Wat is timemanagement? Als je overweegt om een cursus time management te volgen is het is het goed om te weten wat je kunt verwachten. Timemanagement verbetert de productiviteit, zorgt voor overzicht en bevordert resultaatgerichtheid. Timemanagement gaat eigenlijk niet over tijd. De vraag “Wat is timemanagement?” gaat vooral over het managen van jezelf. Tijd kun je namelijk niet managen. Je hebt wel invloed op wat jij in de beschikbare tijd doet.
Inhoud
Verschillende opvattingen over timemanagement
De vraag “Wat is timemanagement?” is niet eenduidig te beantwoorden omdat er verschillende opvattingen zijn over de vaardigheden die je moet beheersen of nodig hebt. Afhankelijk van het soort training en de rol die je vervult kan timemanagement op verschillende manieren worden ingevuld. Er zijn echter in de kern veel overeenkomsten die in dit artikel worden uitgelegd.
Antwoord op de vraag “Wat is timemanagement?”
Timemanagement is een logische en samenhangende verzameling van executieve vaardigheden die jou in staat stellen om effectief en efficiënt met je tijd om te gaan. Executieve vaardigheden stellen je in staat om te kiezen voor de juiste acties en deze uit te voeren. Onder de juiste acties wordt in dit verband verstaan de acties die bijdragen aan je doelen of horen bij jouw verantwoordelijkheden.
Wat is timemanagement in de praktijk?
Invloed uitoefenen op je werk en je leven
Op het hoogste niveau zal je in staat moeten zijn om voor jezelf te bepalen wat je nu en in de toekomst belangrijk vindt. Je bent in staat om die helder te verwoorden en je weet ook waar je invloed op kunt en gaat uitoefenen. Je bent proactief.
Je toekomstdromen vertalen naar doelen
Als je eenmaal weet wat er voor jou werkelijk toe doet ben je in staat om van daaruit doelstellingen te formuleren. Je weet welke resultaten nodig zijn en kunt deze te bereiken resultaten goed onder woorden brengen zodat er een gedeeld begrip is tussen jou en de mensen met wie je samenwerkt en -leeft. Je bent resultaatgericht en communicatief
Je stelt de juiste prioriteiten
Als je eenmaal weet welke doelen je wil bereiken ben je in staat om afwegingen te maken en prioriteiten te stellen. Je weet welke doelstellingen voorrang hebben en je kunt alles wat op je pad komt afzetten tegen de vraag of het wel of niet bijdraagt aan je doelstellingen. Je bent dus koersvast.
Je hebt overzicht over je werk en je leven
In een split second weet je wat wel en niet bijdraagt aan jouw doelstellingen en wat hoort bij jouw verantwoordelijkheden. Je hebt je informatie, taken, projecten en werkplek optimaal ingericht en je weet moeiteloos hoe je jouw tijd indeelt en informatie beheert.
Je bent efficiënt als je aan je acties werkt
De kunst om met zo min mogelijk verspilling van tijd, energie en middelen beheers je. Je weet hoe je frictieloos kunt werken met een logisch systeem zodat je tijd en energie overhoudt voor activiteiten die de meeste impact maken op je werk en in je privéleven.
Je verbetert jezelf continu
Metacognitie is de kennis en vaardigheid om je eigen denken, handelen en leren te organiseren, sturen en te controleren. Hierdoor ben je bijvoorbeeld in staat om slechte gewoontes af te leren, uitstelgedrag aan te pakken en de nieuwste inzichten op het gebied van persoonlijke productiviteit aan te leren.
Een begin maken met timemanagement?
Ook zonder cursus kun je jouw timemanagement aanzienlijk verbeteren. Onderstaande timemanagement tips zijn universeel helpen je een flink eind op weg.
01. Bepaal eerst waar je van bent
Zorg er eerst voor dat je helder hebt wat jouw verantwoordelijkheden zijn. Dit bepaal je zowel voor je werk als je privéleven. Het is namelijk niet de bedoeling dat je acties uitvoert die niet bijdragen aan jouw doelstellingen.
02. Formuleer SMART doelen
Gebruik de SMART methode om doelen te formuleren. De SMART methode is een manier van denken die je dwingt om goed na te denken over de doelen die je wil bereiken. Bovendien draagt de SMART methode bij aan een gedeeld begrip als meer mensen betrokken zijn bij de te bereiken doelstellingen.
03. Splits taken op in overzichtelijke onderdelen
Als je een taak opdeelt in behapbare onderdelen zorg je niet alleen voor overzicht. Het stelt je ook in staat om een veel betere inschatting te maken van de tijd die je nodig hebt om de taak te voltooien. Op deze manier voorkom je onnodig hoge werkdruk en werkstress.
