Mail archiveren in Outlook is voor veel mensen een uitdaging. Mensen besteden 19% van hun werktijd aan het zoeken naar informatie om hun taken te voltooien. Een van de oorzaken is dat de meeste mensen tientallen mappen hebben en weten niet meer waar welke informatie is opgeborgen. Mail archiveren met kleurcategorieƫn zorgt meteen voor overzicht: sommige e-mails gaan namelijk over meer dan een onderwerp en aan een mail kunnen meerdere categorieƫn worden toegekend. Door ook rekening te houden met de cognitieve belasting van het brein kun je zelfs slim mail archiveren in Outlook.
Mail archiveren en makkelijk terugvinden in Outlook
Met kleurcategorieƫn meer overzicht
Als je met mappen werkt moet je een bericht kopiƫren om op verschillende plekken vindbaar te maken. Dat is niet nodig als je met categorieƫn werkt. Het voordeel van deze aanpak is dat je minder frictie ervaart bij het archiveren en vinden van e-mail. Het voorkomen van frictie zorgt ervoor dat je efficiƫnt kunt werken.
Je moet wel vooraf nadenken over een indeling alsof je met een mappenstructuur werkt. Je zal eerst alle categorieƫn die je nodig hebt moeten maken. Maak eerst kleurcategorieƫn. voor meer overzicht. Wanneer je met categorieƫn werkt wordt mail archiveren eenvoudig. Wat je in feite doet is een e-mail een of meer eigenschappen toekennen. Dus je gaat mail archiveren door een of meer kleurcategorieƫn toe te kennen. Het bericht wordt niet gekopieerd en is makkelijk te vinden aan de hand van de categorieƫn die zijn toegekend.
Volgende stap: taken maken
Van een bericht een taak maken
Gebruik je inbox niet als een takenlijst. Wanneer er een actie uit een e-mail voortvloeit, ga je van een e-mail een taak maken in Outlook. Als die taak is gemaakt kun je het bericht opslaan met de juiste kleurcategorie(Ć«n). Vervolgens verplaats je de berichten naar de nieuwe map ‘Archief’ of ‘Opgeruimd’.
Ga ook oude mail archiveren
Elke map met alle submappen
Als je oude items wilt opschonen kun je snel map na map archiveren. Selecteer alle berichten in een map en ken die ineens alle gewenste categorieĆ«n toe. Berichten die eenmaal de juiste categorie(Ć«n) zijn toegekend kun je handmatig archiveren. Verplaats ze met de muis naar de map ‘Archief’, of ‘Opgeruimd’.
Breed toepasbaar
Elke versie van MS Outlook
Deze manier van archiveren is mogelijk met:
– MS Outlook 2010
– MS Outlook 2013
– MS Outlook 2016
– Microsoft Office 365
– Outlook 365
E-mail en Outlook tips & tricks
Werk slimmer met Outlook
- Outlook vandaag aanpassen
- Mappen maken in Outlook
- De inbox leegmaken in weinig tijd
- Categorieƫn maken en aanpassen
- E-mail archiveren met kleurcategorieƫn
- Taak maken van een e-mail
- Van e-mail met bijlage(n) naar een taak
- Een Outlook taak met bijlage maken
- Taken in de Outlook agenda tonen
- Outlook tip: e-mail coaching tips