Het nut van een takenlijst wordt door veel mensen onderschat. Dat is jammer! Een takenlijst zorgt er namelijk voor dat je meer ruimte in je brein overhoudt voor slim werk en het voorkomt uitstelgedrag. En je zorgt er met een takenlijst ook voor dat je belangrijke taken niet meer vergeet. Dit draagt allemaal bij aan meer succes! Je kunt op verschillende manieren een takenlijst maken. In Outlook, Google Workspace of met Trello in de vorm van een Kanban canvas.
Inhoud
Je bereikt meer met een takenlijst
Bereik 20% tot 30% meer
Het is aangetoond dat mensen die hun uit te voeren taken vastleggen op een centrale plek 20% tot 30% meer bereiken dan mensen die dat niet doen. Om die reden wordt er ook uitgebreid aandacht aan besteed in de cursus time management. Een takenlijst maken helpt je bij het creëren van een overzicht over de taken die jij moet uitvoeren om je doelen te kunnen bereiken. Dit voorkomt dat je dingen vergeet en het zorgt voor meer rust in je hoofd. Ons brein vindt takenlijsten heerlijk!
Doe minder dom en meer slim werk
Een takenlijst is net zo effectief als een boodschappenlijst
Het onthouden van taken is, zoals dat in de psychologie wordt genoemd, cognitief belastend. Het kost je brein veel moeite. Ook als je een goed geheugen hebt is het verspilling van energie om je brein te belasten met dom werk: het onthouden van taken. De kunst is dat je weet hoe je jouw cognitieve belasting goed kunt managen. Daarmee wordt bedoelt dat je jouw brein alleen inzet voor slim werk.
Je kunt het vergelijken met het maken van een 3-gangen diner voor 12 gasten op een zaterdag. Je aandacht moet dan gericht zijn op het koken van heerlijke gerechten niet op het onthouden van de boodschappen die je voor dit diner moet halen. Daarvoor gebruik je als je slim bent een boodschappenlijstje. Met taken werkt het net zo: gebruik je brein voor het werken aan complexe taken en niet voor het onthouden van al je taken.
Verzamel de ‘dingen’ die je moet doen
Een Kanban canvas biedt snel overzicht
Voor het maken van een takenlijst inventariseer je alle taken die nodig zijn voor het bereiken van een bepaald doel. Je sorteert vervolgens de taken op volgende van belangrijkheid. Daarna onderzoek je per taak welke ‘doe-dingen’ je moet doen: dit noemen we ‘acties’. Deze ‘acties’ plaats je ook in een logische volgorde. Niet voor niets wordt er ook vaak gesproken over ’to do lijst’. Het is in feite hetzelfde als een prioriteitenlijst.
Kanban canvas als voorbeeld
Een Kanban canvas geeft inzicht in de voortgang van taken
In de Kanban methode staat de takenlijst zelfs centraal. In een Kanban canvas kun je al jouw taken organiseren. Je kunt hiermee je hele leven organiseren. Je werkt met een groot vel papier en geeltjes. Je verdeelt het papier in 4 kolommen:
1. Te doen,
2. Prioriteit,
3. Bezig,
4. Gereed.
Iedere kolom staat voor een stap. Jouw ideale workload komt in kolom 4. Kolom 4 wordt aangevuld wanneer taken gereed zijn en dus verplaatsen naar Kolom 5. Omdat aangetoond is dat werken met een takenlijst mensen productiever maakt hoort het werken met een takenlijst een vast onderdeel te zijn in een effectieve en efficiënte werkstijl.
Naast het creëren van meer ruimte in het brein zijn er ook twee andere redenen waarom takenlijsten je helpen bij het bereiken van je doelen. Een overzicht van al je taken maakt het makkelijker om prioriteiten te stellen én het zorgt ervoor dat je geconcentreerder kunt werken. omdat je jezelf beperkt tot het uitvoeren van acties die belangrijk zijn.
De psychologie achter een takenlijst
Het zetje in de goede richting
Als je taken op de juiste manier noteert rol je als het ware voor je brein de rode loper uit. De term die wordt gebruikt in de psychologie is implementatie-intentie. De juiste manier van noteren is dat je heel specifiek beschrijft wat je moet doen, wanneer je het gaat doen en, als de locatie van belang is, waar je de taak gaat uitvoeren.
Het is gebleken dat wanneer je op deze manier een taak noteert in een lijst de kans dat je op tijd aan de taak begint met 60% toeneemt. Dit komt doordat het brein door deze manier van noteren al het gevoel heeft dat er aan de taak is begonnen. Dat, als het ware, de spits is afgebeten. Alleen al om deze reden is het werken met een takenlijst aan te raden.
Het belang van een takenlijst
Je brein gebruik je voor slim werk
Om verschillende redenen is het werken met takenlijsten van belang. Al is het maar omdat is aangetoond dat mensen die takenlijsten bijhouden 20% tot 30% meer bereiken in dezelfde tijd dan mensen die dat niet doen. De oorzaken daarvoor zijn de volgende:
Onthouden van taken kost veel inspanning.
Het is in principe een dom werk om een takenlijst te onthouden. Wanneer je taken noteert gebruikt heeft je brein meer energie beschikbaar om aan moeilijke en complexe taken en acties te besteden.
Wanneer er te weinig tijd is om alle taken en acties uit te voeren helpt een overzicht van al je taken. Je bent dan namelijk in de gelegenheid om de 20-80 regel toe te passen op je taken en de taken te selecteren die de meeste impact maken.
Gebruik één takenlijst voor al je verantwoordelijkheden
Hou overzicht door taken op een plek vast te leggen
De verleiding om meerdere takenlijsten te gebruiken als je meerdere verantwoordelijkheden hebt is groot. Het is verstandig om te werken met één takenlijst. Je kunt denken aan een lijst die is gekoppeld aan Google Workspace, Outlook of een app op je telefoon. Het is ook goed als je met papieren to do list werkt. Het voornaamste is dat je zorgt voor een plek waar je jouw taken vastlegt.
