Home / Cursus time management / Persoonlijke effectiviteit verbeteren: 12 praktische tips

Persoonlijke effectiviteit verbeteren


12 praktische tips die je persoonlijke effectiviteit verbeteren.

cursus time management

Wat is persoonlijke effectiviteit?

De juiste set van gedrag, vaardigheden en gewoontes


Je persoonlijke effectiviteit verbeteren kun je doen door in een cursus time management een aantal vaardigheden te leren. Toch zal je ook een aantal gewoontes moeten aanpassen.

Begin wel bij het begin; stel doelen! En dan bij voorkeur met de SMART methode. Stel je voor: je hebt helder voor ogen wat de doelen zijn die je wilt bereiken maar je hebt het gevoel dat je tijd tekort komt. Hoe kun je dan toch het meeste uit je tijd halen en je persoonlijke effectiviteit verbeteren?

Ik heb een aantal handige tips voor je gevonden om je persoonlijke effectiviteit te optimaliseren. Ik heb ze wel aangepast met de praktijkervaring uit onze trainingspraktijk.

cursus persoonlijke effectiviteit


1. Haal zoveel mogelijk uit vergaderingen

Zorg voor een agenda en bereid je goed voor


Hoe? Zorg dat je voorbereid bent door vooraf de stukken te lezen en alvast vragen en inbreng te formuleren. Heb je teveel leeswerk? Volg een cursus snellezen. Maak alvast notities in de vorm van een mindmap; dat is overzichtelijker dan een lap tekst.

Zorg voor een strakke agenda: bepaal hoeveel tijd maximaal aan een onderwerp wordt besteed. Zorg dat je alleen deelnemer bent op het moment dat jouw onderwerpen ter sprake komen. De overige tijd kun je benutten voor andere acties.

 

2. Persoonlijke effectiviteit gaat over focus

Maak een onderscheid tussen hoofd- en bijzaken


Je persoonlijke effectiviteit verbeteren komt vaak ook neer op jezelf dwingen om na te denken welke acties de grootste bijdrage leveren aan jouw resultaten. Neem daarbij het 20-80 regel (Pareto-principe) als uitgangspunt (kort door de bocht: welke 20% van jouw inspanningen zijn verantwoordelijk voor 80% van het resultaat).

 

3. Tijdstelers verstoren persoonlijke effectiviteit

Breng je tijdstelers in kaart en los ze op!


Geconcentreerd werken is niet voor niets de superkracht van de 21e eeuw. Je persoonlijke effectiviteit komt echt goed uit de verf als je zonder interrupties door kunt werken. Creëer dus een ongestoorde werkomgeving.

Een collega die een praatje komt maken, even internetten, onduidelijke doelstellingen, geluidsoverlast, enzovoort. Dit gaat allemaal ten koste van jouw persoonlijke effectiviteit. Iedereen heeft te maken met tijdstelers die je productiviteit remmen.

Benoem elke maand je top 5 tijdstelers en zorg ervoor dat je er geen last meer van hebt. Doe hetzelfde met mensen die jou te vaak storen in je werk doordat ze je interrumperen of afleiden. Wees assertief (niet agressief) en ga uit van het ik ben ok, jij bent ok principe.

 

4. Persoonlijke effectiviteit vraagt om punctualiteit

Mensen die te laat komen zijn minder geschikt!


Zorg ervoor dat je altijd op tijd bent. Persoonlijke effectiviteit gaat niet alleen maar om het leren van vaardigheden. Het gaat ook om nauwkeurigheid en stiptheid. Het toont anderen aan hoe serieus jij omgaat met jouw verantwoordelijkheden.

Geef het goede voorbeeld en laat anderen niet op jou wachten. Dat gaat namelijk ten koste van hun productiviteit. Maak van punctualiteit prioriteit! Als je niet in staat bent om op tijd te zijn ben je namelijk ook niet in staat om moeilijke taken te realiseren.

 

5. Tijdig reageren is niet gelijk aan instemmen

Het zegt wel iets over je betrouwbaarheid


Net als punctueel zijn is persoonlijke effectiviteit ook in dit geval een kwestie van je gezonde verstand gebruiken. Als er urgente zaken spelen bellen mensen je: laat ze niet te lang wachten tot je terugbelt.

E-mail is minder urgent en berucht als grootste vijand van productiviteit. Een goede vuistregel is om op e-mail binnen een werkdag te reageren. Wat de telefoon betreft: als je niet bij de brandweer werkt mag je gerust de voicemail aanzetten. Bel echter wel binnen 2 uren terug als het kan.

Wat je e-mail betreft: gebruik het niet als een infuus: haal twee of drie keer per dag je e-mail op. En om afleiding te voorkomen is het raadzaam om piepjes, bleitjes en andere notificaties van inkomende e-mail uit te zetten.

Tussendoor werk je aan je acties en wordt je niet afgeleid door inkomende e-mail. En als je dan je e-mail ophaalt kun je het beste de volgende werkwijze hanteren: kun je binnen 2 minuten reageren? Meteen doen.

Zitten er e-mails tussen die veel acties van je verlangen? Plan de afhandeling van de acties in. Laat in ieder geval bij e-mails die meer dan 2 minuten van je vragen de afzender wel weten dat je er wat mee gaat doen en op welke termijn dat zal zijn.

