E-mail archiveren in MS Outlook

Je kunt efficiënt archiveren in Outlook met (kleur)categorieën. Als je ziet hoe het werkt wil je niet meer anders. Bekijk de video.
E-mail archiveren in MS Outlook

E-mail archiveren in Outlook

Met kleurcategorieën meer overzicht

E-mail archiveren in MS Outlook is vaak een uitdaging. De meeste mensen hebben tientallen mappen en weten niet meer waar welke informatie is opgeborgen. Door met kleurcategorieën alle e-mailberichten te archiveren werk je overzichtelijker. Sommige e-mails gaan namelijk over meer dan een onderwerp. Als je met mappen werkt moet je een bericht kopiëren om op verschillende plekken vindbaar te maken. Dat is niet nodig als je met categorieën werkt. Het voordeel van deze aanpak is dat je minder frictie ervaart bij het archiveren en vinden van e-mail. Het voorkomen van frictie zorgt ervoor dat je efficiënt kunt werken. Dat is wat cursisten ook leren in onze cursus Timemanagement.
Je moet wel vooraf nadenken over een indeling. Je zal eerst alle categorieën die je nodig hebt moeten maken. Maak eerst kleurcategorieën. voor meer overzicht. Wanneer je met categorieën werkt wordt het opruimen van e-mail veel overzichtelijker. Wat je in feite doet is een e-mail een of meer eigenschappen toekennen. Dus een of meer kleurcategorieën toekennen. Het bericht wordt niet gekopieerd en is makkelijk te vinden aan de hand van de categorieën die zijn toegekend.

Volgende stap: taken maken

Van een bericht een taak maken

Gebruik je inbox niet als een takenlijst. Wanneer er een actie uit een e-mail voortvloeit, ga je van een e-mail een taak maken in Outlook. Als die taak is gemaakt kun je het bericht opslaan met de juiste kleurcategorie(ën). Vervolgens verplaats je de berichten naar de nieuwe map ‘Archief’ of ‘Opgeruimd’.

Ga oude items archiveren

Elke map met alle submappen

Als je oude items wilt opschonen kun je snel map na map archiveren. Selecteer alle berichten in een map en ken die ineens alle gewenste categorieën toe. Berichten die eenmaal de juiste categorie(ën) zijn toegekend kun je handmatig archiveren. Verplaats ze met de muis naar de map ‘Archief’, of ‘Opgeruimd’.

Breed toepasbaar

Elke versie van MS Outlook

Deze manier van archiveren is mogelijk met:
– MS Outlook 2010
– MS Outlook 2013
– MS Outlook 2016
– Microsoft Office 365
– Outlook 365

E-mail en Outlook tips & tricks

Werk slimmer met Outlook

  1. Outlook vandaag aanpassen
  2. Mappen maken in Outlook
  3. De inbox leegmaken in weinig tijd
  4. Categorieën maken en aanpassen
  5. E-mail archiveren met kleurcategorieën
  6. Taak maken van een e-mail
  7. Van e-mail met bijlage(n) naar een taak
  8. Een Outlook taak met bijlage maken
  9. Taken in de Outlook agenda tonen
  10. Outlook tip: e-mail coaching tips

Wil jij meer uit Outlook en jezelf halen?

Meld je aan voor de cursus Timemanagement Met Outlook of voor de cursus Inbox Zero. Deze trainingen kunnen ook op maat als incompanytrainingen worden verzorgd.