Effectief en efficiënt werken

Effectief gaat altijd vóór efficiënt

In een cursus Timemanagement worden ‘effectief werken’ en ‘efficiënt werken‘ worden vaak in één adem genoemd. Vaak spreken mensen over ‘efficiënt‘ terwijl ze ‘effectief’ bedoelen. Effectiviteit gaat om het bereiken van je doel, ongeacht de manier waarop. ‘Efficiënt‘ gaat juist over de manier waarop: het proces. ‘Effectief’ is gericht op het bereiken van een resultaat of doelstelling. Om effectief te kunnen zijn, is weten wat je wilt bereiken een vereiste. Wat daarbij helpt is het formuleren van SMART doelstellingen.

Een effectief ezelsbruggetje

Effectief werken en efficiënt werken zijn een perfect match

Er is een ezelsbruggetje om het verschil tussen effectief en efficiënt te onthouden:

Effectief werken gaat over de goede dingen doen; efficiënt werken gaat over de dingen goed doen. Het heeft geen zin om efficiënt te werken als je niet effectief bent.

Effectief gaat in feite over een koers uitzetten om bij een doel uit te komen en efficiënt gaat over de wijze waarop de weg naar het doel wordt afgelegd. Je kan stellen dat effectief belangrijker is dan efficiënt. Al is het natuurlijk het beste om ‘effectief’ en ‘efficiënt’ zo goed mogelijk te combineren. Als je werkt ben je effectief bezig wanneer de acties die je uitvoert aantoonbaar bijdragen aan de doelen die je wilt bereiken. Formuleer je doelen volgens de SMART methode. Wanneer je geen doelen hebt geformuleerd is het in feite niet mogelijk om effectief te zijn. 

‘Effectief werken’ richt zich op resultaat

‘Efficiënt werken’ gaat over het proces

Stel dat je als ondernemer als doel hebt dat je aan het einde van het boekjaar 10% meer winst hebt gemaakt dan vorig jaar. Dat doel kun je op verschillende manieren bereiken: Je kunt denken aan het verkopen van meer producten met dezelfde winstmarge. Je kunt ook bezuinigen zodat je door lagere kosten meer winst maakt. Als je 10% of meer winst is gemaakt blijken beide manieren (of een combinatie van beiden) effectief. Je hebt er wel wat voor moeten doen (en/of moeten laten).
Je hebt moeten bepalen waar je wel en niet bij betrokken moet zijn. Je hebt moeite gedaan om proactief invloed uit te oefenen. Je hebt ervoor gewerkt om dat resultaat te bereiken. Je hebt tijdens je werk doelen geformuleerd en prioriteiten gesteld. Dat is zijn acties die thuishoren in het domein van effectiviteit. Er is sprake van effectief gedrag als je inspanningen en de keuzes die je maakt leiden tot het gewenste resultaat. Ongeacht het proces.

De vraag die zich vaak kan aandienen is of er een proces is om het gestelde doel te bereiken. Dergelijke vragen hebben vooral betrekking op efficiency. De combinatie van effectiviteit en efficiency zorgt ervoor dat je meer zal bereiken met minder moeite. Om die reden zie je dat beide onderwerpen ook altijd terugkomen in een training Timemanagement.

Wat kun je zelf doen om effectief te werken?

Stel prioriteiten

Als iemand jou vraagt “Wat is werken?”, kun jij die vraag dan meteen beantwoorden? Je moet wel weten welke doelen je moet bereiken in je werk en welke verantwoordelijkheden je hebt. Hoe weet je anders of je jezelf met de juiste taken en acties bezig houdt. Je kunt pas prioriteiten stellen als je eenmaal weet wat de resultaten zijn die je moet bereiken. Zorg dus er dus voor dat je een helder beeld hebt van de resultaten die je moet bereiken. Stel daarna de juiste prioriteiten.

Werk met de juiste houding

Effectieve werknemers hebben een ‘goede instelling’. Maar wat bedoelen we daar eigenlijk mee? Mensen met een goede instelling nemen waar mogelijk het initiatief. Ze zijn dus proactief en nemen hun verantwoordelijkheid. Wat betekent dat in de praktijk? Ze helpen een collega in nood, pakken achterstanden aan als iemand ziek is en zorgen ervoor dat hun werk van optimale kwaliteit is. Uiteraard doen ze dit zonder hun eigen takenpakket uit het oog te verliezen.
Wellicht ten overvloede, vakkennis en integriteit maken onderdeel uit van de juiste werkhouding.

Plan en organiseer je werk

Als je effectief wil werken moet je wel je werk kunnen plannen en organiseren. Een cursus TImemanagement kan je daarbij een flink eind op weg helpen. Je kunt aan de hand van verschillende methodes jezelf continu verbeteren.
Begin met het bijhouden waar je jouw tijd aan besteed. Kijk bijvoorbeeld 4 keer per dag terug naar wat je de afgelopen 2 uren hebt gedaan. Je hoeft er nog niet eens de hoeveelheid tijd bij te noteren.Waar het om gaat is dat je jezelf bewust wordt van activiteiten die niet bijdragen aan jouw doelen.

