Getting Things Done, hoe effectief is het?

Getting Things Done, ooit was het hot, hip en happening. Nu is de Getting Things Done cursus op zijn retour. Is het de hoogste tijd voor andere inzichten?
Getting things done methode

Is Getting Things Done sleets geworden?

Vraagt het middel meer tijd dan de kwaal?

De een is aanhanger van de Getting Things Done methode (GTD) en wordt affiliate om de Getting Things Done cursus bij vrienden en familie te slijten. De ander zweert bij een time management training. De een wil efficiënt werken, de ander wil effectief werken. Hoe zit het nou eigenlijk en zijn we onderhand ‘done’ met Getting Things Done?

getting things done gtd

Effectief of efficiënt werken?

Ze zijn allebei nodig om productief te zijn

Er is een evident verschil. Efficiency gaat over processen. Effectiviteit gaat over doelmatigheid. Om een voorbeeld te geven: het is efficiënt om via e-mail ‘Nee’ te zeggen tegen een taak die jouw leidinggevende bij jou wil neerleggen: één druk op de verzendknop en klaar ben je. Het is echter niet effectief. Even bij je leidinggevende langslopen om vis à vis met de juiste aandacht bespreken waarom het beter is dat jij de taak niet uitvoert lijkt misschien niet efficiënt maar is wel effectief. Het meest optimaal is om effectief en efficiënt met elkaar te combineren. Voorwaarde om een afweging tussen efficiënt of effectief te kunnen maken is een hoge mate van zelfbewustzijn en het in een split second kunnen toetsen aan je verantwoordelijkheden en de doelen die je wilt bereiken. Als je dat namelijk niet doet:, kun je jezelf namelijk heel efficiënt jezelf bezig houden met domme dingen (“Things” zo je wilt).

De Getting Things Done cursus (GTD)

Een cursus is geen religie

Er duiken filmpjes op waarbij mensen beweren dat heel hun leven is veranderd dankzij Getting Things Done (GTD). Nou moet ik er wel bij vertellen dat een groot deel van deze filmpjes vooral op Youtube geplaatste huisvlijt is (die in de loop van de tijd van steeds betere kwaliteit is overigens). Maar stel je eens voor: je gaat naar een eendaagse cursus en sindsdien is heel je leven veranderd. Je hebt het licht gezien en dagelijks dreun je de liturgie van David Allen op. Met ‘lotgenoten’, die ooit een GTD cursus hebben gevolgd, deel je het bijna onuitsprekelijke mystieke wezen achter de begrippen ‘next action’ of ‘stuff’.
De wereld rond een Getting Things Done cursus (GTD) kenmerkte zich op haar hoogtepunt zelfs door fundamentalisme. Dit was vergelijkbaar met het rigide fanatisme dat we alleen tegenkomen bij orthodoxe aanhangers van NLP (dat niet zonder reden als controversieel wordt beschouwd). Getting Things Done is namelijk zo verlicht als een lege inbox… Een gelukzalige belevenis die je alleen maar kunt ervaren met een leeg hoofd.

Blijf kritisch

De meerderheid heeft niet per definitie gelijk

Laat het aanstekelijke enthousiasme van een grote schare ‘lotgenoten’ of ‘aanhangers’ echter geen reden zijn voor het matigen van een kritische opstelling zoals je die in de basis wél hoort te hebben. Ik ben van mening dat Getting Things Done (GTD) een aantal heel sterke en toepasbare elementen kent. Inderdaad is het een manier om gefocust te kunnen werken aan acties. In onze training timemanagement worden dan ook principes toegepast zoals die ook bij Getting Things Done (GTD) worden toegepast! Zoals bijvoorbeeld de prioriteitenmatrix. Het is echter naar mijn mening geen volwaardige manier die leidt tot effectiviteit. Het voert naar mijn idee te ver om, als een bekeerling, een Getting Things Done cursus (GTD) te gaan evangeliseren. De methodiek is vooral een methode die gericht is op efficiënt werken. Sneller meer taken kunnen uitvoeren is mooi meegenomen maar maakt mensen en organisaties niet effectiever. Het is te vaak een vorm van symptoombestrijding en er zal stroomopwaarts ook verbetering nodig zijn.

