Categorieën aanmaken in Outlook

Eigen categorieën maken in Outlook om te koppelen aan e-mail, taken en afspraken

Categorieën aanmaken in Outlook: je eigen categorieën gebruiken

Werk als een PRO!


Werk effectiever en efficiënter na de cursus time management. Krijg grip op je werk en rust in je hoofd. Bereik meer met minder moeite.

Een kleurcategorie in Outlook maken

Maak e-mails makkelijker vindbaar!


Het maken van een kleurcategorie in Outlook is makkelijk. De uitdaging is vooral de vraag hoe je eigen categorieën bedenkt om overzicht te behouden.

Het werken met categorieën werkt beter dan werken met mappen. Je kunt aan een e-mail, taak en afspraken of vergaderingen je eigen categorieën toekennen.

Het is net alsof je informatie in meer mappen opslaat zonder dat je deze informatie hoeft te kopiëren. Daardoor hoef je met maar vier mappen te werken.

Voordat het zover is moet je eerst alle categorieën voor jezelf uitwerken. Bijvoorbeeld in een spreadsheet uitwerken. Download overzicht categorieën in Outlook.

Het idee is simpel: je hebt een aantal hoofdcategorieën (takken). Vervolgens maak je subcategorieën (twijgen). Bewaar je Excel file om aanpassingen bij te houden.

Standaard heeft Outlook al categorieën. Je kunt gewoon de naam wijzigen van die categorieën of ze verwijderen. Je kunt onbeperkt categorieën toevoegen.

Deze functionaliteit is in alle versies van Outlook beschikbaar. Dus ook oudere versies dan MS Outlook 2016 of Office 365.

 

Categorieën aanmaken in Outlook

Een voorbeeld van een toepassing


Stel je bent manager en je krijgt een e-mail met de notulen van een vergadering. In die notulen worden drie onderwerpen besproken:

  • Ziekteverzuim
  • Nieuwe klanten
  • Voortgang van een project: ‘Dijkbewaking’

Als je met mappen werkt moet je kiezen in welke map je de e-mail opslaat. Wordt dat de map ‘Notulen’, ‘Ziekteverzuim’, ‘Sales’ of ‘Dijkbewaking’?

Als ik in de map ‘Dijkbewaking’ ben wil ik graag de notulen terug kunnen vinden. Maar dat is ook zo als ik in de map ‘Sales’ kijk. Moeten we de e-mail kopiëren?

Door aan de e-mail categorieën toe te kennen kunnen we het opslaan in de map ‘Archief’ of ‘Opgeruimd’. In die map kan ik e-mails op categorie sorteren.

Een ander voordeel is dat ik e-mails met categorieën kan kopiëren naar de takenlijst. Ik kan in mijn takenlijst dus zien welke acties openstaan per aandachtsgebied.

Je kunt alle categorieën die van toepassing zijn toekennen. In dit voornoemd voorbeeld zou ik de volgende categorieën gebruiken:

  • Notulen
  • Ziekteverzuim
  • Sales
  • Project Dijkbewaking

 

Volgende stap: Archiveren!

E-mail archiveren met categorieën


Als je eenmaal kleurcategorieën hebt aangemaakt kun je E-mail archiveren in Outlook met kleurcategorieën.

 

E-mail en MS Outlook tips & tricks

Werk slimmer met MS Outlook


Outlook tip 01: Outlook vandaag aanpassen

Outlook tip 02: Mappen maken in Outlook

Outlook tip 03: Je inbox leegmaken in weinig tijd

Outlook tip 04: Categorieën maken en aanpassen

Outlook tip 05: E-mail archiveren met kleurcategorieën

Outlook tip 06: Taak maken van een e-mail

Outlook tip 07: Van e-mail met bijlage(n) naar een taak

Outlook tip 08: Een Outlook taak met bijlage maken

Outlook tip 09: Taken in de Outlook agenda tonen

Outlook tip: e-mail coaching tips

Gerelateerde trainingen

Veel bezoekers zijn geïnteresseerd in een van onderstaande cursussen:

Cursus time management met Outlook | 2-daagse training

Leer effectief en efficient werken in combinatie met MS Outlook. Vraag informatie aan voor de cursus time management met Outlook.

Open training time management | 2-daagse training

In de cursus time management leer je effectief en efficiënt werken. Je bereikt meer resultaten met minder moeite en je voorkomt onnodige werkdruk.

Open training
Incompanytraining

Gratis training timemanagement | E-learning

In de gratis cursus time management leer via een app op je smartphone. Leer doelen formuleren, prioriteiten stellen en breinvriendelijk werken.