1 van 3: Doelen en de AIM methode


SMART doelen formuleren helpt je om effectiever te worden.

1050 cursus social collaboration

Doelmatig en resultaatgericht denken

Leer jezelf leiding geven en communiceer SMART!


Doelmatig kunnen denken zorgt ervoor dat je tijdens je werk resultaatgerichte afspraken maakt voor jezelf en de mensen met wie je samenwerkt.

Doelmatig handelen zorgt ervoor dat je in staat bent om je manier van werken te sturen richting een doel dat je wilt bereiken.

Doelstellingen vormen het fundament van effectief en efficiënt werken. 

Leerdoel 1.1. Missie en visie

Denk altijd in de richting van de missie en visie!


Visie geeft de toekomstdroom weer waarin jij of je organisatie zich wil bevinden. Bijvoorbeeld: “Een wereld zonder armoede”. De missie is concreet en beschrijft wat gedaan moet worden om de visie te realiseren. Focus jezelf op de missie!

Wat moet jij doen in je dagelijkse werk?

Als je bijdraagt aan de missie ben je productief. Als je aan een taak werkt hoor je jezelf af te vragen of die bijdraagt aan de missie. Als dat niet zo is ben je bezig maar niet productief.

Kopieer niet kritiekloos gedrag van anderen. Onderzoek eerst of jouw doelen, taken en acties bijdragen aan de missie. Als dat zo is ga je nadenken over manieren om makkelijker, sneller en/of goedkoper aan de missie bij te dragen.

Leerdoel 1.2. Doelen, effectiviteit en efficiency

Waarom zijn doelen belangrijk?


Wat is een doel?

  • Een aantoonbaar eindresultaat
  • Een situatie waarin jij je uiteindelijk wilt bevinden
  • Een situatie waarin jouw organisatie zich uiteindelijk wil bevinden

Voorbeelden van doelen

  • 31 december is onze nettowinst 15% van de omzet.
  • 21 juli loop ik 10 kilometer binnen een uur.

Wat is effectief en wat is efficiënt?

Je bent effectief als je acties bijdragen aan je doelen; je bent efficiënt als je dat met zo min mogelijk moeite en verspilling van tijd en energie doet.

Waarom zijn doelen belangrijk?

Als je een doel bereikt heb je succes. Ongeacht wat dat doel is. Zonder doelen kun je niet weten of je aan de juiste taken werkt en kun je niet bepalen of je acties ergens aan bijdragen. Je zal dan ook niet weten of je aan je succes bijdraagt..

Klassikale cursus time management volgen?

Reserveer je plek


[gravityform id=”15″ title=”false” description=”false”]


Incompanyofferte aanvragen

Deelneemster van de cursus time management
Deelnemer aan de cursus time management
Voormalig deelneemster van de training timemanagement

 Leerdoel 1.3. De AIM methode®

Wat is werk en hoe krijg je grip op taken?


De AIM methode® zorgt voor grip op je werk. Met de AIM Methode®  formuleer je eerst de missie en doelen en daarna de benodigde taken om die doelen te bereiken. In je dagelijkse werk hou je jezelf bezig met maar 3 elementen:

Een taak bestaat uit drie elementen:

1. Acties
Acties zijn ‘dingen die je moet doen’. Als je niets doet krijg je niet voor elkaar. Sommige acties zijn complex. Denk bijvoorbeeld aan het bestuderen van complexe vraagstukken. Sommige acties zijn eenvoudig. Denk bijvoorbeeld aan het opruimen van je werkplek of het afhandelen van e-mails.

2. Informatie
Alle informatie in de ruimste zin van het woord benodigd om een taak te voltooien. Dat kunnen bestanden zijn. Maar ook e-mails, (telefoon)gesprekken, overleggen, kladjes en notities worden hieronder verstaan.

3. Mensen
Alle mensen die je nodig hebt en met wie je moet communiceren. Denk hierbij aan klanten, opdrachtgevers, collega’s, leidinggevenden, medewerkers, leveranciers, en ga zo maar door. Een organisatie bestaat per definitie uit meer dan alleen jij. Dus je werkt altijd met mensen.

 

Wat moet jij doen in je dagelijkse werk?

