Categorieën aanmaken in Outlook is simpel

Je kunt voor meer overzicht en grip categorieën aanmaken in Outlook. Je kunt aan een e-mail, taak en afspraak zelfs meerdere kleurcategorieën toekennen.
Categorieën aanmaken in Outlook is simpel

Een kleurcategorie in Outlook maken

Maak e-mails makkelijker vindbaar!

Het maken van een kleurcategorie in Outlook is makkelijk. De uitdaging is vooral de vraag hoe je eigen categorieën bedenkt om overzicht te behouden. Het werken met categorieën werkt beter dan werken met mappen. Je kunt aan een e-mail, taak en afspraken of vergaderingen je eigen categorieën toekennen. Het is net alsof je informatie in meer mappen opslaat zonder dat je deze informatie hoeft te kopiëren. Daardoor hoef je met maar vier mappen te werken. Voordat het zover is moet je eerst alle categorieën voor jezelf uitwerken. Bijvoorbeeld in een spreadsheet uitwerken. Download overzicht categorieën in Outlook.

Het idee is simpel: je hebt een aantal hoofdcategorieën (takken). Vervolgens maak je subcategorieën (twijgen). Bewaar je Excel file om aanpassingen bij te houden. Standaard heeft Outlook al categorieën. Je kunt gewoon de naam wijzigen van die categorieën of ze verwijderen. Je kunt onbeperkt categorieën toevoegen. Deze functionaliteit is in alle versies van Outlook beschikbaar. Dus ook oudere versies dan MS Outlook 2016 of Office 365.

Categorieën aanmaken in Outlook

Een voorbeeld van een toepassing

Stel je bent manager en je krijgt een e-mail met de notulen van een vergadering. In die notulen worden drie onderwerpen besproken:

– Ziekteverzuim
– Nieuwe klanten
– Voortgang van een project: ‘Dijkbewaking’

Als je met mappen werkt moet je kiezen in welke map je de e-mail opslaat. Wordt dat de map ‘Notulen’, ‘Ziekteverzuim’, ‘Sales’ of ‘Dijkbewaking’? Als ik in de map ‘Dijkbewaking’ ben wil ik graag de notulen terug kunnen vinden. Maar dat is ook zo als ik in de map ‘Sales’ kijk. Moeten we de e-mail kopiëren? Door aan de e-mail categorieën toe te kennen kunnen we het opslaan in de map ‘Archief’ of ‘Opgeruimd’. In die map kan ik e-mails op categorie sorteren.

Een ander voordeel is dat ik e-mails met categorieën kan kopiëren naar de takenlijst. Ik kan in mijn takenlijst dus zien welke acties openstaan per aandachtsgebied. Je kunt alle categorieën die van toepassing zijn toekennen. In dit voornoemd voorbeeld zou ik de volgende categorieën gebruiken:

– Notulen
– Ziekteverzuim
– Sales
– Project Dijkbewaking

Volgende stap: Archiveren!

E-mail archiveren met categorieën

Als je eenmaal kleurcategorieën hebt aangemaakt kun je E-mail archiveren in Outlook met kleurcategorieën.

E-mail en Outlook tips & tricks

Werk slimmer met Outlook

  1. Outlook vandaag aanpassen
  2. Mappen maken in Outlook
  3. De inbox leegmaken in weinig tijd
  4. Categorieën maken en aanpassen
  5. E-mail archiveren met kleurcategorieën
  6. Taak maken van een e-mail
  7. Van e-mail met bijlage(n) naar een taak
  8. Een Outlook taak met bijlage maken
  9. Taken in de Outlook agenda tonen
  10. Outlook tip: e-mail coaching tips

Wil jij meer uit Outlook en jezelf halen?

Meld je aan voor de cursus Timemanagement Met Outlook of voor de cursus Inbox Zero. Deze trainingen kunnen ook op maat als incompanytrainingen worden verzorgd.