E-mail management tips: efficiënt omgaan met e-mail

Ik ben een leuke lijst met e-mail management tips van Leo Babauta tegengekomen met als doel: efficiënt omgaan met e-mail. Ik heb het voor jullie vertaald, op een aantal punten aangepast, voorzien van praktijkvoorbeelden uit onze cursus time management en nog wat extra tips toegevoegd.

Het is meteen toepasbaar. Onmiddellijk na het lezen van deze e-mail tips kun je er meteen mee aan de slag en kun je de stortvloed aan te veel e-mails aanpakken. Je kunt al beginnen met je mailbox organiseren.

e-mail management tips

cursus time management

Bereik meer met minder moeite! Schrijf je in voor de cursus time management

Homepage » Cursus time management » E-mail management

1. Investeer in een spamfilter

De grootste ellende als we het hebben over de overvloed aan te veel e-mails blijft spam en junkmail. Een van de belangrijkste e-mail tips is dus spam en junkmail reduceren. Ik gebruik nu Gmail. En Gmail is goed! Is het waterdicht? Nee, maar het is wel goed!

Ik heb mijn Nederlandse domeinnaam gekoppeld aan mijn Gmail account en ik krijg nooit meer spam. Een traditionele hostingprovider haalt het er niet bij. Hotmail, Live en Yahoo doen het redelijk maar zijn bij lange na niet zo goed in het weren van rommel als Gmail!

Ben je via je hosting provider gebonden aan Outlook, Mail (Apple) of IBM Notes: investeer in een spamfilter. Tijd besteden aan handmatig filteren van spam is namelijk het domste wat je kunt doen! Neem van mij aan: dit is echt een van de belangrijkste e-mail management tips!

2. Manage notificaties van services

Er zijn online diensten die notificaties sturen. Die zijn niet bedoeld om op te reageren, het zijn berichten ter kennisgeving. Denk aan bijvoorbeeld zogenaamde ping meldingen van een weblog, notificaties dat mensen mij via Twitter volgen of ontvolgen en ga zo maar door.

Als je deze informatie niet leest ga je er geen nadeel van ondervinden. Je hebt het alleen maar nodig als een keer iets misgaat en je wil nalezen wat er aan de hand was. Dit soort berichten moeten meteen de inbox uit en worden gearchiveerd. In mijn geval geldt dit bijvoorbeeld voor e-nieuwsbrieven.

Met rules of filters kun je eenvoudig dergelijke e-mail managen. Berichten kunnen worden gemarkeerd als ‘gelezen’ en  meteen in een aparte map worden geplaatst! Denk bijvoorbeeld aan een map met de naam Twitter of welke naam dan ook voor jou handig en van toepassing is.

3. Batch de zogenaamde snelle mailtjes

Je kent ze wel: mailtjes over bepaalde onderwerpen of van afzenders die niet meer dan een reactie van een of twee regels vragen. Krijg je veel van dit soort mails? Parkeer ze dan – ook weer met een rule of filter – in een map met de naam Batch.

Batches knal ik er  snel doorheen. Zorg er wel voor dat je ieder bericht apart beantwoord. Dan heb je per reactie een eigen subject wat archiveren voor jou en de geadresseerde makkelijk maakt. Op die manier zorg je ervoor dat je e-mails makkelijk terug kunt vinden.

4. Grappige mailtjes kosten tijd

Je mailbox is geen kroeg. Familie, vrienden, collega’s en zakenrelaties die jou grappige mailtjes en schunnige grappen e-mailen kun je op een vriendelijke doch duidelijke wijze verzoeken om dit in het vervolg niet meer te doen.

Geef aan dat je het op prijs stelt dat ze aan je denken maar ook dat je dagelijks te veel e-mails te verwerken hebt en je dergelijke e-mails liever niet ontvangt. Werkt dat niet? Gebruik dan gerust een rule of filter maken waarmee hun e-mails in het vervolg meteen worden weggegooid.

Mocht er sporadisch een belangrijke e-mail tussen zitten dan zal de betreffende afzender contact met je opnemen als jouw reactie uitblijft. Strikt genomen komt deze tip erop neer dat je aan bekenden vraagt om jou geen junk te sturen!

5. Manage e-mails ook via je site

Een website is een grote bron van inkomende e-mail. Mensen willen commentaar geven op jouw publicaties, hebben vragen of willen dat je een link van ze plaatst. Al dit soort zaken kun je voor zijn door goed te communiceren hoe je ermee omgaat.

De kunst van e-mail management is dat je zelf zo min mogelijk doet. Dat kan op een paar manieren via je site worden geregeld.

