Nieuwe mappen maken in Outlook
Een nieuwe mappen maken in Outlook mail is makkelijk. Of je met Office 365, met MS Outlook 2016 of eerdere versie werkt maakt niet uit. Het werkt in alle versies hetzelfde! Ga niet zomaar mappen maken in Outlook. Denk eerst na over een mappenstructuur die je helpt om informatie op een logische manier op te ruimen en terug te vinden. Maak niet teveel mappen. Ga uit van twee principes dat wij ook in onze cursus time management hanteren:
- Maak geen mappen met als naam ‘Overig’, ‘Divers’ of ‘Allerlei’ of een vergelijkbare naam.
- Beperk het aantal mappen tot strikt noodzakelijk.
- Baseer mappen op onderwerpen of workflow en niet allebei
Drie voor je workflow en één als archief voor afgehandelde e-mailberichten. Dat werkt in de praktijk heel goed. Als je teveel mappen hebt raak je het overzicht kwijt. een e-mail naar een map verplaatsen moet je snel doen zonder lang na te denken waar je het wilt opslaan. Teveel mappen in Outlook zorgen ervoor dat je e-mails ’te goed’ gaat opruimen. Zo goed zelfs dat het moeite kost om de e-mails na verloop van tijd terug te vinden. In deze video laat ik je zien wat handige mappen zijn om snel je inbox op orde te krijgen. Bij mappen maken in Outlook moet je uitgaan van het principe ‘less is more’.
Welke mappen maak je niet in Outlook?
‘Divers’, ‘Overig’ e.d. zijn uit den boze
Pro tip: Mappen met namen als ‘Overig’, ‘Divers’ en ga zo maar door, zijn uit den boze. Deze mappen worden vaak het grootst en worden verkapte takenlijsten die voor onrust zorgen. Als je een nieuwe map maakt in Outlook Mail is het de bedoeling dat je beschrijft wat de status is (workflow).
Gebruik in de Outlook mail de volgende 4 mappen:
– Urgent: deze e-mails handel je vandaag af.
– Plannen: de afhandeling plan je.
– Delegeren: de afhandeling moet een ander doen.
– Opgeruimd: hier archiveer je afgehandelde e-mails.
In één oogopslag moet duidelijk zijn waar je welke informatie moet opbergen en kunt vinden. Voor verzonden items hoef je geen map te maken. En voor verwijderde items evenmin. Ongewenste e-mail gooi je weg.
