Inbox zero in 4 simpele stappen

Inbox zero zorgt ervoor dat je overzicht krijgt in je inbox. Maar het is meer dan dat: je gaat ook prioriteiten stellen en e-mail omzetten naar taken. Het is een belangrijk principe dat ook wordt geleerd in onze cursus time management.

cursus time management

Bereik meer met minder moeite! Krijg grip op je werk en rust in je hoofd met de cursus time management.

Homepage » Cursus time management » Inbox zero

Inbox zero, postvak in op orde en niets meer missen

Inbox zero gaat verder dan alleen maar het simpel opruimen van e-mail. Inbox zero is een manier om op een overzichtelijke manier e-mail en daaruit voortvloeiende taken helder en snel vast te leggen. Daardoor heb je niet meer de angst iets te missen.

inbox zero

Inbox zero: een e-mail is geen taak!

De inbox zero methode maakt een duidelijk onderscheid tussen e-mail en taken of acties. Het verwerken van e-mail is wat anders dan het uitvoeren van de taak of actie waar de e-mail om vraagt.

Inbox zero gaat ervan uit dat je eerst e-mails verwerkt en de taken en acties die eruit voortvloeien op de juiste manier plant. Verder is het ook de de bedoeling dat na het doorlopen van onderstaande stappen jouw Postvak In leeg is. Dus dat er werkelijk sprake is van inbox zero.

Stap 1: niet te vaak e-mail checken

Door heel de tijd je e-mail te checken kom je minder toe aan je echte werk. Tenzij het echt niet anders kan kun je jezelf met de inbox zero methode beperken 2 a 3 keer per dan je e-mail controleren. Bij bepaalde functies ligt dat uiteraard anders (denk aan bijvoorbeeld management ondersteuners, secretaresses of medewerkers van helpdesks).

Wanneer je echter kenniswerker bent zal je merken dat minder vaak je e-mail controleren leidt tot meer focus in je echte werk. Zorg er wel voor dat je meldingen die aangeven dat er nieuwe e-mail binnenkomt (zoals pop ups en geluiden) uitschakelt. Inbox zero heeft immers als doel dat je meer gedaan krijgt in minder tijd.

 

Stap 2: prioriteren

E-mail afhandelen is wat anders dan het afhandelen van taken die uit e-mail voortkomen. Stel dus prioriteiten! De inbox zero methode gaat uit van selectie aan de poort. Stel de aan de hand van bijvoorbeeld de prioriteitenmatrix volgende vragen:

  1. Vraag je eerst af of de e-mail wel of niet belangrijk is (Draagt het bij aan je SMART doelen? Hoort het bij jouw verantwoordelijkheden?)
  2. Is de e-mail belangrijk? Moet de actie vandaag of later worden uitgevoerd?
  3. Als de actie niet vandaag hoeft te worden uitgevoerd; kan het dan wel binnen 2 minuten worden uitgevoerd?
  4. Is de e-mail niet belangrijk voor jou maar wel voor een ander?
  5. Is de e-mail voor voor niemand belangrijk maar moet de afzender wel terugkoppeling krijgen?

Stap 3: grip op je inbox

  1. Moet de taak vandaag worden uitgevoerd? Plaats de e-mail in een map met de naam Urgent
  2. Kan de taak later dan vandaag worden uitgevoerd? Plaats de e-mail in een map genaamd Plannen
  3. Is de e-mail niet urgent maar kun je de taak binnen 2 minuten uitvoeren? Plaats de e-mail ook in de map Urgent
  4. De e-mails in de map plannen zet je om naar een taak (kijk hier hoe je dat met MS Outlook doet)
  5. De taken voortkomend uit e-mail in de map urgent voer je vandaag uit
  6. Is de mail niet voor jou maar voor een ander belangrijk? Verplaats de e-mail naar een map genaamd Delegeren
  7. Is de mail voor niemand belangrijk maar moet de afzender wel feedback krijgen? Verplaats de e-mail naar de map Delegeren
  8. Alle e-mails in de map delegeren handel je als volgt af: je zet de e-mails door met eventueel extra tekst en uitleg of je geeft terugkoppeling aan de afzender dat je de taak niet gaat oppakken
  9. Bewaar alle ontvangen e-mails in een archief (denk aan mappen) en niet in je Postvak In
  10. Bewaar belangrijke bijlagen (ook) op je harde schrijf of server

Stap 4: doen!

Inbox zero gaat erom dat je grip krijgt op het werk dat voortvloeit uit e-mail. Zorg er dan ook voor dat je niet onnodig je taken en acties gaat uitstellen. Grip op je inbox zorgt voor rust en overzicht. Doe dat niet teniet met uitstelgedrag!

Tip tot besluit: maak een takenlijst!

Werk echt met een takenlijst (in Outlook, IBM Notes of G Suite). Het is aangetoond dat werken met een takenlijst ervoor zorgt dat je 20% tot 30% meer bereikt in dezelfde tijd!

Ontvang gratis tips & tricks

Haal meer uit je tijd en jezelf met onze gratis tips & tricks

Contact-/adresgegevens

Contact

Timension
Vijverlaan 115
6822 HD Arnhem
T (085) 002 02 02

Trainingslocatie

BCN Utrecht CS
Catharijnesingel 48
3511 GC Utrecht
T (030) 234 83 00

Vragen?

Bel (085) 002 02 02 of vul het formulier in.

BCN Utrecht CS

cursus social collaboration

MELD JE AAN EN ONTVANG TIPS

We gaan zorgvuldig om met jouw privacy

Gelukt!

Share This