  • Wanneer men commentaar wil geven op een artikel kun je dat via een formulier met een captcha laten doen: daarmee voorkom je spam en hoef je niet zelf alles te lezen.
  • Op je contactpagina kun je aangeven dat je op bepaalde verzoeken of mailtjes niet reageert.
  • Daarnaast kun je aan de hand van je ervaring een FAQ (veelgestelde vragen sectie) op je site plaatsen waardoor je niet bij herhaling dezelfde type vragen hoeft te beantwoorden.
  • Ter aanvulling: een van de belangrijkste e-mail tips in deze is dat je op je site met formulieren kunt werken die een duidelijk doel dienen. Ik heb formulieren specifiek voor trainingen, specifiek voor incompany aanvragen en voor overige vragen. Als vanuit een van deze formulieren een e-mail bij mij binnenkomt kan ik het met een filter of rule meteen in de juiste map plaatsen of voorzien van het juiste label of de juiste categorie. Dat bespaart mij tijd bij het managen van mijn e-mail.

6. Voed cc-afzenders op

Mensen versturen vaak cc’s zonder te beseffen dat een ontvanger deze niet hoeft te lezen. Je leest het goed: een cc hoef je – strikt genomen – niet te lezen. Omdat de meeste mensen dit niet weten lezen we ze vaak wél! Waarom sturen mensen cc’s?

De twee meest voorkomende redenen zijn:

  1. Indekken (een leidinggevende is wel eens als cc ontvanger opgenomen)
  2. Men is te laks om na te denken voor wie de betreffende mail echt belangrijk zou kunnen zijn dus worden onnodig veel mensen lastig gevallen met een cc.

Ik heb wel eens bij een interimklus meegemaakt dat ik per dag meer dan 90 van dergelijke cc’s ontving waarvan hooguit twee e-mails voor mij de moeite waard waren. Ik was op den duur meer dan twee uren per dag bezig met het managemen van mijn e-mail. Zonde van mijn tijd!

Er zijn twee soorten cc’s op jou van toepassing: de e-mails waarin jij de rechtstreeks geadresseerde bent en de e-mails waarin jij in de cc vermeld bent. Wanneer jij geadresseerde bent en een cc aan anderen wordt om verkeerde redenen gebruikt mag je de afzender aanspreken op zijn of haar ‘behoefte aan publiek’. Geef te kennen dat je er niet van bent gediend. Dit zijn kinderachtige praktijken van ‘volwassen’ mensen! Er moet echt iets aan de hand zijn wil het gebruik van een cc gerechtvaardigd zijn.

Dan de e-mail waarin jij in de cc bent opgenomen. Daar kan ik heel kort over zijn: maak een rule of filter waarin je bijvoorbeeld via een autoreply duidelijk aangeeft dat je cc’s niet leest. Dat bespaart tijd! Wanneer het echt belangrijk is mailen afzenders je direct of bellen ze je wel. Net als de eerste e-mail tips is dit er een die ertoe leidt dat jij geen actie onderneemt maar dat het systeem het voor jou oplost.

Overigens ben ik van mening dat er een recht evenredige relatie is tussen de omvang en frequentie van cc.’s en het gebrek aan resultaatgerichtheid binnen een organisatie. Het is een symptoom dat aangeeft dat men niet goed weet wie waar mee bezig is en waar verantwoordelijk voor is.

7. Een aparte takenlijst of -app

E-mail management en taken managen zijn twee verschillende dingen. Gebruik je inbox niet als een taken- of actielijst. Een belangrijke oorzaak van een vollopende inbox zijn e-mails die om jouw actie vragen. Een e-mail is dan in feite een call to action.

Hoe los je dit probleem op? Simpel: zorg voor een taakmanager in de vorm van een papieren notitiesysteem (een boekje) of een app voor je smartphone. Of gebruik de takenlijst in IBM Notes, MS Outlook en G Suite. In ieder geval iets wat je altijd makkelijk mee kunt nemen (papier of je smartphone).

Ik ben zelf erg tevreden over 2Do op de iPhone in combinatie met Toodledo voor het synchroniseren op de computer. Daarnaast is Omnifocus voor iPad, Mac en iPhone ook een mooie toepassing. Er zijn dus veel goede systemen. Kies in ieder geval voor een oplossing waarmee je gewoon op pad kunt.

E-mail management wordt een stuk makkelijker door een aparte takenlijst te gebruiken. Je hoeft namelijk niet meer bang te zijn om iets te missen als je jouw inbox leegt. Bovendien kun je ook andere acties vastleggen. Voortaan kun je jouw aandacht focussen en hoef je minder ballen in de lucht te houden.

8. Afhandelen van e-mail lijkt op tennis

Daarmee bedoel ik: speel punt voor punt. Anders geformuleerd: handel e-mail na e-mail op gepaste wijze af en doe uitsluitend dat wat strikt noodzakelijk is: open de e-mail en voer uitsluitend een van de volgende acties uit:

– Archiveer het nadat je taken en acties hebt ingepland (zie vorige punt);
– Antwoord onmiddellijk als het afwikkelen van de e-mail niet meer dan 2 minuten vraagt;
– Forward de e-mail als het niet voor jou is bestemd en archiveer of verwijder de e-mail daarna;
– Verwijder overtollige e-mail.

Andere smaken zijn er niet en let op: aan het eind van de rit is er dus sprake van dat de e-mail is gearchiveerd of verwijderd. In geen geval blijft een e-mail achter in de inbox!

