Als je kennis tekort komt vraag je in je omgeving om benodigde informatie en expertise. Maar hoe weet je wat je niet weet? Je leert ook als je kunt zien hoe anderen werken en weet waar ze me bezig zijn. Andersom werkt dat net zo. Working out loud zorgt ervoor dat mensen en organisaties slim, effectief en efficiënt samenwerken. Working out loud kan als module worden aangeboden in onze cursus Hybride Werken.
Working out loud gaat over brengen en delen
Haal kennis uit de hoofden
In elke organisatie is veel informatie aanwezig. Deze bevindt zich vaak in de hoofden van mensen. Hierdoor wordt aanwezige knowhow onvoldoende benut. Working out loud is een manier om knowhow beter beschikbaar te maken. Door data, kennis en informatie en te delen ontstaat een collectief brein.
Leren van andermans ervaringen
Zeker in projecten is het handig wanneer mensen delen waar ze mee bezig zijn. Niet alleen om de voortgang van een project beter in de gaten te houden. Door te delen waarmee we bezig zijn voorkomen we dubbel werk, bevorderen we compliancy en leren van de goede en slechte ervaringen van anderen.
Expliciete en impliciete kennis
Onder expliciete kennis verstaan we kennis die kan worden vastgelegd. Bijvoorbeeld een procesbeschrijving. Impliciete kennis is vaak het delen van een ervaring. Door deze kennis en informatie vast te leggen is het meteen bruikbaar. Het format kan bijvoorbeeld een post, bestand, share of social bookmark zijn.
Niet alles is vooraf vast te leggen in een document. Hoe we real time met veranderende situaties omgaan bijvoorbeeld. Al doende bedenken we een aanpak. We kunnen al doende delen we wat we goed en fout uitpakt. Door dit real time te doen leren anderen van onze ervaringen.
Eerst brengen, daarna halen
Een online community kent mensen die kennis komen halen en mensen die kennis komen brengen. Als er niets gebracht wordt valt er ook niets te halen. Kortom, working out loud bestaat bij de gratie dat mensen kennis en informatie brengen en hun ervaringen delen. Kennis brengen en delen waarmee je bezig bent zorgt ervoor dat iedereen zijn werk beter kan doen. Dit levert de volgende voordelen op:
Door mensen en informatie met elkaar te verbinden kunnen we met minder acties meer taken voltooien
1. We hoeven minder zelf te doen als we kennis kunnen hergebruiken.
2. We kunnen beter gebruik maken van expertise wat leidt tot meer kwaliteit.
3. We verkleinen de kans op dubbel werk.
4. Informeel (werkplek)leren wordt aanzienlijk bevorderd.
Kortom, naast timemanagement zorgt Working Out Loud ervoor dat meer wordt bereikt met minder moeite.
Working out loud kunnen we (onbewust) al
Voor veel mensen binnen organisaties is het halen, brengen en delen van informatie – naar eigen zeggen – iets waar ze aan moeten wennen. Dat is opmerkelijk aangezien de meeste mensen er in het dagelijks leven al ervaring mee hebben. Het social web puilt uit van waardevolle informatie en kennis die we kunnen gebruiken in ons dagelijks leven of op het werk. Daarnaast delen we ook onze ervaringen en waar we mee bezig zijn. Om even een paar voorbeelden te noemen:
Youtube
Op Youtube zijn naast grappige filmpjes ook tutorials en “how to’s” te vinden. Lukt iets niet in Excel? Zoek het op Youtube. (Gevonden? Deel het op je social intranet!)
Facebook groepen
Steeds meer softwareproducenten zorgen voor gebruikersgroepen op Facebook. Gebruikers stellen daar vragen en delen hun ervaringen en toepassingen waarmee ze anderen inspireren en motiveren.
Quora of Reddit
Heb je een vraag? Stel ‘m op Quora of Quora! Er zijn zelfs antwoorden van ‘ask me anything’ sessies van leaders in industry en thought leaders terug te vinden. Je kunt ook binnen Reddit jezelf abonneren op een of meer onderwerpen zodat je vanzelf op de hoogte blijft als nieuws zich in de activity stream aandient.
Ongevraagd brengen en delen
Wat in alle gevallen opmerkelijk is, is dat mensen informatie delen zonder dat ze weten of iemand er specifiek om heeft gevraagd. Naar deze kennis kan worden gezocht met een zoekfunctie maar deze informatie wordt ook vanzelf gevonden.
Het is belangrijk dat veel informatie wordt gebracht. Dan is het aanbod zo divers is dat iedereen er informatie vindt die waardevol is. Dat is informatie waarmee men zelf op nieuwe ideeën komt, sneller leert, problemen oplost en taken makkelijker kan voltooien.
De dynamiek die we zien op social media kunnen we vertalen naar een bedrijfsmatige toepassing. Organisaties worden efficiënter en slimmer.
Use cases Working out loud
Ter illustratie een aantal use cases die de kracht van Working out loud beschrijven. Onderstaande use cases zien wij veel in de praktijk. Deze use cases vertonen sterke overeenkomsten met de social objectives: supporting, listening, talking en embracing.
Adoptie van nieuwe software
Working out loud is uitermate geschikt om te gebruiken wanneer nieuwe software binnen organisaties wordt gebruikt. Door gebruikers samen te laten komen in een virtueel netwerk wordt een situatie gecreëerd waarbij men snel van elkaar kan leren door ervaringen te delen. Bovendien zorgt peer to peer invloed ervoor dat weerstand wordt gereduceerd.
