Sharing is caring, ook binnen een social intranet

Inhoudsopgave

Inleiding
1. Leren of prestatieverbetering?
2. Social economy
3. If you want to be terrific…
4. Delen is vermenigvuldigen
5. Herbruikbare informatie
6. Wat moet jij doen? Tips & tricks
Heb je training of begeleiding nodig?
Abonneer je op de nieuwsbrief

Inleiding

Steeds vaker moeten we ook kennis van andee vakgebieden ons eigen kunnenmaken. Daarnaast moeten we niet zozeer vaardigheden aanleren maar vooral weten hoe we vaardogheden aan kunnen leren.

Dit artikel legt het belang van het delen van kennis, vaardigheden en ervaringen uit. Ook wordt uitgelegd dat het belangrijk is om uiteenlopende kennis te delen. Er zijn een aantal tips & tricks die je al meteen kunt toepassen in je werksituatie.

Sharing is caring gaat over prestatieverbetering

1. Sharing is caring: leren = prestatieverbetering

1.1. We willen resultaten bereiken

Individuele medewerkers zetten als het goed is een enterprise social network in om hun doelstellingen te bereiken en om te tonen waar ze goed in zijn. Ze hebben hun profiel op orde en ze brengen en halen informatie.

1.2. We beginnen vanuit het individu

In beginsel organiseren we dit rond onze individuele behoeftes. Verbindingen met informatie en mensen maken we, als we het slim doen, op een zodanige wijze dat we met zo min mogelijk inspanning zoveel mogelijk resultaat bereiken.

1.3. Willen we leren of prestatieverbetering?

Kennis en vaardigheden zijn nodig om uiteindelijk resultaten te bereiken. De focus bij het delen van kennis en ervaringen moet vooral liggen op het tot stand brengen van resultaten door een beter presterende organisatie.

2. Social economy is gelijk aan sharing is caring

2.1. Sharing is caring en het individu

Het social intranet is eigenlijk een verzameling van Me-onomy’s (i.e. een samenvoeging van Me en economy). Een verzameling van mensen met individuele behoeftes, individuele expertise en individuele doelstellingen.

2.2. Sharing is caring en het collectief

Het mooie van een verzameling van heel veel me-onomy’s is dat we in feite kunnen spreken van een We-onomy. Het social web is dus een We-onomy (i.e. een samenvoeging van We en economy).

2.3. Sharing is caring zorgt voor een collectief brein

Door kennis en informatie uit de hoofden van mensen te halen en bschikbaar te stellen in een enterprise social network ontwikkelen we als het ware een collectief brein. De organisatie wordt als geheel slimmer en minder afhankelijk van sleutelfiguren.

3. If you want to be terrific, be specific!

Stel je eens het volgende voor:

Iedereen binnen een organisatie heeft helder waar hij goed in is, weet wat hij wil en waarom hij dat wil (in het kader van resultaatgericht werken)
Iedereen communiceert dat middels de juiste vragen en door het aanbieden van de juiste specialistische content en het delen van ervaringen (working out loud)

Wat ontstaat er dan?

Door iedereen zoveel mogelijk vanuit eigen expertise en talent te laten werken en de kennis met anderen te delen, creëren we een verzameling me-onomy’s van hoge kwaliteit. In feite creëren we dan daarmee een we-onomy van hoge kwaliteit.

Ook kennis en vaardigheden die niet zo makkelijk te vervatten zijn in een beschrijving of ‘how to’ zijn van waarde. Wat voor de een als vanzelfsprekend wordt beschouwd is dat voor een ander niet. Ook delen hoe je werkt is een vorm van caring!

4. Sharing is caring; delen is vermenigvuldigen

4.1. Begin met working out loud en delen van content

Alle me-onomy’s (gewoon medewerkers van een organisatie) behoren vanuit hun talent en expertise informatie in allerlei vormen (documenten, blogposts, eigen profielbeschrijving, bladwijzers, etc.), evenals waar ze mee bezig zijn te delen.

4.2 Creëer vanzelf zachte content en automated content

Zo ontstaat zachte content en zien mensen in hun activity stream ook automated content. Op die manier ontstaat een situatie dat mensen niet opnieuw het wiel hoeven uit te vinden en in minder tijd meer taken met meer kwaliteit kunnen realiseren.

4.3 De analogie met sharing is caring op het social web

Op het social web doen we eigenlijk onbewust vaak al aan ‘delen is vermenigvuldigen’. Ons motief is vaak dat we een ander willen helpen of we zoeken naar manieren om zelf minder onnodige acties uit te voeren om een taak voor elkaar te krijgen.

