Micropaper leerdoel 3 van 3: Overzicht en focus

Homepage » Micropaper time management » Micropaper leerdoel 3 van 3 time management

Overzicht en focus

Een kenniswerker besteed 19% van zijn tijd aan het zoeken naar informatie om taken te kunnen voltooien. 14% van de tijd besteed hij aan overleg waarbij een groot deel van de tijd wordt besteed aan informatie achterhalen. Door informatie beter te organiseren werk je sneller. Wanneer je breinvriendelijke omstandigheden creëert werk je met meer focus. Daardoor kun je met minder moeite complexe taken in minder tijd voltooien.

LEERDOEL 3.1.

3 niveaus van bewustzijn. Het 1e niveau noemen we ‘bewustzijn’


Het brein kent 3 niveaus van bewustzijn.

Op het hoogste niveau (we noemen dat bewustzijn) kunnen we niet mutitasken c.q. meerdere cognitief complexe acties gelijktijdig (parallel) uitvoeren.

Voer die serieel (na elkaar) uit; dat bespaart 30% tijd ten opzichte van parallel werken (multitasken).

Zelfs een simpele e-mail typen beschouwen is een complexe cognitieve actie. Dat merk je als je wordt onderbroken: het kost tijd voordat je weer weet wat je wil typen.

Leerdoel 3.2.

3 niveaus van bewustzijn. Het 2e niveau is ‘voorbewustzijn’.


Het voorbewustzijn is vergelijkbaar met het werkgeheugen van een PC. Een beperkte set informatie en routines wordt gelijktijdig bewaard en gebruikt.

Je kunt meerdere handelingen tegelijkertijd doen. Denk aan bijvoorbeeld autorijden: je bedient – zonder er bij na te denken – een voertuig, ondertussen luister je naar de radio en je let ook op het verkeer.

Door jezelf (zelfs tegennatuurlijke) gewoontes en routines aan te leren word je productiever.

Leerdoel 3.3.

3 niveaus van bewustzijn. Het 3e niveau is ‘onderbewustzijn’.


Het onderbewustzijn slaat informatie op die je vanzelf onbewust en informeel leert. Soms moet je een complex vraagstuk oplossen. Wanneer je ontspant krijg je ineens een ingeving en weet je de oplossing.

80% van wat wij leren, leren wij onbewust en informeel, denk aan bijvoorbeeld werkervaring.

Verander regelmatig van omgeving en ga om met mensen die ergens beter in zijn dan jij.

Ontspan regelmatig en sta open voor nieuwe indrukken.

Leerdoel 3.4.

Als je gaat mindmappen gebruik je beide hersenhelften optimaal.


De linker hersenhelft is sterk in taal, logisch redeneren, analytisch vermogen en rekenen.

De rechter hersenhelft is sterk in creativiteit, verbeelding, holistisch denken en artisticiteit.

Complex werk vraagt om samenwerking van beide hersenhelften. Voldoende nachtrust draagt bij aan het functioneren van je brein.

Mindmappen dwingt beide hersenhelften om goed samen te werken en geeft je meer toegang tot jouw onderbewustzijn. Het verbetert jouw probleemoplossend vermogen en leidt sneller tot innovaties.

Leerdoel 3.5.

Zorg voor rust, concentratie en ‘flow’.


Na elke afleiding duurt het 15 tot 25 minuten om gefocust op jouw maximale niveau qua hoeveelheid en moeilijkheidsgraad te presteren. We noemen dat ‘flow’.

Rust en een schone, stille omgeving dragen bij aan focus. Voorkom afleidingen en rommel.

Vermijd rumoerige (flex)werkplekken. Het is bewezen dat een rommelige omgeving leidt tot somberheid en slechte nachtrust.

Ruim thuis en op je werkplek op; je voelt je beter en je bent productiever.

Leerdoel 3.6.

Ga opruimen door te werken met logische ‘chunks’.


Wat is opruimen? Omgekeerd zoeken!

George Miller (neuropsycholoog, 1920 – 2012) heeft onderzocht dat ons werkgeheugen ± 7 betekenisvolle stukjes informatie onthoudt (the magical number 7). We zijn geneigd om die informatie logisch te clusteren in chunks (brokken).

Zo wordt een telefoonnummer als getallenreeks 0263612726 doorgaans minder prettig ervaren dan 026 – 361 27 26.

Als we informatie waarmee we werken opdelen in chunks krijgen we meer grip op ons werk.

Leerdoel 3.7.

Ga opruimen door te werken met logische ‘chunks’.


Als je alle verantwoordelijkheden uit je privéleven en werk vertakt en beheert middels 7 tot 9 thema’s krijg je grip en overzicht.

5 à 6 voor je werk en 2 à 3 voor je privéleven volstaan. Gebruik nooit ‘Divers’ of ‘Allerlei’. De thema’s omvatten heel je leven. Voorbeeld:

  1. Privé, familie vrienden
  2. Hobby, Sport, Cursus
  3. HBO studie
  4. Administratie
  5. Marketing, Sales
  6. Office Management
  7. Klanten
  8. Leveranciers.

Leerdoel 3.8.

Vertak elk thema naar logische sub-thema’s


Binnen elk thema maak je sub-thema’s. Bijvoorbeeld binnen 04. Administratie maak je:

04.01. Verstuurde Facturen;
04.02. Ontvangen facturen;
04.03. BTW aangifte;
et cetera.

Er is geen maximum voor het aantal sub-thema’s. Van de thema’s én sub-thema’s maak je mappen in je Verkenner (of Finder), je mailbox en je boekenkast.

Gebruik overal dezelfde indeling; je went er snel aan en je ontwikkelt een routine die aansluit op jouw leven en werk.

Leerdoel 3.9.

Maak takenlijsten.  Werk vervolgens actie na actie af.


Een taak is een verzameling van

  • Acties
  • Informatie
  • Mensen

Maak takenlijsten en bepaal per actie welke informatie en wie je nodig hebt.

Denk niet in termen van taken maar in optelsommen van acties. Grote taken ervaren we als overweldigend. Dat geldt niet voor het afwerken van actie na actie. Deze denk- en werkwijze reduceert uitstelgedrag en zorgt voor overzicht.

Maak takenlijsten op papier in Outlook, IBM Notes of G Suite.

Leerdoel 3.10.

Gebruik je brein voor slim werk; gebruik systemen voor dom werk.


Je kunt (onnatuurlijke) routines aanleren. Denk bijvoorbeeld aan fietsen. Van werken met takenlijsten en op vaste momenten opruimen kun je ook een gewoonte of routine maken.

Probeer ook bepaalde werkzaamheden op vaste dagen in de week te doen. Gewoontes, routines en regelmaat creëren extra ruimte je in je brein voor moeilijk werk.

Gebruik je brein niet voor ‘dom’ maar voor ‘slim’ werk. Een gewoonte aanleren duurt ongeveer een maand.