De prioriteitenmatrix is een essentieel instrument voor het stellen van prioriteiten, waardoor besluitvorming efficiënter wordt en je meer controle krijgt. Dit model, ook bekend als de Eisenhower matrix, is eenvoudig in gebruik en biedt een duidelijk overzicht van welke taken of acties voorrang moeten krijgen. Door zijn eenvoud is het gemakkelijk aan te leren en toe te passen in zowel professionele als persoonlijke contexten. Het is een bewezen hulpmiddel voor effectief werken en wordt daarom altijd behandeld in een cursus time management.
Inhoud
Uitleg prioriteitenmatrix
Eerst bepaal je of het belangrijk is
De matrix is een bewezen effectief hulpmiddel om prioriteiten te kunnen stellen. Het werkt snel, overzichtelijk en maakt je besluitvaardiger. De matrix bestaat uit vier kwadranten waarin je jouw werkzaamheden en doelstellingen kunt indelen. Je stelt prioriteiten door eerst te kijken of taken belangrijk zijn. Daarna bepaal je of belangrijke taken urgent zijn of gepland kunnen worden. Wat urgent is verschilt per beroepsgroep. Een brandweerman beleeft urgent anders dan een wetenschappelijk medewerker aan de universiteit. Voor kenniswerkers is ‘binnen een dag’ doorgaans urgent. Dit instrument dwingt je dus om na te denken over welke acties je wel en geen voorrang geeft. Het is een simpel hulpmiddel dat je helpt om effectief te werken.
Prioriteitenmatrix: oorsprong
De oorsprong: militaire besluitvaardigheid
Deze matrix wordt ook wel de Eisenhower matrix genoemd. Generaal Dwight Eisenhower heeft deze manier van prioriteiten stellen bedacht. Één van de 9 principes van oorlogsvoering van het Amerikaanse leger is “simplicity”. Eenvoud begrijpen we sneller en beter. Stephen Covey refereerde decennia later in zijn zeven eigenschappen van effectief leiderschap ook aan de prioriteitenmatrix. Het is een echte evergreen!
Prioriteitenmatrix kwadrant 1
Belangrijk en urgent
Het eerste kwadrant kenmerkt zich door ad hoc zaken. Ook uitgestelde taken en acties komen uiteindelijk hierin terecht. Die moeten echt uitgevoerd worden omdat anders termijnen worden overschreden. Je werkt in dit kwadrant aan belangrijke en urgente taken. Alleen calamiteiten en onverwachte ad hoc zaken horen hier thuis. Acties als gevolg van uitstellen is deels te voorkomen door effectiever en efficiënter te werken.
Prioriteitenmatrix kwadrant 2
Belangrijk en niet urgent
Het tweede kwadrant is de ‘sweet spot’ van de matrix. Hier ben je bezig met taken en acties die bijdragen aan je SMART doelen en jouw verantwoordelijkheden. Het verschil met het eerste kwadrant is dat je zelf je planning bepaalt en niet gestrest werkt. Plan de uitvoering en voer uit op de geplande datum.
Prioriteitenmatrix kwadrant 3
Onbelangrijk en urgent
Dit is het lastige derde kwadrant. We worden geïnterrumpeerd en er wordt vaak gevraagd of we even snel wat anders kunnen doen. Zijn alle urgente zaken waar je collega’s mee komen wel belangrijk? Tijd die je besteedt aan niet belangrijke zaken gaat ten koste van je belangrijkste taken. Hier kunnen we het beste taken delegeren, doorgeven, onderhandelen over werkvoorraad en ‘nee’ zeggen. Het helpt als je richting leidinggevenden en collega’s assertief je grenzen kunt bewaken.
Prioriteitenmatrix kwadrant 4
Onbelangrijk en niet urgent
Het vierde kwadrant kenmerkt zich door activiteiten die nergens aan bijdragen. Denk aan lummelen met social media op het werk of te lange pauzes. Vaak leuk maar doorgaans dus niet nuttig. Pauzes zijn belangrijk maar overdrijf niet. Voorkom afleiding en meld je af van onnodige e-mail nieuwsbrieven.
De prioriteitenmatrix is universeel
Pas het toe op heel je leven: het maakt je gelukkiger!
De matrix kun je zowel professioneel als privé gebruiken. je kunt het gebruiken om taken en acties in onder te verdelen. De prioriteitenmatrix is een evergreen en breed toepasbaar. Het is een heel handig hulpmiddel om ‘koersvast’ te blijven. Je zult merken dat je veel effectiever wordt als het gebruik van de prioriteitenmatrix een gewoonte wordt.
Leer moeiteloos prioriteiten stellen
Wil je je prioriteiten beter stellen en je tijd optimaal benutten? Met onze cursus timemanagement leer je effectief werken en krijg je meer grip op je dag. Je zult merken dat je veel effectiever wordt als het gebruik van de prioriteitenmatrix een gewoonte wordt. Begin vandaag nog!
