Concentratie op het werk: kijk verder dan gedrag

Wie beweegt, friemelt of wegkijkt, lijkt al snel ongeconcentreerd. Maar zichtbaar gedrag zegt minder over aandacht dan we denken. Dit artikel laat zien waarom je concentratie beter kunt toetsen aan begrip, prestaties en resultaat dan aan hoe iemand erbij zit.

Farouk zit nooit stil. Echt nooit. Tijdens de training wiebelt hij op zijn stoel, draait een pen tussen zijn vingers of klikt met het knopje van zijn balpen. Een uur later eet hij zonnebloempitten. Tijdens een bespreking trommelt hij met zijn vingers op tafel en als hij dat even niet doet, zit hij op zijn telefoon te tikken. Ook zijn wat hangende ogen helpen niet mee. Wie hem van een afstand bekijkt, krijgt gemakkelijk de indruk dat hij er met zijn gedachten niet helemaal bij is.

Farouk is managementtrainee en volgt bij mij een cursus time management. Hij is slim, vriendelijk en opvallend beweeglijk. Na een tijdje begin ik me tijdens de eerste bijeenkomst af te vragen hoeveel hij eigenlijk meekrijgt van wat ik vertel. Als trainer heb je daar een oude truc voor: je stelt iemand die lijkt af te dwalen rechtstreeks een vraag over wat je zojuist hebt behandeld. Weet hij het antwoord niet, dan probeer je het twintig minuten later opnieuw. Na twee of drie keer ontstaat meestal vanzelf het gewenste effect. De deelnemer weet dat hij weer aan de beurt kan komen en gaat beter opletten.

Dus kijk ik op een gegeven moment naar Farouk. Hij is op dat moment met zijn pen bezig.

“Farouk, wat zou jij in deze situatie als eerste doen?”

Hij stopt met klikken, kijkt op en geeft onmiddellijk het goede antwoord. Niet ongeveer goed en ook geen handige gok. Hij benoemt precies het onderscheid dat ik net heb uitgelegd en legt bovendien een verband met iets wat eerder die ochtend aan bod kwam.

“Precies”, zeg ik.

Ik ga verder met de training. Twintig minuten later zit Farouk alweer te wiebelen.

Een trainerstruc die niet werkt

Een tijdje later probeer ik het opnieuw. Ditmaal zit Farouk zonnebloempitten te eten terwijl ik een voorbeeld bespreek. Ik onderbreek mijn verhaal en stel hem een vraag over de toepassing van wat we zojuist hebben behandeld. Hij denkt nauwelijks na en geeft opnieuw een scherp antwoord. Sterker nog, hij voegt er een consequentie aan toe die ik zelf nog niet had genoemd, maar die logisch uit de stof volgt.

Na de derde of vierde keer begint de situatie ongemakkelijk te worden. Niet voor Farouk, maar voor mij. Ik probeer min of meer vast te stellen dat hij onvoldoende oplet, terwijl hij mij telkens laat zien dat hij de stof niet alleen volgt, maar ook begrijpt. Zijn gedrag verandert ondertussen geen millimeter. Hij blijft bewegen, tikken, friemelen, eten en van houding wisselen.

Daar ontstaat een andere mogelijkheid. Farouks gedrag heb ik misschien helemaal niet verkeerd waargenomen. Hij zit inderdaad nooit stil. Alleen de betekenis die ik eraan geef, kan verkeerd zijn.

Dat onderscheid lijkt klein. In de praktijk maken we dezelfde denkfout voortdurend.

We zien gedrag en vullen de rest zelf in

Een leidinggevende ziet een medewerker tijdens een vergadering uit het raam kijken en concludeert dat hij is afgehaakt. Iemand tekent terwijl een collega spreekt en wordt als ongeïnteresseerd gezien. Een ander verandert steeds van houding, beweegt met zijn voet of speelt met een pen en krijgt al snel het etiket rusteloos. Wie daarentegen rechtop zit, oogcontact maakt en af en toe instemmend knikt, wekt gemakkelijk de indruk goed geconcentreerd te zijn.

We halen daarbij twee zaken door elkaar. We zien gedrag en behandelen onze interpretatie ervan alsof we daarmee ook aandacht hebben waargenomen.

Bij Farouk kan ik objectief vaststellen dat hij wiebelt, met een pen speelt en zonnebloempitten eet. Dat hij daardoor minder geconcentreerd is, is mijn verklaring van dat gedrag. Wat ik werkelijk wil weten, is iets anders: verwerkt hij de informatie, begrijpt hij haar en kan hij ermee werken? Mijn vragen blijken daarvoor een betere toets dan zijn lichaamshouding.

