3 van 3: Overzicht en focus


Overzicht behouden en gefocust werken.

1050 training time management met g suite g mail gmail

Overzicht en focus

33% werktijd is informatie verzamelen of uitwisselen


Een kenniswerker besteedt 19% werktijd aan het zoeken naar informatie om taken te kunnen voltooien. 14% van de tijd besteed hij aan overleg waarbij een groot deel van de tijd wordt besteed aan informatie achterhalen.

Door informatie beter te organiseren werk je sneller. Wanneer je breinvriendelijke omstandigheden creëert werk je met meer focus. Daardoor kun je met minder moeite complexe taken in minder tijd voltooien.

Let op: een takenlijst en planning waarin je aangeeft welke taken en acties je op bepaalde momenten uitvoert is ook informatie.  

Leerdoel 3.1. Bewustzijn

Het brein kent 3 niveaus van bewustzijn


Op het hoogste niveau van ons bewustzijn (we noemen dat ‘bewustzijn’) kunnen we niet multitasken c.q. meerdere cognitief complexe acties gelijktijdig (parallel) uitvoeren. Op dit niveau kunnen we maar 1 ding tegelijkertijd uitvoeren.

bewustzijn

Nieuwe dingen leren en werken aan complexe vraagstukken doen we op dit niveau. Let op: zelfs een e-mail typen is een complexe cognitieve actie. Dat merk je als je wordt onderbroken: het kost tijd voordat je weer weet wat je wil typen.
 

Wat moet jij doen in je dagelijkse werk?

  • Voer acties op dit niveau serieel (na elkaar) uit; dat bespaart 30% tijd ten opzichte van parallel werken (multitasken).
  • Voorkom verstoringen en interrupties. Elke keer als je uit je concentratie wordt gehaald duurt het 15 tot 25 minuten voordat je weer geconcentreerd en optimaal productief kunt werken.
  • Zet als het mogelijk is je telefoon op uit en zorg ervoor dat je geen meldingen krijgt als je nieuwe e-mails ontvangt.
  • Als je in een risicovolle omgeving bent of jezelf verplaatst (fabriek, werkplaats, laboratorium, tijdens een calamiteit, et cetera) dwing je jezelf om je focussen op veiligheid. Afleidingen zoals smartphones, geklets en rommel zijn uit den boze. Ruim op, neem je smartphone niet mee en maak vooraf afspraken over hoe met elkaar wordt gecommuniceerd.

Leerdoel 3.2. Voorbewustzijn

Het brein kent 3 niveaus van bewustzijn


voorbewustzijn

Het voorbewustzijn is vergelijkbaar met het werkgeheugen van een PC. Een beperkte set informatie en routines wordt gelijktijdig bewaard en gebruikt. Door optimaal gebruik te maken van het voorbewustzijn kunnen we efficiënter werken.

Je kunt meerdere handelingen tegelijkertijd doen. Denk bijvoorbeeld aan fietsen: als kind moest je het leren en toen was het moeilijk. Nu is fietsen ‘part of the system’ geworden omdat je het vaak hebt gedaan. Herhaling helpt!

Wat moet jij doen in je dagelijkse werk en in je thuissituatie?

Ga uit van het principe dat je jouw brein wil gebruiken voor slim werk en dat je ‘domme’ taken en acties parkeert onder gewoontes, routines en systemen.

  • Creëer regelmaat en routines: denk ook aan een vaste week- en dagindeling.
  • Zorg ook voor regelmaat thuis; ook dat maakt ruimte vrij in je brein.
  • Gebruik systemen voor simpele taken; bijvoorbeeld automatische incasso’s.
  • Werk met lijstjes (boodschappen, taken, etc.) zo creëer je ruimte in je brein.
  • Deel heel je leven op in maximaal 9 aandachtsgebieden.
  • Ruim op en gebruik vaste plekken om spullen, paperassen en files te bewaren.
  • Ontwikkel vaste gewoontes in je werk en privéleven.

Leerdoel 3.3. Onderbewustzijn

Het brein kent 3 niveaus van bewustzijn


werkdruk

Het onderbewustzijn slaat informatie op die je vanzelf onbewust en informeel leert. Soms moet je een complex vraagstuk oplossen. Wanneer je ontspant krijg je ineens een ingeving en weet je de oplossing.

Op dit bewustzijnsniveau doe je onbewust een beroep als je een complex probleem of vraagstuk wilt oplossen. Als je geen simpel productiewerk doet heb je dit bewustzijnsniveau vaak nodig in je werk.