9. Bewaar geen onnodige e-mail

‘Wat is het ergste dat kan gebeuren wanneer ik deze e-mail weggooi!?’ Die vraag mag je jezelf vaker stellen. Neem van mij aan: de wereld zal niet vergaan en volgens het Paretoprincipe zijn pakweg 80% van je e-mails niet belangrijk genoeg. We bewaren echter te veel e-mails omdat we denken dat we er wat mee moeten. Dus wees wat strenger en bewaar voortaan niet meer te veel e-mails.

10. Wees to the point en gebruik één onderwerp per e-mail

Dit is ook een van mijn favoriete email management tips! Besteed bij voorkeur maximaal 5 regels aan je e-mail. Het scheelt jou en de geadresseerde tijd. Beperk je tot de kern van de zaak en tot een onderwerp. Kort en krachtig is het credo. Wil je twee onderwerpen ter sprake brengen? Gebruik twee e-mails. Wil je honderd onderwerpen ter sprake brengen? Gebruik honderd e-mails. Wanneer je te veel e-mails onduidelijk of wollig formuleert vraag je er om te veel e-mails terug te krijgen die net zo onduidelijk zijn. Per onderwerp een e-mail schrijven helpt in het maken van duidelijke e-mails.

11. E-mail management is proactief en niet reactief handelen!

Zet toeters en bellen uit. Deze tip helpt je niet alleen om beter je e-mail te managen maar zorgt er ook voor dat je gewoon je aandacht bij je echte werk kunt houden! Pinggeluiden, alarmsignalen en bellen die afgaan wanneer een mail binnenkomt werent afleidend.

Stuur standaard een autoreply aan mensen dat je slechts een of twee keer per dag je e-mail leest. En doe het ook niet vaker als je geen management ondersteuner of front office medewerker bent! De meest ideale tijden zijn tussen 10:00 uur en 11:00 uur en tussen 15:00 uur en 16:00 uur.

Elke werkdag begint bij de meeste mensen met het volgende ritueel: in plaats van zelf doortastend op te treden zoeken veel mensen de oplossing bij een ander. Sommige mensen zijn zelfs zo schaamteloos dat ze dit delegeren noemen.

De kans is groot dat wanneer jij om half negen je email ophaalt je al meteen verzoeken aantreft die jou afhouden van je eigenlijke werk. De remedie: wanneer je pas om half elf je e-mail checkt zul je zien dat vele problemen zich al vanzelf hebben opgelost.

Waarom je e-mail niet later dan 16:00 uur ophalen? Aan het einde van de dag zijn er veel mensen die een goede reden om stipt 17:00 uur op te houden met werk. Vanaf 16:00 uur zwelt een tsunami aan van ‘zou-jij-nog-even-dit-voor-me-kunnen-doen-emailtjes’ en ‘zou-je-voor-morgenochtend-emailtjes’.

Wanneer je een autoreply stuurt dat je deze dag je e-mail niet meer leest gaan wederom veel problemen zich vanzelf oplossen.

Ik maak heel af en toe mee dat door dit e-mailbeleid ik ironische mailtjes terugkrijg van mensen die zich kennelijk storen aan mijn autoreply. Bedenk het volgende: als ze de tijd hebben om je dergelijke onzin over jouw autoreply te e-mailen hebben ze kennelijk ook tijd genoeg om hun eigen sores op te lossen.

Bovendien word jij door je leidinggevende beoordeeld op jouw successen en niet die van een ander (ook al heb je die zo goed geholpen). Wanneer zaken écht belangrijk zijn, of wanneer een snelle reactie van jou gewenst is bellen mensen je wel op.

12. Eindig met een lege inbox

Ik maak even een analogie met de gewone post: als je brieven binnenkrijgt ga je niet de envelop openen, de brief vluchtig lezen om hem vervolgens weer terug te stoppen in de geopende envelop om het weer op de deurmat te leggen (om na een paar dagen dit ritueel nog eens te herhalen).

E-mail management vraagt om discipline. Loop alle e-mails door en handel ze af zoals beschreven bij punt 8. En als je weet dat je per keer een half uur de tijd nodig hebt dan zorg je ervoor dat je een half uur rustig en ongestoord eraan kunt werken.

Ontvang gratis tips & tricks

Haal meer uit je tijd en jezelf met onze gratis tips & tricks

Contactgegevens

Bezoekadres

BCN Utrecht CS
Catharijnesingel 48
3511 GC Utrecht

Secretariaat & klantenservice

T (085) 002 02 02
E klantenservice@timension.nl

Zorgeloos aanmelden

Tot drie weken voor de training mag je kosteloos annuleren. Een vervanger sturen mag altijd. Alle leermiddelen, het arrangement, deelnamecertificaat en benodigde parkeerkaarten zijn in het tarief inbegrepen.

Vragen?

Bel (085) 002 02 02 of vul het formulier in.

BCN Utrecht CS

cursus social collaboration

MELD JE AAN EN ONTVANG TIPS

We gaan zorgvuldig om met jouw privacy

Gelukt!

Share This