Als je een aantal dagen of weken (bijvoorbeeld na een vakantie) een volle mailbox hebt kan de moed je in de schoenen zakken. Dat is logisch want een gebrek aan overzicht is onnodig cognitief belastend. Je kunt echter stress reduceren en snel zorgen voor overzicht. Niet voor niets is zorgen voor overzicht een van de onderwerpen die in een cursus time management aan bod komt. Je mailbox leegmaken volgens onderstaande logica gaat je helpen.
Mailbox leegmaken en niet als takenlijst gebruiken
Een volle inbox is voor veel professionals een herkenbaar probleem, zorgt voor stress en een gebrek aan overzicht. De verleiding is groot om de mailbox als takenlijst te gebruiken. Dit is een slechte gewoonte want als je dat doet zal je nooit je mailbox leegmaken en heb je nooit overzicht. Laat je dus niet daartoe verleiden want je kunt echt binnen 20 minuten je mailbox leegmaken.
Eerst mappen maken en dan de mailbox leegmaken
Maak eerst 4 mappen in lijn met de prioriteitenmatrix:
1. Urgent
2. Plannen
3. Delegeren
4. Archief
Als je een verdere onderverdeling wil in je archief kun je ervoor kiezen om een uitgebreide mappenstructuur opzetten. Voor het leegmaken van je mailbox is dit echter (nog) niet nodig.
Begin bij de meest recente e-mails
Je mailbox leegmaken doe je door van nieuw naar oud te werken. Gebruik de volgende stappen:
1. Onbelangrijke (voor jou en anderen) e-mails gooi je weg
2. Als een e-mail binnen één werkdag om actie vraagt verplaats je die mail naar 1. Urgent
3. Als een e-mail later dan één werkdag om actie vraagt, dan verplaats je die mail naar 2. Plannen
4. Als een e-mail vraagt om een actie van een ander, dan verplaats je die naar 3. Delegeren
5. Als je een e-mail wil bewaren verplaats je die naar 4. Archief
De mailbox leegmaken met e-mails die ouder zijn dan een week
Dergelijke e-mails kun je in 2. Plannen plaatsen en later afhandelen. Het gaat dan om e-mails die om een actie vragen die je in een week of dagplanning wil plaatsen. Het lijkt misschien op het verplaatsen van het probleem maar dat is het niet. Door deze actie voorkom je dat de inbox als takenlijst wordt gebruikt, Oude e-mails kun je op een later moment afhandelen. Je zal merken dat e-mails ouder dan een week vaak gearchiveerd of weggegooid kunnen worden.
Je mailbox leegmaken draagt bij aan het OHIO principe
Je mailbox leegmaken zorgt voor een frisse start waardoor je het OHIO principe (Only Handle It Once) toepassen op nieuwe e-mails.
