Nieuwe map maken in Outlook: uitleg met video

Een nIeuwe map maken in Outlook is niet ingewikkeld. Maak er echter niet teveel en zorg ervoor dat je slim mappen onder elkaar plaatst voor meer overzicht.
Nieuwe map maken in Outlook

Nieuwe mappen maken in Outlook

Met minder mappen meer overzicht

Een nieuwe map maken in Outlook mail is makkelijk. Of je met Office 365, met MS Outlook 2016 of eerdere versie werkt maakt niet uit. Het werkt overal hetzelfde! In de training time management leren wij cursisten hoe ze slimme mappen maken in Outlook. Het is de bedoeling dat alle berichten snel gevonden kunnen worden.

Tip: Maak gebruik van maar 4 mappen in Outlook.

Drie voor je workflow en één als archief voor afgehandelde e-mailberichten. Dat werkt in de praktijk heel goed. Als je teveel mappen hebt raak je het overzicht kwijt. een e-mail naar een map verplaatsen moet je snel doen zonder lang na te denken waar je het wilt opslaan. Teveel mappen in Outlook zorgen ervoor dat je e-mails ‘te goed’ gaat opruimen. Zo goed zelfs dat het moeite kost om de e-mails na verloop van tijd terug te vinden. In deze video laat ik je zien wat handige mappen zijn om snel je inbox op orde te krijgen. Het maken van mappen in Outlook is typisch een geval van ‘less is more’.

Welke mappen maak je niet in Outlook?

‘Divers’, ‘Overig’ e.d. zijn uit den boze

Pro tip: Mappen met namen als ‘Overig’, ‘Divers’ en ga zo maar door, zijn uit den boze. Deze mappen worden vaak het grootst en worden verkapte takenlijsten die voor onrust zorgen. Als je een nieuwe map maakt in Outlook Mail is het de bedoeling dat je beschrijft wat de status is (workflow).

Gebruik in de Outlook mail de volgende 4 mappen:
– Urgent: deze e-mails handel je vandaag af.
– Plannen: de afhandeling plan je.
– Delegeren: de afhandeling moet een ander doen.
– Opgeruimd: hier archiveer je afgehandelde e-mails.

In één oogopslag moet duidelijk zijn waar je welke informatie moet opbergen en kunt vinden. Voor verzonden items hoef je geen map te maken. En voor verwijderde items evenmin. Ongewenste e-mail gooi je weg.

E-mail en Outlook tips & tricks

Werk slimmer met Outlook

  1. Outlook vandaag aanpassen
  2. Mappen maken in Outlook
  3. De inbox leegmaken in weinig tijd
  4. Categorieën maken en aanpassen
  5. E-mail archiveren met kleurcategorieën
  6. Taak maken van een e-mail
  7. Van e-mail met bijlage(n) naar een taak
  8. Een Outlook taak met bijlage maken
  9. Taken in de Outlook agenda tonen
  10. Outlook tip: e-mail coaching tips

Wil jij meer uit Outlook en jezelf halen?

Meld je aan voor de cursus Timemanagement Met Outlook of voor de cursus Inbox Zero. Deze trainingen kunnen ook op maat als incompanytrainingen worden verzorgd.