Efficiënt werken is meer dan alleen taken snel afronden. Het gaat om het slim benutten van je tijd, energie en middelen. Maar hoe doe je dat precies? In dit artikel duiken we dieper in de wereld van efficiëntie en delen we waardevolle inzichten die je kunnen helpen om beter te presteren. Bovendien laten we zien hoe deze inzichten een cruciale rol spelen in onze cursus time management, waarmee je niet alleen efficiënter, maar ook effectiever leert werken.
Inhoud
Wat is efficiency?
Efficiënt werken draagt bij aan productiviteit. Heel strikt genomen is efficiency namelijk de vergelijking van wat daadwerkelijk wordt geproduceerd of uitgevoerd met wat kan worden bereikt met hetzelfde verbruik van middelen (geld, tijd, arbeid, grondstoffen, enzovoort). Kortom, efficiency is een van de belangrijke factoren die bijdraagt aan je productiviteit.
Wat is efficiënt werken?
© afbeelding: AIM methode | Timension
Efficiënt werken gaat over een proces om met zo min mogelijk inspanning en middelen zo veel mogelijk taken te voltooien. Dat betekent volgens het bovenstaande model: met zo min mogelijk acties. En de benodigde acties zijn snel en zo min mogelijk belastend.
Efficiency verschilt van effectief werken: Effectiviteit gaat over de juiste dingen doen en efficiency gaat over de dingen juist doen. Het zegt dus vooral wat over hoe goed je de dingen doet met zo min mogelijk verspilling van tijd, energie en middelen.
Door een efficiënt werkproces krijg je in dezelfde hoeveelheid tijd per dag en per week meer gedaan en reduceer je zoveel mogelijk frictie.
Efficiency op individueel niveau
Vaak doe je het al ongemerkt
Zonder dat je jezelf er van bewust bent maken mensen al vaak op micro niveau gebruik van handigheidjes op het werk. In feite is dit ook een vorm van efficiënt werken. Mensen die veel moeten typen volgen een typecursus. Mensen die blind typen met 10 vingers werken efficiënter dan mensen die met twee vingers typen. Een ander simpel voorbeeld is werken met sneltoetsen. Je kunt dan met minder moeite sneller werken op je laptop. Zoals het kopiëren van tekst met [control] + [C]. Bepaalde softwarepakketten werken met heel veel sneltoets-combinaties. Mensen die al deze combinaties moeiteloos kunnen gebruiken werken efficiënter dan mensen die dat niet doen.
Efficiënt werken met software
Microsoft Outlook, G Suite en Gmail
Ook voor persoonlijk gebruik zijn er toepassingen waarmee je je werk efficiënt kunt organiseren. De focus is het beheren van berichten, taken en de agenda. Als je timemanagement kunt combineren met MS Outlook of Google Workspace, kun je efficiënt werken. Bijvoorbeeld door bepaalde handelingen te automatiseren zodat je die niet meer zelf hoeft uit te voeren. Denk hierbij aan snelle stappen en regels in Outlook of filters in Gmail.
5 tips waarmee efficiënt werken bevordert
1. Verdeel je week in themadagen
Op vaste dagen doe je vaste activiteiten. Dan werkt je brein efficiënter en je ervaart minder stress. Daarnaast hoeft je brein minder te switchen tussen verschillende soorten activiteiten. Daardoor kom je makkelijker in een flow. Daaronder wordt verstaan dat je op een hoog tempo taken die redelijk complex zijn kunt uitvoeren.
Efficiënt werken doe ik het liefst als volgt: Ik gebruik elke dinsdag voor alle administratieve taken. Elke vrijdag gebruik ik voor kleine taken waarvoor ik niet veel concentratievermogen nodig heb. Denk aan het afhandelen van post en e-mail. Twee zondagen in de maand gebruik ik om te lezen en vakkennis door te nemen. Ik kan dan in blokken van anderhalf uur mezelf concentreren. – Bas Hoorn
Door dagen thema’s toe te kennen merk je dat je uiteindelijk aan het eind van de dag meer hebt gedaan. Je krijgt je werk op tijd af zodat je minder overwerkt. Ook hoef je minder na te denken welke taken je moet doen. Een bepaalde taak hoort bij een bepaalde dag. Dat wordt een routine.
2. Slaap voldoende
Als je voldoende slaapt kun je jezelf makkelijker concentreren. Focus en concentratie heb je nodig om complexe taken uit te kunnen voltooien. Als je te weinig hebt geslapen dwaal je tijdens je werkzaamheden vaker af doordat je gevoeliger bent voor afleiding. Je brein vindt het moeilijker om koersvast te blijven. Een Japans onderzoek uit 2020 onder 2897 proefpersonen toont ondubbelzinnig aan dat 7 tot 8 uren nachtrust nodig is om overdag optimaal productief te zijn.
3. Werk in een schone en opgeruimde omgeving
Het is bewezen dat je productiever bent in een schone en opgeruimde omgeving. Rommel leidt namelijk af waardoor je energie niet volledig op je taken richt. Opruimen doe je niet alleen maar op je werkplek. Ook thuis en in je digitale werkomgeving ruim je op. Denk bijvoorbeeld aan het goed archiveren van e-mails.
4. Onthoud niets en gebruik een takenlijst
Gebruik je brein niet voor dom werk zoals het onthouden van taken en acties. Schrijf die op. Dan heb je meer ruimte over voor cognitief complexe taken. Het is net als boodschappen doen. Het is niet efficiënt om zonder boodschappenlijstje naar de supermarkt te gaan. Je vergeet vast iets of je haalt teveel spullen.
5. Ontwikkel gewoontes, ook al zijn ze tegennatuurlijk
De mens is niet gemaakt om zich te verplaatsen met 100 kilometer per uur. Toch leren we onszelf autorijden. Waarom? Omdat we daardoor meer kunnen bereiken. Leer gewoontes aan. Dan denk je minder na over standaardhandelingen. Dat creëert ruimte in je brein. Een gewoonte aanleren duurt ongeveer een maand.