Valideren van lekenkennis
Binnen organisaties is veel kennis opgesloten in de hoofden van medewerkers. Working out loud kan ervoor zorgen dat deze kennis bruikbaar wordt voor heel de organisatie. Daarbij moet het belang van waardevolle kennis van leken serieus worden genomen. Deze kennis kan op twee manieren worden gevalideerd:
1. De kennis kan als bruikbaar en nuttig worden gekwalificeerd door validatie van veel collega’s. Het uitgangspunt is simpel: Hoe meer positieve beoordelingen, hoe geloofwaardiger de kennis is.
2. De kennis kan worden gevalideerd door een expert. Dit is ook bekend als het ‘Jamie Oliver principe’. Stel dat jou recept voor appeltaart de hemel in wordt geprezen door Jamie Oliver dan zullen meer mensen jouw recept gebruiken dan wanneer deze expert jouw taart niet als overheerlijk aanprijst. Het is dus van belang dat experts actief worden betrokken bij Working out loud.
Compliancy stimuleren
In bijna alle gevallen is het zo dat kennis en ervaring die wordt gedeeld waardevol wordt als het door een expert wordt gevalideerd. In sommige gevallen is het zelfs zo dat deze informatie door een expert verplicht moet worden gevalideerd. Er is dan dus geen vrijblijvendheid.
Stel dat iemand al doende beschrijft hoe hij of zij aan een project werkt. Experts kunnen het delen van ervaringen en kennis aanmoedigen maar kunnen ook zien hoe goed het project wordt aanpakt.
Als deze werkwijze formeel als goed wordt gekwalificeerd, wordt een norm gesteld waar anderen ook kennis van nemen. Dit stimuleert compliancy en helpt organisaties bij het ontdekken van lacunes in de kennis en informatie.
Learning out loud
Working out loud is in feite ook een manier om te leren. Doordat kennis wordt gebracht zijn medewerkers in staat om te leren van collega’s die ze persoonlijk niet kennen. Sterke sociale netwerken zijn geen voorwaarde meer om van elkaar te leren. Juist door in contact te komen met mensen buiten de eigen sociale kring ontstaat de kans om kennis te nemen van nieuwe inzichten en ideeën.
8 tips waarmee je working out loud succesvol maakt
01. Bewaak de kwaliteit van informatie
Wanneer de kwaliteit van informatie hoog is heeft dat een positief effect op de organisatie. Validatie en communitymanagement dragen hieraan bij. Door te werken met informatie van goede kwaliteit wordt de kans op fouten in de uitvoering van werkzaamheden gereduceerd. Bovendien kan door hergebruik van goede informatie tijd worden bespaard. Het reduceert de kans op dubbele acties en dat dezelfde vragen worden gesteld aanzienlijk.
02. Deel documenten, bestanden én ervaringen!
Denk bij content niet alleen maar aan documenten of blogposts. Mensen delen ook waarmee ze bezig zijn en welke werkzaamheden ze uitvoeren. Dit wordt vaak zichtbaar in activity streams. Ook het delen van die informatie kan worden aangemoedigd, worden gevalideerd en worden gecorrigeerd. Monitor dus activity streams.
03. Betrek experts en specialisten
Verbind experts en specialisten aan community’s. Deze verschijnen in hun activity stream. Daardoor kan informatie sneller wordt gevalideerd (verbeterd of aangevuld). Sterker nog: er kan bij community’s worden gemeld dat experts ‘over de schouder’ meekijken. Wanneer kennis is gevalideerd kunnen mensen ermee werken.
04. Zorg voor verschillende rollen
Working out loud kan echt als een hefboom functioneren als alle technographic profiles in voldoende mate zijn vertegenwoordigd. Daarmee wordt bedoeld dat er voldoende mensen moeten zijn die content creëren en dat er ook in voldoende mate op wordt gereageerd. En er zijn ook mensen nodig die weten waar kennis vandaan gehaald kan worden en van nature sterke netwerkers zijn.
05. Laat mensen herhaaldelijk delen waarmee men bezig is
In een activity stream wordt niet alleen content gedeeld. Als het goed is beschrijft men ook waar men aan werkt. Ervaringen delen stimuleert informeel leren. Moedig vooral aan om heel specifiek te beschrijven waar men mee bezig is. Samenwerken (op afstand) gaat daardoor makkelijker. Bovendien wordt de kans op ‘dubbel werk’ aanzienlijk gereduceerd en weet men beter wie waarvoor verantwoordelijk is.
06. Kijk uit voor de onderstroom en saboteurs
Voorkom sabotagegedrag. Bewaak de online community en zorg ervoor dat leden die contraproductief gedrag vertonen (tijdelijk) worden uitgesloten van deelname. Zorg er ook voor dat dergelijke medewerkers buiten de online community geen negatieve invloed uitoefenen op het functioneren van de online community.
07. Zorg voor rules of engagement (veiligheid)
Communiceer heldere spelregels over de wijze waarop mensen elkaar bejegenen. Als medewerkers kennis delen en op een vervelende manier worden bekritiseerd, zullen ze minder geneigd zijn om in de toekomst bij te dragen. Dit druist in tegen het hele idee waar working out loud om draait. Treed stevig op tegen medewerkers die de rules of engagement niet naleven.
08. Voorkom verspreiding van desinformatie
Bij het verspreiden van desinformatie meestal sprake van een uit de hand gelopen grap of misverstand. Sluit echter de bewuste poging om mensen en of de organisatie schade toe te brengen niet uit. In het laatste geval spelen bijna altijd persoonlijke motieven een rol. Treed stevig op tegen mensen die opzettelijk desinformatie verspreiden: sluit deze mensen uit van deelname aan de (online) community.
