Time Management met Gmail / Google Workspace
- Gmail-workflow: verwerken met labels, zoeklogica en een vaste beslisroutine.
- Mail → Google Tasks: opvolgen zonder “later nog eens” en minder open eindjes.
- Filters, snooze & sneltoetsen: minder ruis, sneller verwerken, minder klikken.
- Google Agenda: tijdblokken & buffers + nazorg via de leeromgeving.
Resultaat: time management met Google Workspace/Gmail voor teams
Dit is een Google Workspace/Gmail-variant van de Cursus Time Management. De methode blijft hetzelfde; het verschil is dat we de afspraken en workflow vertalen naar Gmail, Google Calendar, Google Tasks en jullie samenwerkingsafspraken in Workspace.
01. Gmail als beslispunt, niet als to-dolijst
Je verwerkt mail met vaste beslisregels: actie, informatie of afstemming. Minder herlezen, minder “inbox-stress”.
02. Labels & filters die ruis wegnemen
Je reduceert ruis met een labelstructuur en filters die passen bij jullie werk. Terugvinden wordt voorspelbaar en snel.
03. Tasks als vaste plek voor opvolging
Mail wordt geen open eind: je zet follow-up om naar een concrete volgende stap in Google Tasks, met helder eigenaarschap.
04. Calendar met time-blocking & buffers
Focusblokken en buffers worden normaal. De agenda ondersteunt werk dat echt vooruithelpt, niet alleen meetings.
05. Workspace-afspraken die samenwerking lichter maken
Duidelijke afspraken over mail, taken, documenten en afstemming verminderen versnippering. Je schakelt minder en rondt vaker af.
Wil je dit als incompany Workspace-variant?
Deze pagina beschrijft de Workspace-vertaling. Voor de volledige cursusopzet, open startdata en algemene informatie: bekijk de Cursus Time Management. Wil je dit voor je team? Neem contact op voor een incompany voorstel.
Workspace-workflow: Gmail, Tasks, Calendar en teamafspraken
In deze variant richten we de workflow zo in dat Workspace je ondersteunt in plaats van stuurt. Je leert niet “meer tools”, maar één consistent werkproces dat je elke dag herhaalt.
A. Labels & filters (inbox onder controle)
- Label-logica die je kunt volhouden: “Actie”, “Wachten op”, “Lezen”, “Referentie” (of jullie eigen set).
- Filters die ruis verminderen: nieuwsbrieven, FYI, CC, automatische meldingen—zonder dat urgent verdwijnt.
- Snelle beslisregels: archiveren vs. labelen vs. doorzetten naar opvolging, zodat je minder herleest.
B. Google Tasks (mail → volgende actie)
- Van e-mail naar opvolging: één plek voor taken, met een concrete volgende stap.
- Eigenaarschap en deadlines: wat is van jou, wat is van iemand anders, en wat wacht op input?
- Dagelijkse en wekelijkse review: niets valt tussen wal en schip.
C. Calendar time-blocking (prioriteiten → planning)
- Focusblokken en buffers: ruimte voor voorbereiding, uitvoering en afronding.
- Realistische weekindeling: minder overprogrammeren, meer voorspelbaarheid.
- Meeting-hygiëne: wanneer is iets een meeting en wanneer is async beter?
D. Workspace-afspraken (minder ruis in teams)
- Wanneer gebruik je mail, wanneer chat, en wanneer een doc? Eén set heldere teamregels.
- Documentlogica: waar staat “de waarheid” (Drive/Docs), zodat niemand losse versies rondstuurt.
- Responstijden, escalatie en overdracht: zodat urgentie niet afhankelijk is van wie het hardst pingt.
E. Minder schakelen, meer afronden (werkgedrag in Workspace)
- Verwerk-momenten i.p.v. continue inbox: vaste “processing blocks”.
- Batchen van vergelijkbare acties (korte antwoorden, planmomenten, follow-up) om contextswitching te verminderen.
- Praktische output: workflowkaart + afsprakenkaart die het team blijft gebruiken.
Let op: open inschrijving
De open training loopt via de Cursus Time Management. Deze Workspace-pagina is bedoeld als variantbeschrijving voor teams en organisaties.
