Efficiënt je mailbox leegmaken binnen 20 minuten

Ga je mailbox leegmaken volgens dit simpele en effectieve principe. Het voorkomt stress en zorgt voor overzicht.
Categorie(ën): Outlook tips
mailbox leegmaken en opruimen

Als je een aantal dagen of weken (bijvoorbeeld na een vakantie) een volle mailbox hebt kan de moed je in de schoenen zakken. Dat is logisch want een gebrek aan overzicht is onnodig cognitief belastend. Je kunt echter stress reduceren en snel zorgen voor overzicht. Je mailbox leegmaken volgens onderstaande logica gaat je helpen.

Mailbox leegmaken en niet als takenlijst gebruiken

Een volle inbox is voor veel professionals een herkenbaar probleem, zorgt voor stress en een gebrek aan overzicht. De verleiding is groot om de mailbox als takenlijst te gebruiken. Dit is een slechte gewoonte want als je dat doet zal je nooit je mailbox leegmaken en heb je nooit overzicht. Laat je dus niet daartoe verleiden want je kunt echt binnen 20 minuten je mailbox leegmaken.

Eerst mappen maken en dan de mailbox leegmaken

Maak eerst 4 mappen in lijn met de prioriteitenmatrix:
1. Urgent
2. Plannen
3. Delegeren
4. Archief

Als je een verdere onderverdeling wil in je archief kun je ervoor kiezen om een uitgebreide mappenstructuur opzetten. Voor het leegmaken van je mailbox is dit echter (nog) niet nodig.

BCC - Toe aan een nieuwe laptop?

Begin bij de meest recente e-mails

Je mailbox leegmaken doe je door van nieuw naar oud te werken. Gebruik de volgende stappen:
1. Onbelangrijke (voor jou en anderen) e-mails gooi je weg
2. Als een e-mail binnen één werkdag om actie vraagt verplaats je die mail naar 1. Urgent
3. Als een e-mail later dan één werkdag om actie vraagt, dan verplaats je die mail naar 2. Plannen
4. Als een e-mail vraagt om een actie van een ander, dan verplaats je die naar 3. Delegeren
5. Als je een e-mail wil bewaren verplaats je die naar 4. Archief

De mailbox leegmaken met e-mails die ouder zijn dan een week

Dergelijke e-mails kun je in 2. Plannen plaatsen en later afhandelen. Het gaat dan om e-mails die om een actie vragen die je in een week of dagplanning wil plaatsen. Het lijkt misschien op het verplaatsen van het probleem maar dat is het niet. Door deze actie voorkom je dat de inbox als takenlijst wordt gebruikt, Oude e-mails kun je op een later moment afhandelen. Je zal merken dat e-mails ouder dan een week vaak gearchiveerd of weggegooid kunnen worden.

Je mailbox leegmaken draagt bij aan het OHIO principe

Je mailbox leegmaken zorgt voor een frisse start waardoor je het OHIO principe (Only Handle It Once) toepassen op nieuwe e-mails..

E-mail en Outlook tips & tricks

Werk slimmer met Outlook

  1. Outlook vandaag aanpassen
  2. Mappen maken in Outlook
  3. De inbox leegmaken in weinig tijd
  4. Categorieën maken en aanpassen
  5. E-mail archiveren met kleurcategorieën
  6. Taak maken van een e-mail
  7. Van e-mail met bijlage(n) naar een taak
  8. Een Outlook taak met bijlage maken
  9. Taken in de Outlook agenda tonen
  10. Outlook tip: e-mail coaching tips

Leestip: Handboek Outlook 2021

Outlook 2021 is een veelzijdig, uitgebreid en krachtig programma dat u gebruikt om te e-mailen, uw agenda te beheren, taken te plannen en contacten te onderhouden. Dit Handboek is volledig geactualiseerd voor de 2021-editie en gaat uitgebreid in op de vele mogelijkheden van de software. De auteur loodst u speels door de verschillende functies van het programma en de hoofdstukken worden telkens afgesloten met vragen en oefeningen; zo krijgt u Outlook 2021 snel in de vingers.


Abonneer je op de nieuwsbrief

Wil je meer van dit soort artikelen lezen? Abonneer je op de nieuwsbrief.

Naam(Vereist)

Contactformulier

Bereik meer met minder moeite

Bereik meer met minder moeite

Meld je aan voor de nieuwsbrief!

Je bent aangemeld voor de nieuwsbrief!

Share This