Je werkplek en je huis opruimen
Werk hybride, gelukkig en productief
Als je hybride werkt ontkom je niet aan werken vanuit thuis. Cursisten die bij ons een training volgen omdat ze effectief en efficiënt willen werken, krijgen ook als opdracht dat ze een omgeving creëren die bijdraagt aan hun productiviteit. Ze moeten in feite zorgen voor een clean desk policy thuis. Een overzichtelijke en schone omgeving biedt namelijk veel voordelen. Als jouw omgeving is opgeruimd voel je jezelf goed. Het werkt en leeft fijner in die omgeving. Als je werkplek rommelig is en overal stapels liggen stel je taken eerder uit; je voelt je vaak al bij voorbaat ongemotiveerd.
Opruimen begint met rommel weggooien
Dingen zonder nut
Onder rommel verstaan we een grote hoeveelheid van dingen die niet zijn gerangschikt in een nette en ordelijke manier of een overvolle of wanordelijke verzameling van de dingen. Dat zijn bijvoorbeeld stapels papier op je bureau en ook allerlei ‘dingen’ die je in de loop van de tijd hebt verzameld en waar je geen afscheid van kan nemen.
Wat zegt de wetenschap over opruimen?
Je bereikt meer en voelt je beter
Er zijn 4 wetenschappelijk onderbouwde redenen die aantonen waarom opruimen tot meer arbeids- en levensvreugde leidt. Door verschillende onderzoeksinstituten is onderzoek gedaan naar het positieve effect van spullen opruimen. Hieronder 4 belangrijke bevindingen:
1. Minder stress en meer rust
Opruimen reduceert Cortisol
Een onderzoek van de UCLA heeft aangetoond dat rommel een negatief effect heeft op ons humeur en gevoel van eigenwaarde. Er is een relatie tussen een rommelige omgeving waarin men leeft en de aanwezigheid van het stresshormoon Cortisol. Het onderzoek suggereert dat opruimen stress reduceert en (niet verrassend) bijdraagt tot minder conflicten binnen man-vrouw koppels.
2. Opruimen maakt je productief
Je bereikt meer en voelt je beter
Wat voel je als je kijkt naar dit soort foto’s? Is dit een werkomgeving waar je snel informatie kunt vinden? Lijkt jou werkplek of bureau thuis op deze foto? Neurowetenschappers van de Princeton Universiteit stellen dat opruimen en organiseren een positieve invloed heeft op onze hersenen.
Als je opruimt zorg je niet alleen voor meer ruimte in je huis en op je werkplek. Je creëert ook ruimte in je hoofd waardoor je complexe taken beter aankunt. Door rommel en spullen op te ruimen kun je informatie beter verwerken en kunnen je jezelf beter concentreren. Dit leidt tot een hogere productiviteit. Fysieke rommel concurreert namelijk om onze aandacht en bemoeilijkt geconcentreerd werken. Je let namelijk niet alleen op je werk maar ook op rommel.
3. Beter slapen door opruimen
Opruimen verbetert je slaaphygiëne
De St. Lawrence Universiteit relateert een niet-opgeruimde omgeving aan een slechte nachtrust. De effecten zijn ingrijpend. Met name hamsteren (het laten toenemen/ophopen van fysieke rommel en spullen die eigenlijk geen waarde hebben) leidt tot een onvoldoende slaap.
De slaapstoornis die het meest voorkomt bij deze groep is slaaplatentie. Dat is de lengte van de tijd dat het duurt voordat men in slaap valt. In slaap vallen duurt dus langer bij mensen die hamsteren waardoor er sprake is van een te korte nachtrust. Je hebt 7 à 9 uren slaap per nacht nodig.
Verder is aangetoond dat slechte slapers moeite hebben met het nemen van beslissingen en het stellen van prioriteiten. Het voltooien van taken waarbij een beroep wordt gedaan op de cognitie is moeilijker. Dat komt doordat slaapgebrek het concentratievermogen aantast. Daarnaast is vaker sprake van depressie en stress. Structureel weinig slaap leidt tot emotionele instabiliteit. Dat brengt risico’s met zich mee op de werkvloer.
4. Opruimen maakt je leven fijner
Stel opruimen niet langer uit
Een conclusie die voortkomt uit voornoemde bevindingen is dat een opgeruimd huis en een schone werkplek bijdragen aan een fijner leven. In mijn trainingspraktijk zie ik dat het opruimen van rommel inderdaad bijdraagt aan een betere productiviteit. Je wordt er heel effectief van.
Ruim ook de digitale werkomgeving op. Denk aan met name de stroom aan documenten, e-mail en activity streams van je social intranet. Begin met het opruimen van je mailbox en zorg voor een effectieve mappenstructuur! Dat zorgt voor rust in het hoofd creëert zodat je jezelf beter kunt focussen op de taken en acties die er echt toe doen.
