Uitstelgedrag aanpakken in 6 simpele stappen

Door slim uit te stellen kun je uitstelgedrag aanpakken!

uitstelgedrag aanpakken

Laat je vijand voor je werken!

Uitstelgedrag aanpakken

Leer hoe je uitstelgedrag in je voordeel kunt gebruiken


Als zelfs na een timemanagement training uitstelgedrag aanpakken niet lukt terwijl je heel veel belangrijke taken hebt en er moedeloos van wordt… Blijf dan niet uitstellen met als gevolg dat je deadlines mist.

Uitstelgedrag zorgt ervoor dat je minder bereikt en je potentieel niet benut. Het brengt je schade toe. Uitstelgedrag frustreert je bij het bereiken van je doelen en kun je beschouwen als je vijand.

Het is de hoogste tijd om af te rekenen met uitstelgedrag dus ! Leer hoe je uitstelgedrag kunt gebruiken in je voordeel.

Oorzaken van uitstelgedrag

Uitstelgedrag aanpakken en luiheid

Stellen we taken uit omdat we lui zijn?


Bijna iedereen die ik train werkt hard en heeft tegelijkertijd te maken met uitstelgedrag. De mensen die naar onze trainingen komen willen zichzelf verbeteren. Ze hebben de proactieve keuze gemaakt om zich te verbeteren. Luiheid of een gebrek aan discipline is het niet.

Wat zie ik vaak als oorzaken voor uitstelgedrag:

Veel mensen hebben moeite met doelen stellen. Als je geen doelen stelt wordt prioriteiten stellen een stuk lastiger. Je weet namelijk zonder doelen niet wat je wil bereiken. Dit leidt tot besluiteloosheid wat er uiteindelijk toe leidt dat je taken uistelt.

Uitstelgedrag door perfectionisme is ook een oorzaak die ik vaak zie. Mensen die alles tot in de perfectie willen uitvoeren zijn te lang bezig met taken waardoor andere taken in de knel komen.

Gebrek aan motivatie is er ook een die ik vaak tegenkom. Die ene bepaalde taak die al zolang in de mailbox hangt is nou eenmaal minder leuk en uitdagend dan andere. Of sommige grote taken lijken al bij voorbaat overweldigend complex waardoor de moed in de schoenen zakt.

Social media is er ook zo een. Je bent bijvoorbeeld op LinkedIn aan het kijken naar het profiel van een klant die als CFO werkzaam is bij een multinational. Goh wat leuk, die klant was betrokken bij de dieren bescherming.

Een half uur later ben je op YouTube video’s aan het bekijken van schattige poesjes die high fives en fist bumps geven. Zeg eens eerlijk, heb je nu ook de neiging om naar YouTube te gaan?

Wat voor soort mensen stellen uit

Uitstelgedrag aanpakken en psychologie

Er zijn drie typen uitstellers


De University of Pittsburgh heeft onderzoek gedaan naar uitstelgedrag. Zij stellen het volgende:

Uitstelgedrag komt neer op een strijd tussen het limbisch systeem en de prefrontale cortex. Het limbisch systeem is een reeks hersenstructuren die het pleziercentrum bevatten, terwijl de prefrontale cortex de planning en besluitvorming regelt. De prefrontale cortex is minder ontwikkeld en dus zwakker, dus vaak wint het limbische systeem, wat leidt tot uitstelgedrag.

Wetenschappelijke onderzoeken wijzen uit dat angst en sensatiezucht ertoe kunnen leiden dat je taken uitstelt. Mensen die vaak hun taken uitstellen kunnen in drie categorieën worden verdeeld:

Sensatiezoekers
Zij genieten van de kick die gepaard gaat met racen om de deadline te halen, en daarom stellen ze het uit om die ervaring te katalyseren.

Ontwijkers
Vermijdt uitstellen uit angst om beoordeeld te worden voor zowel succesvol als niet succesvol werk.

Besluitelozen
Besluiteloze uitstellers stellen taken uit om de schuld voor een ondermaats eindproduct te vermijden.

