Uitstelgedrag aanpakken in 6 simpele stappen

Uitstelgedrag aanpakken valt niet mee. Iedereen heeft wel eens last van uitstelgedrag. De ABCDE methode is een effectieve manier om het tegen te gaan.
Uitstelgedrag aanpakken

Laat je vijand voor je werken!

Als zelfs na een training Time Management uitstelgedrag aanpakken niet lukt, terwijl je heel veel belangrijke taken hebt en er moedeloos van wordt… Blijf dan niet uitstellen met als gevolg dat je deadlines mist. Uitstelgedrag zorgt ervoor dat je minder bereikt en je potentieel niet benut. Het brengt je schade toe. Uitstelgedrag frustreert je bij het bereiken van je doelen en kun je beschouwen als je vijand. Het is de hoogste tijd om af te rekenen met uitstelgedrag dus ! Leer hoe je uitstelgedrag kunt gebruiken in je voordeel.

Oorzaken van uitstelgedrag

Uitstelgedrag aanpakken en luiheid

Stellen we taken uit omdat we lui zijn?

Bijna iedereen die ik train werkt hard en heeft tegelijkertijd te maken met uitstelgedrag. De mensen die naar onze trainingen komen willen zichzelf verbeteren. Ze hebben de proactieve keuze gemaakt om zich te verbeteren. Luiheid of een gebrek aan discipline is het niet.

Gebrek aan duidelijkheid in combinatie met onzekerheid

Veel mensen hebben moeite met doelen stellen. Als je geen doelen stelt wordt prioriteiten stellen een stuk lastiger. Je weet namelijk zonder doelen niet wat je wil bereiken. Dit in combinatie met perfectionisme (in feite onzekerheid over eigen kunnen) leidt tot besluiteloosheid wat er uiteindelijk toe leidt dat je taken uitstelt. Mensen die alles tot in de perfectie willen uitvoeren zijn te lang bezig met taken waardoor andere taken in de knel komen. Zeker als niet helemaal helder is welk resultaat concreet bereikt moet worden.

Kletskoek in de vorm van: ‘je moet werken met passie’

‘De krenten uit de pap halen’ is er ook een die ik vaak tegenkom. Die ene bepaalde taak die al zolang in de mailbox hangt is nou eenmaal minder leuk en uitdagend dan andere. Of sommige grote taken lijken al bij voorbaat overweldigend complex waardoor de moed in de schoenen zakt en voorrang gegeven wordt aan taken die leuk en behapbaar zijn. In feite is dan amusement de drijfveer. De realiteit is dat je ook de rotklussen zal moeten uitvoeren. Word wakker: we kunnen niet altijd met passie werken!

Wat voor soort mensen stellen uit

Uitstelgedrag aanpakken en psychologie

Er zijn drie typen uitstellers

De University of Pittsburgh heeft onderzoek gedaan naar uitstelgedrag. Zij stellen het volgende: Uitstelgedrag komt neer op een strijd tussen het limbisch systeem en de prefrontale cortex. Het limbisch systeem is een reeks hersenstructuren die het pleziercentrum bevatten, terwijl de prefrontale cortex de planning en besluitvorming regelt. De prefrontale cortex is minder ontwikkeld en dus zwakker, dus vaak wint het limbische systeem. Dit leidt tot uitstelgedrag. Wetenschappelijke onderzoeken wijzen uit dat angst en sensatiezucht ertoe kunnen leiden dat men taken uitstelt. Mensen die vaak hun taken uitstellen kunnen in drie hoofdcategorieën worden verdeeld:

Sensatiezoekers

Zij genieten van de kick die gepaard gaat met racen om de deadline te halen, en daarom stellen ze het uit om die ervaring te katalyseren. Dat gaat geregeld mis.

Ontwijkers

Deze mensen blijven uitstellen uit angst om beoordeeld te worden voor zowel succesvol als niet succesvol werk. De oorzaak is vooral gelegen in het uit de weg willen gaan van confrontaties.

Besluitelozen

Besluiteloze uitstellers stellen taken uit om de schuld voor een ondermaats eindproduct te vermijden. In feite is onzekerheid over eigen kunnen een dieper liggende oorzaak.

Last van struisvogelgedrag (angst)?

Uitstelgedrag aanpakken en struisvogelgedrag

Dat is vragen om problemen!

Een factor die bijdraagt aan uitstelgedrag is dat je zo veel op je bord hebt liggen dat je niet eens weet waar je aan moet beginnen. Doen alsof er geen probleem is zorgt voor nog meer problemen. Uitstelgedrag aanpakken is de enige optie die voor je gevoel overblijft. Maar hoe doe je dat in dit geval? Door slim uit te stellen! Je gaat in feite uitzoeken wat de rotzooi in je takenlijst is en daar een lage prioriteit aan toekennen.

