2 van 3: Prioriteiten stellen


Drie manieren om prioriteiten te stellen.

cursus personal kanban 1050

Prioriteiten stellen kan op verschillende manieren

Maar je moet wel je doelen helder hebben


Als je werkt moet je in staat zijn om te bepalen aan welke acties, informatie en mensen je voorrang geeft. Er zijn verschillende manieren waarop je prioriteiten kunt stellen. Het is de bedoeling dat je situaties herkent en weet hoe je op de juiste manier bepaalt wat je wel en niet doet en wanneer je aan acties werkt.

Leerdoel 2.1. Prioriteitenmatrix

De meest effectieve methode


De meest gebruikte methode om prioriteiten te stellen is de prioriteitenmatrix.

leerdoel 2 prioriteitenmatrix 1

De vraag of iets urgent of niet urgent is (X-as) zet je af tegen de vraag of iets belangrijk of onbelangrijk is (Y-as). De prioriteitenmatrix heeft 4 kwadranten. De vraag of iets belangrijk is gaat altijd vóór de vraag of iets urgent is.

 

Wat moet jij doen in je dagelijkse werk?

  • Als je aan een taak of actie werkt moet je jezelf afvragen of die taak of actie bijdraagt aan jouw doelen en/of verantwoordelijkheden. Als dat niet zo is, dan is de taak of actie onbelangrijk en hoor jij die niet uit te voeren.
  • Is een taak of actie wel belangrijk? Bepaal dan vervolgens of deze urgent moet worden uitgevoerd (kwadrant 1)  of dat de uitvoering kan worden gepland op een later moment dan vandaag (kwadrant 2).
  • Volgens de AIM methode® kun je alle 3 elementen van een taak – acties, informatie, mensen – afzetten tegen de prioriteitenmatrix.

Klassikale cursus time management volgen?

Reserveer je plek


[gravityform id=”15″ title=”false” description=”false”]


Incompanyofferte aanvragen

Deelneemster van de cursus time management
Deelnemer aan de cursus time management
Voormalig deelneemster van de training timemanagement

Leerdoel 2.2. Belangrijk gaat vóór urgent

Stel altijd eerst de vraag of een taak belangrijk is!


Iets is belangrijk als het bijdraagt aan jouw doelen of deel uitmaakt van jouw verantwoordelijkheden.

Voordat je prioriteiten kunt stellen moet je jouw doelen en verantwoordelijkheden helder hebben.

 

Wat moet jij doen in je dagelijkse werk?

  • Zorg er eerst voor dat je jouw doelen en verantwoordelijkheden helder hebt!
  • Overleg met leidinggevenden, opdrachtgevers en collega’s en stem SMART doelen en verantwoordelijkheden af.
  • Daarna kun je makkelijker bepalen of een taak of actie belangrijk is.
  • Twijfel je? Wat je ook kunt doen is de vraag omdraaien. Wat er gebeurt als je de taak niet uitvoert? Kom je dan je verantwoordelijkheden niet na of bereik je dan niet je doelen of die van de organisatie? Als dat niet zo is dan is een taak niet belangrijk.

Leerdoel 2.3. Urgent of niet urgent?

Is een taak belangrijk? Bepaal dan pas de urgentie!


Als iets onmiddellijk moet gebeuren is het urgent. Onmiddellijk verschilt per functie. Voor een brandweerman is het een kwestie van minuten, voor een secretaresse enkele uren en voor een kenniswerker doorgaans een dag.

leerdoel 2 prioriteitenmatrix 1

Als het later dan onmiddellijk uitgevoerd kan worden, is het te plannen. Dan is het niet urgent. Let op: als je taken uitstelt worden ze vanzelf urgent. Voorkom dus uitstelgedrag en wees zoveel als mogelijk de baas over jouw tijdsbesteding in plaats van andersom.

Leerdoel 2.4. Kwadrant 1

Belangrijk en urgent. Meer kans op fouten.


leerdoel 2 prioriteitenmatrix 1
In kwadrant 1 hou je jezelf bezig met activiteiten die bijdragen aan jouw doelen en/of horen bij jouw verantwoordelijkheden én die meteen moeten worden uitgevoerd.

