Je hebt het druk. Je hoofd zit vol taken, je inbox stroomt over en je to-do lijst blijft groeien. Misschien heb je al van Getting Things Done (GTD) gehoord, een bekende methode om meer rust en overzicht te krijgen in je werk. Maar werkt het ook echt?
Inhoud
Waarom een goede methode nodig is
Als je merkt dat je vaak achter de feiten aanloopt, dan heb je een beter systeem nodig. Een methode die je helpt om je gedachten te ordenen, prioriteiten te stellen en met minder stress productief te zijn. Veel mensen zoeken naar zo’n praktische aanpak om hun werk beter te organiseren.
GTD, ontwikkeld door David Allen, is een populaire methode om je taken te structureren. In dit artikel ontdek je wat de GTD methode inhoudt, hoe het werkt, wat de voordelen en nadelen zijn én wat de wetenschap erover zegt. Je leert ook waarom er inmiddels effectievere alternatieven zijn, zoals de cursus timemanagement van Timension.
Wil je eerst meer weten over de basis van timemanagement? Lees dan ook wat timemanagement is en ontdek praktische timemanagement tips die je meteen kunt toepassen.
Wat is Getting Things Done (GTD)?
Getting Things Done (GTD) is een methode om je werk en leven te organiseren. Het doel is simpel: je hoofd leegmaken, rust creëren en grip krijgen op alles wat je moet doen. GTD helpt je om informatie, taken en ideeën direct vast te leggen en goed te verwerken.
De GTD methode draait om het verzamelen, ordenen en afhandelen van alles wat je aandacht vraagt. Of het nu gaat om een e-mail, afspraak of idee, je verwerkt het op een vaste manier. Zo weet je altijd wat je volgende stap is en voorkom je dat je dingen vergeet of uitstelt.
Veel mensen gebruiken GTD als persoonlijk productiviteitssysteem. Het werkt met duidelijke lijsten, overzichtelijke stappen en regelmatige reflectie. Daardoor krijg je meer focus en controle. Het is een populaire aanpak onder kenniswerkers, managers en mensen die veel verantwoordelijkheden tegelijk hebben.
De oorsprong van GTD: Wie is David Allen?
Getting Things Done werd ontwikkeld door David Allen, een Amerikaanse consultant op het gebied van productiviteit en timemanagement. In 2001 schreef hij het boek Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, waarmee hij wereldwijd bekend werd.
David Allen merkte dat veel mensen stress ervaren door onduidelijkheid over wat ze moeten doen. Zijn oplossing: een methode waarmee je alles wat je bezighoudt buiten je hoofd opslaat in een betrouwbaar systeem. Zo houd je mentale ruimte over voor de uitvoering van je werk.
Sinds de publicatie van zijn boek is GTD uitgegroeid tot een veelgebruikte methode binnen bedrijven, overheden en bij zelfstandig ondernemers. Het gedachtegoed van Allen is inmiddels in meer dan 28 talen vertaald en wordt nog steeds actief toegepast door duizenden mensen wereldwijd.
© Ammon Beckstrom
Hoe werkt de GTD methode in 5 stappen?
De kracht van Getting Things Done zit in de structuur. De methode bestaat uit vijf overzichtelijke stappen die je helpen om orde te scheppen in je werk en leven. Door deze stappen consequent te volgen, creëer je rust, overzicht en ruimte om doelgericht te werken.
1. Verzamelen
Je begint met het verzamelen van alles wat je aandacht vraagt. Dat kunnen gedachten, taken, afspraken of ideeën zijn. Je schrijft ze op of zet ze in een systeem. Zo hoef je ze niet te onthouden en voorkom je dat je iets vergeet of blijft piekeren.
2. Verwerken
Daarna bekijk je wat elk item precies is. Moet je er iets mee doen? Zo ja, wat dan? Je beslist per item of je het direct uitvoert, plant of bewaart. Alles wat niet relevant is, mag weg. Zo hou je je systeem schoon en overzichtelijk.
