Een Outlook taak met bijlage maken
Een belangrijk onderdeel die wij deelnemers van de cursus time management leren is: Ga in de voorbereiding informatie die je nodig hebt om je taak uit te kunnen voeren overzichtelijk verzamelen. Deze informatie kun je koppelen aan je taak. Je kunt een Outlook taak met een of meer bijlagen maken. Er zijn twee soorten bijlagen:
1. Outlook items: dat zijn e-mails, andere taken (met daarin ook weer een of meerdere bijlagen).
2. Bestanden zoals Word documenten, afbeelingen, Excelfiles, PDF’s enzovoort.
Het is slim om taken met bijlagen te maken. Het zorgt ervoor dat je overzichtelijk werkt. Als je begint aan een taak heb je meteen alle benodigde informatie. Zeker wanneer je pas over enkele weken een taak gaat uitvoeren is het aan te raden om nu al een Outlook taak met bijlage te maken. Het kost namelijk veel meer tijd en moeite om informatie te verzamelen op het moment dat je aan een taak gaat beginnen.
Tip: maak een goede omschrijving
Voorkom onnodig dubbel werk
Als je een taak maakt wordt in het onderwerpveld het subject van de e-mail gebruikt. Het advies is om dat onderwerp aan passen. Beschrijf het als volgt:
[benodige tijd] – [wat jij moet doen] – [subject]
Denk aan:
30 – Reageren op offerte BCN – Voorstel 180233
Ik geef aan een half uur nodig te hebben om een offerte van een leverancier te lezen en te reageren. Waarom is dit een handige manier van werken? Als een taak een tijdje geleden is gemaakt ben je vaak vergeten wat je moet doen. Je hoeft de e-mail niet opnieuw te lezen als jouw taak specifiek beschrijft. Door een inschatting van de benodigde tijd te maken kan ik makkelijker plannen in de agenda. Ik hoef niet de originele e-mail te lezen om een inschatting te maken.
Overzicht over je taken houden
De agenda in plaats van de takenlijst
Persoonlijk vind ik de takenlijst niet heel interessant. Alleen wanneer ik op hetzelfde moment werk aan meerdere complexe projecten komt het van pas. Ik wil wel mijn taken over de werkweerk kunnen plannen; Outlook taken wil ik in de agenda zetten. Dat kan vanzelf wanneer ik de juiste instellingen doorvoer.