Vaak gaat het om ad hoc werkzaamheden die zich onverwacht aandienen. Omdat je de uitvoering niet kunt plannen is er in kwadrant 1 sprake van reactief gedrag.
 

Wat moet jij doen in je dagelijkse werk?

  • Dit kwadrant kenmerkt zich door stress en meer kans op fouten. Het is de bedoeling dat je dit kwadrant zo leeg mogelijk houdt.
  • Voorkom uitstelgedrag. Uitstelgedrag zorgt er namelijk voor dat dit kwadrant voller wordt.
  • Probeer zoveel mogelijk routines, gewoontes en regelmaat aan te brengen in je werk en je leven. Daardoor hou je in je brein meer ruimte over om ad hoc vraagstukken goed op te lossen.
  • Hou er rekening mee dat het normaal is dat zich in kwadrant 1 activiteiten aandienen. Hou daar ruimte voor vrij in je agenda. Denk daarbij  bijvoorbeeld aan tijd om uit te kunnen lopen.

Leerdoel 2.5. Kwadrant 2

Belangrijk en niet urgent. Ontspannen werken.


leerdoel 2 prioriteitenmatrix 1
In dit kwadrant hou je jezelf bezig met taken die bijdragen aan jouw doelen en verantwoordelijkheden en gepland kunnen worden.

Omdat je zelf bepaalt wanneer je deze taken uitvoert is er sprake van proactief gedrag. Dit kwadrant kenmerkt zich door kalmte en minder kans op fouten.

Het is de bedoeling dat je dit kwadrant zo vol mogelijk houdt. Stel taken niet uit want die komen vanzelf in kwadrant 1 terecht.

 

Wat moet jij doen in je dagelijkse werk

  • Noteer al je taken in een lijst anders vergeet je ze
  • Taken in kwadrant 1 voer je meteen uit
  • Taken in kwadrant 2 plan je en voer je uit op het geplande moment
  • Stel taken niet onnodig uit
  • Reserveer tijd in je agenda om ongestoord aan taken te werken

Leerdoel 2.6. Kwadrant 3

Onbelangrijk en urgent: delegeren of ‘nee’ zeggen.


leerdoel 2 prioriteitenmatrix 1

Dit kwadrant bestaat uit taken die niet bijdragen aan jouw doelen en verantwoordelijkheden. Ze zijn urgent maar niet voor jou bestemd.

Alle tijd en aandacht die je aan taken besteedt die thuishoren in kwadrant 3 gaan ten koste van jouw doelen en verantwoordelijkheden.

 

Wat moet jij doen in je dagelijkse werk?

  • Delegeer, zeg op een nette manier ‘nee’ of onderhandel over je werkvoorraad. Hou daarbij de relatie met de ander goed: Kweek begrip en leg uit dat je zelf een te grote werkvoorraad hebt.
  • Wees niet te rigide! Het is normaal wanneer je heel af en toe een collega uit de brand helpt. Zeker als het op bescheiden schaal over en weer gebeurt. Probeer het tot het hoognodige te beperken. Stem daarover met elkaar af.

Leerdoel 2.7. Kwadrant 4

Onbelangrijk en niet urgent: niet doen!


leerdoel 2 prioriteitenmatrix 1

Kwadrant 4 draagt nergens aan bij. Probeer hier weg te blijven want dit is een echte tijdsteler.

Als er vaak sprake is van interrupties voor de gezelligheid, geef je aan dat je liever op een geschikter moment met iemand wilt praten. Je kunt zo je werk af maken én op een rustiger moment kun je écht aandacht besteden aan de ander. Combineer het bijvoorbeeld met een pauze voor jezelf.

Wat zien we vaak in dit kwadrant?

  • Te lange pauzes (met een normale pauze is niets mis!)
  • Social media gebruik tijdens het werk
  • Niet werkgerelateerd WhatsApp gebruiken
  • Onnodig lang kletsen over ‘ditjes en datjes’

 

Wat moet jij doen in je dagelijkse werk?

