De 80-20 regel, ook bekend als het Pareto-principe, stelt dat 80% van de uitkomsten voortkomt uit slechts 20% van de oorzaken. Deze regel werd ontdekt door de Italiaanse econoom Vilfredo Pareto, die opmerkte dat 20% van de bevolking 80% van het vermogen bezat. Dr. Joseph Juran heeft deze regel verder gepopulariseerd met zijn uitspraak “Vital few and trivial many”. In de context van timemanagement betekent dit dat 20% van je inspanningen verantwoordelijk is voor 80% van de resultaten. Het is dus essentieel om je te concentreren op die cruciale 20%.
Inhoud
Uitkomsten en oorzaken
De 80 20 regel is een hefboom
De 80 20 regel is ook bekend als de ’20 80 regel’ of het ‘Pareto-principe’. Het stelt dat 80% van de uitkomsten worden veroorzaakt door 20% van de oorzaken. De Italiaanse econoom Vilfredo Pareto kwam tot dit principe toen hij erachter kwam dat 20% van de bevolking 80% al het vermogen beschikt.
Degene die de 80 20 regel eigenlijk écht toepasbaar heeft gemaakt is Dr. Joseph Juran. Van hem komt de uitspraak: “Vital few and trivial many”. Mogelijk heeft Juran het toegeschreven aan Vilfredo Pareto en het begrip Pareto principe geïntroduceerd omdat het beter klinkt dat ‘Het Juran Principe’. De 80 20 regel is in een cursus time management een vast onderwerp. Immers, 20% van je inspanningen leveren 80% van het gewenste resultaat op.
De 80 20 regel: timemanagement
Een manier om slimmer te werken
Door ervaring kun je in de loop van de tijd 20% identificeren waarmee je 80% van je doelen bereikt. Het is van belang dat je je op deze 20% richt.
AIM methode® | De AIM methode® en de afbeelding zijn auteursrechtelijk eigendom van Timension.
Om taken te voltooien werk je aan acties en met mensen en informatie. Op die drie elementen van een taak kun je de 80 20 regel toepassen:
Je kunt stellen dat 20% van je acties bijdragen aan 80% van de taken die je moet voltooien. Door een logboek bij te houden identificeer je deze acties.
Met 20% van de mensen met wie je samenwerkt bereik je eveneens 80% van je doelstellingen. Het zijn vaak de mensen die aan een half woord genoeg hebben.
Hetzelfde gaat ook op voor 20% van de informatie waar je mee werkt. Dat draagt bij aan 80% van je succes. Focus jezelf dus daarop.
Met de prioriteitenmatrix is de 80/20 regel praktisch bruikbaar. Dat wil niet zeggen dat je de overige 80% van je werk niet moet doen. Stel de juiste prioriteiten.
De 80 20 regel zegt niets over het werkproces, oftewel efficiënt werken. Het gaat over het maken van keuzes. Het zegt vooral iets over effectief werken.
Praktische tip:
Als je teveel taken hebt en te weinig tijd hebt om ze allemaal op tijd te voltooien, zal je keuzes moeten maken. Bepaal samen met je leidinggevende welke taken de meeste impact maken als je ze voltooid. Kijk ook naar de impact van taken als je ze niet voltooid. Focus vervolgens op 20% van de taken die de meeste impact maken. Doe die eerst! Gebruik de Eisenhowermatrix om ze de juiste prioriteiten toe te kennen.
De 80 20 regel in je privéleven
Een grappige test
Ga eens bij jezelf na of je een van de onderstaande voorbeelden herkent. Bedenk er ook zelf een paar. Je zal zien dan de 80 20 regel vaak van toepassing is:
80% van je garderobe draag je 20% van de tijd. Klopt dat? Dan heb je een goede reden om je huis op te ruimen. Daar word je ook productiever van.
80% van je vrienden zie je 20% van de tijd. Je kunt je afvragen of je een aantal vriendschappen niet hebt verwaarloosd. Met de juiste vrienden bereik je meer.
80% van alle recepten die je kent kook je 20% van de tijd. Vraag je af of je niet te weinig lekkere en gezonde recepten bereidt.
80% van je gewoontes dragen bij aan 20% van je welzijn en geluk. Wordt het niet tijd om jezelf andere gewoontes en routines aan te leren?
Praktische tip:
Je sociale omgeving is heel bepalend voor jouw welzijn en succes. Ouders willen niet voor niets dat hun kinderen niet omgaan met verkeerde vrienden. Ook als je volwassen bent kun je verkeerde vrienden hebben. Ga eens bij jezelf na welke van jouw vrienden écht goed voor je zijn. Wie behoort tot 20% van de vrienden die jou steunen en het beste voor je willen. Je hebt niet veel vrienden nodig. Het gaat om de juiste vrienden.
De 80 20 regel en je werk
Pas het Pareto principe toe
80% van de omzet komt van 20% van de klanten. Bepaal dus aan welke klanten je vooral de juiste aandacht moet besteden.
80% van de resultsten wordt door slechts 20% medewerkers gerealiseerd. Bepaal welke van die medewerkers zich verder kunnen ontwikkelen.
Omgekeerd geldt namelijk dat 20% van de resultaten door slechts 80% van de medewerkers wordt gerealiseerd. Bepaal dus ook met wie je samenwerkt.
80% van de overleggen dragen voor maar 20% bij aan de taken die jij moet voltooien. Maak afspraken over hoe je effectiever kunt vergaderen.
De 80 20 regel is een principe die jou in staat stelt proactief het werk te plannen en te organiseren. Je kunt met de minste inspanning veel resultaat opleveren.
Praktische tip:
Die ene leuke collega met die je veel kunt lachen is leuk in de omgang maar niet zo productief als je samenwerkt. Die rustige saaie collega, die geen gangmaker is, heeft aan een half woord genoeg om tot resultaten te komen. Herkenbaar? Op je werk kun je het beste samenwerken met mensen die resultaatgericht zijn. Dat sluit joviale omgangsvormen natuurlijk niet uit. Wees wel scherp: je werk is je werk.Bepaal met welke 20% van de collega’s je het meeste resultaat bereikt.
Is de 80 20 regel in beton gegoten?
De percentages mogen afwijken
Nee, de 80 20 regel is een échte vuistregel. De verhoudingen van het Pareto principe zijn om en nabij 80% en 20%. Het zegt in feite dat het grootste deel van de uitkomsten – ongeveer 80% van de resultaten – voortkomt uit het kleinste deel – ongeveer 20% – van de oorzaken. Dat betekent dus dat het ook 73/27 of 84/16 kan zijn. Het gaat om het idee dat een relatief klein deel van de oorzaken leiden tot relatief grote uitkomsten. De kunst is dus dat jij jezelf vooral richt op 20% van de oorzaken waarmee je een groot deel van jouw doelen kunt bereiken.
Conclusie
De 80-20 regel, ook bekend als het Pareto-principe, stelt dat 80% van de uitkomsten voortkomt uit slechts 20% van de oorzaken. Deze regel werd geïdentificeerd door de Italiaanse econoom Vilfredo Pareto, die vaststelde dat 20% van de bevolking 80% van het vermogen bezat. In de context van timemanagement betekent dit dat 20% van je inspanningen verantwoordelijk is voor 80% van de resultaten. Het is dus cruciaal om je te concentreren op die essentiële 20% om effectief en efficiënt te werken.
