NEE zeggen tegen je baas. Hoe doe je dat als je te veel werk hebt?

Is NEE zeggen tegen je baas moeilijk? Als je het op de juiste manier doet niet! Lees hier hoe je diplomatiek NEE kunt zeggen.
Nee zeggen tegen je baas

Zeg jij wel eens onbedoeld ‘ja’?

Terwijl je eigenlijk NEE wil zeggen?

Wat we altijd horen tijdens een cursus Timemanagement: Veel mensen vinden NEE zeggen tegen hun baas moeilijk. Sterker nog: veel bazen vinden NEE zeggen tegen hun leidinggevende ook lastig. Heb je wel eens op een vrije dag gewerkt omdat jij NEE zeggen tegen je baas lastig vindt? Of omdat je wil laten zien dat je een loyale medewerker bent? Veel mensen moeten eigenlijk vaker NEE zeggen. Maar dat vinden ze moeilijk. Ook omdat ze denken dat ze dan niet aardig gevonden worden.

Oei! NEE zeggen tegen je baas!

Soms is JA zeggen nog vervelender

De baas is niet voor niets de baas! Dus je kunt niet zomaar NEE zeggen tegen je baas. Toch zijn er veel situaties waarbij het verstandig is om wel te doen. Doe dat op een open en correcte manier. Kies niet voor een passieve communicatiestijl als je een goede reden hebt om NEE te zeggen.

Het is zeker niet de bedoeling dat je, met je hakken in het zand,  elk verzoek afwijst. NEE zeggen tegen je baas kan in een aantal gevallen zelfs tegen je werken. Maar JA zeggen kan ook tegen je werken. Bijvoorbeeld omdat je dan een belofte doet die je niet na kunt komen. Hoe zeg je dan goed NEE tegen je baas?

Professor Vanessa Bohns heeft veel onderzoek gedaan naar NEE zeggen. Een van haar bevindingen was opmerkelijk: Zo bleek uit een reeks kleine studies, gepubliceerd in 2014, dat veel mensen desgevraagd zouden instemmen en onethische handelingen zouden verrichten, zoals het vertellen van een leugen of het vernielen van een boek – zelfs wanneer ze aanvoelden dat deze handelingen als verkeerd werden ervaren. Waarom stemmen mensen in met onethische handelingen? NEE zeggen voelt ongemakkelijker dan liegen of een boek van de bibliotheek beschadigen.

Nee zeggen tegen je baas

Download pdf

Stap 1: wees benaderbaar

Eerst moet je weten wat je baas wil

Als de werkdruk hoog is, dan is de verleiding groot om je star op te stellen. Je besluit staat net nu je bezig bent vast: je zal NEE zeggen tegen je baas! Of ben je niet assertief genoeg en snel overrompeld? Of ben je druk aan het werk en neem je niet de tijd om goed te luisteren en zeg je te snel JA? Herkenbaar?

De meeste leidinggevenden die ik ken hebben het goed voor met hun mensen. Ze zien bepaalde taken of projecten als een middel om medewerkers verder te ontwikkelen. Wat heel goed kan is dat een leidinggevende écht niet weet dat je teveel werk hebt. Het is dan niet verkeerd bedoeld om een project bij jou neer te leggen. NEE zeggen is in zo’n geval helemaal niet verkeerd als je het weet te onderbouwen. Sterker nog: Er zijn echt leidinggevenden die NEE zeggen stimuleren bij hun medewerkers om te voorkomen dat er verkeerde verwachtingen worden gewekt.

Wees open, benaderbaar en bereid om serieus het gesprek aan te gaan. Ga uit van het principe ‘ik ben ok, jij bent ok‘ en zoek de win win situatie.

Stap 2: Ga het gesprek aan

Bepaal je verantwoordelijkheden

Wanneer kun je NEE zeggen tegen je baas? Dat kan pas als je weet dat het verzoek niet bijdraagt aan jouw doelen of hoort bij jouw verantwoordelijkheden. Als je geen ‘nee’ zegt en de taak oppakt heb je dus minder tijd en energie over om te werken aan de taken die écht belangrijk zijn.
Vraag jezelf af hoe je wordt beoordeeld. Volgens mij op het bereiken van resultaten waar je wel verantwoordelijk voor bent. Je moet weten waar je verantwoordelijk voor bent en ga van daaruit prioriteiten stellen. In een gesprek samen met je leidinggevende gaat dat makkelijker.

Wat is de vraag achter de vraag?

Probeer eerst de ander te begrijpen

Je zal dus het gesprek moeten aangaan. Vraag je eerst af wat de vraag achter de vraag is. Of liever gezegd: het doel achter het doel. Het kan namelijk zo zijn dat er snellere of makkelijkere manieren zijn om de hoger gelegen doelstelling te bereiken. Ga het gesprek aan om daarachter te komen. 