  • Beschrijf bij complexe taken eerst alle losse acties die je moet uitvoeren.
  • Het kan ook zijn dat informatie tot actie(‘s) leidt. Denk bijvoorbeeld aan e-mail.
  • Vervolgens bepaal je welke informatie per actie je nodig hebt.
  • Daarna bepaal je welke mensen je bij bepaalde acties nodig hebt en met welke mensen je informatie moet uitwisselen.
  • Schrijf dat uit op papier of in MS Outlook, G Suite, IBM Notes.
Voormalig deelneemster van de training timemanagement

Leerdoel 1.4. De SMART methode

Duidelijk doelen formuleren blijft belangrijk


De SMART methode is breed toepasbaar en gebruik je voor zowel dagelijkse als strategische doelen. Elk te bereiken resultaat of elke situatie waar je jezelf of met je organisatie uiteindelijk in wilt bevinden formuleer je als een afzonderlijke SMART doelstelling.

De afkorting SMART

  • Specifiek
  • Meetbaar
  • Acceptabel
  • Realistisch
  • Tijdgebonden

Gebruik de voltooide vorm

De formulering van het eindresultaat of eindsituatie beschrijf je in een voltooide vorm. Daarmee wordt bedoeld dat je de SMART doelstelling beschrijft alsof het is bereikt. Een herkenbaar voorbeeld is: “Op 10 april is mijn BMI maximaal 20.”

Per formulering één doelstelling

Voor elke doelstelling maak je een aparte formulering. Combineer nooit twee of meer doelstellingen in een formulering. Een voorbeeld van een foute formulering is: “Met ingang van 10 april loop ik drie keer per week 10 kilometer binnen een uur en heb ik een BMI van maximaal 20.”. Dit hoor je op te splitsen naar:

  • Met ingang van 10 april loop ik 3 keer per week 10 kilometer binnen een uur
  • 10 April is mijn BMI maximaal 20 

Leerdoel 1.5. Wees specifiek

De ‘S’ van SMART kan je een boel werk besparen!


Als je heel precies én concreet omschrijft wat een eindresultaat of -situatie is, maak je het makkelijker voor jezelf om tijdig en goed te leveren.

Wees altijd zo specifiek mogelijk (gebruik bijvoorbeeld technische tekeningen en monsters bij verbouwingen).

Leer jezelf de gewoonte aan aan om tijdens overleggen leidinggevenden en collega’s specifiek te laten benoemen wat ze precies willen bereiken. Doe dit ook tijdens korte overleggen en bij kleine verzoeken. Daarmee voorkom je onnodig of verkeerd werk.

 

Wat moet jij doen in je dagelijkse werk?

  • Als een opdracht niet helder is of als je aan de hand van een briefing tot uiteenlopende eindresultaten kunt komen, moet je doorvragen.
  • Denk als een banketbakker! Een bakker neemt geen genoegen met een opdracht als “Doe mij maar een taart!”. Hij zal vragen stellen als: Voor hoeveel personen? Welke smaak? Binnen welk budget? Et cetera.
  • Op deze manier wordt zijn klant of opdrachtgever goed bediend. Hij voorkomt onnodige verspilling van ingrediënten en is de kans dat hij onnodig extra werk moet verzetten klein doordat hij precies tegemoet komt aan de verwachtingen van de opdrachtgever.
  • Krijg je geen antwoorden van je opdrachtgever of leidinggevende? Wees pro-actief! Formuleer zelf het doel SMART en vraag om goedkeuring. Als het niet wordt goedgekeurd vraag je wat aanpassing behoeft.

Leerdoel 1.6. Maak een doel meetbaar

De ‘M’ van SMART geeft je inzicht in de voortgang


Behoudens gevoelens (emotionele doelstellingen) zijn SMART doelen meetbaar.

 

Goede voorbeelden

  • Op 30 juni heb ik mijn diploma behaald.
  • 20 mei is 85% van ons personeel gemigreerd naar G Suite.

Als je een doel meetbaar maakt kun je meten of je het hebt bereikt. Bovendien kun je wanneer je aan een doel werkt zien wat jouw voortgang is.

 

Wat moet jij doen in je dagelijkse werk?

