Waarom taken maken in Outlook?
Het werkt breinvriendelijk
Het is aangetoond dat als je een takenlijst bijhoudt 20% tot 30% meer bereikt dan mensen die dat niet doen. De onderliggende redenen daarvoor zijn helder:
– Je vergeet geen taken
– Je hoeft je brein niet te belasten met onthouden
– Je kunt beter prioriteiten stellen als je te druk bent
– Je kunt taken slim in je Outlook agenda plannen
Overzicht creëren en taken op de juiste manier beheren is niet voor niets één van de onderdelen die worden getraind in een cursus time management.
Taak maken van e-mail in Outlook
Een simpele tijdbesparende handeling
E-mails zijn in 9 van de 10 gevallen zogenaamde call to actions: je moet er wat mee doen. Er vloeit dus vaak een taak uit voort. Het is dan ook logisch om van e-mail een nieuwe taak te maken. Binnen elke versie van Outlook en Office 365 gaat dat heel makkelijk. In de video zie je dat je een bericht kunt verslepen naar het taken icon. Dat werkt heel goed want er wordt meteen een takenvenster geopend. Een venster waarmee je een nieuwe taak kunt maken opent. Het onderwerp van het e-mailbericht en de tekst zijn al in de taak vermeld. Het werkt snel en simpel!
Tip: maak een goede omschrijving
Voorkom onnodig dubbel werk
Als je een taak maakt wordt in het onderwerpveld het subject van de e-mail gebruikt. Het advies is om dat onderwerp aan passen. Beschrijf het als volgt:
[benodige tijd] – [wat jij moet doen] – [subject]
Denk aan:
90 – Reageren op doc training Martine – Voorstel ZT
Ik geef aan anderhalf uur nodig te hebben om een voorstel van een collega te lezen. Waarom is dit een handige manier van werken? Als een taak een tijdje geleden is gemaakt ben je vaak vergeten wat je moet doen. Je hoeft de e-mail niet opnieuw te lezen als jouw taak specifiek beschrijft. Door een inschatting van de benodigde tijd te maken kan ik makkelijker plannen in de agenda. Ik hoef niet de originele e-mail te lezen om een inschatting te maken.
Heeft je e-mail bijlagen?
Gebruik de rechter muisknop!
Je kunt ook makkelijk een Outlook taak maken van een e-mail met een bijlage. Dat doe je ook door te slepen alleen druk je dan de andere muisknop in.