Dat is vooral voor leidinggevenden relevant. Wie gedrag te snel verklaart, kan een probleem gaan corrigeren dat misschien helemaal niet bestaat. Je spreekt iemand aan op bewegen terwijl zijn werk uitstekend is, maar laat iemand die keurig stilzit ongemoeid terwijl afspraken niet worden begrepen of uitgevoerd.

Friemelen is niet automatisch afleiding

Ook wetenschappelijk is er reden om voorzichtig te zijn met snelle conclusies. Psycholoog Jackie Andrade liet veertig deelnemers naar een monotone telefonische boodschap luisteren. De helft kreeg tijdens het luisteren een eenvoudige tekentaak waarbij zij vormen inkleurden. Die groep presteerde beter op de luistertaak en herinnerde zich bij een onverwachte geheugentest 29 procent meer informatie dan de groep die alleen luisterde. Het experiment was klein en kunstmatig. Het bewijst dus niet dat doodlen tijdens iedere vergadering goed is voor je concentratie. Het laat wel zien dat een eenvoudige motorische nevenactiviteit niet automatisch betekent dat iemand minder informatie verwerkt.

Een recenter onderzoek laat eveneens zien waarom voorzichtigheid nodig is. Onderzoekers volgden zeventig volwassenen met ADHD tijdens een cognitieve aandachtstaak en maten hun bewegingen met sensoren. Meer friemelen kwam onder meer voor tijdens correcte antwoorden en, bij een deel van de deelnemers, later in de taak bij stabielere reactietijden. De onderzoekers noemen daarom de mogelijkheid dat beweging bij deze specifieke groep een compenserende rol speelt bij het vasthouden van aandacht. Dat resultaat zegt niets over Farouk en mag ook niet worden gegeneraliseerd naar iedereen die beweegt. Het ondersteunt wel een bescheidener conclusie: beweging op zichzelf is onvoldoende om iets zekers over concentratie te zeggen.

Dat laatste is belangrijk. De boodschap is dus niet dat wiebelen, tekenen of friemelen de concentratie verbetert. De boodschap is dat je uit zichtbaar gedrag alleen te gemakkelijk een conclusie trekt die je nog niet hebt getoetst.

De stille medewerker kan ook zijn afgehaakt

Het omgekeerde vergeten we namelijk gemakkelijk. Stel je een medewerker voor die tijdens iedere vergadering rechtop zit, de spreker aankijkt en op de juiste momenten knikt. Niemand zal snel zeggen dat hij niet betrokken is. Vraag hem na afloop welke drie besluiten zijn genomen, welke actie bij hem ligt en waarom voor een bepaalde oplossing is gekozen, en het beeld kan plotseling veranderen.

Rustig gedrag bewijst aandacht dus evenmin als beweeglijk gedrag afleiding bewijst. Natuurlijk bevat gedrag informatie. Als iemand tijdens een overleg twintig minuten een filmpje op zijn telefoon kijkt, is dat een ander signaal dan even met een pen spelen. Het punt is dat gedrag aanleiding kan zijn om iets te onderzoeken. Het is nog niet automatisch de uitkomst van dat onderzoek.

Daarmee verschuift ook de vraag. Niet: ziet iemand eruit alsof hij geconcentreerd is? Wel: waaraan kan ik vaststellen dat zijn aandacht voldoende was voor wat deze taak vroeg?

Kijk eerst, toets daarna

In de praktijk vraagt dat om een vrij eenvoudige discipline. Begin met beschrijven wat je daadwerkelijk ziet. “Hij kijkt regelmatig weg en draait met zijn pen” is een waarneming. “Hij is ongeïnteresseerd” is al een interpretatie. Vervolgens toets je datgene wat voor het werk werkelijk relevant is.

Na een overleg kun je bijvoorbeeld vragen: “Wat hebben we nu precies besloten?” Of: “Welke actie ligt bij jou?” Bij een instructie kun je iemand laten uitleggen hoe hij verdergaat. Bij individueel werk kun je kijken naar kwaliteit, fouten en doorlooptijd. Bij een training kun je doen wat ik bij Farouk deed: een vraag stellen en controleren of iemand de stof begrijpt.

