (negatief affect zoals psychologen zeggen) en gaat ten koste van je timemanagement. Boosheid is zo’n emotie die ten koste kan gaan van je productiviteit. Stel je eens voor dat je boos blijft op iemand die jou iets heeft geflikt. Gevoel wordt gestuurd door je denken.
Over nare dingen denken zorgt voor een naar gevoel. Iemand vergeven heeft niets te maken met ‘soft’ zijn of met de ‘andere wang toekeren’. Het heeft in feite niets te maken met de ander. Het is gewoon in jouw eigen belang. De relatie tot de persoon op wie je boos was hoeft sowieso niet meer als vanouds te zijn.
18. Slaap voldoende
Ook dit is een van de meest effectieve timemanagement tips! Een tekort aan nachtrust is niet alleen ongezond het maakt het ook moeilijker om effectiever en efficiënter te werken. Slaaptekort en timemanagement gaan nooit samen! Het nemen van beslissingen is lastig én slaapgebrek ondermijnt je emotionele stabiliteit. Doe de online test en onderzoek jouw slaaphygiëne. Een goede nachtrust is net zo belangrijk als voldoende lichaamsbeweging en een gezond dieet. Zorg er dus voor dat je voldoende slaapt!
19. Beheers de juiste software
Een papieren agenda heeft zijn langste tijd gehad. Tegenwoordig wordt software gebruikt om te plannen en te organiseren. De reden daarvoor is dat e-mail management en het verwerken van taken kan worden gecombineerd met plannen in de agenda. De meest gebruikte toepassingen zijn: MS Outlook en Google Workspace (voorheem G Suite). Als je slim met deze software werkt krijg je grip op je werk, rust in je hoofd en is je timemanagement op orde!
