Slim mail archiveren in Outlook

Slim mail archiveren in Outlook zorgt ervoor dat je geen tijd verliest aan het zoeken naar informatie als je deze methode gebruikt.
Categorie(ën): Outlook tips
E-mail archiveren in MS Outlook

Mail archiveren in Outlook is voor veel mensen een uitdaging. Mensen besteden 19% van hun werktijd aan het zoeken naar informatie om hun taken te voltooien. Een van de oorzaken is dat de meeste mensen tientallen mappen hebben en weten niet meer waar welke informatie is opgeborgen. Mail archiveren met kleurcategorieën zorgt meteen voor overzicht: sommige e-mails gaan namelijk over meer dan een onderwerp en aan een mail kunnen meerdere categorieën worden toegekend. Door ook rekening te houden met de cognitieve belasting van het brein kun je zelfs slim mail archiveren in Outlook.

Mail archiveren en makkelijk terugvinden in Outlook

Met kleurcategorieën meer overzicht

Als je met mappen werkt moet je een bericht kopiëren om op verschillende plekken vindbaar te maken. Dat is niet nodig als je met categorieën werkt. Het voordeel van deze aanpak is dat je minder frictie ervaart bij het archiveren en vinden van e-mail. Het voorkomen van frictie zorgt ervoor dat je efficiënt kunt werken.

Je moet wel vooraf nadenken over een indeling alsof je met een mappenstructuur werkt. Je zal eerst alle categorieën die je nodig hebt moeten maken. Maak eerst kleurcategorieën. voor meer overzicht. Wanneer je met categorieën werkt wordt mail archiveren eenvoudig. Wat je in feite doet is een e-mail een of meer eigenschappen toekennen. Dus je gaat mail archiveren door een of meer kleurcategorieën toe te kennen. Het bericht wordt niet gekopieerd en is makkelijk te vinden aan de hand van de categorieën die zijn toegekend.

BCC - Toe aan een nieuwe laptop?

Volgende stap: taken maken

Van een bericht een taak maken

Gebruik je inbox niet als een takenlijst. Wanneer er een actie uit een e-mail voortvloeit, ga je van een e-mail een taak maken in Outlook. Als die taak is gemaakt kun je het bericht opslaan met de juiste kleurcategorie(ën). Vervolgens verplaats je de berichten naar de nieuwe map ‘Archief’ of ‘Opgeruimd’.

Ga ook oude mail archiveren

Elke map met alle submappen

Als je oude items wilt opschonen kun je snel map na map archiveren. Selecteer alle berichten in een map en ken die ineens alle gewenste categorieën toe. Berichten die eenmaal de juiste categorie(ën) zijn toegekend kun je handmatig archiveren. Verplaats ze met de muis naar de map ‘Archief’, of ‘Opgeruimd’.

Breed toepasbaar

Elke versie van MS Outlook

Deze manier van archiveren is mogelijk met:
– MS Outlook 2010
– MS Outlook 2013
– MS Outlook 2016
– Microsoft Office 365
– Outlook 365

E-mail en Outlook tips & tricks

Werk slimmer met Outlook

  1. Outlook vandaag aanpassen
  2. Mappen maken in Outlook
  3. De inbox leegmaken in weinig tijd
  4. Categorieën maken en aanpassen
  5. E-mail archiveren met kleurcategorieën
  6. Taak maken van een e-mail
  7. Van e-mail met bijlage(n) naar een taak
  8. Een Outlook taak met bijlage maken
  9. Taken in de Outlook agenda tonen
  10. Outlook tip: e-mail coaching tips

Leestip: Handboek Outlook 2021

Outlook 2021 is een veelzijdig, uitgebreid en krachtig programma dat u gebruikt om te e-mailen, uw agenda te beheren, taken te plannen en contacten te onderhouden. Dit Handboek is volledig geactualiseerd voor de 2021-editie en gaat uitgebreid in op de vele mogelijkheden van de software. De auteur loodst u speels door de verschillende functies van het programma en de hoofdstukken worden telkens afgesloten met vragen en oefeningen; zo krijgt u Outlook 2021 snel in de vingers.


Abonneer je op de nieuwsbrief

Wil je meer van dit soort artikelen lezen? Abonneer je op de nieuwsbrief.

Naam(Vereist)

Contactformulier

Bereik meer met minder moeite

Bereik meer met minder moeite

Meld je aan voor de nieuwsbrief!

Je bent aangemeld voor de nieuwsbrief!

Share This