Ga ook prioriteiten stellen. Denk vooraf na wat je de komende twee uren gaat doen en waar deze activiteiten aan bijdragen. Focus op activiteiten die echt bijdragen aan de resultaten waar jij direct verantwoordelijk voor bent. Als je deze activiteiten vervolgens noteert hoef je er ook niet meer aan te denken en hou je brein beschikbaar voor het echte werk.
Als je het moeilijk vindt om de juiste prioriteiten te stellen dan is de oorzaak bijna altijd dat je niet helder hebt welke doelen je wilt bereiken en welke verantwoordelijkheden je hebt. Daar zal je dan eerst bij stil moeten staan. Als je voor jezelf doelen stelt kun je de SMART methode gebruiken. Veel mensen hebben er een hekel aan. Het helpt je echter om scherp te krijgen wat precies het resultaat is dat je wil bereiken.

Deel je tijd realistisch in en ga uit van de volgende vuistregels: een derde van je tijd ben je bezig met onvoorspelbaar werk dat tussendoor komt, een derde van je tijd word je in beslag genomen door afspraken en overleggen, een derde van je tijd kun je werkelijk naar eigen inzicht indelen. Dit dwingt je om voor de tijd die je naar eigen inzicht in kunt delen prioriteiten te stellen. Zorg er ook voor dat je aan het begin van de week zoveel mogelijk aan grote en/of moeilijke taken werkt en dat je later in de week aan kleine en makkelijke taken werkt. Werk dus van groot naar klein en van moeilijk naar makkelijk.
Deel je tijd thematisch in. Probeer de realistische planning te combineren met thematisch indelen van je werkweek. Maak bijvoorbeeld van de dinsdag een ‘salesdag’: alle activiteiten zijn gericht op het thema sales. Maak bijvoorbeeld van de vrijdag een ‘staccatodag’. Door je tijd thematisch in te delen hoeft je brein minder vaak te schakelen naar een ander tempo of thema. Daarmee voorkom je onnodige cognitieve belasting.

Wees empathisch en probeer eerst de ander te begrijpen

Je werkt met mensen, voor mensen of mensen werken voor jou. Bedenk eens hoevaak je met deze mensen communiceert. Het is belangrijk om de ander aan te voelen en je eigen gedrag daarop aan te passen. Communicatie en samenwerking valt of staat met sociale intelligentie. Begin met actief luisteren. Dit betekent dat je een gezamenlijke inspanning levert om echt te horen en te begrijpen wat andere mensen tegen je zeggen. Stephen Covey heeft het in zijn Zeven Eigenschappen van Effectief Leiderschap over echte empathie en begrip. Probeer eerst de ander te begrijpen en zorg pas daarna ervoor dat de ander jou begrijpt.
Je zal merken dat je met die houding anders gesprekken gaat voeren en ook op een andere manier e-mails zal schrijven. Ook zal je merken dat je voor je communicatie niet voor het meest efficiënte maar voor het meest effectieve kanaal zal gaan kiezen. Denk bijvoorbeeld aan een persoonlijk gesprek in plaats van een marsorder per e-mail. Sociale intelligentie zal je op termijn veel meer opleveren en maakt voor iedereen het werken prettiger.

Reduceer onnodige stress

Het is geen onoverkomelijke ramp als als de werkdruk sporadisch iets hoger is dan normaal. Vrijwel iedereen beschikt over voldoende veerkracht om dat op te vangen zolang het duidelijk is dat het tijdelijk is en niet te lang duurt. Maar als de werkdruk te hoog is en/of te lang duurt, gaat dit ten koste van je productiviteit en lijdt je werkplezier eronder. Doordat je cognitief te zwaar wordt belast, verlies je ook je vermogen om afgewogen, rationele beslissingen te nemen. Ook kan langdurige werkstress gezondheidsproblemen veroorzaken, zowel op korte als op lange termijn. Als je effectief wil blijven in je werk zal je in staat moeten zijn om werkstress te managen. Je kunt trainingen volgen die gericht zijn op het plannen en organiseren van je werk. Je kunt ook zorgen voor ingrepen die meteen effect hebben. Denk aan bijvoorbeeld zorgen voor een schone en opgeruimde omgeving en voldoende nachtrust.

Blijf leergierig en nieuwsgierig

Het is belangrijk dat je jouw vakkennis en vaardigheden ontwikkeld en onderhoudt. Blijf dus altijd nieuwsgierig naar ontwikkelingen in je vakgebied en blijf ook leren. Dat kan via cursussen zoals Timemanagement, Snellezen en Mindmappen, Creatief Denken of Design Thinking. Heb je een hekel aan de schoolbanken? Voor sommige functies en beroepen heb je echt een formele opleiding nodig. Maar er is ook ruimte om jezelf op een informele manier ontwikkelen. Je kunt bijvoorbeeld een RSS reader gebruiken om automatisch op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen binnen jouw vakgebied en laatste inzichten op het gebied van persoonlijke effectiviteit. Een effectieve tool die ik je aanraad om up to date te blijven is Feedly!