Micropaper leerdoel 2 van 3: Prioriteiten

Prioriteiten stellen

Als je werkt moet je in staat zijn om te bepalen aan welke acties je voorrang geeft. Er zijn verschillende manieren waarop je prioriteiten kunt stellen. Het is de bedoeling dat je in je werk situaties herkent en weet hoe je op de juiste manier bepaalt wat je wel en niet doet en wanneer je aan acties werkt.

LEERDOEL 2.1.

De prioriteitenmatrix is en blijft de beste methode


De meest gebruikte methode om prioriteiten te stellen is de prioriteitenmatrix.

De vraag of iets wel of niet urgent is (X-as) zet je af tegen de vraag of iets wel of niet belangrijk is (Y-as).

De matrix heeft 4 kwadranten. De vraag of iets belangrijk is gaat vóór de vraag of iets urgent is.

De 3 elementen van een taak (acties, informatie, mensen) zet je vervolgens tegen de prioriteitenmatrix af.

Leerdoel 2.2.

Stel altijd eerst de vraag of een taak belangrijk is!


Een taak is belangrijk als die bijdraagt aan je doelen of hoort bij jouw verantwoordelijkheden.

Om prioriteiten te kunnen stellen moet je weten wat je doelen en verantwoordelijkheden zijn.

Wat je ook kunt doen is de vraag omdraaien. Wat er gebeurt als je de taak niet uitvoert? Schaadt je dan je verantwoordelijkheden, het bereiken van je doelen of de organisatie?

Zorg ervoor dat je jouw doelen en verantwoordelijkheden helder hebt!

Leerdoel 2.3.

Is een taak belangrijk? Vraag je daarna af of het urgent is.


Als iets onmiddellijk moet gebeuren is het urgent. Onmiddellijk verschilt per functie. Voor een brandweerman is het meteen, voor een secretaresse binnen enkele uren en voor een kenniswerker doorgaans binnen een dag.

Als het later uitgevoerd kan worden is het te plannen en niet urgent. Een ding is zeker: als je taken uitstelt worden ze vanzelf urgent.

Voorkom uitstelgedrag en wees de baas over jouw tijdsbesteding in plaats van andersom.

Leerdoel 2.4.

Kwadrant 1: Belangrijk en urgent. Meer kans op stress en fouten.


In dit kwadrant hou je jezelf bezig met activiteiten die bijdragen aan jouw doelen en verantwoordelijkheden en die meteen moeten worden uitgevoerd. Omdat je de uitvoering niet kunt plannen is er sprake van reactief gedrag.

Dit kwadrant kenmerkt zich door stress en meer kans op fouten. Het is de bedoeling dat je dit kwadrant zo leeg mogelijk houdt. Desalniettemin is het wel normaal dat zich in dit kwadrant activiteiten aandienen.

Leerdoel 2.5.

Kwadrant 2: Belangrijk en niet urgent. Ontspannen werken.


In dit kwadrant hou je jezelf bezig met taken die bijdragen aan jouw doelen en verantwoordelijkheden en gepland kunnen worden.

Omdat je zelf bepaalt wanneer je deze taken uitvoert is er sprake van proactief gedrag. Dit kwadrant kenmerkt zich door kalmte en minder kans op fouten.

Het is de bedoeling dat je dit kwadrant zo vol mogelijk houdt. Stel taken niet uit want die komen vanzelf in kwadrant 1 terecht.

Leerdoel 2.6.

Kwadrant 3: Onbelangrijk en urgent. Delegeren, ‘nee’ zeggen.


Dit kwadrant bestaat uit taken die niet bijdragen aan jouw doelen en verantwoordelijkheden. Ze zijn urgent maar niet voor jou.

Alle aandacht die je hier aan taken besteedt gaat ten koste van jouw doelen en verantwoordelijkheden.

Delegeer of zeg op een nette manier ‘nee’ waarbij je de relatie met de ander goed wilt houden. Zorg voor begrip. Leg uit dat je zelf een te grote werkvoorraad hebt.

Leerdoel 2.7.

Kwadrant 4: Onbelangrijk en niet urgent. Echt niet doen!


Dit is het kwadrant dat nergens aan bijdraagt. Probeer hier weg te blijven want dit is een echte tijdsteler.

Als er vaak sprake is van interrupties voor de gezelligheid, geef je aan dat je liever op een geschikter moment met iemand wilt praten. Je kunt zo je werk af maken én op een rustiger moment kun je écht aandacht besteden aan de ander. Combineer het met een pauze voor jezelf.

Leerdoel 2.8.

20-80 regel (Paretoprincipe). Ideale methode als je weinig tijd hebt.


Ook bekend als het Paretoprincipe, is een economische regel die stelt dat ongeveer 80% van de uitkomsten worden verklaard door ongeveer 20% van de oorzaken.

Als je dit toepast op de 3 elementen van een taak

  • Acties
  • Informatie
  • Mensen

kun je stellen dat met ongeveer 20% van je (acties/informatie/mensen met wie je samenwerkt) ongeveer 80% van je doelen bereikt. Breng van de 3 elementen de beste 20% in kaart en geef die voorrang!

Leerdoel 2.9.

Neem geen genoegen met vage opdrachten. Behoud initiatief!


  • Een kei is een actie van meer dan een uur,
  • Een kiezel duurt een kwartier tot een uur,
  • Een zandkorrel korter dan een kwartier.

Plan de keien, zoveel mogelijk aan het begin van de week, in je agenda. De overgebleven ruimte vul je met kiezels en de ruimte die dan nog overblijft vul je met zandkorrels.

Tip: Denk vanuit acties in plaats van taken. Dan kun je jouw agenda beter opvullen.

Leerdoel 2.10.

Combineer de verschillende methodes in de juiste volgorde.


Stel eerst heldere doelen en definieer verantwoordelijkheden.

Prioriteiten stellen is als werken met een zeef:

  • De eerste zeef is de prioriteitenmatrix.
  • Wat overblijft zeef je door de 20-80 regel.
  • Daarna bepaal je wat een keien, de kiezel of zandkorrel is.

Als je tijd tekort komt ga je in gesprek met leidinggevende of klant. Maak inzichtelijk tegen welke beperkingen je aanloopt en bepaal welke taken en acties later mogen worden uitgevoerd.

Micropaper leerdoel 2 van 3 time management

Micropaper leerdoel 2 van 3: Prioriteiten  [et_pb_section fb_built="1" disabled_on="off|off|off" admin_label="TRAINING 02 Foto lachende man of vrouw"

Editor's Rating:
0