  • Plan op vaste momenten pauzes in: in de ochtend (10 tot 15 minuten), tussen de middag (minstens een half uur) en in de middag (10 tot 15 minuten).
  • Spreek met collega’s af dat je alle tijd en aandacht voor hen hebt tijdens deze pauzes.
  • Leg uit dat je tijdens een pauze hen alle aandacht kan geven die ze verdienen. Als je aan het werk bent ben je namelijk met je gedachten bij je werk.
  • Wees niet te rigide. Je voelt zelf goed aan wanneer een pauze of een collegiaal praatje te lang duurt.

Leerdoel 2.8. Het Paretoprincipe

De 20-80 regel is de volgende stap


80/20 regel of 20/80 regel of Paretoprincipe

Een economische regel stelt dat ongeveer 80% van de uitkomsten worden verklaard door ongeveer 20% van de oorzaken.

Als je dit toepast op de 3 elementen van een taak…

  • Acties
  • Informatie
  • Mensen

…kun je stellen dat met ongeveer 20% van je (acties/informatie/mensen met wie je samenwerkt) ongeveer 80% van je doelen bereikt. Breng van de 3 elementen de beste 20% in kaart en geef die voorrang!

 

Wat moet jij doen in je dagelijkse werk?

  • Nadat je met behulp van de prioriteitenmatrix hebt bepaald wat je wel moet doen (belangrijk en urgent / belangrijk en niet-urgent) ga je bepalen welke 20% van al je acties bijdragen aan 80% van je doelstellingen. Deze acties geef je voorrang.
  • Als je kunt kiezen met wie je gaat samenwerken, dan kies je mensen die tot de 20% behoren waarmee je 80% van de resultaten kunt bereiken.

Leerdoel 2.9. Van keien naar kiezels naar zand

Begin met het moeilijkste / omvangrijkste


leerdoel 2 keien kiezels zand

Als je aan de hand van de prioriteitenmatrix en het Paretoprincipe hebt bepaald aan welke taken en acties je voorrang geeft kun je de uitvoering plannen.

Als je gaat plannen komt de derde manier om prioriteiten te stellen aan de orde. We maken in onze taken en acties onderscheid tussen:

  • Oranje: Een kei is een actie van meer dan een uur,
  • Donkerblauw: Een kiezel duurt een kwartier tot een uur,
  • Lichtblauw: Een zandkorrel korter dan een kwartier.

 

Wat moet jij doen in je dagelijkse werk?

  • Kijk eerst naar je hele week: Plan de keien, zoveel mogelijk aan het begin van de week, in je agenda. De overgebleven ruimte vul je met kiezels en de ruimte die dan nog overblijft vul je met zandkorrels.
  • Kijk dan naar je elke werkdag: Plan de keien, zoveel mogelijk aan het begin van de dag, in je agenda. De overgebleven ruimte vul je met kiezels en de ruimte die dan nog overblijft vul je met zandkorrels.
  • Tip: Denk zoveel mogelijk vanuit acties in plaats van taken. Dan kun je de kieren en gaten in jouw agenda beter benutten.

Leerdoel 2.10. Combineer de methodes

Prioriteiten stellen is ook bepalen wat je niet doet!


Wat moet jij doen in je werksituatie?

Formuleer eerst heldere SMART doelen en definieer verantwoordelijkheden.

Prioriteiten stellen is als werken met een zeef:

1. De eerste zeef is de prioriteitenmatrix.

leerdoel 2 prioriteitenmatrix 1

2. Wat overblijft zeef je door de 20-80 regel.

80/20 regel of 20/80 regel of Paretoprincipe

3. Daarna bepaal je wat een kei, kiezel of zandkorrel is.

leerdoel 2 keien kiezels zand

Als je hierna nog steeds tijd tekort komt ga je in gesprek met leidinggevende of klant. Maak inzichtelijk tegen welke beperkingen je aanloopt en bepaal welke taken en acties later mogen worden uitgevoerd.