Kosten: incompany time management met Google Workspace/Gmail
Alle prijzen zijn excl. btw. Voor open startdata en individuele inschrijving: zie de Cursus Time Management.
Incompany Workspace-variant: € 2.500 + reiskosten
- 2 dagdelen op locatie (of online in dagdelen)
- E-learning vooraf (Time Management Basics)
- Leermiddelen + bewijs van deelname
- 3 maanden toegang tot leeromgeving/community
- Max. 12 deelnemers (5+ deelnemers = vaak meest efficiënt)
Optioneel: extra borgingssessie
- Korte online check-in na 3–6 weken
- Evaluatie van afspraken en workflow in de praktijk
- Bijsturen op knelpunten (Gmail/Tasks/Calendar/samenwerking)
Maatwerk? Bel (085) 002 02 02 of gebruik het contactformulier.
Incompany: afgestemd op jullie Workspace-praktijk
Bij een incompany training maken we de vertaalslag naar jullie werksituatie: rollen, werkdruk, teamafspraken en de manier waarop jullie Workspace gebruiken. Juist vanaf vijf deelnemers is dit vaak de meest effectieve keuze.
1. Teamafspraken als deliverable
We leggen concrete afspraken vast over mailgedrag, labels/filters, responstijden, overdracht en bereikbaarheid. Dat reduceert ruis en versnippering.
2. Minder verstoring, meer rendement
Op locatie of online, in jullie context. De training sluit aan op echte casuïstiek en levert direct toepasbare verbeteringen op in Gmail, Tasks, Calendar en samenwerking.
3. Tool-vertaling zonder “tool-fetisj”
Workspace is het middel. De kern is het werkproces: prioriteiten → planning → opvolging. Daardoor blijft het vol te houden, ook als werkdruk stijgt.
4. Andere formats zijn mogelijk
Liever een workshop van een paar uur, of een uitgebreid traject (bijv. 4 dagdelen)? De variant is modulair en kan worden aangepast aan doel en beschikbare tijd.
Meer weten? Neem contact op.
Bel (085) 002 02 02 of gebruik het contactformulier. Wil je liever de algemene cursus bekijken? Ga naar Cursus Time Management.
Vertrouwd door professionals bij o.a.:
Veelgestelde vragen
Ja. In deze training leer je een praktische workflow voor Gmail, Google Agenda en Google Tasks: e-mail verwerken met een beslisroutine, berichten omzetten naar concrete vervolgstappen en realistischer plannen met tijdblokken en buffers.
Wil je ook de bredere aanpak (los van tooling) zien? Bekijk de algemene opzet van de cursus Time Management.
Je leert een nuchtere inboxworkflow: verwerken in plaats van bewaren. Je maakt sneller keuzes (actie, informatie, afspraak of wachten) en voorkomt dat mail een takenlijst wordt.
Verdieping uit de kennisbank:
Je leert wanneer een e-mail een taak is (en wanneer niet), hoe je een eerstvolgende actie formuleert en hoe je dit snel verwerkt in Google Tasks, zodat opvolging zichtbaar blijft.
Handige artikelen:
• Google Tasks gebruiken binnen Gmail
• Taak maken van een e-mail
Ja. In Gmail heten regels filters. Je leert filters en labels inzetten om nieuwsbrieven, cc en notificaties automatisch te ordenen. Resultaat: minder ruis en een inbox die rustiger blijft.
Lees ook: Regels maken in Gmail met filters.
Je leert het onderscheid tussen taken en afspraken, werkt met tijdblokken en buffers en maakt je planning realistischer. Daarmee voorkom je dat je agenda onoverzichtelijk wordt.
Verdieping: Tijdstip toekennen aan taken in Google Workspace.
Ja. De training kan online (bijvoorbeeld verdeeld over twee dagdelen) en is ook beschikbaar als incompany training voor teams. We stemmen de inrichting en teamafspraken af op jullie manier van werken in Google Workspace.
Meer over de aanpak: cursus Time Management.
In de kennisbank staan meerdere artikelen en video’s over slimmer werken met Google Workspace. Start hier: Google Workspace kennisbank.
Of stuur een bericht