Mag de baas eisen dat je opruimt?
Stel opruimen niet langer uit
Met de kennis van nu is het wellicht helemaal niet zo’n gek idee dat leidinggevenden ook meer aandacht gaan besteden aan netheid van medewerkers. Maar hoe zit dat als mensen veel vanuit huis werken? Zou een clean desk policy in het kader van Hybride Werken ook voor de werkplek thuis moeten gelden? Mensen functioneren immers beter als thuis is opgeruimd.
In onze trainingspraktijk zien we dat werkgevers eisen stellen. Van de medewerker wordt verwacht dat hij of zij thuis een geschikte omgeving heeft om werkgerelateerde taken goed uit te kunnen voeren. Er wordt vaak van medewerkers verwacht dat de werkruimte voldoende licht is, afgesloten is van andere activiteiten in huis (zoals spelende kinderen) en dat de thuiswerkplek netjes is.
Begin vandaag nog met opruimen:
1. Spark joy met Marie Kondo: geluk volgens de opruimcoach
Gooi veel weg! Koop van mijn part het boek van Marie Kondo. Ik heb gezien welk effect het teweeg heeft gebracht bij mensen kampten met veel rommel.
2. Rotzooi verplaatsen is niet opruimen: vermijd: ‘divers’, ‘overig’, etc.
Zorg voor een digitaal en fysiek archiefsysteem waarin mappen met namen als Divers, Allerlei, Nog uitzoeken, Misc, et cetera uit den boze zijn. Archiveer ook e-mails op een correcte manier. Je voorkomt dat je door mail naar verkeerde mappen te verplaatsen blijft uitstellen.
3. Ga consuminderen: wat er niet is hoef je niet op te ruimen
Koop spullen niet omdat ze in de aanbieding zijn maar koop ze omdat je ze écht nodig hebt. Onderaan de streep zal je zelfs merken dat je daarmee tijd én geld bespaart.
4. Geef weg en gooi weg: je helpt jezelf en een ander
Spullen van waarde die je niet meer gebruikt verkoop je via Marktplaats of schenk je aan mensen die het wel kunnen gebruiken. Maak van opruimen meteen een goede daad: als je er financieel niet beter van wordt kun je op z’n minst een ander die het kan gebruiken er heel blij mee maken. Bovendien draag je bij aan duurzaamheid.
5. Bestel de ‘Nee Nee Sticker’: ongelezen folders opruimen is dom
Ik heb een versie waarbij ik ook aangeef dat ik niet wil dat er wordt aangebeld voor verkoop aan de deur. Je kunt je stickers online bestellen. Alles wat door de brievenbus komt moet je opruimen. Zorg ervoor dat je brievenbus op dieet gaat, dan ben je sneller klaar met opruimen.
6. Sluit vriendschap met de vuilniszak: plan elke week een date met hem
Het beste kun je iedere dag een vast moment inlassen om je huis op te ruimen. Mijn ervaring leert echter dat dit in de praktijk niet voor iedereen werkt, ik heb het dan ook over mezelf! Als ik ’s ochtends om 6:30 op weg ben en ’s avonds 20:00 thuis kom ga ik niet meer opruimen. Ik plof dan neer op mijn bank.
In drukke tijden doe ik eens per week een vuilniszak-sessie: ik verzamelt rommel die ik niet meer gebruikt. Vaak merk ik dan hoeveel rommel ik weer in huis hebt. Toch ben ik met zo’n vuilniszak-date snel weer bij. Ben je druk? Volg dan mijn voorbeeld!
Opruimtip 1: gebruik ondoorzichtige dichte kasten
Je woonkamer hoeft er niet uit te zien als een kantoorruimte. Het is prima als je in je woonkamer een mooie open boekenkast hebt die bijdraagt aan een fijne sfeer. Voor jouw studeer- en slaapkamer of de kamer waar je overdag werkt, zijn dichte kasten een slimme keuze!
Dichte kasten bieden twee belangrijke voordelen:
1. Kleding en spullen die in een dichte kast zijn opgeborgen blijven schoon en hoeven niet te worden afgestoft of uitgeklopt. Dit bespaart je veel tijd.
2. Een ander voordeel is dat een ruimte met een ondoorzichtige dichte kast rustiger oogt. Dit bevordert het concentratievermogen en reduceert stress.
Opruimtip 2: gebruik één sorteermap thuis en op kantoor
Ben je wel eens documenten kwijt? Is je bureau rommelig door stapels papier? Gebruik één sorteermap voor je persoonlijke en werkgerelateerde notitities, brieven en prints.
De sorteermap van Esselte heeft 12 tabs, gaat heel lang mee en is zo ontworpen dat je er makkelijk mee kunt reizen. Als je zowel vanuit huis als vanuit kantoor werkt is deze sorteermap onmisbaar.
