Persoonlijke effectiviteit verbeteren: 12 tips

Je persoonlijke effectiviteit verbeteren kun je doen door een aantal vaardigheden te leren maar ook door een aantal gewoontes aan te passen. Maar begin wel bij het begin; stel doelen! Stel je voor: je hebt helder voor ogen wat de doelen zijn die je wilt bereiken maar je hebt het gevoel dat je tijd tekort komt. Hoe kun je dan toch het meeste uit je tijd halen en je persoonlijke effectiviteit verbeteren? Ik heb een aantal handige tips voor je gevonden om je persoonlijke effectiviteit te optimaliseren. Ik heb ze wel aangepast met de praktijkervaring uit onze trainingspraktijk.

cursus time management

Bereik meer met minder moeite! Krijg grip op je werk en rust in je hoofd met de cursus time management.

Homepage » Cursus time management » Persoonlijke effectiviteit verbeteren

cursus persoonlijke effectiviteit

1. Haal zoveel mogelijk uit vergaderingen

Hoe? Zorg dat je voorbereid bent door vooraf de stukken te lezen en alvast vragen en inbreng te formuleren. Zorg voor een strakke agenda: bepaal hoeveel tijd maximaal aan een onderwerp wordt besteed. Zorg dat je alleen deelnemer bent op het moment dat jouw onderwerpen ter sprake komen. De overige tijd kun je benutten voor andere acties.

 

2. Concentreer je op de hoofdzaken

Je persoonlijke effectiviteit verbeteren komt vaak ook neer op jezelf dwingen om na te denken welke acties de grootste bijdrage leveren aan jouw resultaten. Neem daarbij het Pareto-principe als uitgangspunt (kort door de bocht: welke 20% van jouw inspanningen zijn verantwoordelijk voor 80% van het resultaat). Laat triviale kwesties achterwege. Van de 12 tips op deze pagina is dit de belangrijkste. Om die reden wordt het stellen van prioriteiten veelvuldig geoefend in onze cursus timemanagement.

 

3. Bepaal de top 5 van je tijdstelers

Een collega die een praatje komt maken, even internetten, onduidelijke doelstellingen, geluidsoverlast, enzovoort. Dit gaat allemaal ten koste van jouw productiviteit. Iedereen heeft te maken met tijdstelers die ervoor zorgen dat je afgeleid raakt, minder gefocust werkt en daardoor je productiviteit remmen. Benoem ze en zorg ervoor dat je er geen last meer van hebt. Na een maand bepaal je weer opnieuw welke 5 tijdstelers jou het meest van je tijd beroven.

 

4. Wees punctueel

Zorg ervoor dat je altijd op tijd bent. Persoonlijke effectiviteit gaat niet alleen maar om het leren van vaardigheden. Het gaat ook om nauwkeuriger zijn. Daar heb je geen training voor nodig. Geef het goede voorbeeld en laat anderen niet op jou wachten. Dat gaat namelijk ten koste van hun productiviteit. Bovendien heb je geen training timemanagement nodig om op tijd te komen!

 

5. Reageer op tijd

Net als punctueel zijn is persoonlijke effectiviteit ook in dit geval een kwestie van je gezonde verstand gebruiken. Als er urgente zaken spelen bellen mensen je: laat ze niet te lang wachten tot je terugbelt. E-mail is minder urgent en staat bekend als de grootste vijand van productiviteit. Een goede vuistregel is om op e-mail binnen een werkdag te reageren. Wat de telefoon betreft: als je niet bij de brandweer werkt mag je gerust de voicemail aanzetten en die af en toe afluisteren. Bel echter wel binnen 2 uren terug als het kan.

Wat je e-mail betreft: gebruik het niet als een infuus: haal twee of drie keer per dag je e-mail op. En om afleiding te voorkomen is het raadzaam om piepjes, bleitjes en andere notificaties van inkomende e-mail uit te zetten. Tussendoor werk je aan je acties en wordt je niet afgeleid door inkomende e-mail. En als je dan je e-mail ophaalt kun je het beste de volgende werkwijze hanteren: kun je binnen 2 minuten reageren? Meteen doen. E-mail die meer tijd kost handel je af op een later ogenblik. Zitten er e-mails tussen die veel acties van je verlangen? Plan ze in. Laat in ieder geval bij e-mails die meer dan 2 minuten van je vragen de afzender wel weten dat je er wat mee gaat doen en op welke termijn dat zal zijn.