Herken je jezelf in een van deze categorieën? In alle gevallen is het wel belangrijk dat je grip krijgt op uitstelgedrag.

Last van struisvogelgedrag (angst)?

Uitstelgedrag aanpakken en struisvogelgedrag

Dat is vragen om problemen!


Een factor die bijdraagt aan uitstelgedrag is dat je zo veel op je bord hebt liggen dat je niet eens weet waar je aan moet beginnen. Doen alsof er geen probleem is zorgt voor nog meer problemen.

Uitstelgedrag aanpakken is de enige optie die voor je gevoel overblijft. Maar hoe doe je dat in dit geval? Door slim uit te stellen! Je gaat in feite uitzoeken wat de rotzooi in je takenlijst is en daar een lage prioriteit aan toekennen.

Uitstelgedrag aanpakken formulier

Geen to do lijst, wel een uitstellijst

Uitstelgedrag aanpakken

Uitstellen als een manier om uitstelgedrag aan te pakken


Ja, je leest het goed: je kan namelijk ook – om maar een populaire term te gebruiken – omdenken. Ga uitstelgedrag aanpakken door slim uit te stellen.

Door op de juiste manier uit te stellen kun je uitstelgedrag aanpakken op een heel effectieve manier. In feite bepaal je wat je het laatst doet waardoor wat je het eerst moet doen zich aftekent. De ABCDE methode helpt daarbij heel goed.

1. Ga eerst alle taken noteren

Uitstelgedrag aanpakken met een uitstellijst

Probeer je brein leeg te houden


Download het formulier  en noteer daarop alle taken die je moet uitvoeren. Zowel zakelijk als privé. Het is aangetoond dat mensen die met takenlijsten werken 20% tot 30% meer voor elkaar krijgen dan mensen die dat niet doen.

Wat meespeelt is dat je jouw brein vrij houdt voor het echte werk in plaats van denken aan taken die je niet mag vergeten. Bovendien word je tijdens het noteren herinnerd aan taken die je was vergeten.

2. Twee à drie dagen noteren

Alle ingevingen in willekeurige volgorde


Wanneer een taak je te binnen schiet leg je die vast. Zorg ervoor dat je met een systeem werkt! Bijvoorbeeld dit template. Bij iedere ingeving meteen opschrijven. Je kunt natuurlijk ook je smartphone gebruiken.

Ik geef de voorkeur aan papier omdat ik dan een heel overzicht heb zonder dat ik hoef te scrollen. Ga in ieder geval twee à drie dagen alle open eindjes vastleggen.

3. Uitstellen en prioriteiten stellen

Uitstelgedrag aanpakken

Niet alle taken zijn even belangrijk


Achter iedere regel (taak) vink je aan of het een A, B, C, D of E taak is. Een A is een taak die een heel hoge prioriteit heeft. Een E staat voor de laagste prioriteit.

Het is verstandig om dit voor een aantal taken samen met leidinggevenden, collega’s – of wanneer het een privétaak is – met familieleden te doen.

Overleg dus! In een cursus timemanagement met MS Outlook, IBM Notes of G Suite / Gmail attenderen wij deelnemers op de mogelijkheid om in de takenlijst met categorieën te werken. Je kunt dus ook de categorieën A. B, C, D en E in de takenlijst maken als je dat prettig vindt werken.

In plaats van ABCDE kun je ook ABCD of ABC gebruiken. De praktijk wijst echter uit dat voor de meeste mensen een verdeling over 5 categorieën het beste werkt omdat daarmee wordt voorkomen dat de A te vol wordt.

4. Zorg voor impact: pas de 20 80 regel toe

Uitstelgedrag aanpakken

Een onderverdeling in vijf categorieën is komt goed uit


Als je alle taken hebt voorzien van een classificatie (A, B, C, D of E) ga je bij de A taken bepalen welke 20% (2 van de 10) taken de grootste impact maken. Dat zijn de taken die het meeste effect sorteren. In feite pas je dus de 20-80 regel (het Pareto-principe) toe op je takenlijst.

