Mail archiveren in Outlook is voor veel mensen een uitdaging. Mensen besteden 19% van hun werktijd aan het zoeken naar informatie om hun taken te voltooien. Een van de oorzaken is dat de meeste mensen tientallen mappen hebben en weten niet meer waar welke informatie is opgeborgen. Mail archiveren met kleurcategorieën zorgt meteen voor overzicht: sommige e-mails gaan namelijk over meer dan een onderwerp en aan een mail kunnen meerdere categorieën worden toegekend. Door ook rekening te houden met de cognitieve belasting van het brein kun je zelfs slim mail archiveren in Outlook.
Mail archiveren en makkelijk terugvinden in Outlook
Met kleurcategorieën meer overzicht
Als je met mappen werkt moet je een bericht kopiëren om op verschillende plekken vindbaar te maken. Dat is niet nodig als je met categorieën werkt. Het voordeel van deze aanpak is dat je minder frictie ervaart bij het archiveren en vinden van e-mail. Het voorkomen van frictie zorgt ervoor dat je efficiënt kunt werken.
Je moet wel vooraf nadenken over een indeling alsof je met een mappenstructuur werkt. Je zal eerst alle categorieën die je nodig hebt moeten maken. Maak eerst kleurcategorieën. voor meer overzicht. Wanneer je met categorieën werkt wordt mail archiveren eenvoudig. Wat je in feite doet is een e-mail een of meer eigenschappen toekennen. Dus je gaat mail archiveren door een of meer kleurcategorieën toe te kennen. Het bericht wordt niet gekopieerd en is makkelijk te vinden aan de hand van de categorieën die zijn toegekend.
Volgende stap: taken maken
Van een bericht een taak maken
Gebruik je inbox niet als een takenlijst. Wanneer er een actie uit een e-mail voortvloeit, ga je van een e-mail een taak maken in Outlook. Als die taak is gemaakt kun je het bericht opslaan met de juiste kleurcategorie(ën). Vervolgens verplaats je de berichten naar de nieuwe map ‘Archief’ of ‘Opgeruimd’.
Ga ook oude mail archiveren
Elke map met alle submappen
Als je oude items wilt opschonen kun je snel map na map archiveren. Selecteer alle berichten in een map en ken die ineens alle gewenste categorieën toe. Berichten die eenmaal de juiste categorie(ën) zijn toegekend kun je handmatig archiveren. Verplaats ze met de muis naar de map ‘Archief’, of ‘Opgeruimd’.
Breed toepasbaar
Elke versie van MS Outlook
Deze manier van archiveren is mogelijk met:
– MS Outlook 2010
– MS Outlook 2013
– MS Outlook 2016
– Microsoft Office 365
– Outlook 365
E-mail en Outlook tips & tricks
Werk slimmer met Outlook
- Outlook vandaag aanpassen
- Mappen maken in Outlook
- De inbox leegmaken in weinig tijd
- Categorieën maken en aanpassen
- E-mail archiveren met kleurcategorieën
- Taak maken van een e-mail
- Van e-mail met bijlage(n) naar een taak
- Een Outlook taak met bijlage maken
- Taken in de Outlook agenda tonen
- Outlook tip: e-mail coaching tips
Liever een training volgen?
Met onderstaande trainingen leer je hoe je effectief en efficiënt met Outlook werkt. Deze trainingen kun je voor jezelf volgen maar kunnen ook voor jouw organisatie, incompany en op maat worden aangeboden.
Neem contact op voor meer informatie.
