Wat is informatiemanagement? betekenis en uitleg


Informatiemanagement zet informatie en IT zodanig in dat het de doelstellingen en strategie van de organisatie ondersteunt.

cursus social business social collaboration

training snellezen en mindmappen

Join the future of work

Mis nooit meer de updates van Timension.


Laat je naam en e-mailadres achter en ontvang nieuws, nieuwe inzichten en meteen bruikbare tips.

De rol van informatiemanagement 

Er is een vraag naar informatievoorzieningen vanuit alle processen binnen een organisatie. Informatiemanagement zet informatie en IT zodanig in dat het de doelstellingen en strategie van de organisatie ondersteunt. Informatievoorzieningen zijn veelal digitaal. Zo zijn het internet, social web en intranet belangrijke bronnen van informatie.

 

Informatiemanagement is een cyclus

Binnen deze cyclus is sprake van de volgende fasen: het verwerven van informatie uit een of meer bronnen, de bewaarneming en de verspreiding van die informatie aan degenen die het nodig hebben. Aan het einde van de cyclus kan er sprake zijn van verwijdering of archivering.

 

Informatiemanagement is management!

Informatiemanagement bestaat uit alle activiteiten die kenmerkend zijn voor management. Denk hierbij aan:

  • plannen
  • organiseren
  • structureren
  • verwerken
  • controleren
  • evalueren
  • rapporteren

Informatiemanagement moet tegemoet komen aan de behoefte van mensen met een functie die afhankelijk is van informatie. 

 

Goed informatiemanagement maakt je wendbaar

Organisaties en medewerkers moeten zich constant aanpassen aan (snelle) veranderingen in hun omgeving. Informatie is daarbij van essentieel belang. Door informatie goed te managen kun je effectief en efficiënt inspelen op nieuwe ontwikkelingen. Het is onmisbaar voor innovatie.

 

Goed informatiemanagement gaat ook over cultuur

Op individueel niveau geldt dat medewerkers over vaardigheden moeten beschikken om makkelijk en snel informatie te kunnen halen om eigen werkzaamheden uit te kunnen voeren. Dat maakt hen productiever.

Maar er moet wel wat te halen zijn! Op cultureel niveau is het belangrijk dat medewerkers actief informatie brengen naar het social intranet zodat collega’s hun werk makkelijker kunnen uitvoeren. Ook moet men zich veilig voelen om informatie te kunnen delen.

 

Hoe kun je zelf informatie goed managen?

 

Informatie en meta-informatie

Maak een onderscheid tussen informatie en meta-informatie. Onder meta-informatie verstaan wij informatie die gaat over de uitvoering van je werk. Onder informatie verstaan wij in dit verband informatie die je gebruikt in je werk. Om een voorbeeld te geven: een takenlijst is meta-informatie. Een dossier dat je gebruikt om een brief op te stellen is in dit verband informatie.

 

Informatiemanagement moet productiviteit verbeteren

Voor beide vormen van informatie geldt dat overzichtelijk informatiemanagement bijdraagt aan een hogere productiviteit. Dat is nogal logisch omdat veel van ons werk kenniswerk is. Door informatie op een goede manier te managen verbeteren we ons probleemoplossend vermogen en komen we sneller tot innovatieve ideeën.

 

Individueel informatiemanagement

Kenniswerkers moeten ook hun eigen informatiemanagement goed organiseren. De theorie stelt dat ons brein een spanwijdte heeft van maximaal 9 aandachtsgebieden. Dat strekt zich uit over werk en privéleven.

Rangschik informatie in logische groepen. Maak maximaal 9 clusters aan die betrekking hebben op heel je leven en breng daarin de informatie onder. Je zal merken dat het voor meer overzicht zorgt.

Herken je het volgende? Je hebt een e-mail in een mapje opgeslagen maar welk mapje van de 27 mapjes was dat ook alweer? Doordat je jezelf limiteert tot 9 gebieden (met daaronder subgebieden) wordt het vinden van informatie makkelijk.

Ontvang gratis tips