04. Wat is timemanagement zonder de prioriteitenmatrix!?
De prioriteitenmatrix is een beproefde methode om te kunnen bepalen of je wel of niet een taak uit moet voeren. Er zijn twee assen: de as die bepaalt of een taak wel of niet belangrijk is en een as die bepaalt die of een taak wel of niet urgent is.
Is een taak belangrijk en urgent?
Dan moet je er meteen opvolging aan geven. Denk aan bijvoorbeeld escalaties of een plotselinge buitenkans die zich aandient.
Is een taak belangrijk en niet urgent?
De uitvoering van deze taken kun je plannen. Vaak gaat dit om grote taken die veel impact maken in je werk of privéleven.
Is een taak onbelangrijk en urgent?
In dit geval delegeer je de taak (SMART geformuleerd) aan een ander. Dit hoef je in ieder geval niet zelf uit te voeren.
Is een taak onbelangrijk en niet urgent?
Hier hoef je nu en later geen aandacht aan te besteden. Alle tijd die je hieraan besteed gaat ten koste van taken die er werkelijk toe doen.
05. Vertaal lange termijndoelen naar een efficiënte uitvoering van dagelijkse activiteiten
Bepaal wat je dit kwartaal wil bereiken en maak vervolgens de vertaalslag naar een maand-, week- en dagplanning. Probeer zoveel mogelijk serieel en zo min mogelijk parallel taken te plannen. Je kunt beter 4 taken over een periode van 4 weken achter elkaar uitvoeren dan 4 taken parallel aan elkaar tijdens 4 weken. Dit principe stelt je in de staat om je goed te concentreren tijdens het werken aan taken en het maximale uit je dag te halen. Succes is namelijk de optelsom van de opbengst van de afzonderlijke dagen.
06. Wat is timemanagement? Ook zorgen voor orde, regelmaat en voorspelbaarheid
Als je met een vaste week- en dagplanning werkt, ben je in staat om routines en gewoontes te ontwikkelen. Zorg voor vaste momenten om aan bepaalde taken te werken. Gewoontes zorgen er namelijk voor dat je cognitief minder wordt belast en meer ruimte overhoudt voor complex werk.
Deel een werkdag op in 4 blokken van ongeveer 2 uren. Het duurt namelijk 15 tot 25 minuten om optimaal in flow te komen. Tussen elk blok heb je een (korte) pauze zodat je brein tot rust kan komen.
Hou rekening met onverwachte werkzaamheden. Dit is ongeveer 30% van je werktijd. Omdat je niet weet wanneer deze werkzaamheden zich aandienen kun je het beste aan het einde van de week uitloop plannen. Taken die heel belangrijk plan je aan het begin van de week.
Slaap voldoende! Een volwassene heeft ongeveer 7 tot 9 uren slaap per nacht nodig. Een goede nachtrust draagt bij aan je productiviteit. Gebruik timemanagement niet om een tekort aan slaap te compenseren. Dan ben je het paard achter de wagen aan het spannen.
Ruim je werkplek op. Respecteer de clean desk policy op je werk en zorg ervoor dat je thuiswerkplek ook is opgeruimd. Rommel verstoord je concentratievermogen en leidt tot een verhoogd cortisolgehalte en dus tot stress.
Aandachtspunten waar je scherp op moet blijven
Voorkom dat je bij het stellen van prioriteiten alleen maar reageert op verzoeken die op je afkomen. Timemanagement betekent ook dat je leidinggeeft aan jezelf. Dit betekent dat je ook zelf moet bepalen wat je wil bereiken en daar prioriteiten stelt.
Wees buigzaam als het kan en stel grenzen als het moet: zeg op tijd ‘nee’ als je merkt dat je doelstellingen in de knel komen. Doe dit wel op een vriendelijke manier. Jij bent verantwoordelijk voor jouw doelstellingen.
Wat kun je verwachten van een cursus timemanagement?
In een cursus time management worden je naast bovenstaande vaardigheden nog veel meer leerdoelen bijgebracht. Denk hierbij onder andere aan de volgende skills:
- Het managen van je cognitieve belasting
- Op verschillende manieren prioriteiten stellen
- Breinvriendelijk werken
- Overzicht creëren
- Keuzes en afwegingen maken
- ‘Nee’ zeggen en onderhandelen over je werkvoorraad
- Stress reduceren
- Efficiënt gedrag aanleren
- Taken managen
- Slim werken met Outlook of Google Workspace
- Uitstelgedrag aanpakken
- Slechte gewoontes afleren