80% tot 90% van wat wij leren, leren wij onbewust en informeel, denk aan bijvoorbeeld werkervaring.

Wat moet jij doen in jouw dagelijkse werk?

  • Verander regelmatig van werkomgeving en zoek mensen op die ergens beter in zijn dan jij.
  • Ontspan regelmatig: neem tenminste 30 minuten lunchpauze en las in de ochtend en de middag tien minuten tot een kwartier pauze in.
  • Pauzeer niet op je werkplek maar zoek bewust een andere omgeving op.
  • Stress werkt geestvernauwend; voorkom stress.

Leerdoel 3.4. Gebruik beide hersenhelften

Combineer logica met ingevingen


hersenhelften

De linker hersenhelft is sterk in taal, logisch redeneren, analytisch vermogen en rekenen. De rechter hersenhelft is sterk in creativiteit, verbeelding, holistisch denken en artisticiteit. Beide hersenhelften hebben we nodig. Complex werk vraagt om samenwerking van beide hersenhelften.

Als je op basis van incomplete informatie een beslissing moet nemen, zal je een beroep moeten doen op verbeeldingskracht en zal je in staat moeten zijn om verschillende scenario’s te bedenken. Daar komt de kracht van de rechter hersenhelft van pas!  

 

Wat moet jij doen in je dagelijkse werk?

  • Slaap voldoende! Voldoende nachtrust draagt bij aan het functioneren van je brein. Denk aan tenminste 7 tot 8 uren per nacht.
  • Noteer ingevingen en ideeën op kladjes of in een boekje en blader af en toe deze ‘krabbels’ door. Je zal merken dat je op bruikbare ideeën komt en vraagstukken beter op kunt lossen.
  • Vraagstukken en oplossingen kun je oplossen door tekst en beeld te combineren. Een technische oplossing, processen en schema’s kun je tekenen. Door te tekenen gebruik je beide hersenhelften. Of een tekening mooi of lelijk is doet niet ter zake. Tekenen is een vorm van communiceren.

Leerdoel 3.5. Plan ‘deep work’

Plan tijd voor ‘flow’ en ruim op!


Na elke afleiding duurt het 15 tot 25 minuten om gefocust op jouw maximale niveau qua hoeveelheid en moeilijkheidsgraad te presteren. De optimale situatie noemen we ‘flow’.

Als je in flow bent kunt je op het niveau van bewustzijn complexe vraagstukken makkelijker oplossen. Ook krijg je veel meer gedaan dan wanneer je vaak wordt gestoord tijdens het werk.

Wat moet jij doen in je dagelijkse werk?

  • Zorg voor een rustige en stille werkomgeving.
  • Ruim rommel op en zorg voor leegte.
  • Zorg er ook voor dat je thuis opgeruimd hebt.
  • Reserveer blokken van 1,5 tot 2 uur om gefocust te werken.
  • Pauzeer in de ochtend en middag 10 tot 15 minuten.
  • Reserveer 30 minuten voor je lunchpauze en lunch niet op je werkplek.
  • Maak afspraken met collega’s om interrupties te reduceren.

Het is bewezen dat rommelige omgevingen op het werk en privé leiden tot somberheid en slechte nachtrust. De snelste oplossing is thuis en je werkplek opruimen; je voelt je snel energieker en je bent productiever.

Leerdoel 3.6. Ruim logisch op!

Opruimen is omgekeerd zoeken


leerdoel 3 chunking

 

George Miller (neuropsycholoog, 1920 – 2012) heeft onderzocht dat ons werkgeheugen ± 7 betekenisvolle stukjes informatie onthoudt (the magical number 7). We zijn geneigd om die informatie logisch te clusteren in chunks (brokken).

Wat vind je prettiger om naar te kijken?

 


0263612726 of 026 – 361 27 26


 

De meeste mensen kijken bij voorkeur naar de rechter reeks. De meeste mensen hebben het gevoel hebben dat ze rechts meer grip krijgen op de informatie. Dit principe kunnen we vertalen naar hoe we werken.  

 

Wat moet jij doen in je dagelijkse werk?

