Het OHIO principe bespaart je tijd en werk

Ontdek het OHIO-principe (Only Handle It Once) en leer hoe je tijd bespaart, stress vermindert en efficiënter werkt in je dagelijkse taken.
Door: Bas Hoorn

Wil je afrekenen met irritante open eindjes en écht meer gedaan krijgen? Het OHIO-principe, een van de meest effectieve technieken binnen time management, helpt je daarbij. De kracht zit in de eenvoud: handel taken, e-mails en documenten direct af en voorkom onnodige stress. Dit bewezen principe geeft je meer rust, focus en controle over je werkdag. Ontdek hoe je met een simpele aanpak productiever kunt worden en volg het voorbeeld van professionals die dankzij dit principe succesvol zijn.

Efficiënt werken met het OHIO-principe: Only Handle It Once

Ken je dat gevoel dat je de hele dag druk bezig bent, maar aan het einde van de dag niets écht af hebt gekregen? Grote kans dat je steeds weer dezelfde e-mails opent, taken heroverweegt of papieren verschuift zonder een beslissing te nemen. Het OHIO-principe kan je hierbij helpen. In deze blog leer je wat het OHIO-principe is, waarom het werkt en hoe je het in jouw werk kunt toepassen. Zo kun jij efficiënter werken en meer bereiken met minder stress.

Wat is het OHIO-principe?

OHIO staat voor Only Handle It Once. Dit betekent dat je iets – zoals een e-mail, taak of document – direct verwerkt en niet meerdere keren oppakt zonder een beslissing te nemen. Stel je voor dat je een e-mail leest. In plaats van het te laten staan met het idee “daar kom ik later op terug,” handel je het meteen af. Beantwoord de e-mail, archiveer hem of zet de actie op je takenlijst.

Het OHIO-principe voorkomt dat je tijd verspilt door steeds opnieuw na te denken over dezelfde taken. Het doel is simpel: minder nadenken, meer doen.

Waarom is het OHIO-principe zo effectief?

Tijd besparen

Denk aan hoe vaak je een e-mail opent en opnieuw leest voordat je iets doet. Dat kan zomaar vijf minuten per e-mail zijn! Door het OHIO-principe bespaar je tijd door direct een beslissing te nemen. Dat voelt misschien even intens, maar uiteindelijk hou je veel meer tijd over voor belangrijkere zaken.

Focus verbeteren

Hoe meer onafgemaakte dingen je om je heen hebt – zoals een overvolle inbox of stapels papier – hoe moeilijker het is om je te concentreren. OHIO dwingt je om orde te scheppen. Hoe meer rust en structuur je creëert, hoe makkelijker je focus wordt.

Stress verminderen

Uitgestelde beslissingen en onafgemaakte taken stapelen zich op in je hoofd. Dat leidt tot stress. Door direct te handelen, voorkom je die mentale belasting en werk je met meer rust.

Hoe pas je het OHIO-principe toe in je dagelijkse werk?

E-mailbeheer

Je inbox kan snel een bron van chaos worden. Het OHIO-principe helpt je hier de baas te blijven.

1. Beantwoorden? Doe het nu.

2. Archiveren? Zet het weg.

3. Toewijzen als taak? Plan het in je takenlijst.

Maak vaste momenten op je dag om je e-mails te behandelen, bijvoorbeeld aan het begin van de dag en na de lunch. Zo voorkom je dat je telkens gestoord wordt door nieuwe berichten.

Takenbeheer

Taken blijven vaak langer op een lijst staan dan nodig, simpelweg omdat ze niet duidelijk genoeg zijn. Pas OHIO hierop toe door jezelf de vraag te stellen: Kan ik dit binnen twee minuten doen? Ja? Doe het meteen. Zo niet, bepaal dan: Wanneer ga ik dit doen? Plan het direct in je agenda of takenlijst.

Een voorbeeld: je moet een rapport schrijven. Zet het niet als één grote taak op je lijst. Splits het op in concrete acties, zoals “onderzoek verzamelen” en “eerste versie schrijven.” Dit maakt het overzichtelijk en makkelijker om te starten.

Papieren en documenten

Papieren die blijven liggen, voelen al snel als een zware last. Met OHIO kun je ze snel verwerken. Lees een document één keer en beslis meteen:

1. Is het belangrijk? Bewaar het in een goed georganiseerde map.

2. Kun je het scannen en digitaal archiveren? Doe dat meteen.

3. Onbelangrijk? Gooi het weg.

Communicatie en vergaderingen

Ook in communicatie werkt OHIO uitstekend. Na een vergadering of gesprek verwerk je je notities direct. Stel jezelf de vraag:

1. Wat zijn mijn acties? Zet ze in je takenlijst.

2. Wat moet ik terugkoppelen? Stuur die e-mail of maak dat belletje.

Het positieve effect op cognitieve belasting

Only Handle It Once

Een belangrijk voordeel van het OHIO-principe is dat het je cognitieve belasting verlaagt. Iedere keer dat je een taak, e-mail of document opnieuw oppakt zonder af te handelen, blijft het onbewust in je hoofd hangen. Dit kost mentale energie en vermindert je vermogen om je op andere dingen te concentreren. Door het OHIO-principe toe te passen, voorkom je deze onnodige belasting.

Je hersenen hoeven minder bezig te zijn met “openstaande lussen,” waardoor je meer ruimte hebt voor creativiteit, probleemoplossing en focus op belangrijke taken. Dit betekent dat je niet alleen productiever wordt, maar je ook mentaal fitter en minder vermoeid voelt aan het einde van de dag. Het is alsof je een zware rugzak met losse eindjes van je schouders afhaalt, waardoor je lichter en vrijer kunt bewegen door je werkdag.