  • Bepaal het criterium / de criteria waaraan je kunt afmeten of een doel is bereikt en leg dat criterium vast. Een criterium kan bijvoorbeeld een bedrag of percentage zijn. Maar denk ook aan bijvoorbeeld wel of niet slagen voor een examen.
  • Lukt het niet om een doel meetbaar te maken? Wees pro-actief! Formuleer de sub-doelen (de kleinere doelen die bijdragen aan het hogere doel) die wel meetbaar kunnen worden geformuleerd SMART.

Leerdoel 1.7. Werk aan acceptabele doelen

De ‘A’ van SMART gaat over je gezonde verstand!


Een doelstelling moet acceptabel zijn. Gebruik je gezonde verstand en hou rekening met andere doelen die jij of jouw organisatie wilt bereiken.

Waar moet je aan denken? Het nastreven van een doelstelling is niet acceptabel als daardoor een veel belangrijkere doelstelling wordt verwaarloosd.

 

Wat moet jij doen in je dagelijkse werk?

  • Vraag je als je een doel hebt geformuleerd altijd af of het acceptabel is en belangrijkere doelstellingen niet belemmerd. Dat is een “ja of nee vraag”.

Leerdoel 1.8. Wees realistisch én ‘ken uzelfe’

De ‘R’ van SMART vraagt ook om kritische zelfkennis


Een SMART doel hoort haalbaar te zijn. Plan en budgetteer realistisch en ken je talenten en beperkingen. Als je niet weet of een doel realistisch is zal je dat eerst moeten onderzoeken voordat je jouw werkzaamheden daarop richt.

De vraag of een doel realistisch is, is een  “ja of nee vraag”. Een van de meest gemaakte fouten zelfoverschatting: we denken vaak minder tijd nodig te hebben voor taak dan werkelijk nodig is.

 

Wat moet jij doen in je dagelijkse werk?

  • Als blijkt dat je té optimistisch hebt gepland stel je de T van SMART bij; neem meer tijd om het doel te bereiken. Dan wordt je doelstelling wel realistisch.
  • Als er te weinig budget is kun je de S bijstellen; een minder uitgebreide oplossing is mogelijk financieel wel te behappen.
  • Je hoort een doelstelling dus bij te stellen totdat het werkelijk SMART is.
  • Als het niet mogelijk is om een doelstelling realistisch te formuleren, dan is de doelstelling per definitie niet SMART en dus niet haalbaar. Het heeft dan geen zin om daar tijd en aandacht aan te besteden. Probeer in dat geval een wel realistische doelstelling te formuleren.

Leerdoel 1.9. Tijdgebonden is een datum noemen!

De ‘T’ van SMART voorkomt vrijblijvendheid


Zonder datum kun je niet plannen en lopen verwachtingen tussen mensen vaak ver uiteen. Dit laatste kan leiden tot spanningen op de werkvloer.

Tijdgebonden is een datum! Soms zelfs een datum en een tijdstip. Denk bijvoorbeeld aan aanbestedingen.

 

Wat moet jij doen in je dagelijkse werk?

  • Voorkom vage formuleringen zoals “eind volgende maand”, “medio volgend jaar”. Spreek écht een datum af. Bijvoorbeeld: “Op 15 september aanstaande hebben we 25 strategische accounts ”. In plaats van een datum kun je ook feestdagen gebruiken. Denk aan Koningsdag, je eigen verjaardag, et cetera. Als een leidinggevende, opdrachtgever of collega geen datum noemt hoor je er zelf naar te vragen of stel je zelf een datum voor.

Leerdoel 1.10. Voorkom onduidelijkheid

Accepteer geen vage opdrachten en behoud initiatief


Pas de SMART methode toe tijdens dagelijkse werkzaamheden. Neem geen genoegen met vage opdrachten. Onderzoek of de opdracht bijdraagt aan jouw doelen en de missie. Maak vervolgens de opdracht samen SMART.

 

Wat moet jij doen in je dagelijkse werk?

  • Beschouw SMART als een hulpmiddel om met anderen te bereiken resultaten helder af te stemmen.
  • Als de ander dat niet kan stel je voor dat jij de opdracht SMART formuleert; de ander kan dan op jouw voorstel reageren.
  • Onthoud het volgende: als je de tijd neemt om een opdracht SMART te formuleren voorkom je onnodig werk en bespaar je jezelf veel tijdverlies. Dat tijdverlies is vaak uren of dagen werk terwijl het SMART maken van een doelstelling meestal maar enkele minuten tijd vergt.