Weet waar je van bent

Dan kun je makkelijker NEE zeggen

Achterhaal de vraag achter de vraag, de te bereiken doelstelling tot jouw verantwoordelijkheden behoort. Je kunt je kostbare tijd maar een keer besteden. Als dat niet zo is kun je jezelf afvragen of het beter bij iemand anders past. Je kunt dan voorstellen om de taak te delegeren of door te geven aan een ander.

Geef als je het bij een ander neerlegt aan wie je erbij betrekt. Je hoeft niet zelf voor de uitvoering te zorgen maar ondertussen ‘ontzorg’ je wel jouw leidinggevende. Als je niet weet bij wie je het kan neerleggen kun je ‘nee’ zeggen tegen je baas en geef je de taak terug. Leg wel uit waarom je NEE zegt.

Teveel werkvoorraad

Een reden om ‘nee’ te zeggen

Hoort het wel bij jouw verantwoordelijkheden maar wordt door dit verzoek jouw werkdruk te hoog dan zal je moeten onderhandelen. Zorg ervoor dat je een duidelijk overzicht hebt van alle taken waar je aan werkt. Laat aan de hand van je takenlijst zien welke taken volgens jou urgent zijn. De Eisenhower matrix / prioriteitenmatrix is daarvoor een uitstekend hulpmiddel. Of je maakt een overzicht van je taken in bijvoorbeeld MS Outlook.
Tip: als je dat tot in de puntjes wil beheersen kun je overwegen onze cursus time management met MS Outlook te volgen. Ga aan de hand van dit overzicht met je leidinggevende bepalen welke taken op een later dan oorspronkelijk afgesproken datum kunnen worden afgerond.
Overleg samen welke taken je wanneer voltooit. Zo ontstaat ruimte om aan het nieuwe verzoek tegemoet te kunnen komen. 

Beschrijf het eindresultaat SMART

Maak duidelijke afspraken

Wanneer je werkvoorraad te omvangrijk is en geen enkele van je huidige taken later kan worden opgeleverd moet je NEE zeggen tegen je baas. Kunnen een of meerdere taken wel later worden opgeleverd dan is het heel handig als je het eindresultaat van je nieuwe taak SMART methode beschrijft.

1. Maak het specifiek

Probeer de verwachtingen van je leidinggevende te vertalen naar een heel concrete beschrijving van het doel dat bereikt moet worden. Wanneer je baas er niet zelf mee komt moet je daar echt naar vragen. Dat hoeft helemaal niet op een plechtstatige en formele manier.
Door het eindresultaat heel specifiek te beschrijven voorkom je dat er onnodig werk wordt uitgevoerd. Dat hoeft vaak niet meer dan 5 minuten te duren.

Als je een duidelijk beeld hebt van hoe het eindresultaat eruit moet komen te zien dan zou je dat nog in een e-mail kunnen bevestigen aan je leidinggevende. Bovendien zorgt een schriftelijke uitwerking ervoor dat een taak of project minder vrijblijvend wordt geformuleerd.

Als het niet mogelijk is om een specifiek eindresultaat te formuleren heeft het geen zin om aan deze taak te werken. Het risico is dan te groot dat het eindresultaat niet aan de verwachtingen voldoet. Je kan dan met goed fatsoen NEE zeggen tegen je baas. 

2. Maak het meetbaar

Bepaal ook wat de criteria zijn die bepalen of een doel wel of niet bereikt is. Wanneer is een taak écht af? Aan welke eisen moet zijn voldaan? Als het moeilijk is om dat voor een hele taak te benoemen kun je deze taak opdelen in acties. Per actie bepaal je de eisen waaraan het moet voldoen. Door een resultaat meetbaar te maken zorg je ervoor dat jij noch je leidinggevende te maken krijgen met een never ending story.

Krijg je het samen niet concreet en meetbaar dan kun je er gerust een nachtje over slapen en samen nog een keer in gesprek gaan om de criteria te bepalen. 

3. Zorg dat het acceptabel is

Gebruik je gezonde verstand! Is het wel slim om aan dit project te werken of om het voorrang te geven terwijl er andere nog veel belangrijkere taken en projecten zijn? Is de doelstelling van dit project wel zinnig of nuttig? Zo niet, dan kan je ‘nee’ zeggen tegen je baas. Leg wel uit waarom je ‘nee’ moet zeggen.

4. Wees realistisch: werk alleen aan haalbare taken

Krijg je genoeg tijd, budget en ondersteuning? Kun je het aan? Beschik je over de juiste kennis, vaardigheden en ervaring? Werk je met competente collega’s? Denk na over alle factoren die meespelen en bepaal of het gestelde doel haalbaar is. Zo niet, ook dan is ‘nee’ zeggen tegen je baas legitiem.