Geen to do lijst, wel een uitstellijst

Uitstelgedrag aanpakken

Uitstellen als een manier om uitstelgedrag aan te pakken

Ja, je leest het goed: je kan namelijk ook – om maar een populaire term te gebruiken – omdenken. Ga uitstelgedrag aanpakken door slim uit te stellen. Door op de juiste manier uit te stellen kun je uitstelgedrag aanpakken op een heel effectieve manier. In feite bepaal je wat je het laatst doet waardoor wat je het eerst moet doen zich aftekent. De ABCDE methode helpt daarbij heel goed.

1. Ga eerst alle taken noteren

Uitstelgedrag aanpakken met een uitstellijst

Probeer je brein leeg te houden

Download het formulier  en noteer daarop alle taken die je moet uitvoeren. Zowel zakelijk als privé. Het is aangetoond dat mensen die met takenlijsten werken 20% tot 30% meer voor elkaar krijgen dan mensen die dat niet doen. Wat meespeelt is dat je jouw brein vrij houdt voor het echte werk in plaats van denken aan taken die je niet mag vergeten. Bovendien word je tijdens het noteren herinnerd aan taken die je was vergeten.

2. Twee à drie dagen noteren

Alle ingevingen in willekeurige volgorde

Wanneer een taak je te binnen schiet leg je die vast. Zorg ervoor dat je met een systeem werkt! Bijvoorbeeld dit template. Bij iedere ingeving meteen opschrijven. Je kunt natuurlijk ook je smartphone gebruiken. Ik geef de voorkeur aan papier omdat ik dan een heel overzicht heb zonder dat ik hoef te scrollen. Ga in ieder geval twee à drie dagen alle open eindjes vastleggen.

3. Uitstellen en prioriteiten stellen

Uitstelgedrag aanpakken

Niet alle taken zijn even belangrijk

Achter iedere regel (taak) vink je aan of het een A, B, C, D of E taak is. Een A is een taak die een heel hoge prioriteit heeft. Een E staat voor de laagste prioriteit. Het is verstandig om dit voor een aantal taken samen met leidinggevenden, collega’s – of wanneer het een privétaak is – met familieleden te doen. Overleg dus! In een cursus timemanagement met MS Outlook of G Suite / Gmail attenderen wij deelnemers op de mogelijkheid om in de takenlijst met categorieën te werken. Je kunt dus ook de categorieën A. B, C, D en E in de takenlijst maken als je dat prettig vindt werken. In plaats van ABCDE kun je ook ABCD of ABC gebruiken. De praktijk wijst echter uit dat voor de meeste mensen een verdeling over 5 categorieën het beste werkt omdat daarmee wordt voorkomen dat de A te vol wordt.

4. Zorg voor impact: pas de 20 80 regel toe

Uitstelgedrag aanpakken

Een onderverdeling in vijf categorieën is komt goed uit

Als je alle taken hebt voorzien van een classificatie (A, B, C, D of E) ga je bij de A taken bepalen welke 20% (2 van de 10) taken de grootste impact maken. Dat zijn de taken die het meeste effect sorteren. In feite pas je dus de 20-80 regel (het Pareto-principe) toe op je takenlijst.

5. Een uitstellijst als prioriteitenlijst

Uitstelgedrag aanpakken

Als je weet wat onbelangrijk is, blijft wat belangrijk is over

Als je het lastig vindt om te bepalen wat je snel moet doen, ga je bepalen wat je vooral kunt uitstellen. Je zal merken dat het vooral veel D en E taken zijn. Dus door heel goed te bepalen wat op de lange baan (uitstel) schuift of eigenlijk niet gedaan hoeft te worden (afstel) hou je de taken over die er wel toe doen. In feite maak je van je uitstellijst een prioriteitenlijst. Het is aangetoond dat als je helder hebt wat je eerstvolgende acties zijn je makkelijk begint aan een taak. Je hebt in feite de rode loper voor je werkdag uitgerold. Getting Things Done van David Allen maakt ook gebruik van dit principe.

6. En als laatste check doe je de ‘Gastontest’

Uitstelgedrag aanpakkenen vakantie

Stel je voor dat Gaston Starreveld je overvalt met een vakantie

Stel je eens voor dat je vandaag van Gaston Starreveld te horen krijgt dat je morgen drie weken op vakantie kan naar jouw droombestemming. Vraag je dan af wat je vandaag zeker aan taken moet hebben afgerond. Vaak zijn dat de grote of complexe taken die veel impact maken. Doe je ze op tijd, dan leveren ze veel op. Doe je ze te laat, dan mis je kansen. De ‘Gastontest’ past in de lijn van denken van het boek Eat That Frog van Brian Tracy. Deze manier van denken zorgt ervoor dat het makkelijker wordt om te bepalen wat de hoogste prioriteit heeft. Doe er je voordeel mee en doe meerdere keren per dag alsof je binnen 2 uren op vakantie gaat!