Pas daarna ontstaat een goede reden om in te grijpen. Het klikken met een balpen kan nog steeds een collega tot wanhoop drijven. Zonnebloempitten eten kan tijdens een vergadering hinderlijk zijn en wie daadwerkelijk berichten op zijn telefoon zit te beantwoorden, kan wel degelijk informatie missen. In dat geval heb je alleen een ander criterium: het gedrag verstoort het eigen functioneren of dat van anderen. Dat is iets anders dan aannemen dat motorische onrust op zichzelf een concentratieprobleem bewijst.

Soms ligt het probleem in het werk

Wanneer iemand werkelijk moeite heeft zijn aandacht vast te houden, kijken we bovendien snel naar de persoon. Misschien moeten we vaker ook naar zijn werk kijken. Hoe vaak wordt iemand onderbroken? Hoeveel verschillende onderwerpen komen in één overleg voorbij? Hoe vaak wisselt iemand gedurende een werkdag tussen taken en contexten? Is duidelijk welk resultaat een bijeenkomst moet opleveren? En krijgt werk dat langdurige concentratie vraagt daadwerkelijk een omgeving waarin dat mogelijk is?

Dat zijn relevantere vragen dan simpelweg constateren dat iemand moeite heeft met opletten. Aandacht ontstaat niet los van de omstandigheden waarin iemand moet werken. Een agenda vol korte afspraken, voortdurend binnenkomende berichten en veel taakwisselingen vraagt iets anders van concentratie dan een ochtend waarin iemand twee uur aan één duidelijke opdracht kan werken.

Daarom moet je eerst weten welk probleem je probeert op te lossen. Soms is iemand daadwerkelijk afgeleid en helpt een andere werkwijze. Soms veroorzaakt de werkomgeving de versnippering. En soms blijkt er na toetsing helemaal geen concentratieprobleem te zijn. Er is dan alleen gedrag dat niet overeenkomt met ons culturele beeld van hoe een geconcentreerd mens eruit hoort te zien.

Farouk blijft Farouk

Farouk blijft tijdens de rest van de training wiebelen. Hij speelt met zijn pen, trommelt met zijn vingers en verandert voortdurend van houding. Ik blijf hem af en toe vragen stellen, maar op een gegeven moment verandert de reden waarom ik dat doe.

“Farouk, wat denk jij hiervan?”

Hij kijkt op.

“Wil je het korte of het ingewikkelde antwoord?”

“Doe eerst maar het korte.”

Daar komt weer zo’n scherp antwoord. Daarna volgt alsnog het ingewikkelde.

Ik probeer hem inmiddels niet meer te betrappen op gebrek aan aandacht. Ik ben vooral benieuwd geworden naar wat hij heeft gezien wat anderen misschien hebben gemist. Mijn eerste waarneming was immers gewoon juist: Farouk kon inderdaad nauwelijks stilzitten. Mijn fout zat in de conclusie die ik daar automatisch aan verbond.

Voor leidinggevenden, trainers en professionals zit daar een eenvoudige regel in. Bouw een kleine tussenstap in tussen waarnemen en oordelen. Kijk eerst wat iemand werkelijk doet. Toets vervolgens of begrip, kwaliteit of prestaties daaronder lijden. Kies daarna pas een interventie.

Gedrag is een signaal. Prestatie is de toets.

Farouks bewegingen waren echt. De afleiding had ik erbij bedacht.

Over de auteur

Bas Hoorn is oprichter van Timension en trainer op het gebied van timemanagement en persoonlijke effectiviteit. In zijn trainingen en artikelen benadert hij thema’s als planning, werkdruk en concentratie op het werk vanuit samenhang en werkontwerp, in plaats van losse tips en lifehacks. Hij is de ontwikkelaar van de methodiek van Timension om werk systematischer en uitvoerbaarder te organiseren.

Ook relevant bij concentratie op het werk

Concentratieproblemen

Onderzoek eerst waar concentratieverlies vandaan komt: de persoon, de taak of de manier waarop het werk is georganiseerd.

Concentratie verbeteren

Breng oorzaken van afleiding in kaart en bouw stap voor stap een werkwijze die langere concentratie ondersteunt.

Geconcentreerd werken

Verminder afleiding en organiseer je werk zo dat aandacht beschikbaar blijft voor taken die echte concentratie vragen.

Multitasken

Veel multitasken is feitelijk snel schakelen tussen taken. Ontdek waarom die wisselingen aandacht en kwaliteit kunnen kosten.

Deep Work

Geef cognitief veeleisend werk langere perioden van ononderbroken aandacht en bescherm die tegen versnippering.

Time blocking

Bundel vergelijkbaar werk in tijdsblokken en verminder het aantal momenten waarop je aandacht van context moet wisselen.