Stel je eens voor: Je wilt voor je zoon een laptop kopen die voldoet aan de eisen die school aan de laptop stelt maar je wilt ook een laptop voor hem waarmee hij kan gamen. Liefst een betrouwbaar apparaat voor een betaalbare prijs.

Wanneer je zelf op zoek moet gaan naar een geschikte laptop heb je de keuze uit tientallen modellen. Je zal je moeten verdiepen in de productbeschijvingen en je moet mogelijk ook een paar winkels bezoeken.

Wanneer je op het social web deze vraag stelt aan andere ouders die reeds ervaring hebben met goede en slechte laptops ben je sneller geholpen. Daarnaast zijn er zelfs gespecialiseerde sites die je kunnen helpen bij het maken van je keuze (kieskeurig.nl).

Je kunt alleen maar geholpen worden wanneer mensen bereid zijn hun eigen unieke ervaringen en kennis te delen. Door informatie en ervaringen te delen zorgen we voor elkaar! Op een enterprise social network werkt deze dynamiek ook.

4.4. Sharing is caring binnen organisaties

Een organisatie heeft er niet veel aan wanneer de meeste informatie die wordt gedeeld diepgang mist. Juist een uiteenlopende verzameling van unieke ervaringen en expertise maken een organisatie als geheel slimmer en productiever.

Veel medewerkers zijn juist vaak op zoek naar kennis die ze zelf niet hebben: specialistische informatie. Wanneer medewerkers zoveel mogelijk vanuit hun talent en specialisme informatie aanbieden zorgen we het beste voor elkaar.

5. Sharing is caring: herbuikbare informatie

5.1. Wat doen kenniswerkers?

Kenniswerkers maken vaak gebruik van MS Office applicaties als Word, Excel en Powerpoint. Daarnaast zijn er ook communicatiemedewerkers die bijvoorbeeld met software van bijvoorbeeld Adobe werken.

5.1.1. Niet alleen inhoud, ook ‘hoe het hoort of moet’

Wanneer bijvoorbeeld aan documenten wordt gewerkt is het niet alleen maar zo dat we behoefte hebben aan inhoudelijke kennis. Het komt ook vaak voor dat we bijvoorbeeld behoefte hebben aan voorbeelden. Denk aan Word documenten.

5.1.2. Praktijkvoorbeeld: advocatenmaatschap met meerdere vestigingen

Stel je eens voor dat een advocaat van kantoor Utrecht heel effectieve verweerschriften kan schrijven. Wat is er dan op tegen dat een collega van kantoor Amsterdam delen van brieven van zijn Utrechtse collega kopieert voor eigen gebruik?

Zorg er dus voor dat wanneer je informatie deelt dat het ook herbruikbaar is. Hou het niet alleen bij statusupdates en blogposts: deel ook bestanden zoals presentaties, word documenten, excel files, stroomdiagrammen, etc.

5.1.3. Niet alleen voor individuen maar ook netwerken en groepen

Wanneer individuen binnen werkgroepen kennis en ervaringen met elkaar delen wordt het leren versneld. Wanneer werkgroepen ook met andere werkgroepen kennis, informatie en ervaringen delen heeft dat een nog groter effect.

6. Wat moet jij doen? Tips & tricks

6.1. Stimuleer mensen om ook unieke informatie te delen

Stimuleer mensen vooral om informatie te delen. Niet alleen maar statusupdates over hun huidige taken. Bij voorkeur ook unieke of specialistische informatie.

6.2. Sharing is caring geldt ook voor bestanden en documenten

Zorg ervoor dat mensen ook bestanden delen zodat deze (deels) opnieuw kunnen worden gebruikt.

6.3. Laat anderen reageren op wat wordt gedeeld

Nodig mensen ook uit om te reageren op wat gedeeld wordt. Hierdoor kan de kwaliteit van de aangeboden content worden getoetst en indien nodig worden verbeterd.

6.4 Neem deel aan community’s en luister naar wat de behoefte is

Meng je in communities en luister vooral naar de behoefte van mensen: aan welke kennis en informatie hebben ze behoefte? Je kunt als je een beeld hebt gevormd specialisten erbij betrekken om kennis en informatie te leveren.

6.5. Laat experts ook ongevraagd expertise delen

Nodig vooral ook mensen uit om content te creëren. Alleen maar delen volstaat op den duur niet meer. Laat mensen ook kennis en informatie creëren waar niet nadrukkelijk om is gevraagd. Mensen weten nooit vantevoren wat ze precies nodig hebben.

6.6. Leer mensen hoe ze vaardigheden aanleren

Het delen van kennis en ervaringen moet er vooral op zijn geticht dat mensen in staat zijn om zichzelf vaardigheden aan te leren. Afkijken bij een ander helpt daarbij. Een social intranet is bij uitstek geschikt om probleemoplossend te leren denken en handelen.