Wat is efficiënt werken? Uitleg, voorbeelden en 4 tips.

Efficiënt werken gaat over een werkwijze om met minder moeite meer te bereiken. Het zegt veel over je werkproces. Efficiency is bepalend voor productiviteit.
ongemerkt efficiënt werken

Wat is efficiency?

Een van de factoren die bepalend is voor de productiviteit

In elke cursus Timemanagement leren onze cursisten efficiënt werken met behulp van een optimaal werkproces. Maar wat houdt efficiënt werken in? Heel strikt genomen is efficiency de vergelijking van wat daadwerkelijk wordt geproduceerd of uitgevoerd met wat kan worden bereikt met hetzelfde verbruik van middelen (geld, tijd, arbeid, enz.). Het is een belangrijke factor bij het bepalen van de productiviteit.

Wat is efficiënt werken?

Visie Missie Doelen Time management AIM-methode-optimaal

Het verschilt van effectief werken

Efficiënt werken gaat over een proces om met zo min mogelijk inspanning en middelen zo veel mogelijk taken te voltooien. Dat betekent volgens het bovenstaande model: met zo min mogelijk acties. En de benodigde acties zijn snel en zo min mogelijk belastend. Efficiency verschilt van effectief werken. Effectiviteit gaat over de juiste dingen doen; efficiency gaat over de dingen juist doen. Efficiënt werken draait dus vooral om hoe goed je de dingen doet met zo min mogelijk verspilling van tijd, energie en middelen. Met een efficiënt werkproces krijg je in dezelfde hoeveelheid tijd per dag en per week meer gedaan.

Efficiënt werken op persoonlijk niveau

Efficiënt werken tips

Vaak doe je het al ongemerkt

Zonder dat je jezelf er van bewust bent maken mensen al vaak op micro niveau gebruik van handigheidjes op het werk. In feite is dat ook een vorm van efficiency. Mensen die veel moeten typen volgen een typecursus. Mensen die blind typen met 10 vingers werken efficiënter dan mensen die met twee vingers typen. Een ander simpel voorbeeld is werken met sneltoetsen. Je kunt dan met minder moeite sneller werken op je laptop. Zoals het kopiëren van tekst met [control] + [C]. Bepaalde softwarepakketten werken met heel veel sneltoets-combinaties. Mensen die al deze combinaties moeiteloos kunnen gebruiken werken efficiënter dan mensen die dat niet doen.

Efficiency verbeteren met software

wat is efficiënt werken?

Microsoft Outlook, Google Workplace en Gmail

Ook voor persoonlijk gebruik zijn er toepassingen waarmee je je werk efficiënt kunt organiseren. De focus is het beheren van berichten, taken en de agenda. Als je timemanagement kunt combineren met MS Outlook of Google Workplace, kun je efficiënter werken. Bijvoorbeeld door bepaalde handelingen te automatiseren zodat je die niet meer zelf hoeft uit te voeren.

Tips om efficiënter te werken (breinvriendelijk werken)

ongemerkt efficiënt werken

Verdeel je week in themadagen

Op vaste dagen doe je vaste activiteiten. Dan werkt je brein efficiënter en je ervaart minder stress. Daarnaast hoeft je brein minder te switchen tussen verschillende soorten activiteiten. Daardoor kom je makkelijker in een flow. Daaronder wordt verstaan dat je op een hoog tempo taken die redelijk complex zijn kunt uitvoeren.

Efficiënt werken doe ik het liefst als volgt: Ik gebruik elke dinsdag voor alle administratieve taken. Elke vrijdag gebruik ik voor kleine taken waarvoor ik niet veel concentratievermogen nodig heb. Denk aan het afhandelen van post en e-mail. Twee zondagen in de maand gebruik ik om te lezen en vakkennis door te nemen. Ik kan dan in blokken van anderhalf uur mezelf concentreren. – Bas Hoorn

Door dagen thema’s toe te kennen merk je dat je uiteindelijk aan het eind van de dag meer hebt gedaan. Je krijgt je werk op tijd af zodat je minder overwerkt. Ook hoef je minder na te denken welke taken je moet doen. Een bepaalde taak hoort bij een bepaalde dag. Dat wordt een routine.

Werk in een schone en opgeruimde omgeving

Het is bewezen dat je productiever bent in een schone en opgeruimde omgeving. Rommel leidt namelijk af waardoor je energie niet volledig op je taken richt. Opruimen doe je niet alleen maar op je werkplek. Ook thuis en in je digitale werkomgeving ruim je op. Denk bijvoorbeeld aan het goed archiveren van e-mails.

Onthoud niets en gebruik een takenlijst

Gebruik je brein niet voor dom werk zoals het onthouden van taken en acties. Schrijf die op. Dan heb je meer ruimte over voor cognitief complexe taken. Het is net als boodschappen doen. Het is niet efficiënt om zonder boodschappenlijstje naar de supermarkt te gaan. Je vergeet vast iets of je haalt teveel spullen.

Ontwikkel gewoontes, ook al voelen ze in het begin onnatuurlijk

De mens is niet gemaakt om zich te verplaatsen met 100 kilometer per uur. Toch leren we onszelf autorijden. Waarom? Omdat we daardoor meer kunnen bereiken. Leer gewoontes aan. Dan denk je minder na over standaardhandelingen. Dat creëert ruimte in je brein. Een gewoonte aanleren duurt ongeveer een maand. Efficiënt werken is dus aan te leren door er een gewoonte van te maken!