De oorzaak daarvan is naar mijn mening gelegen in het feit dat de Getting Things Done cursus (GTD) uitgaat van de veronderstelling dat cursisten (en organisaties) goed in staat zijn hun doelstellingen SMART te formuleren en als uitgangspunt te nemen. Er wordt wel aandacht aan besteed in trainingen maar naar mijn idee te weinig. Mijn ervaring is dat juist dit voor cursisten juist een erg moeilijk opgave is. Het ontwikkelen van een koers is echter wel dé voorwaarde om effectief te kunnen zijn. 

Is de Getting Things Done methode (GTD) slecht? Nee! Zoals eerder gezegd: elementen zoals in een Getting Things Done cursus (GTD) worden aangeleerd zie je ook terug in een training time management van andere aanbieders. Laat echter wel helder zijn dat dit elementen zijn die David Allen niet allemaal zelf heeft verzonnen! Denk daarbij aan evergreens zoals de eerdergenoemde prioriteitenmatrix.

Ik wil cursisten vooral efficiënt én effectief maken. Dat reikt verder en dieper dan nog sneller acties afronden. In tegenstelling tot het unique selling point van de Getting Things Done methode: het kan juist geen kwaad dat mensen goed nadenken voordat ze als een bezetene next action na next action uitvoeren.

Laat mensen vooral hun doelstellingen en hun verantwoordelijkheden continu on top of mind hebben. Het hoofd hoeft wat mij betreft niet helemaal leeg te zijn. Laat het vooral bij tijd en wijle vollopen met een helder en specifiek beeld van de gewenste eindresultaten en denk vooral regelmatig na over wat er voor jou echt toe doet.

Is Getting Things Done effectief?

Voor de meeste mensen niet

Vier op de vijf managers maakt zich zorgen over werkgerelateerde stress. Jacques van der Klink, hoogleraar gezondheidswetenschappen te Groningen, constateert dat er vooral aan symptoombestrijding wordt gedaan. Een veel voorkomende oorzaak is naar mijn mening dat men geen heldere doelen stelt. In de basis is men daardoor al voor een groot deel stuurloos. Daar zal dus echt meer aandacht aan moeten worden besteed. Snel veel acties uitvoeren lost naar mijn idee het probleem niet op wanneer deze acties niet bijdragen aan wezenlijke doelen. We zijn dan – in het slechtste geval – alleen maar kostbare tijd en energie aan het verspillen.

De Getting Things Done methode en MBTI

Let op: MBTI is geen wetenschap maar een vage aanwijzing

Regelmatig hebben wij cursisten die eerder een Getting Things Done training hebben gevolgd maar niet de discipline hebben kunnen vasthouden die de methode van ze eist. De oorzaak is vaak gelegen in het feit dat deze cursisten als ‘percieving‘ kunnen worden gekwalificeerd. Wat deze cursisten vaak kenmerkt is: een autonome manier van denken, creatief en intelligent en vooral open voor invloeden van buitenaf en in staat deze in te zetten in om nieuwe dingen te creëren. Voor hen is het veel belangrijker om een diepgeworteld besef te hebben waarbij ze inderdaad hun doelstellingen on top of mind hebben. Voor hen is dát een belangrijk ijkpunt om te kunnen bepalen of ze met de juiste dingen bezig zijn. Het slaafs volgen van de Getting Things Done methode werkt juist contraproductief voor hen.

Getting Things Done: next action

Denk na over wat je écht wil in je leven!

Mocht je toch de verleiding niet kunnen weerstaan om het idioom van David Allen te bezigen dan heb ik het volgende advies voor je: Neem de tijd en rust om na te denken over je doelen en leg ze vast. Dat zijn echt goede next actions!