Time Management met Outlook
- Outlook-workflow: inbox, taken en agenda in één systeem.
- E-mails → taken: sneller opvolgen, minder open eindjes.
- Quick Steps & regels: minder ruis, minder klikken.
- Praktisch toepassen tijdens training + nazorg in de leeromgeving.
Resultaat: time management met Outlook voor teams
Dit is een Outlook-variant van de Cursus Time Management. De methode blijft hetzelfde; het verschil is dat we de afspraken en workflow vertalen naar Outlook: inbox, agenda, taken en opvolging.
01. Inbox als beslispunt, niet als opslag
Je verwerkt e-mail op een vaste manier: wat is actie, wat is informatie, wat hoort in overleg? Minder herlezen en minder open eindjes.
02. Agenda als planning (met buffers)
Je plant realistisch: focusblokken, voorbereiding en afronding krijgen ruimte. Daardoor daalt uitloop en stijgt voorspelbaarheid.
03. Eén plek voor opvolging
Taken, afspraken en follow-up worden eenduidig vastgelegd. Minder “waar stond het ook alweer?” en minder ruis tussen mail en to-do’s.
04. Teamafspraken die rust geven
Heldere afspraken over CC, responstijden, overdracht en bereikbaarheid. Je hoeft minder te “redderen” en samen werken wordt lichter.
05. Meer afronden, minder schakelen
De workflow reduceert contextswitching. Je rondt vaker af en houdt tempo op het werk dat echt bijdraagt.
Wil je dit als incompany Outlook-variant?
Deze pagina beschrijft de Outlook-vertaling. Voor de volledige cursusopzet, open startdata en algemene informatie: bekijk de Cursus Time Management. Wil je dit voor je team? Neem contact op voor een incompany voorstel.
Outlook-workflow: e-mail, agenda en opvolging
In deze variant richten we de workflow zo in dat Outlook je ondersteunt in plaats van stuurt. Je leert niet “meer functies”, maar een consistent werkproces dat je elke dag herhaalt.
A. Quick Steps & regels (van mail naar actie, in één klik)
- Quick Steps voor vaste scenario’s: doorsturen met context, categoriseren, opslaan als opvolging, of direct plannen.
- Regels en voorwaarden die ruis filteren (nieuwsbrieven, FYI, automatische CC), zonder dat je belangrijke mails mist.
- Categorie-logica (bijv. “Actie”, “Wachten op”, “Lezen”) zodat follow-up niet in de inbox blijft hangen.
B. Agenda als stuurmiddel (buffers + voorbereiding)
- Focusblokken en buffers: ruimte voor voorbereiding, afstemming en afronding.
- Realistische dagindeling: minder overprogrammeren, meer voorspelbaarheid.
- Outlook-context: standaardduur, reistijd/overgangstijd, en “waarom is dit een meeting?”-discipline.
C. Opvolging en taken (één plek, één logica)
- Wanneer is iets een taak, een afspraak of een notitie? Eenduidige beslisregels.
- “Volgende actie” vastleggen: klein genoeg om te starten, concreet genoeg om af te ronden.
- Dagelijkse en wekelijkse review: niets verdwijnt tussen mail, agenda en losse lijstjes.
D. Teamafspraken in Outlook (CC, responstijden, overdracht)
- CC/BCC-richtlijnen, “FYI”-afspraken en wanneer je Teams/chat gebruikt i.p.v. e-mail.
- Responstijden en escalatie: wat is “urgent”, wat kan wachten, en hoe label je dat in Outlook.
- Overdracht en eigenaarschap: wie pakt wat op, en hoe maak je dat zichtbaar (categorieën/afsprakenkaart).
E. Minder schakelen, meer afronden (werkgedrag in Outlook)
- Verwerk-momenten i.p.v. continu inbox-checken: vaste “processing blocks”.
- Batchen van soortgelijke acties (belrondes, korte antwoorden, planmomenten) om contextswitching te verminderen.
- Praktische output: workflowkaart + afsprakenkaart die je team blijft gebruiken.
Let op: open inschrijving
De open training loopt via de Cursus Time Management. Deze Outlook-pagina is bedoeld als variantbeschrijving voor teams en organisaties.