3. Organiseren
In deze stap geef je alle overgebleven taken en informatie een vaste plek. Je zet acties op actielijsten, bewaaritems in archieven en afspraken in je agenda. Het doel is een overzichtelijk systeem waarin je alles makkelijk terugvindt.
4. Reflecteren
Je bekijkt regelmatig je lijsten en agenda. Dat helpt je om overzicht te houden, prioriteiten bij te stellen en je werk goed te plannen. Reflectie is een essentieel onderdeel van GTD: het voorkomt dat je systeem veroudert of onbetrouwbaar wordt.
5. Uitvoeren
Tot slot doe je wat op je lijsten staat. GTD leert je om bewust te kiezen wat je op welk moment doet, bijvoorbeeld op basis van tijd, energie of context. Zo werk je doelgericht en zonder stress aan wat echt belangrijk is.
Voorbeeld van een toepassing
Fatma werkt als jurist bij een grote rechtsbijstandsverzekeraar. Elke dag krijgt ze te maken met nieuwe dossiers, dringende klantvragen, deadlines voor bezwaarprocedures en vergaderingen met collega’s. Haar werk is inhoudelijk uitdagend, maar ook intens en soms chaotisch. Om het overzicht te bewaren en niets te laten liggen, gebruikt ze de Getting Things Done (GTD) methode. Die helpt haar om hoofd- en bijzaken te scheiden, prioriteiten te stellen en met meer rust en focus te werken.
Stap 1: Verzamelen
Als juridisch medewerker ontvang je dagelijks e-mails, telefoontjes, dossiers en notities. In deze stap verzamel je alles wat je aandacht vraagt op één plek. Denk aan een takenlijst, je digitale inbox of een overzicht in je klantensysteem. Zo voorkom je dat je iets vergeet.
Stap 2: Verwerken
Je kijkt per item wat het precies is en of je er iets mee moet. Is het een verzoek van een klant? Dan beslis je: afhandelen, delegeren, plannen of archiveren. Elk dossier, e-mail of taak krijgt een duidelijke bestemming zodat je niets laat liggen.
Stap 3: Organiseren
Je zet acties in je agenda of takenlijst, plant klantgesprekken in en archiveert documenten op de juiste plek. Bijvoorbeeld: een belafspraak met een cliënt op donderdag, of het inplannen van een termijn voor een bezwaarschrift. Alles krijgt een logische plaats.
Stap 4: Reflecteren
Wekelijks kijk je wat er nog openstaat. Zijn er termijnen die bijna verlopen? Dossiers die extra aandacht vragen? Door te reflecteren houd je overzicht over lopende zaken en kun je op tijd bijsturen. Dit voorkomt verrassingen en zorgt dat je professioneel blijft handelen.
Stap 5: Uitvoeren
Je voert uit wat je gepland hebt. Op basis van je energie, urgentie en beschikbare tijd kies je wat je nu doet. Bijvoorbeeld: eerst een klant terugbellen, daarna een verweerschrift afronden. Zo werk je gefocust en doelgericht aan de juiste taken.
Wat zegt de wetenschap over GTD?
De methode Getting Things Done sluit goed aan bij hoe je brein werkt. Door taken uit je hoofd te halen en op te schrijven, verlaag je de mentale druk. Dit idee wordt ondersteund door onderzoek naar werkgeheugen, aandacht en het verminderen van stress bij complexe taken.
Wetenschappers zoals Masicampo en Baumeister (2011) laten zien dat het maken van een concreet plan helpt om piekergedachten te verminderen. Ook blijkt uit onderzoek dat een goed systeem voor taakbeheer zorgt voor meer focus en minder afleiding tijdens het werk. GTD past binnen die lijn van denken.
