Efficiënt een Outlook taak maken van een e-mail

Een Outlook taak maken van een e-mail zorgt ervoor dat je mail snel afhandelt en overzicht houdt over je actiepunten. Leer hier hoe je zo'n taak maakt.
Categorie(ën): Outlook tips
E-mail management

Een van de belangrijkste lessen in een training effectief en efficiënt werken is dat het maken van een takenlijst voorkomt dat je jezelf onnodig geestelijk belast. Een Outlook taak maken van een e-mail voorkomt onnodige geestelijke belasting. Taken onthouden is namelijk ‘dom werk’. Je wil je brein vooral inzetten voor ‘slim werk’. Taken en acties die voortkomen hoor je ook om te zetten naar een taak. Je zal merken dat je daardoor meer ruimte in je brein overhoudt om complexe werkzaamheden uit te voeren.

Van een e-mail met bijlage een Outlook taak maken

Een simpele en snelle handeling

Een van de handige functies van Outlook is dat je van een e-mailbericht met bijlage(n) makkelijk een taak kunt maken met bijlage(n). Deze taak met bijlage kun je ook terug laten komen in de agenda. Dit zorgt ervoor dat je jouw werk makkelijker kunt organiseren en minder last hebt van uitstelgedrag.

Een Outlook taak maken doe je door een e-mailbericht met de rechtermuisknop te slepen naar naar je taken icon. Er opent een scherm om een taak te maken. De e-mail met bijlage(n) wordt als een bijlage in de taak gevoegd. Als je de taak later opent en de bijlage aanklikt opent de oorspronkelijke mail met de bijlage(n).

BCC - Toe aan een nieuwe laptop?

Een Outlook taak maken met een goede omschrijving

Dat bespaart veel tijd!

Als je een taak maakt wordt in het onderwerpveld het subject van de e-mail gebruikt. Het advies is om dat onderwerp aan passen. Beschrijf het als volgt:

[benodige tijd] – [wat jij moet doen] – [subject]

Denk aan:

90 – Aanpassen doc training Rex – Voorstel DT

Ik geef aan anderhalf uur nodig te hebben om een voorstel van een collega te lezen. Waarom is dit een handige manier van werken? Als een taak een tijdje geleden is gemaakt ben je vaak vergeten wat je moet doen. Je hoeft de e-mail niet opnieuw te lezen als jouw taak specifiek beschrijft. Door een inschatting van de benodigde tijd te maken kan ik makkelijker plannen in de agenda. Ik hoef niet de originele e-mail te lezen om een inschatting te maken.

Een Outlook taak maken als een rode loper voor je brein

Door heel goed te beschrijven wat je precies gaat doen en een inschatting te maken van de tijd die je nodig hebt voor de taak rol je ook de loper uit voor je brein. De term die in de psychologie wordt gebruikt is implementatie intentie. Een Outlook taak maken zorgt ervoor dat het brein als het ware wordt opgewarmd voor de taak. Hierdoor wordt uitstelgedrag sterk gereduceerd.

Een Outlook taak maken zonder e-mail

Als je taken organiseert bespaar je tijd

Je kunt ook een Outlook taak maken met bijlage zonder dat je daarvoor een e-mail naar het taak icon hoeft te slepen.

E-mail en Outlook tips & tricks

Werk slimmer met Outlook

  1. Outlook vandaag aanpassen
  2. Mappen maken in Outlook
  3. De inbox leegmaken in weinig tijd
  4. Categorieën maken en aanpassen
  5. E-mail archiveren met kleurcategorieën
  6. Taak maken van een e-mail
  7. Van e-mail met bijlage(n) naar een taak
  8. Een Outlook taak met bijlage maken
  9. Taken in de Outlook agenda tonen
  10. Outlook tip: e-mail coaching tips

Leestip: Handboek Outlook 2021

Outlook 2021 is een veelzijdig, uitgebreid en krachtig programma dat u gebruikt om te e-mailen, uw agenda te beheren, taken te plannen en contacten te onderhouden. Dit Handboek is volledig geactualiseerd voor de 2021-editie en gaat uitgebreid in op de vele mogelijkheden van de software. De auteur loodst u speels door de verschillende functies van het programma en de hoofdstukken worden telkens afgesloten met vragen en oefeningen; zo krijgt u Outlook 2021 snel in de vingers.


Abonneer je op de nieuwsbrief

Wil je meer van dit soort artikelen lezen? Abonneer je op de nieuwsbrief.

Naam(Vereist)

Contactformulier

Bereik meer met minder moeite

Bereik meer met minder moeite

Meld je aan voor de nieuwsbrief!

Je bent aangemeld voor de nieuwsbrief!

Share This