Prioriteitenmatrix: betekenis, uitleg

Maak betere keuzes en word besluitvaardig met de prioriteitenmatrix

Prioriteitenmatrix, Eisenhowerkwadrant, Eisenhowerkwadranten, prioriteiten matrix

Werk als een PRO!


Werk effectiever en efficiënter na de cursus time management. Krijg grip op je werk en rust in je hoofd. Bereik meer met minder moeite.

De prioriteitenmatrix als hulpmiddel

Het helpt je om effectiever te werken


Een prioriteitenmatrix wordt gebruikt als hulpmiddel om te bepalen welke taken of acties voorrang hebben. Dit model is ook bekend als de Eisenhower matrix.

 

Uitleg prioriteitenmatrix

Eerst bepaal je of het belangrijk is


De matrix is een bewezen effectief hulpmiddel om prioriteiten te kunnen stellen. Het werkt snel, overzichtelijk en maakt je besluitvaardiger.

De matrix bestaat uit vier kwadranten waarin je jouw werkzaamheden en doelstellingen kunt indelen. Je stelt prioriteiten door eerst te kijken of taken belangrijk zijn.

Daarna bepaal je of belangrijke taken urgent zijn of gepland kunnen worden. Wat urgent is verschilt per beroepsgroep.

Een brandweerman beleeft urgent anders dan een wetenschappelijk medewerker aan de universiteit. Voor kenniswerkers is ‘binnen een dag’ doorgaans urgent.

Dit instrument dwingt je dus om na te denken over welke acties je wel en geen voorrang geeft. Het is een simpel hulpmiddel dat je helpt om effectief te werken.

 

Prioriteitenmatrix: oorsprong

Militaire besluitvaardigheid


Deze matrix wordt ook wel de Eisenhower matrix genoemd. Generaal Dwight Eisenhower heeft deze manier van prioriteiten stellen bedacht.

Één van de 9 principes van oorlogsvoering van het Amerikaanse leger is “simplicity”. Eenvoud begrijpen we sneller en beter.

Stephen Covey refereerde decennia later in zijn zeven eigenschappen van effectief leiderschap ook aan de prioriteitenmatrix. Het is een echte evergreen!

 

Prioriteitenmatrix kwadrant 1:

Belangrijk en urgent


prioriteitenmatrix, Eisenhowerkwadrant, Eisenhowerkwadranten, prioriteiten matrix

Het eerste kwadrant kenmerkt zich door ad hoc zaken. Ook uitgestelde taken en acties komen uiteindelijk hierin terecht.

Die moeten echt uitgevoerd worden omdat anders termijnen worden overschreden. Je werkt in dit kwadrant aan belangrijke en urgente taken.

Alleen calamiteiten en onverwachte ad hoc zaken horen hier thuis. Acties als gevolg van uitstellen is deels te voorkomen door effectiever en efficiënter te werken.

 

Prioriteitenmatrix kwadrant 2

Belangrijk en niet urgent


prioriteitenmatrix, Eisenhowerkwadrant, Eisenhowerkwadranten, prioriteiten matrix

Het tweede kwadrant is de ‘sweet spot’van de matrix. Hier ben je bezig met taken en acties die bijdragen aan je SMART doelen en jouw verantwoordelijkheden.

Het verschil met het eerste kwadrant is dat je zelf je planning bepaalt en niet gestrest werkt. Plan de uitvoering en voer uit op de geplande datum.

 

Prioriteitenmatrix kwadrant 3

Onbelangrijk en urgent


prioriteitenmatrix, Eisenhowerkwadrant, Eisenhowerkwadranten, prioriteiten matrix

Dit is het lastige derde kwadrant. We worden geïnterrumpeerd en er wordt vaak gevraagd of we even snel wat anders kunnen doen.

Zijn alle urgente zaken waar je collega’s mee komen wel belangrijk? Tijd die je besteedt aan niet belangrijke zaken gaat ten koste van je belangrijkste taken.

Hier kunnen we het beste taken delegeren, doorgeven, onderhandelen over werkvoorraad en ‘nee’ zeggen. Het helpt als je assertief je grenzen kunt bewaken.

 

Prioriteitenmatrix kwadrant 4

Onbelangrijk en niet urgent


prioriteitenmatrix, Eisenhowerkwadrant, Eisenhowerkwadranten, prioriteiten matrix

Het vierde kwadrant kenmerkt zich door activiteiten die nergens aan bijdragen. Denk aan aanlummelen met social media op het werk of te lange pauzes.

Vaak leuk maar doorgaans dus niet nuttig. Pauzes zijn belangrijk maar overdrijf niet. Voorkom afleiding en meld je af van onnodige e-mail nieuwsbrieven.

 

De prioriteitenmatrix is universeel

Pas het toe op heel je leven


De matrix kun je zowel professioneel als privé gebruiken. je kunt het gebruiken om taken en acties in onder te verdelen..

De prioriteitenmatrix is een evergreen en breed toepasbaar. Het is een heel handig hulpmiddel om ‘koersvast’ te blijven.

Gerelateerde trainingen

Veel bezoekers zijn geïnteresseerd in een van onderstaande cursussen:

Cursus time management met Outlook | 2-daagse training

Leer effectief en efficient werken in combinatie met MS Outlook. Vraag informatie aan voor de cursus time management met Outlook.

Open training time management | 2-daagse training

In de cursus time management leer je effectief en efficiënt werken. Je bereikt meer resultaten met minder moeite en je voorkomt onnodige werkdruk.

Open training
Incompanytraining

Gratis training timemanagement | E-learning

In de gratis cursus time management leer via een app op je smartphone. Leer doelen formuleren, prioriteiten stellen en breinvriendelijk werken.