Wat is efficiency?
Een van de factoren die bepalend is voor de productiviteit
In elke training timemanagement leren onze cursisten efficiënt werken met behulp van een optimaal werkproces. Maar wat houdt efficiënt werken in? Heel strikt genomen is efficiency de vergelijking van wat daadwerkelijk wordt geproduceerd of uitgevoerd met wat kan worden bereikt met hetzelfde verbruik van middelen (geld, tijd, arbeid, enz.). Het is een belangrijke factor bij het bepalen van de productiviteit.
Wat is efficiënt werken?
Het verschilt van effectief werken
Efficiënt werken gaat over een proces om met zo min mogelijk inspanning en middelen zo veel mogelijk taken te voltooien. Dat betekent volgens het bovenstaande model: met zo min mogelijk acties. En de benodigde acties zijn snel en zo min mogelijk belastend. Efficiency verschilt van effectief werken.
Effectiviteit gaat over de juiste dingen doen; efficiency gaat over de dingen juist doen. Efficiënt werken draait dus vooral om hoe goed je de dingen doet met zo min mogelijk verspilling van tijd, energie en middelen. Met een efficiënt werkproces krijg je in dezelfde hoeveelheid tijd per dag en per week meer gedaan.
Efficiënt werken op persoonlijk niveau
Typen met 10 vingers is efficiënter dan typen met twee vingers
Zonder dat je jezelf er van bewust bent maken mensen al vaak op micro niveau gebruik van handigheidjes op het werk. In feite is dat ook een vorm van efficiency. Mensen die veel moeten typen volgen een typecursus. Mensen die blind typen met 10 vingers werken efficiënter dan mensen die met twee vingers typen.
Sneltoetsen zijn uitgevonden om efficiënt te werken
Een ander simpel voorbeeld is werken met sneltoetsen. Je kunt dan met minder moeite sneller werken op je laptop. Zoals het kopiëren van tekst met [control] + [C]. Bepaalde softwarepakketten werken met heel veel sneltoets-combinaties. Mensen die al deze combinaties moeiteloos kunnen gebruiken werken efficiënter dan mensen die dat niet doen.
Luisterboeken beluisteren tijdens andere activiteiten
Mensen die veel onderweg zijn met het OV of met de auto kunnen hun tijd efficiënt benutten door bijvoorbeeld naar luisterboeken te luisteren. Denk echter ook aan andere momenten zoals een cardiotraining van een uur of tijdens een lange routine klus. Al deze momenten zijn efficiënt te benutten door bijvoorbeeld te luisteren naar inspirerende managementboeken via Storytel.
Efficiency verbeteren met software
Microsoft Outlook, Google Workspace en Gmail
Ook voor persoonlijk gebruik zijn er toepassingen waarmee je je werk efficiënt kunt organiseren. De focus is het beheren van berichten, taken en de agenda. Als je timemanagement kunt combineren met MS Outlook of Google Workspace, kun je efficiënter werken. Bijvoorbeeld door bepaalde handelingen te automatiseren zodat je die niet meer zelf hoeft uit te voeren.
4 tips om efficiënter te werken (breinvriendelijk werken)
1. Verdeel je week in themadagen
Op vaste dagen doe je vaste activiteiten. Dan werkt je brein efficiënter en je ervaart minder stress. Daarnaast hoeft je brein minder te switchen tussen verschillende soorten activiteiten. Ook wordt het maken van een dagplanning veel eenvoudiger. Daardoor kom je makkelijker in een flow. Hieronder wordt verstaan dat je op een hoog tempo taken die redelijk complex zijn kunt uitvoeren.
Efficiënt werken doe ik het liefst als volgt: Ik gebruik elke dinsdag voor alle administratieve taken. Elke vrijdag gebruik ik voor kleine taken waarvoor ik niet veel concentratievermogen nodig heb. Denk aan het afhandelen van post en e-mail. Twee zondagen in de maand gebruik ik om te lezen en vakkennis door te nemen. Ik kan dan in blokken van anderhalf uur mezelf concentreren. – Bas Hoorn
Door dagen thema’s toe te kennen merk je dat je uiteindelijk aan het eind van de dag meer hebt gedaan. Je krijgt je werk op tijd af zodat je minder overwerkt. Ook hoef je minder na te denken welke taken je moet doen. Een bepaalde taak hoort bij een bepaalde dag. Dat wordt een routine.
2. Werk in een schone en opgeruimde omgeving
Het is bewezen dat je productiever bent in een schone en opgeruimde omgeving. Rommel leidt namelijk af waardoor je energie niet volledig op je taken richt. Opruimen doe je niet alleen maar op je werkplek. Ook thuis en in je digitale werkomgeving ruim je op. Denk bijvoorbeeld aan het goed archiveren van e-mails en documenten opruimen in gesloten kasten.
3. Onthoud niets en gebruik een takenlijst
Gebruik je brein niet voor dom werk zoals het onthouden van taken en acties. Schrijf die op. Dan heb je meer ruimte over voor cognitief complexe taken. Het is net als boodschappen doen. Het is niet efficiënt om zonder boodschappenlijstje naar de supermarkt te gaan. Je vergeet vast iets of je haalt teveel spullen.
4. Ontwikkel gewoontes, ook al voelen ze in het begin onnatuurlijk
De mens is niet gemaakt om zich te verplaatsen met 100 kilometer per uur. Toch leren we onszelf autorijden. Waarom? Omdat we daardoor meer kunnen bereiken. Leer gewoontes aan. Dan denk je minder na over standaardhandelingen. Dat creëert ruimte in je brein. Een gewoonte aanleren duurt ongeveer een maand. Efficiënt werken is dus aan te leren door er een gewoonte van te maken!
Laat je inspireren zodat je inderdaad efficiënt werkt
Een veelgehoorde uitspraak is “discipline = vrijheid”. Daarmee wordt bedoeld dat als je meer succes wil bereiken je wel de discipline moet hebben om bijvoorbeeld voornoemde tips vol te houden. Twee boeken die jou echt zullen inspireren zijn:
Een werkweek van 4 uur van Tim Ferris. Dit boek kun je beschouwen als een schelmenroman onder de managementliteratuur. Het leert je om kritisch na te denken buiten ‘hoe het hoort’ om. Het is vlot en toegankelijk geschreven en op een leuke manier gebaseerd op wetenschappelijk beproefde methodiek. Met name het rebelse karakter van dit boek is aansprekend!
Elementaire gewoontes van James Clear is erop gericht om je, heel toegankelijke en stapsgewijs, aan te leren hoe je door kleine aanpassingen in je gewoontes uiteindelijk heel grote successen kunt bereiken. Dit boek is gebaseerd op aantoonbaar bewezen methodiek en leuk en vlot geschreven vol relevante anekdotes en voorbeelden.
Liever een training volgen?
Wil je leren hoe je effectief en efficiënt werkt. De cursus Timemanagement kun je voor jezelf volgen maar kan ook voor jouw organisatie, incompany en op maat worden aangeboden.