Wil je meer leren over hoe je jouw cognitieve belasting kunt verminderen en efficiënter kunt werken? Kijk dan naar onze cursus time management. Hierin leer je technieken die je hersenen en werkgewoontes ondersteunen voor maximale effectiviteit.

De theoretische onderbouwing van het OHIO-principe

Het OHIO-principe is geworteld in inzichten uit de cognitieve psychologie en tijdmanagementtheorieën. Een belangrijke onderbouwing komt voort uit het concept van cognitieve belasting, ontwikkeld door John Sweller. Het menselijke werkgeheugen heeft een beperkte capaciteit, en elke keer dat je een taak of informatie opnieuw oppakt zonder af te ronden, neemt die belasting toe. Dit leidt tot mentale vermoeidheid en verminderde productiviteit.

Daarnaast sluit het OHIO-principe aan bij de “Zeigarnik-effect”-theorie, die stelt dat onafgemaakte taken blijven hangen in je bewustzijn, wat je focus en concentratie op andere zaken negatief beïnvloedt. Door taken direct af te handelen, verminder je deze mentale ruis. Tot slot sluit het principe aan bij onze time management methodiek, waar snelle en bewuste besluitvorming centraal staat om tijd effectief te benutten. Het OHIO-principe combineert deze inzichten tot een praktische aanpak die eenvoud en effectiviteit benadrukt.

Het OHIO-principe binnen een strategische benadering

Het OHIO-principe is niet alleen een praktische techniek, maar past ook binnen een bredere strategische benadering van efficiëntie en persoonlijke effectiviteit. In methodieken zoals De AIM methode van Timension en lean-managementprincipes draait het om het minimaliseren van verspilling, zowel in tijd als mentale energie. Het OHIO-principe sluit hier naadloos op aan doordat het helpt om beslissingen sneller en doelgerichter te nemen, waardoor “beslissingsvertraging” en opeenstapeling van onafgemaakte taken worden voorkomen.

Bovendien draagt het bij aan het realiseren van lange-termijndoelen. Door direct af te handelen wat op je pad komt, creëer je meer ruimte voor strategisch werk en diepere focus op wat echt belangrijk is. Dit maakt het OHIO-principe niet alleen een efficiënte tool voor de dagelijkse praktijk, maar ook een sleutel om consistent vooruitgang te boeken in complexe projecten en persoonlijke of zakelijke doelstellingen. Door het principe bewust in te zetten als onderdeel van een groter plan, wordt het een krachtige strategie om stress te verminderen en resultaten te maximaliseren.

Speel het OHIO spel

Je kunt het OHIO-principe ook in je eigen huishouden toepassen door er een spel van te maken. Stel een simpele regel in: elke keer dat je iets oppakt, moet je direct een besluit nemen. Leg je het terug, ruim je het op, gooi je het weg, of gebruik je het meteen? Maak het leuk door jezelf of je gezin een uitdaging te geven, zoals: “Hoeveel dingen kunnen we vandaag afronden of opruimen met OHIO?” Beloon jezelf na een succesvolle dag – bijvoorbeeld met een ontspannen avond of iets lekkers – om het extra motiverend te maken. Zo maak je van het principe niet alleen een praktische tool, maar ook een speelse en positieve gewoonte!

Veelgemaakte fouten en hoe je ze voorkomt

Alles te snel afhandelen zonder na te denken

Het kan verleidelijk zijn om snel beslissingen te nemen, maar soms is meer nadenktijd nodig. Als een taak complex is, plan dan een specifiek moment om ermee aan de slag te gaan.

Het idee van “later” als excuus gebruiken

Als je denkt “ik doe dit later,” zet dan een duidelijke deadline in je agenda. Anders blijft het op de achtergrond hangen.

Geen betrouwbaar systeem hebben

OHIO werkt alleen als je een systeem hebt om taken, e-mails en papieren goed te organiseren. Gebruik tools zoals Outlook, Todoist of een fysieke planner om alles overzichtelijk te houden.

Wil je meer leren over het opzetten van een betrouwbaar systeem voor jouw werk? Overweeg dan een cursus time management. In deze training leer je praktische technieken om jouw werkdag te organiseren en efficiënter te werken.

Voordelen op de lange termijn

Meer productiviteit

Je hebt minder tijd nodig om hetzelfde werk te doen. Door direct te handelen, krijg je meer gedaan.

Minder stress

Door orde te creëren, werk je met meer rust. Je hoeft niet steeds terug te komen op onafgemaakte taken.

Meer focus

Je houdt tijd en energie over voor wat echt belangrijk is. Dit helpt je om je doelen te bereiken.

Conclusie

Het OHIO-principe is eenvoudig, maar ontzettend krachtig. Door e-mails, taken en documenten direct te verwerken, bespaar je tijd, verbeter je je focus en verminder je stress. Het mooie is: je kunt er vandaag al mee beginnen!

Pak een e-mail, taak of document dat al een tijdje op je wacht en pas het OHIO-principe toe. Welke beslissing kun jij nú nemen? Laat me weten hoe het voor jou werkt!

Wil je verder werken aan een gestructureerde werkdag? Kijk dan naar onze cursus time management en ontdek hoe je jouw tijd nog beter kunt benutten.

Abonneer je op onze kennisbank

Naam(Vereist)

Cursus Time Management
Cursus Time Management
Cursus Time Management
Bereik meer met minder moeite.
Bereik meer met minder moeite.
Ook incompany en maatwerk.
Ook incompany en maatwerk.