5. Een uitstellijst als prioriteitenlijst

Uitstelgedrag aanpakken

Als je weet wat onbelangrijk is, blijft wat belangrijk is over


Als je het lastig vindt om te bepalen wat je snel moet doen, ga je bepalen wat je vooral kunt uitstellen. Je zal merken dat het vooral veel D en E taken zijn.

Dus door heel goed te bepalen wat op de lange baan (uitstel) schuift of eigenlijk niet gedaan hoeft te worden (afstel) hou je de taken over die er wel toe doen. In feite maak je van je uitstellijst een prioriteitenlijst.

Het is aangetoond dat als je helder hebt wat je eerstvolgende acties zijn je makkelijk begint aan een taak. Je hebt in feite de rode loper voor je werkdag uitgerold. Getting Things Done van David Allen maakt ook gebruik van dit principe.

6. En als laatste check doe je de ‘Gastontest’

Uitstelgedrag aanpakkenen vakantie

Stel je voor dat Gaston Starreveld je overvalt met een vakantie


Stel je eens voor dat je vandaag van Gaston Starreveld te horen krijgt dat je morgen drie weken op vakantie kan naar jouw droombestemming. Vraag je dan af wat je vandaag zeker aan taken moet hebben afgerond.

Vaak zijn dat de grote of complexe taken die veel impact maken. Doe je ze op tijd, dan leveren ze veel op. Doe je ze te laat, dan mis je kansen. De ‘Gastontest’ past in de lijn van denken van het boek Eat That Frog van Brian Tracy.

Deze manier van denken zorgt ervoor dat het makkelijker wordt om te bepalen wat de hoogste prioriteit heeft. Doe er je voordeel mee en doe meerdere keren per dag alsof je binnen 2 uren op vakantie gaat!

Plan een kennismaking

Neem contact op!

Elke training kan als een maatwerk- en incompanytraining worden aangeboden. Ook kunnen interventies op maat worden ontwikkeld.

Bel (085) 002 02 02

Voor vragen of een offerte

Ben je op zoek naar een korte inspiratiesessie of wil je worden geadviseerd over hoe je met effectieve trainingen de productiviteit van je organisatie kunt verbeteren?

 

Contact

Meer weten over slim werken?

Klassikale training
Verantwoord klassikaal leren

De klassikale bijeenkomsten kenmerken zich door een actieve en energieke didactiek. Door afwisseling in het programma vliegt de training voorbij en is het leerrendement onverminderd hoog.

Tussen en na de trainingsbijeenkomsten kun je gebruik maken van de online community. Hier kun je ervaringen met medecursisten en je trainers uitwisselen.

Trainingen en cursussen worden in lijn met richtlijnen van het RIVM en de veiligheidsregio verzorgd. Als een klassikale training vanwege het coronavirus niet kan worden voortgezet wordt naadloos overgegaan naar live online trainen. Onbenutte uitgaven voor het arrangement crediteren we.

Twee tot vier weken na de laatste online bijeenkomst volgt een één op één sessie van een uur met je trainer. Je kunt dit uur naar eigen inzicht indelen. Denk hierbij aan praktische tips maar ook aan herhaling van lesstof als je daar behoefte aan hebt.

Online classrooms
Live online bijeenkomsten

Alle incompany- en open trainingen worden ook als live online bijeenkomsten aangeboden. De dynamiek van een live online bijeenkomst is anders is dan die van een klassikale training. De planning en didactiek worden daarop aangepast.

Een dag klassikale training is gelijk aan 2 dagdelen live online training met een tussenpoos van een week. Tijdens een live online bijeenkomst wordt uitleg afgewisseld met oefeningen en breakout sessies.

Tussen de online bijeenkomsten pas je het geleerde toe in de praktijk. Je wordt via de online community gecoacht door je trainer. Ook kun je ervaringen uitwisselen met je medecursisten en leren van hun ervaringen.

Twee tot vier weken na de laatste online bijeenkomst volgt een één op één sessie van een uur met je trainer. Je kunt dit uur naar eigen inzicht indelen. Denk hierbij aan praktische tips maar ook aan herhaling van lesstof als je daar behoefte aan hebt.