Uitstelgedrag aanpakken met de ABCDE methode

Als zelfs na een cursus time management uitstelgedrag aanpakken niet lukt terwijl je heel veel belangrijke taken hebt en er moedeloos van wordt… Blijf dan niet uitstellen met als gevolg dat je takenlijst alleen maar omvangrijker wordt. Een factor die bijdraagt aan uitstelgedrag is dat je zo veel op je bord hebt liggen dat je niet eens weet waar je aan moet beginnen. Uitstelgedrag aanpakken is de enige optie. Maar hoe doe je dat in dit geval? Door slim uit te stellen!

Ga uitstelgedrag aanpakken: ga uitstellen!

Ja, je leest het goed: je kan namelijk ook – om maar een populaire term te gebruiken – omdenken. Ga uitstelgedrag aanpakken door slim uit te stellen. Door op de juiste manier uit te stellen kun je uitstelgedrag aanpakken op een heel effectieve manier. In feite bepaal je wat je het laatst doet waardoor wat je het eerst moet doen zich aftekent. De ABCDE methode helpt daarbij heel goed.

1. De eerste stap: noteer al je taken!

Download het formulier   en noteer daarop alle taken die je moet uitvoeren. Zowel zakelijk als privé. Het is aangetoond dat mensen die met takenlijsten werken 20% tot 30% meer voor elkaar krijgen dan mensen die dat niet doen. Wat meespeelt is dat je jouw brein vrij houdt voor het echte werk in plaats van denken aan taken die je niet mag vergeten. Dit is dus alvast een heel goede start!

2. Hou je takenlijst altijd in de buurt

Wanneer een taak je te binnen schiet leg je die vast. Zorg ervoor dat je met een systeem werkt! Bijvoorbeeld dit template. Bij iedere ingeving meteen opschrijven. Je kunt natuurlijk ook je smartphone gebruiken. Ik geef de voorkeur aan papier omdat ik dan een heel overzicht heb zonder dat ik hoef te scrollen.

3. Bepaal de prioriteiten

Achter iedere regel (taak) vink je aan of het een A, B, C, D of E taak is. Een A is een taak die een heel hoge prioriteit heeft. Een E staat voor de laagste prioriteit. Het is verstandig om dit samen met leidinggevenden, collega’s – of wanneer het een privétaak is – met familieleden te doen. Overleg dus! In een cursus timemanagement met MS Outlook, IBM Notes of G Suite / Gmail attenderen wij deelnemers op de mogelijkheid om in de takenlijst met categorieën te werken; Je kunt dus ook de categorieën A. B, C, D en E in de takenlijst maken als je dat prettig vindt werken.

4. Pas de 20/80 regel toe

Als je alle taken hebt voorzien van een classificatie (A, B, C, D of E) ga je bij de A taken bepalen welke 20% (2 van de 10) taken de grootste impact maken. Dat zijn de taken die het meeste effect sorteren. In feite pas je dus het Pareto-principe toe op je takenlijst.

5. En dan uitstellen met de uitstel-lijst

Als je het lastig vindt om te bepalen wat je snel moet doen ga je bepalen wat je vooral kunt uitstellen. Je zal merken dat het vooral veel D en E taken zijn. Dus door heel goed te bepalen wat op de lange baan (uitstel) of eigenlijk niet gedaan hoeft te worden (afstel) hou je de taken over die er wel toe doen.

6. Doe de vakantietest

Stel je eens voor dat je vandaag te horen krijgt dat je morgen drie weken op vakantie kan naar jouw droombestemming. Vraag je dan af wat je vandaag zeker aan taken moet hebben afgerond. Je zal merken dat deze truc werkt om te bepalen wat de hoogste prioriteit heeft.

Doe er je voordeel mee en geniet van je vakantie!