Micropaper leerdoel 1 van 3: Doelmatigheid

Homepage » Micropaper time management » Micropaper leerdoel 1 van 3 time management

Doelmatig denken en handelen

Het leerdoel is van doelmatig denken en handelen is dat je tijdens je werk resultaatgerichte afspraken kunt maken voor jezelf en de mensen met wie je werkt. Je bent je bewust van hoe doelstellingen zich verhouden tot de missie van je organisatie en jezelf en tot de taken die moeten worden uitgevoerd.

LEERDOEL 1.1.

Wat is het verschil tussen een missie en een visie?


Visie geeft de toekomstdroom weer waarin jij of je organisatie zich wil bevinden. Bijvoorbeeld: “Een wereld zonder armoede”.

Missie beschrijft wat gedaan moet worden om dat te realiseren.

Als je bijdraagt aan de missie ben je productief. Streef niet klakkeloos doelen na die vergelijkbaar zijn met die van anderen.

Onderzoek eerst of doelen bijdragen aan de missie en of er makkelijker, beter of sneller aan de missie kan worden bijgedragen.

Leerdoel 1.2.

Wat verstaan we onder een doel en waarom zijn doelen belangrijk?


Als je een doel bereikt heb je succes. Een doel is óf een eindresultaat óf een situatie waarin jij of jouw organisatie zich wil bevinden.

Bijvoorbeeld: “31 december aanstaande is onze nettowinst 15% van de omzet”.

Je bent effectief als je acties bijdragen aan je doelen; je bent efficiënt als je dat met zo min mogelijk moeite doet.

Zonder doelen weet je niet of je aan de juiste taken werkt.

Leerdoel 1.3

Wat is de AIM methode en hoe krijg je grip op een taak?


Met de AIM Methode formuleer je eerst de missie en doelen en daarna de benodigde taken om die doelen te bereiken.

Elke taak bestaat uit slechts drie elementen:

  • A = alle acties die je moet doen,
  • I = alle informatie die je nodig hebt en
  • M = alle mensen die je nodig hebt of die je om informatie moet vragen.

De AIM methode zorgt voor grip op je werk.

Leerdoel 1.4.

SMART doelen formuleren blijft belangrijk


Elk te bereiken resultaat of elke situatie waar je jezelf of met organisatie uiteindelijk in wilt bevinden formuleer je als een afzonderlijke SMART doelstelling. Dat is een

  • Specifieke,
  • Meetbare,
  • Acceptabele,
  • Realistische en
  • Tijdgebonden

formulering van het eindresultaat of eindsituatie in een voltooide vorm.

Een herkenbaar voorbeeld is: “Op 10 april is mijn BMI maximaal 24.”.

De SMART methode is breed toepasbaar en gebruik je voor zowel dagelijkse als strategische doelen.

Leerdoel 1.5.

De ‘S’ van SMART kan je een boel werk besparen!


Als je precies omschrijft wat een eindresultaat of -situatie is, maak je het makkelijker voor jezelf om tijdig en goed te leveren.

Wees altijd zo gedetailleerd mogelijk (gebruik bijvoorbeeld technische tekeningen en monsters).

Leer jezelf aan om in overleggen leidinggevenden en collega’s specifiek te laten benoemen wat ze precies willen bereiken (ook tijdens korte overleggen en bij kleine verzoeken). Daarmee voorkom je onnodig of verkeerd werk.

Leerdoel 1.6.

De ‘M’ van SMART geeft ook inzicht in voortgang


Behoudens gevoelens (emotionele doelstellingen) zijn doelen meetbaar.

Bijvoorbeeld: “Op 30 juni heb ik mijn diploma behaald”, of “20 mei is 85% van ons personeel gemigreerd naar G Suite” zijn meetbare doelstellingen.

Als je een doel meetbaar maakt kun je meten of je het hebt bereikt. Bovendien kun je wanneer je aan een doel werkt zien wat de voortgang is.

Leerdoel 1.7.

De ‘A’ van SMART doet een beroep op je gezonde verstand!


Een doelstelling moet acceptabel zijn. Gebruik je gezonde verstand en hou rekening met andere doelen die jij of jouw organisatie wil bereiken.

Een winstdoelstelling van 20% klinkt ambitieus maar is niet acceptabel als eenvoudig 30% kan worden bereikt. Bezuinigen op uitzendkrachten terwijl er een personeelstekort is lijkt evenmin acceptabel.

Vraag je als je een doel hebt geformuleerd altijd af of het acceptabel is. Dat is een “ja of nee vraag”.

Leerdoel 1.8.

De ‘R’ van SMART vraagt ook om kritische zelfkennis


Een doel hoort haalbaar te zijn. Plan en budgetteer realistisch en ken je talenten en beperkingen. Als je niet weet of een doel realistisch is zal je dat eerst moeten onderzoeken voordat je jezelf daaraan verbindt.

De vraag of een doel realistisch is, is een  “ja of nee vraag”. Een van de meest gemaakte fouten zelfoverschatting: we denken vaak minder tijd nodig te hebben voor taak dan werkelijk nodig is.

Leerdoel 1.9.

De ‘T’ van SMART is een datum en eventueel een tijdstip!


Tijdgebonden is niets anders dan een datum. Soms zelfs een datum en een tijdstip. Denk bijvoorbeeld aan aanbestedingen.

Voorkom vage formuleringen zoals “eind volgende maand”, “medio volgend jaar”. Zorg ervoor dat je met elkaar écht een datum afspreekt. Bijvoorbeeld: “Op 15 september aanstaande hebben we 25 strategische accounts ”.

Zonder datum kun je niet plannen en lopen verwachtingen vaak ver uiteen. Dit laatste kan leiden tot spanningen op de werkvloer.

Leerdoel 1.10.

Neem geen genoegen met vage opdrachten. Behoud initiatief!


Pas de SMART methode toe tijdens dagelijkse werkzaamheden. Neem geen genoegen met vage opdrachten. Onderzoek of de opdracht bijdraagt aan jouw doelen en de missie. Maak vervolgens de opdracht samen SMART.

Als de ander dat niet kan stel je voor dat jij de opdracht SMART formuleert; de ander kan dan reageren. Als je het initiatief neemt om een opdracht helder te formuleren voorkom je onnodig werk en bespaar je tijd.

Share This