Toch geven sommige studies aan dat GTD niet voor iedereen even goed werkt. Mensen die moeite hebben met het bijhouden van lijsten of reflectiemomenten kunnen het lastig vinden om de methode vol te houden. Dat maakt het belangrijk om een aanpak te kiezen die past bij jouw manier van werken. Wil je ontdekken wat beter bij jou past? Lees dan ook deze praktische timemanagement tips.
Voordelen van Getting Things Done
De GTD methode biedt veel voordelen als je behoefte hebt aan meer overzicht en structuur. Door je taken te verzamelen en te organiseren, krijg je grip op je werk. Je weet precies wat je moet doen en wanneer, zonder steeds alles opnieuw te bedenken of te onthouden.
Een groot voordeel van Getting Things Done is dat je hoofd leeg wordt. Omdat je alles in een extern systeem opslaat, hoef je minder te onthouden. Dat geeft rust en zorgt ervoor dat je je beter kunt concentreren op de taak waar je op dat moment mee bezig bent.
GTD helpt je ook om proactief te werken. Je bepaalt vooraf wat belangrijk is en maakt bewuste keuzes. Zo voorkom je dat je alleen maar reageert op wat er op je afkomt. Vooral bij drukke functies met veel informatie en verantwoordelijkheden is dat een groot voordeel.
| Voordelen van GTD | Nadelen van GTD |
|---|---|
| Zorgt voor een leeg hoofd en vermindert mentale ballast | Kost veel tijd en discipline om goed op te zetten en bij te houden |
| Biedt structuur en overzicht bij veel losse taken en informatie | Lijstjes en systemen kunnen het werken omslachtig of star maken |
| Helpt om niets te vergeten en alles op de juiste plek vast te leggen | Niet iedereen houdt de wekelijkse reflectiemomenten vol |
| Laat je bewuste keuzes maken over wat je op welk moment doet | Werkt minder goed voor mensen met creatieve, intuïtieve of wisselende werkstijlen |
| Geschikt voor complexe rollen met veel verantwoordelijkheden | Sluit minder goed aan op moderne, hybride en snel veranderende werkomgevingen |
| Wordt ondersteund door wetenschappelijke inzichten over planvorming en focus | Kan overmatig focussen op taakbeheer ten koste van betekenis en strategische keuzes |
Nadelen en valkuilen van GTD
Hoewel Getting Things Done veel structuur biedt, kent de methode ook nadelen. Het kost tijd en discipline om het systeem op te zetten en bij te houden. Als je dat niet volhoudt, vervalt het overzicht en werkt GTD juist averechts voor je productiviteit.
Een ander nadeel is dat GTD erg gericht is op lijstjes en taken. Daardoor kan het systeem star aanvoelen. Je loopt het risico dat je teveel bezig bent met organiseren in plaats van doen. Vooral bij creatieve of snel veranderende werksituaties kan dat gaan wringen.
Sommige mensen vinden het lastig om wekelijks te reflecteren en alles bij te houden. Als je geen vast ritme hebt of vaak onderbroken wordt, kan het systeem rommelig worden. Het is dus belangrijk dat je een methode kiest die bij jouw werkstijl en voorkeuren past.
Is Getting Things Done nog wel van deze tijd?
Getting Things Done is ontwikkeld in een tijd waarin e-mail net opkwam en digitale tools nog beperkt waren. Inmiddels werk je waarschijnlijk hybride, met veel online communicatie, snelle veranderingen en minder vaste werkstructuren. GTD sluit daar niet altijd goed op aan.
De GTD methode vraagt om een vaste routine en veel zelfdiscipline. In de praktijk blijkt dat veel mensen het systeem moeilijk volhouden. Zeker als je meerdere rollen combineert of vaak moet schakelen, kan de methode te zwaar en te ingewikkeld aanvoelen op de lange termijn.
