Prioriteitenmatrix: uitleg

Maak betere keuzes en word besluitvaardig met de prioriteitenmatrix.

Meer artikelen, tips en how to's ➔
Meer artikelen, tips en how to's ➔
Prioriteitenmatrix, Eisenhowerkwadrant, Eisenhowerkwadranten, prioriteiten matrix
 

De prioriteitenmatrix als hulpmiddel

de prioriteitenmatrix toepassen en effectiever werken

Het helpt je om effectiever te werken


Een prioriteitenmatrix wordt gebruikt als hulpmiddel om te bepalen welke taken of acties voorrang hebben. Het is een makkelijk toepasbaar instrument dat cursisten ook leren gebruiken in een training time management. Dit model is ook bekend als de Eisenhower matrix.

 

Uitleg prioriteitenmatrix

de prioriteitenmatrix toepassen

Eerst bepaal je of het belangrijk is


De matrix is een bewezen effectief hulpmiddel om prioriteiten te kunnen stellen. Het werkt snel, overzichtelijk en maakt je besluitvaardiger.

De matrix bestaat uit vier kwadranten waarin je jouw werkzaamheden en doelstellingen kunt indelen. Je stelt prioriteiten door eerst te kijken of taken belangrijk zijn.

Daarna bepaal je of belangrijke taken urgent zijn of gepland kunnen worden. Wat urgent is verschilt per beroepsgroep.

Een brandweerman beleeft urgent anders dan een wetenschappelijk medewerker aan de universiteit. Voor kenniswerkers is ‘binnen een dag’ doorgaans urgent.

Dit instrument dwingt je dus om na te denken over welke acties je wel en geen voorrang geeft. Het is een simpel hulpmiddel dat je helpt om effectief te werken.

 

Prioriteitenmatrix: oorsprong

de prioriteitenmatrix toepassen eisenhowerkwadrant

Militaire besluitvaardigheid


Deze matrix wordt ook wel de Eisenhower matrix genoemd. Generaal Dwight Eisenhower heeft deze manier van prioriteiten stellen bedacht.

Één van de 9 principes van oorlogsvoering van het Amerikaanse leger is “simplicity”. Eenvoud begrijpen we sneller en beter.

Stephen Covey refereerde decennia later in zijn zeven eigenschappen van effectief leiderschap ook aan de prioriteitenmatrix. Het is een echte evergreen!

 

Prioriteitenmatrix kwadrant 1:

prioriteitenmatrix, Eisenhowerkwadrant, Eisenhowerkwadranten, prioriteiten matrix

Belangrijk en urgent


Het eerste kwadrant kenmerkt zich door ad hoc zaken. Ook uitgestelde taken en acties komen uiteindelijk hierin terecht.

Die moeten echt uitgevoerd worden omdat anders termijnen worden overschreden. Je werkt in dit kwadrant aan belangrijke en urgente taken.

Alleen calamiteiten en onverwachte ad hoc zaken horen hier thuis. Acties als gevolg van uitstellen is deels te voorkomen door effectiever en efficiënter te werken.

 

Prioriteitenmatrix kwadrant 2

prioriteitenmatrix, Eisenhowerkwadrant, Eisenhowerkwadranten, prioriteiten matrix

Belangrijk en niet urgent


Het tweede kwadrant is de ‘sweet spot’ van de matrix. Hier ben je bezig met taken en acties die bijdragen aan je SMART doelen en jouw verantwoordelijkheden.

Het verschil met het eerste kwadrant is dat je zelf je planning bepaalt en niet gestrest werkt. Plan de uitvoering en voer uit op de geplande datum.

 

Prioriteitenmatrix kwadrant 3

prioriteitenmatrix, Eisenhowerkwadrant, Eisenhowerkwadranten, prioriteiten matrix

Onbelangrijk en urgent


Dit is het lastige derde kwadrant. We worden geïnterrumpeerd en er wordt vaak gevraagd of we even snel wat anders kunnen doen.

Zijn alle urgente zaken waar je collega’s mee komen wel belangrijk? Tijd die je besteedt aan niet belangrijke zaken gaat ten koste van je belangrijkste taken.

Hier kunnen we het beste taken delegeren, doorgeven, onderhandelen over werkvoorraad en ‘nee’ zeggen. Het helpt als je richting leidinggevenden en collega’s assertief je grenzen kunt bewaken.

 

Prioriteitenmatrix kwadrant 4

prioriteitenmatrix, Eisenhowerkwadrant, Eisenhowerkwadranten, prioriteiten matrix

Onbelangrijk en niet urgent


Het vierde kwadrant kenmerkt zich door activiteiten die nergens aan bijdragen. Denk aan lummelen met social media op het werk of te lange pauzes.

Vaak leuk maar doorgaans dus niet nuttig. Pauzes zijn belangrijk maar overdrijf niet. Voorkom afleiding en meld je af van onnodige e-mail nieuwsbrieven.

 

De prioriteitenmatrix is universeel

de prioriteitenmatrix toepassen op heel je leven

Pas het toe op heel je leven: het maakt je gelukkiger!


De matrix kun je zowel professioneel als privé gebruiken. je kunt het gebruiken om taken en acties in onder te verdelen..

De prioriteitenmatrix is een evergreen en breed toepasbaar. Het is een heel handig hulpmiddel om ‘koersvast’ te blijven.

Gerelateerde trainingen

 

Timemanagement en werkdruk reduceren

Bereik meer met minder moeite. Leer effectief en efficiënt werken en bespaar tijd.

Timemanagement met Microsoft Outlook

Krijg grip op je werk en rust in je hoofd. Laat Microsoft Outlook vooral voor je werken.

Timemanagement met Google Workplace

Pas slim timemanagement toe. Plan en organiseer je werk met Google Workplace.

Plan een kennismaking

Neem contact op!

Elke training kan als een maatwerk- en incompanytraining worden aangeboden. Ook kunnen interventies op maat worden ontwikkeld.

Bel (085) 002 02 02

Voor vragen of een offerte

Ben je op zoek naar een korte inspiratiesessie of wil je worden geadviseerd over hoe je met effectieve trainingen de productiviteit van je organisatie kunt verbeteren?

 

Contact

Meer weten over slim werken?