Kosten: incompany time management met Outlook
Alle prijzen zijn excl. btw. Voor open startdata en individuele inschrijving: zie de Cursus Time Management.
Incompany Outlook-variant: € 2.500 + reiskosten
- 2 dagdelen op locatie bij opdrachtgever
- E-learning vooraf (Time Management Basics)
- Leermiddelen + bewijs van deelname
- 3 maanden toegang tot leeromgeving/community
- Max. 12 deelnemers (5+ deelnemers = vaak meest efficiënt)
Optioneel: extra borgingssessie
- Korte online check-in na 3–6 weken
- Evaluatie van afspraken en workflow in de praktijk
- Bijsturen op knelpunten (inbox/agenda/opvolging)
Maatwerk? Bel (085) 002 02 02 of gebruik het contactformulier.
Incompany: afgestemd op jullie Outlook-praktijk
Bij een incompany training maken we de vertaalslag naar jullie werksituatie: rollen, werkdruk, teamafspraken en de manier waarop jullie Outlook gebruiken. Juist vanaf vijf deelnemers is dit vaak de meest effectieve keuze.
1. Teamafspraken als deliverable
We leggen concrete afspraken vast over e-mailgedrag, CC, responstijden, overdracht en bereikbaarheid. Dat reduceert ruis en versnippering.
2. Minder verstoring, meer rendement
Op locatie en in jullie context. De training sluit aan op echte casuïstiek en levert direct toepasbare verbeteringen op in inbox, agenda en opvolging.
3. Tool-vertaling zonder “tool-fetisj”
Outlook is het middel. De kern is het werkproces: prioriteiten → planning → opvolging. Daardoor blijft het vol te houden, ook als werkdruk stijgt.
4. Andere formats zijn mogelijk
Liever een workshop van een paar uur, of een uitgebreid traject (bijv. 4 dagdelen)? De variant is modulair en kan worden aangepast aan doel en beschikbare tijd.
Meer weten? Neem contact op.
Bel (085) 002 02 02 of gebruik het contactformulier. Wil je liever de algemene cursus bekijken? Ga naar Cursus Time Management.
Vertrouwd door professionals bij o.a.:
Veelgestelde vragen
Is er een training time management met Outlook?
Ja. In deze training leer je een praktische workflow voor Outlook (Microsoft 365): inbox verwerken (Inbox to Zero zonder dogma), e-mails omzetten naar taken en realistischer plannen met agenda en focusblokken.
Wil je eerst de methode begrijpen (los van tooling)? Bekijk de algemene opzet van de cursus Time Management.
Algemene cursus of Outlook-editie?
De algemene cursus gaat over de methode (prioriteren, plannen, afbakenen en volhouden). De Outlook-editie vertaalt dit direct naar je werksysteem in Microsoft 365: mail, taken en agenda.
Startpunt: https://timension.nl/cursus-time-management/.
Regels en Quick Steps: helpen jullie?
Ja. Je leert hoe je Outlook-regels en Quick Steps inzet om herhaalwerk te automatiseren, ruis te verminderen en sneller af te handelen (zonder een “over-geconfigureerde” mailbox te bouwen).
Extra verdieping vind je in de kennisbank: Microsoft Outlook kennisbank.
E-mails omzetten naar taken?
Ja. Je leert wanneer een e-mail een taak is, hoe je een duidelijke eerstvolgende actie formuleert en hoe je dit in Outlook zichtbaar maakt zodat opvolging niet blijft hangen in je inbox.
Zie ook de artikelen onder: https://timension.nl/kennisbank/microsoft-outlook/.
Online of incompany mogelijk?
Ja. De training kan online (bijvoorbeeld verdeeld over twee dagdelen) en is ook beschikbaar als incompany training voor teams. We stemmen de aanpak af op jullie werkproces en afspraken in Outlook.
Meer over het aanbod: cursus Time Management.
Meer Outlook tips en artikelen?
In de kennisbank staan praktische artikelen over slimmer werken met Microsoft Outlook (agenda, taken, Quick Steps en e-mailworkflow).
Start hier: https://timension.nl/kennisbank/microsoft-outlook/.
Of stuur een bericht