Tegenwoordig draait timemanagement niet alleen om taken organiseren, maar ook om betekenis, focus en werkplezier. Je wilt niet alleen alles gedaan krijgen, maar vooral de juiste dingen doen. Dat vraagt om een aanpak die flexibel, intuïtief en strategisch tegelijk is. GTD biedt die balans niet altijd.
De betere aanpak van Timension
Wil je niet alleen meer gedaan krijgen, maar vooral werken aan de juiste dingen met minder stress? Dan is er een betere methode dan Getting Things Done. De training timemanagement van Timension helpt je om slim, betekenisvol en doelgericht te werken.
In deze training leer je hoe je structuur aanbrengt in je werk, zonder jezelf te verliezen in eindeloze lijsten. Je leert keuzes maken die echt bijdragen aan je doelen. Daarbij maak je gebruik van bewezen principes zoals de prioriteitenmatrix, thematisch plannen en de unieke AIM-methode van Timension.
De training sluit beter aan op moderne werkvormen, zoals hybride werken en wisselende verantwoordelijkheden. Je krijgt praktische handvatten die passen bij jouw manier van denken en werken. Zo ervaar je meer rust, focus en overzicht — en bereik je meer met minder moeite.
Klaar voor de volgende stap?
Getting Things Done heeft veel mensen geholpen om overzicht te krijgen, maar het is niet voor iedereen dé oplossing. Wil je een methode die eenvoudiger toepasbaar is, beter past bij het moderne werken én zorgt voor blijvende resultaten? Kies dan voor een aanpak die met je meegroeit.
Met de cursus timemanagement van Timension ontwikkel je een persoonlijke werkaanpak die werkt voor jou. Je leert denken in doelen, structuur aanbrengen in je dag en omgaan met afleiding. Geen standaardlijstjes, maar slimme keuzes die echt effect hebben.
Benieuwd hoe je meer kunt bereiken met minder moeite? Ontdek dan wat moderne timemanagement voor jou kan betekenen en zet vandaag nog de stap naar meer grip, rust en resultaat.
Over de auteur
Bas Hoorn is trainer en adviseur op het gebied van timemanagement en persoonlijke effectiviteit. Hij helpt professionals en teams om met meer rust en structuur te werken, zonder hun werkplezier te verliezen. Vanuit Timension ontwikkelde hij praktische trainingen en methodes die aansluiten op de realiteit van hybride werken. Zijn aanpak is nuchter, resultaatgericht en altijd afgestemd op de dagelijkse praktijk.
Veelgestelde vragen
Wat is Getting Things Done (GTD)?
Getting Things Done, of kortweg GTD, is een methode ontwikkeld door David Allen. Het helpt je om al je taken en ideeën buiten je hoofd op te slaan, te ordenen en systematisch af te handelen. Zo krijg je meer rust, overzicht en grip op je werk.
Hoe werkt de GTD methode?
De GTD methode bestaat uit vijf stappen: verzamelen, verwerken, organiseren, reflecteren en uitvoeren. Alles wat je aandacht vraagt, krijgt een plek in een betrouwbaar systeem. Je weet zo altijd wat je volgende stap is zonder stress of twijfel.
Wat zijn de voordelen van GTD?
GTD helpt je om je hoofd leeg te maken en meer focus te krijgen. Je vergeet minder, werkt doelgerichter en ervaart minder stress. Vooral bij complexe of drukke banen is het een krachtig hulpmiddel om overzicht te houden.
Wat zijn de nadelen van GTD?
De methode kan tijdrovend zijn om op te zetten en vol te houden. Niet iedereen vindt het prettig om te werken met vaste lijsten en wekelijkse reflecties. Het systeem past niet altijd bij mensen met een intuïtieve of creatieve werkstijl.
Is er een alternatief voor Getting Things Done?
Ja, er zijn alternatieven zoals de training timemanagement van Timension. Deze combineert overzicht, planning en strategisch denken op een manier die beter aansluit bij hybride werken en persoonlijke voorkeuren.