5. Maak het tijdgebonden: kom een opleverdatum overeen

Zonder datum kun je niet plannen. Kortom, wanneer je aan een taak gaat werken bepaal je samen met je leidinggevende wanneer het af moet zijn. Druk je niet uit in termen als ‘eind deze maand’, ‘volgend kwartaal’, et cetera. Benoem heel concreet een datum!

Plan je acties

Je moet tijd reserveren voor acties

Om een doel te bereiken moet je taken voltooien. Om taken te voltooien moet je acties uitvoeren. Het uitvoeren van acties kost tijd.
In het kort kun je stellen dat het werken aan doelen in feite niets anders is dan het werken aan een optelsom van de juiste acties. Denk dus niet in termen van werken aan taken maar denk in termen als werken aan de juiste acties. Grote en kleine acties plan je in je agenda.
Vaak krijg je het niet voor elkaar om – ondanks je voornemen – binnen een dag een taak te voltooien. Is dat erg? Nee, dat hoeft zeker niet erg te zijn. Er kunnen zich altijd ad hoc zaken aandienen waar jij verantwoordelijk voor bent. Ook dat zijn acties die je moet uitvoeren. Als je dat doet ben je ook productief.
Zeker met de opkomst van Het Nieuwe Werken en de flex-werkplekken is denken in termen van acties in plaats van taken een beproefde methode gebleken.

Het opdelen van taken in acties heeft ook twee andere belangrijke voordelen:
1. Je kunt gaten in je agenda vullen met acties die relatief weinig tijd vragen.
2. Je zal merken dat je een aantal acties kan delegeren (doe dat dus ook).

Ga over tot acties

Als je niets doet komt niets af

Dit is een recht-toe-recht-aan stap:
1. Belangrijke en urgente acties en taken moeten vandaag of meteen worden uitgevoerd.
2. Geplande acties en taken voer je uit op de gestelde datum. Stel ze niet uit.

Bespreek het resultaat

Grijp terug op gemaakte afspraken

Ben je klaar? check het eindresultaat samen met je leidinggevende. Nu is het belangrijk dat je terug kunt grijpen op de afspraken die je SMART hebt gemaakt. Als het goed is ben je dus ook echt klaar. Zo niet, zorg er de volgende keer voor dat je nog duidelijkere afspraken maakt.

Ja, je kunt NEE zeggen tegen je baas!

Als je het op de juiste wijze doet

Wat je misschien hebt gemerkt is dat in deze blogpost vooral over de inhoud van de taak wordt geschreven. Dat is uiteindelijk waar het in je werk ook om gaat. Eigenlijk is er geen sprake van ‘nee’ zeggen tegen je baas maar zeg je nee tegen werk. Bovendien doe je dat ook alleen maar als er een goede reden voor is. Wacht niet te lang. Ga zo snel mogelijk het gesprek aan met je baas. Je stelt hem in de gelegenheid om de taak tijdig bij een ander te beleggen.

Een paar tips tot slot

Meteen toepasbaar

Goede leidinggevenden willen medewerkers ontwikkelen. Om die reden worden moeilijkere en complexere taken aan medewerkers toebedeeld. Stel je dus open op en ga het gesprek aan. Zorg ervoor dat je een overzicht hebt van je werkvoorraad; alleen dan kun je onderhandelen met je leidinggevende.

Hou het simpel. Het SMART formuleren van een resultaat is in de meeste gevallen met elkaar rond de tafel zitten en vragen wat heel precies de bedoeling is. NEE zeggen tegen je baas is vaak ook in het belang van je baas. Leg uit waarom je iets beter niet kan doen en betrek daar je huidige taken ook in.

Het is de toon die de muziek maakt. Een botte NEE is misschien efficiënt maar vaak niet effectief. Hou de relatie met de ander goed. Streef in je gedrag maar ook in de vorm van uitdrukken (mimiek, houding, intonatie en woordkeuze) naar een situatie dat je elkaar over en weer begrijpt.

Vermijd het woord ‘waarom’ als je de vraag achter de vraag helder wil krijgen. Bij veel mensen roept het woord ‘waarom’ irritatie op. Ze vinden het aanmatigend. Zorg voor een mooie verpakking, zoals:‘Je maakt me nieuwsgierig! Ik ben heel benieuwd wat dit gaat moet gaan opleveren. Vertel me meer!’ Je kunt het op allerlei manieren verpakken. Vermijd in ieder geval ‘waarom’. Je baas is geen kind dat je ter verantwoording moet roepen.