 

6. Doe alleen belangrijke dingen

Je kunt je persoonlijke effectiviteit verbeteren door prioriteiten te stellen. Dat begint met de “waarom vraag”: “waarom ga ik dit doen?” Als het niet bijdraagt aan jouw persoonlijke of professionele doelstellingen: niet doen of – omwille van een goede verstandhouding met de omgeving – netjes Nee zeggen. Alle acties die niet aan jouw doelen bijdragen gaan ten koste van jouw persoonlijke effectiviteit. Last but not least: begin met de belangrijkste, complexe of omvangrijkste acties.

 

7. Systematiseer + automatiseer + routine

Klinkt misschien saai maar het helpt om veelvoorkomende acties sneller af te wikkelen. Een simpele tijdwinner is bijvoorbeeld om bepaalde betalingen die je periodiek moet doen al in te plannen middels bijvoorbeeld online bankieren. Dit is een makkelijke manier om jouw productiviteit te verbeteren.

 

8. Organiseer en plan acties overzichtelijk

Het maakt niet uit of je op een iPad, met MS Outlook, met IBM Notes of op een kleitablet werkt. Zorg er in ieder geval voor dat je wél over een systeem beschikt waarbij je kunt bijhouden hoever je met je acties bent en waarin je prioriteiten kunt bijstellen. Let hierbij op het volgende: zorg ervoor dat je niet jouw inbox als takenlijst beschouwt: dat gaat namelijk ten koste van je persoonlijke effectiviteit.

 

9. Plan ambitieus: plan veel in

Je kunt meer dan je denkt. Bouw het meer en meer inplannen van acties geleidelijk aan op. Prioriteer goed: de belangrijkste zaken eerst! Je zult merken dat wanneer je in “the flow’ zit dat je aan het einde van de dag heel voldaan bent met wat je hebt bereikt. Je persoonlijke effectiviteit verbeteren doe je met een doel: je wil meer gedaan krijgen. Dit gaat niet alleen over je werk maar heeft ook betrekking op je privéleven: plan dus ook veel leuke dingen in die je wilt ondernemen met je dierbaren.

 

10. Begin zo nu en dan veel vroeger

Het is heerlijk om ‘s ochtends wanneer er nog niemand is flink door te kunnen werken aan de belangrijkste acties. Zeker als je in een kantoortuin werkt of te maken hebt met het zogenaamde organisatiegericht huisvesten is veel vroeger beginnen een uitkomst. Tussen 08:00 uur en 09:30 uur is er namelijk veel afleiding in de vorm van collega’s die net op hun werk arriveren.

 

11. Heel soms is stress goed

Dit is een gevaarlijke uitspraak! Wat ik bedoel is dat het goed is om af en toe de druk van een deadline te voelen: het werkt dan als een motivate om beter prioriteiten te stellen en meer gedaan te krijgen. In onze trainingen echter richt ik me op het voorkomen van stress. Want veel stress, continue stress en/of voortdurende low level stress is ongezond.

 

12. Bewaar het lekkerste voor het laatst

Dus doe je meest vervelende klussen het eerst! Die heb je dan gehad en het werken wordt er alleen maar leuker op.

Ontvang gratis tips & tricks

Haal meer uit je tijd en jezelf met onze gratis tips & tricks

Contactgegevens

Bezoekadres

BCN Utrecht CS
Catharijnesingel 48
3511 GC Utrecht

Secretariaat & klantenservice

T (085) 002 02 02
E klantenservice@timension.nl

Zorgeloos aanmelden

Tot drie weken voor de training mag je kosteloos annuleren. Een vervanger sturen mag altijd. Alle leermiddelen, het arrangement, deelnamecertificaat en benodigde parkeerkaarten zijn in het tarief inbegrepen.

Vragen?

Bel (085) 002 02 02 of vul het formulier in.

Share This