  • Je hebt maar één brein en dat gebruik je zowel op je werk als in je privéleven. Ga ervan uit dat je dus ook met één overzichtsmethodiek (die betrekking heeft op je werk én je privéleven) gaat werken.
  • Ruim informatie op basis van thema’s op. Denk aan bijvoorbeeld ‘huishoudelijke financiën’, ‘klanten en projecten’, ‘vrijwilligerswerk’ en niet in termen van acties zoals ‘nog betalen’, ‘to do’, ‘nog lezen’, et cetera
  • Maak nooit mappen of lades met de naam ‘divers’, ‘overig’ of ‘allerlei’. Deze mappen of lades worden vaak onnodig omvangrijk en onoverzichtelijk.

Klassikale cursus time management volgen?

Reserveer je plek


[gravityform id=”15″ title=”false” description=”false”]


Incompanyofferte aanvragen

Deelneemster van de cursus time management
Deelnemer aan de cursus time management
Voormalig deelneemster van de training timemanagement

Leerdoel 3.7. De thema’s in je leven

Ontwikkel een taxonomie


Tree 02

Als je alle verantwoordelijkheden uit je privéleven en je werksituatie vertakt en beheert middels 7 tot 9 thema’s krijg je grip en overzicht.

Wat moet jij doen in jouw (werk)situatie?

5, 6 of 7 takken voor je werk en 2 à 3 takken voor je privéleven volstaan. Gebruik nooit ‘Divers’ of ‘Allerlei’. De thema’s omvatten heel je leven. Voorbeeld:

  1. Privé, familie vrienden
  2. Hobby, Sport, Cursus
  3. HBO studie
  4. Administratie
  5. Marketing, Sales
  6. Office Management
  7. Klanten
  8. Leveranciers.

Leerdoel 3.8. Bepaal ook subthema’s

De twijgen aan de takken


Tree 03

Wat moet jij doen in jouw (werk)situatie?

Binnen elk thema maak je sub-thema’s. Bijvoorbeeld binnen ’04. Administratie’ maak je:

04.01. Verstuurde Facturen;
04.02. Ontvangen facturen;
04.03. BTW aangifte;
et cetera.

Er is geen maximum voor het aantal sub-thema’s. Van de thema’s én sub-thema’s maak je mappen in je Verkenner (of Finder), je mailbox en je boekenkast.

Gebruik overal dezelfde indeling; je went er snel aan en je ontwikkelt een routine die aansluit op jouw leven en werk.

Leerdoel 3.9. Gebruik een takenlijst

Gebruik je brein alleen voor ‘slim’ werk


Time management AIM-methode-optimaal

Een taak is een verzameling van:

  • Acties
  • Informatie
  • Mensen

En dat is het enige wat je hoeft te onthouden. Je moet weten waar je snel je informatie kunt vinden.

 

Wat moet jij doen in jouw werksituatie?

  • Denk niet in termen van taken maar in optelsommen van acties. Grote taken ervaren we als overweldigend. Dat geldt niet voor het afwerken van actie na actie. Deze denk- en werkwijze reduceert uitstelgedrag en zorgt voor overzicht.
  • Zet je acties in takenlijsten en gebruik één systeem (niet verschillende systemen). Kies voor papier, MS Outlook, IBM Notes óf G Suite.
  • Je informatie bewaar je in een van je takken of twijgen. Dat kunnen mappen zijn binnen de Verkenner, Finder of Google Drive. E-mail sla je volgens dezelfde methode op binnen je e-mailprogramma in mappen, onder labels of categorieën.
  • Bepaal per actie welke informatie en wie je nodig hebt en beschrijf dat ook in je takenlijst.
  • Informatie die niet bijdraagt aan jouw doelstellingen of hoort bij jouw verantwoordelijkheden is niet voor jou bestemd. Deze informatie verwijder je of geef je aan een ander.
  • Gebruik je brein alleen maar voor slim werk. Taken en acties onthouden is dom werk dat veel energie van je brein vraagt. Bovendien kun je niet alles onthouden en ga je taken en acties vergeten.

Leerdoel 3.10. Je brein is er voor slim werk

Ontwikkel gewoontes en laat systemen voor je werken


leerdoel 3 bewustzijnsniveaus

Je kunt (onnatuurlijke) routines aanleren. Denk bijvoorbeeld aan fietsen. Van werken met takenlijsten en op vaste momenten opruimen kun je ook een gewoonte of routine maken.

Probeer ook bepaalde werkzaamheden op vaste dagen in de week te doen. Gewoontes, routines en regelmaat creëren extra ruimte je in je brein voor moeilijk werk.

Gebruik je brein niet voor ‘dom’ maar voor ‘slim’ werk. Een gewoonte aanleren duurt ongeveer een maand.