Werk je met MS Outlook? Check dan onze MS Outlook tips! Dit zijn handige video’s waarin wordt uitgelegd hoe je snel en overzichtelijk grip krijgt op je mailbox.

 

6. Persoonlijke effectiviteit gaat om wat belangrijk is

Tijd besteedt aan onbelangrijke zaken is verloren tijd!


Stel prioriteiten! Begin met de “waarom vraag”: “waarom ga ik dit doen?” Als het niet bijdraagt aan jouw persoonlijke of professionele doelstellingen: niet doen of – omwille van een goede verstandhouding met de omgeving – netjes Nee zeggen.

Alle acties die niet aan jouw doelen bijdragen gaan ten koste van jouw persoonlijke effectiviteit. Last but not least: begin met de belangrijkste, complexe of omvangrijkste acties.

Een makkelijk toepasbaar hulpmiddel dat je hierbij kunt inzetten is de Prioriteitenmatrix. Het is een instrument waarmee je snel overzicht creëert over al te acties zodat je snel weet waar je voorrang aan moet geven.

 

7. Systematiseer + automatiseer + routine

Gebruik je brein voor slim werk


Jij bent er voor het slimme werk. Systemen en routines zijn er voor het domme werk. Klinkt misschien als een open deur maar weinig mensen doen het terwijl het helpt om veelvoorkomende acties sneller af te wikkelen.

Een simpele tijdwinner is bijvoorbeeld om bepaalde betalingen die je periodiek moet doen al in te plannen middels bijvoorbeeld online bankieren. Dit is een makkelijke manier om jouw productiviteit te verbeteren.

Verder kun je jezelf ook vaste gewoontes en routines aanleren. Denk aan vaste week- en dagindelingen. Vaste gewoontes en routines zorgen ervoor dat je ruimte in je brein vrij houdt voor echt moeilijke taken.

 

8. Organiseer en plan acties overzichtelijk

Gebruik een agenda, MS Outlook, IBM Notes of G Suite


Het maakt niet uit of je op een iPad, met MS Outlook, met IBM Notes of op een kleitablet werkt. Zorg er in ieder geval voor dat je wél over een systeem beschikt waarbij je kunt bijhouden hoever je met je acties bent en waarin je prioriteiten kunt bijstellen.

Let hierbij op het volgende: zorg ervoor dat je niet jouw inbox als takenlijst beschouwt: dat gaat namelijk ten koste van je persoonlijke effectiviteit. Streef altijd een lege mailbox na. Het Inbox Zero principe kan je daarbij helpen.

 

9. Persoonlijke effectiviteit gaan over meer bereiken

Plan ambitieus maar wél realistisch


Je kunt meer dan je denkt. Bouw het meer en meer inplannen van acties geleidelijk aan op. Prioriteer goed: de belangrijkste zaken eerst! Je zult merken dat wanneer je in “the flow’ zit dat je aan het einde van de dag heel voldaan bent met wat je hebt bereikt.

Je persoonlijke effectiviteit verbeteren doe je met één doel: je wil meer gedaan krijgen. Dit gaat niet alleen over je werk maar heeft ook betrekking op je privéleven: plan dus ook veel leuke dingen in die je wilt ondernemen met je dierbaren.

 

10. Begin zo nu en dan veel vroeger

Wie stoort jou om 6 uur in de ochtend?


Het is heerlijk om ‘s ochtends wanneer er nog niemand is flink door te kunnen werken aan de belangrijkste acties. Zeker als je in een kantoortuin werkt of te maken hebt met het zogenaamde organisatiegericht huisvesten is veel vroeger beginnen een uitkomst.

Tussen 08:00 uur en 09:30 uur is er namelijk veel afleiding in de vorm van collega’s die net op hun werk arriveren. Besteed die tijd aan makkelijke taken waarbij minder van je concentratievermogen wordt gevraagd.

 

11. Soms is stress productief

Geen werkstress maar wel een beetje ‘thrill’


Dit is een gevaarlijke uitspraak! Wat ik bedoel is dat het goed is om af en toe de druk van een deadline te voelen: het werkt dan als een motivatie om beter prioriteiten te stellen en meer gedaan te krijgen.

Ook al is een beetje gezonde spanning af en toe een goede motivator; in onze training time management richt ik me op het voorkomen van stress. Want veel stress, continue stress en/of voortdurende low level stress is ongezond.

 

12. Manage je energie en niet je tijd

Rust voldoende uit en verdeel je energie slim


Tijd heeft beperkingen. Een dag bestaat uit 24 uren en een week uit 7 dagen. Met energie ligt dat heel anders. We onderscheiden lichamelijke, emotionele, cognitieve en geestelijke energie.

Zorg ervoor dat je energieniveau op alle vier vlakken zo optimaal mogelijk is. Zorg goed voor jezelf. Hou er verder rekening mee dat je nooit op alle vier vlakken lange tijd optimaal functioneert. Stem je werkzaamheden daarop af.

cursus time management

Cursus time management

  • Grip op je werk en rust in je hoofd
  • Meer bereiken met minder moeite
  • Een optimale work-life balance

Bekijk de cursus time management


Incompanyofferte aanvragen

training snellezen en mindmappen

Join the future of work

Mis nooit meer de updates van Timension.


Laat je naam en e-mailadres achter en ontvang nieuws, nieuwe inzichten en meteen bruikbare tips.

Volg de cursus

time management



Vraag een incompanyofferte aan